Các tòa nhà chung cư được khởi công xây dựng thu hút nhiều cư dân chuyển đến sinh sống. Vì vậy thông tin và chức năng của ban quản lý tòa nhà hiện được rất nhiều người quan tâm. Cùng chúng tôi tìm hiểu mô hình ban quản lý tòa nhà chung cư qua bài viết sau đây.
Ban quản lý tòa nhà là gì?
Ban quản lý tòa nhà được hiểu là đội ngũ chuyên viên phụ trách điều hành và quản lý các hoạt động của một tòa nhà. Những hoạt động quản lý vận hành chung cư bao gồm thực hiện thu chi, giám sát xây dựng, tổng hợp các bản báo cáo,...
Thủ tục bầu ban quản trị chung cư
Theo thông tư 02 nhà chung cư, ban quản trị chung cư đầu tiên sẽ được bầu và quyết định trong Hội nghị nhà chung cư lần đầu. Việc biểu quyết để thành lập ban quản trị được quy định tại Khoản 3, 4 Điều 16 Thông tư 02/2016/TT-BXD với nội dung:
Khoản 3:
Quyền biểu quyết tại hội nghị chung cư được tính theo đơn vị căn hộ tại chung cư. Áp dụng các quy định sau đây:
Mỗi căn hộ trong tòa nhà chung cư tương ứng với một phiếu biểu quyết;
Đối với phần diện tích khác trong chung cư không phải căn hộ, tính theo phần diện tích sàn tương đương với diện tích của căn hộ lớn nhất. Sẽ có được một phiếu biểu quyết.
Khoản 4:
Mọi quyết định tại hội nghị tòa nhà chung cư được thông qua theo nguyên tắc đa số, dưới hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu. Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản, phải có chữ ký của các thành viên chủ trì và thư ký.
Nhiệm vụ chính của ban quản lý chung cư
- Quản lý tài chính: Đưa ra những phương án tối ưu hoá chi phí, sử dụng các khoản thu phí dịch vụ từ dân cư một cách hợp lý và minh bạch, đi cùng mục tiêu đem lại lợi ích chung cho khách hàng.
- Quản lý nhân sự: Nhân viên thuộc các bộ phận khác nhau trong ban quản lý tòa nhà cần được giám sát hoạt động. Nhằm cung cấp cho cư dân dịch vụ chăm sóc tốt nhất. Đội ngũ sẵn sàng hỗ trợ giải quyết mọi vấn đề phát sinh.
- Quản lý vận hành hệ thống: Bảo trì và sửa chữa những sự cố phát sinh liên quan đến hệ thống kỹ thuật, giám sát an ninh. Đảm bảo an toàn cũng là một trong những nhiệm vụ của ban quản lý.
Công việc của ban quản trị
Sau đây là mô tả sơ bộ về công việc, trách nhiệm của ban quản trị chung cư:
Trưởng ban quản lý tòa nhà
Trưởng ban quản lý tòa nhà nắm giữ quyền hạn cao nhất. Đây là tập hợp những cá nhân, hay đội ngũ quản lý chịu trách nhiệm chính trong việc vận hành mọi hoạt động của chung cư
Đội ngũ nhân viên dưới quyền ban quản trị
Những nhân viên thuộc ban quản lý sẽ được phân công nhiệm vụ, công việc cụ thể tùy theo bộ phận, vị trí làm việc. Những nhóm chuyên phụ trách các mảng khác nhau như: phòng kỹ thuật, phòng kế toán, phòng hành chính, phòng kinh doanh, bộ phận chăm sóc khách hàng.
Mô hình ban quản lý tòa nhà chung cư được áp dụng theo POTS
Sau đây là mô hình ban quản lý tòa nhà chung cư theo POTS. Những vị trí này có thể linh hoạt thay đổi tùy thuộc vào tình hình thực tế.
- Đứng đầu là Giám đốc dự án của ban quản lý tòa nhà
- Thứ hai là Phó giám đốc ban quản lý tòa nhà
- Phòng kỹ thuật của ban quản lý tòa nhà: Đội ngũ chuyên phụ trách việc bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật của chung cư. Bao gồm: thang máy, điện, nước, đèn hành lang, máy lạnh và một số công việc khác.
- Đội ngũ nhân viên hành chính, nhân sự: Lễ tân, kế toán, Admin, nhân viên chăm sóc và hỗ trợ khách hàng.
- Đội ngũ đảm bảo an ninh: Thực hiện việc giám sát tình hình an ninh chung cư thông qua hệ thống camera. Nhằm phát hiện kịp thời rủi ro để cảnh báo và nhắc nhở các bộ phận khác hoàn thiện tốt hơn.
(Sơ đồ tổ chức quản lý tòa nhà chung cư)
Nội quy chung được lập bởi ban quản lý chung cư
Tổng hợp nội quy ban hành bởi ban quản lý, được áp dụng cho nhiều khu chung cư bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Quy định áp dụng đối với chủ sở hữu, người thường hoặc người tạm trú, khách ra vào các tòa nhà.
- Những hành vi tuyệt đối bị nghiêm cấm thực hiện trong phạm vi chung cư. Quy định xử phạt nhằm đảm bảo an toàn và an ninh cho dân cư.
- Các quy định chung về xử lý sự cố, dịch vụ sửa chữa máy móc hay thay đổi thiết bị thuộc sở hữu riêng của căn hộ.
- Quy định về việc đảm bảo công khai những thông tin có liên quan đến quá trình sử dụng chung cư.
- Quy định cụ thể về quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu và người sử dụng tòa nhà, chung cư.
- Những quy định khác tùy theo tình hình thực tế tại mỗi chung cư.
Kết luận
Theo POTS, tổ chức mô hình quản lý nhà chung cư hiệu quả sẽ đem lại nhiều lợi ích cho chủ đầu tư. Mô hình quản trị tốt sẽ giúp nâng cao giá trị tòa nhà chung cư, khai thác toàn diện tiện ích công trình, đặc biệt là tối ưu hoá chi phí. Hy vọng các bạn đã phần nào hiểu được mô hình quản trị chung cư qua nội dung trên, đồng thời cảm ơn các bạn đã theo dõi nội dung cùng chúng tôi
