Những khó khăn trong quản lý, vận hành chung cư là tình trạng chung của đa phần doanh nghiệp, chủ đầu tư và các đơn vị quản lý hiện nay. Vậy làm thế nào để giải quyết các khó khăn này là điều mà các chủ đầu tư, đơn vị quản lý cần phải quan tâm. Bài phân tích ngay dưới đây sẽ thông tin chi tiết về những khó khăn cũng như giải pháp hiệu quả dành cho mọi người.
Khái niệm về quản lý tòa nhà
Quản lý tòa nhà là một lĩnh vực kinh doanh dịch vụ, được tuân theo các quy trình khoa học chuẩn để đảm bảo được chất lượng dịch vụ của một tòa nhà, từ phần kỹ thuật cho đến dịch vụ chăm sóc khách hàng luôn được diễn ra với chất lượng tốt nhất và an toàn nhất.
Quản lý tòa nhà bao gồm quản lý tòa nhà chung cư và quản lý tòa nhà văn phòng. Quản lý tòa nhà nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra trơn tru và ổn định nhất. Điều này giúp cho chủ đầu tư tiết kiệm được một phần chi phí mà vẫn đảm bảo các dịch vụ được cung cấp một cách chuyên nghiệp.
Quản lý tòa nhà bao gồm những mảng nào?
Quản lý tài chính: Hàng tháng khách hàng đều phải đóng một khoản phí quản lý định kỳ. Thay mặt khách hàng, ban quản lý sẽ có nhiệm vụ quản lý tài chính sao cho minh bạch và phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Các khoản phí ngoài việc chi trả cho tiền điện, nước trong tòa nhà còn có chi phí cho việc làm vệ sinh các khu vực dùng chung hay chi phí sửa chữa, lương nhân viên vệ sinh, lương nhân viên bảo vệ,…
Quản lý nhân sự: Mỗi một tòa nhà cần có một số nhân sự khác nhau cho từng vị trí. Công tác của ban quản lý tòa nhà là tuyển dụng nhân sự và có chế độ thưởng và phạt cho nhân viên hợp lý. Bên cạnh đó, ban quản lý cần phải giám sát các hoạt động của nhân viên để đảm bảo nhân viên thực hiện đúng yêu cầu công việc.
Quản lý khách hàng: Quản lý tòa nhà có trách nhiệm trong việc quản lý khách hàng. Từ các chính sách chăm sóc khách hàng cho đến việc giải quyết các yêu cầu của khách đều là nhiệm vụ của ban quản lý tòa nhà.
Bảo trì hệ thống kỹ thuật: Một tòa nhà thường sẽ được lắp đặt nhiều hệ thống như hệ thống điện, hệ thống nước, hệ thống PCCC,… Tất cả hệ thống này đều cần được kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ với mục đích đảm bảo sự hoạt động thông suốt của toàn hệ thống.
Quản lý vận hành tòa nhà là công việc đòi hỏi sự bao quát cao nhưng đồng thời cũng phải chú ý đến các chi tiết nhỏ giúp đảm bảo được sự hài lòng từ phía khách hàng.
Những khó khăn thường gặp trong việc quản lý tòa nhà
Khó khăn trong việc quản lý quỹ bảo trì
Hầu hết những tranh chấp chung cư hiện nay có một phần lớn đều xuất phát từ mâu thuẫn do quỹ bảo trì 2% của tòa nhà gây ra.
Quỹ bảo trì tòa nhà là khoản tiền được dùng để bảo trì và bảo dưỡng những phần sở hữu chung của tòa nhà, trong đó bao gồm những hoạt động như bảo trì định kỳ, sửa chữa đột xuất của tòa nhà để có thể duy trì chất lượng nhà chung cư tốt nhất.
Nhưng trên thực tế những mâu thuẫn về quỹ bảo trì không ngừng xảy ra hiện nay đều xuất phát từ việc quỹ bảo trì này không được sử dụng với mục đích rõ ràng, dẫn tới các cư dân bất bình và nảy sinh mâu thuẫn.
Tòa nhà chưa bàn giao phần diện tích sử dụng chung
Không ít tòa nhà hiện nay vẫn chưa bàn giao rõ ràng phần diện tích chung khiến việc phân định diện tích chung và riêng trong tòa nhà vẫn còn mập mờ, dẫn đến mâu thuẫn giữa các bên.
Trong đó, phần diện tích chung bao gồm không gian, hệ thống kết cấu chịu lực, trang thiết bị dùng chung trong tòa nhà, các hệ thống hạ tầng kỹ thuật bên ngoài được kết nối với chung cư, tiện ích công cộng và các công trình khác.
Chậm thành lập ban quản trị
Chậm trễ thành lập ban quản trị tòa nhà sẽ gây khó khăn trong việc tiếp nhận quỹ bảo trì tòa nhà 2% và trong cả công tác quản lý, vận hành nhà chung cư. Bên cạnh đó, việc này sẽ dễ dẫn đến việc khiếu kiện, tranh chấp do xung đột quyền lợi giữa cư dân và chủ đầu tư.
Chất lượng chung cư chưa đáp ứng được nhu cầu của cư dân
Chất lượng tòa nhà chưa đáp ứng được nhu cầu của cư dân là một yếu tố dẫn tới những mâu thuẫn chính, khiến cư dân dễ xảy ra mâu thuẫn và tranh chấp. Không chỉ xuống cấp về chất lượng xây dựng công trình mà các tòa nhà còn không đáp ứng đủ yêu cầu về PCCC hoặc các trang thiết bị PCCC đã lỗi thời, lạc hậu, ảnh hưởng đến an toàn chung của cả tòa nhà.
Cách khắc phục khó khăn trong việc quản lý tòa nhà
Tòa nhà cần thành lập ban quản trị, đồng thời cư dân cũng tiến hành kiểm tra kỹ càng hợp đồng mua tòa nhà. Bên cạnh đó, đơn vị quản lý nên sử dụng các phần mềm công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quả trong việc quản lý vận hành tòa nhà.
Ban quản trị cần làm việc với chủ đầu tư, để làm rõ ràng diện tích chung – riêng của tòa nhà, đồng thời quy định rõ việc sử dụng và công khai với cư dân để tránh tình trạng tranh chấp.
Thành lập ngay ban quản trị ngay khi đủ điều kiện. Có giải pháp lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà minh bạch và rõ ràng, bên cạnh đó thì cần sử dụng thêm phần mềm quản lý thích hợp để lên kế hoạch bảo trì minh bạch.
Có thể bạn quan tâm:
https://pots.vn/tin-tuc/nhung-kho-khan-thuong-gap-trong-quan-ly-toa-nha
https://pots.vn/tin-tuc/quan-ly-cao-oc-van-phong
https://pots.vn/tin-tuc/tim-hieu-mo-hinh-quan-ly-nha-chung-cu-hieu-qua-nhat-hien-nay
Lời kết về những khó khăn trong quản lý tòa nhà:
Quản lý tòa nhà là một lĩnh vực đòi hỏi sự cẩn thận, chu đáo, và trách nhiệm nghề nghiệp cao.Trong quá trình triển khai, ban quản lý sẽ gặp phải một số khó khăn nhất định, nhưng với những giải pháp hiệu quả trên, việc quản lý tòa nhà sẽ trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết.
