Những năm gần đây, cùng sự phát triển không ngừng của nền kinh tế Việt Nam, lĩnh vực bất động sản đã và đang có sự tăng tốc bứt phá mạnh mẽ, trở thành một kênh đầu tư ổn định và hiệu quả. Nhiều dự án cao ốc văn phòng, chung cư cao tầng, cụm dân cư cao cấp, khu phức hợp… được đầu tư mới nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội. Cùng với sự phát triển công nghệ, thị trường bất động sản cũng ngày càng năng động, cạnh tranh, đòi hỏi các dự án phải đảm bảo đáp ứng những tiêu chuẩn, yêu cầu ngày càng cao hơn. Trong đó, công tác Quản lý vận hành Tòa nhà là một thành tố quan trọng quyết định chất lượng, tuổi thọ của dự án, tác động trực tiếp tới sự đánh giá và lựa chọn của Khách hàng, Cư dân và thị trường.
Vậy, dịch vụ Quản lý vận hành hành Tòa nhà là gì? Sự cần thiết, lợi ích mà dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà chuyên nghiệp có thể mang đến cho Chủ đầu tư, Cư dân, Khách thuê... là gì? Tiêu chí để lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp ra sao?
Chúng ta hãy cùng tìm hiểu trong nội dung bài phân tích dưới đây.
Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà là gì?
Quản lý tòa nhà là mọi dịch vụ giúp cho quá trình vận hành tòa nhà được diễn ra một cách tốt nhất. Bao gồm từ kỹ thuật, nhân sự, môi trường và chăm sóc khách hàng. Dịch vụ quản lý tòa nhà gần như là một trong hoạt động cần thiết để đảm bảo cho cư dân hay khách thuê nhà trong mỗi tòa nhà được thuận tiện nhất.
Cụ thể hơn, dịch vụ này sẽ cung cấp các dịch vụ như hệ thống điện nước, thang máy, PCCC, hệ thống nhân sự, kết cấu kiến trúc, các tiện ích khác có trong tòa nhà. Tùy thuộc vào từng điều kiện, yêu cầu của Chủ đầu tư, khách thuê hoặc tính chất của tòa nhà thì công tác quản lý vận hành tòa nhà sẽ có những yêu cầu khác nhau.
Trên thực tế của thị trường vận hành, hay quản lý tòa nhà hiện nay thì sự chuyên nghiệp của đơn vị quản lý là yêu cầu cao nhất mà các chủ đầu tư đang tìm kiếm.
Tầm quan trọng của quản lý vận hành tòa nhà
Nếu một tòa nhà hay tòa chung cư được vận hành hợp lý, chuyên nghiệp sẽ giúp hài lòng với những người mua/thuê căn hộ tại tòa nhà đó. Đặc biệt, 3 lý do quan trọng mà bất kỳ chủ đầu tư nào nên sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà như sau:
- Đảm bảo an toàn: Dịch vụ quản lý tòa nhà sẽ bao gồm các hoạt động bảo vệ an ninh nên điều này đảm bảo an toàn cho bất kỳ những rủi ro hoặc phát sinh vấn đề liên quan.
- Phòng tránh được rủi ro: Xuyên suốt trong các hoạt động của tòa nhà thì chắc chắn sẽ có các lỗi hệ thống máy móc, thiết bị...điều này là khó tránh khỏi. Do đó, quản lý tòa nhà tốt sẽ giúp phòng tránh được các rủi ro này xảy ra; đồng thời cũng có thể xử lý được kịp thời nhất.
- Nâng cao giá trị tòa nhà: Một chủ đầu tư muốn bán được nhiều dự án mà mình đầu tư hơn thì việc quản lý tòa nhà đã đưa vào sử dụng tốt chính là minh chứng rõ ràng để khách hàng an tâm tin tưởng khi sở hữu các sản phẩm khác của cùng chủ đầu tư.
Dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà
Tại Việt nam, dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà bắt đầu phổ biến từ những năm 2000 – thời điểm các công trình Tòa nhà cao tầng bắt đầu được xây dựng. Tuy nhiên, dịch vụ này chỉ mới thực sự được chú trọng và chuyên nghiệp hóa trong vài năm trở lại đây.
Về khái niệm, Quản lý vận hành Tòa nhà là một dịch vụ nhằm kiểm soát và đảm bảo tất cả mọi hoạt động của một Tòa nhà được vận hành một cách an toàn, chất lượng và hiệu quả nhất, qua đó có thể đáp ứng được yêu cầu và mong đợi của Khách hàng, Cư dân được sinh sống, làm việc trong một môi trường an toàn, thoải mái, tiện nghi để từ đó mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất, hài hòa nhất cả về thương mại và thương hiệu cho Chủ đầu tư.
Quản lý Vận hành Tòa nhà tập trung chủ yếu vào các nhóm công việc chính như sau:
- Quản lý vận hành, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật của Tòa nhà theo quy trình chuẩn.
- Quản lý an ninh, an toàn, phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường, cảnh quan tại Tòa nhà theo các quy định và các tiêu chuẩn an toàn chất lượng hiện hành.
- Quản lý chăm sóc Khách hàng/ Khách thuê/ Cư dân tại Tòa nhà theo các quy chuẩn về tiện ích và tối đa chất lượng phục vụ.
Công tác Quản lý vận hành Tòa nhà thường được chia làm 2 giai đoạn:
Giai đoạn tiếp nhận và chuẩn bị:
- Tuyển dụng & đào tạo bộ máy nhân sự Ban quản lý phù hợp với yêu cầu riêng biệt của từng Tòa nhà và sự thống nhất giữa Chủ Đầu tư và Đơn vị Quản lý;
- Xây dựng các bộ quy trình, quy chuẩn kiểm soát công việc/ dịch vụ, các nội quy, quy định, sổ tay hướng dẫn cho việc vận hành và các hoạt động tại Tòa nhà.
- Tuyển chọn các nhà thầu phụ cung cấp dịch vụ thường xuyên tại Tòa nhà (nhà thầu cung cấp dịch vụ bảo vệ, dịch vụ vệ sinh, chăm sóc cảnh quan…).
- Kiểm tra đảm bảo điều kiện vận hành an toàn cho các hệ thống kỹ thuật, hệ thống phòng cháy chữa cháy, xử lý nước thải của Tòa nhà được Cơ quan chức năng kiểm định và cấp phép hoạt động.
- Nhận bàn giao các hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài liệu liên quan đến Tòa nhà (hồ sơ PCCC, hồ sơ môi trường, hồ sơ hoàn công, bản vẽ, tài liệu kỹ thuật,…);
- Mua sắm, trang bị các công dụng cụ, thiết bị phục vụ cho các hoạt động hàng ngày; chuẩn bị sẵn sàng đầy đủ các điều kiện để đưa Tòa nhà vào hoạt động.
Giai đoạn vận hành:
- Quản lý, vận hành, kiểm tra, bảo trì hệ thống kỹ thuật thường xuyên và định kỳ;
- Quản lý, kiểm soát hoạt động, cung cấp các dịch vụ thiết yếu tại Tòa nhà: dịch vụ an ninh, dịch vụ làm sạch, vệ sinh môi trường, chăm sóc cảnh quan … ;
- Quản lý, giám sát chất lượng của các nhà thầu phụ cung cấp dịch vụ tại Tòa nhà;
- Quản lý, chăm sóc Khách thuê, Cư dân;
- Quản lý, kiểm soát công tác an ninh, an toàn, PCCC & CHCN, vệ sinh môi trường đảm bảo tuân thủ theo luật định;
- Quản lý rủi ro, kiểm soát và phân tích đánh giá rủi ro để có các biện pháp phòng ngừa đối với các hoạt động tại Tòa nhà;
- Quản lý và kiểm soát các chi phí hoạt động,chi phí sử dụng năng lượng.
Vì sao nên sử dụng dịch vụ Quản lý Tòa nhà chuyên nghiệp?
Trên thực tế thị trường hiện nay, việc sử dụng các công ty Quản lý vận hành Tòa nhà chuyên nghiệp đang là ưu tiên của các Chủ đầu tư. Theo như khảo sát, có tới 90% các Tòa nhà xây dựng ở thành phố Hồ Chí Minh hiện nay đang sử dụng dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà. Một dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà chuyên nghiệp sẽ mang đến cho các Chủ đầu tư, Cư dân và Khách thuê những lợi ích thiết thực như sau:
Đối với Chủ đầu tư:
- Toàn bộ hệ thống quy trình tác nghiệp được thiết lập và duy trì đúng chuẩn, giúp vận hành an toàn và hiệu quả tất cả các hoạt động của Tòa nhà, duy trì mọi hệ thống của Tòa nhà trong tình trạng ổn định và tối ưu nhất.
- Công tác bảo trì bảo dưỡng đúng tiêu chuẩn – việc này giống như việc khám bệnh định kỳ tại bệnh viện chuyên khoa - sẽ giúp duy trì tối đa giá trị tài sản, giảm thiểu các nguy cơ hỏng hóc và xuống cấp của Tòa nhà nói chung và các hệ thống kỹ thuật nói riêng.
- Bộ máy nhân sự và nhà thầu phụ được quản lý và giám sát theo đúng chức năng và tiêu chuẩn, tránh cho Chủ đầu tư các bất cập và phiền toái khi phải trực tiếp xử lý, hạn chế các rủi ro cho Chủ đầu tư về các sự cố liên quan.
- Khi có sự cố khẩn cấp xảy ra, các đơn vị quản lý chuyên nghiệp sẽ luôn đảm bảo được các thao tác ứng cứu thuần thục, kịp thời, đúng nguyên tắc an toàn, qua đó phòng tránh tối đa các nguy cơ thiệt hại về người và tài sản tại Tòa nhà.
- Một ban quản lý chuyên nghiệp sẽ thiết lập và duy trì ngân sách chi tiêu một cách sát sao và minh bạch nhất, qua đó Chủ đầu tư sẽ hoàn toàn kiểm soát được chi phí ngắn hạn và dài hạn cho tài sản.
- Công tác chăm sóc khách hàng được thực hiện chuẩn mực, chuyên nghiệp, tránh các sai sót gây ảnh hưởng tới uy tín của Chủ đầu tư và chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách thuê, cư dân trong Tòa nhà.
- Một đơn vị quản lý chuyên nghiệp với bộ máy chuyên gia giàu kinh nghiệm còn có thể hỗ trợ tư vấn Chủ đầu tư trong mọi lĩnh vực, từ thiết kế, xây dựng hệ thống ban đầu đến các công cụ quản lý, tiết giảm ngân sách hoạt động, nâng cao giá trị tài sản trong quá trình hoạt động.
Nhìn chung, với việc sử dụng dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà chuyên nghiệp sẽ nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng; Công tác quản lý ở tầm vi mô của Chủ đầu tư sẽ được tiết giảm, giúp bộ máy nhân sự tinh chuẩn, gọn nhẹ hơn so với việc tự quản lý. Đồng thời, việc này cũng giúp Chủ đầu tư quản lý chặt chẽ và tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu và phòng ngừa các rủi ro tốt hơn. Chính nhờ vậy, các Chủ đầu tư sẽ có quỹ thời gian nhiều hơn để tập trung tìm, đầu tư và phát triển các dự án mới.
Đối với khách thuê, khách hàng sử dụng dịch vụ, cư dân:
Được đảm bảo tối đa về chất lượng cơ sở hạ tầng, chất lượng phục vụ và được bảo vệ bởi các giải pháp phòng ngừa rủi ro và ứng cứu an toàn cho môi trường sống và làm việc một cách chuyên nghiệp nhất. Có thể nói một môi trường an toàn mang đến sự yên tâm về mặt tinh thần chính là lợi ích lớn nhất mà bất kỳ Khách hàng nào cũng hướng đến khi có nhu cầu mua căn hộ để sinh sống hoặc thuê văn phòng làm việc và sử dụng dịch vụ tại toà nhà.
Tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ vận hành tòa nhà chuyên nghiệp
Tùy theo qui mô dự án và ngân sách dành cho công tác quản lý vận hành Tòa nhà, Chủ đầu tư cần cân đối để lựa chọn cho mình phương án quản lý phù hợp.
- Nếu tự quản lý: Chủ đầu tư cần cân đối ngân sách nội bộ, quy mô dự án, mô hình hoạt động. Đồng thời cần tính toán kỹ các yếu tố thuận lợi – bất lợi, qua đó lường trước được các khó khăn và rủi ro trong công tác tự quản lý vận hành, tránh trường hợp “nửa đường gãy gánh” khi công tác tự quản lý phát sinh lỗi hoặc thậm chí gây hậu quả xấu và phải thay đổi phương cách quản lý giữa chừng.
- Nếu thuê đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp: Chủ đầu tư cần cân nhắc yêu cầu về hình thức và quy mô hoạt động để đưa ra tiêu chí lựa chọn Nhà Cung cấp Dịch vụ Quản lý Vận hành phù hợp theo mục đích của mình. Tuỳ từng đặc thù dự án để lựa chọn tiêu chí ưu tiên: thương hiệu quốc tế của đơn vị vận hành để tăng tính cạnh tranh cho khai thác dự án, hay chất lượng quản lý và khả năng đáp ứng tối đa mọi yêu cầu riêng biệt của Chủ đầu tư để đảm bảo an toàn và sự vận hành hiệu quả.
Một số tiêu chí quan trọng khi đánh giá, lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ Quản lý Tòa nhà chuyên nghiệp mà Chủ đầu tư cần quan tâm là:
- Thứ nhất, là về tính hữu hình: Chủ đầu tư nên đánh giá về mặt cơ sở vật chất, thiết bị, đội ngũ nhân viên và các phương tiện hỗ trợ dịch vụ mà Đơn vị cung cấp Dịch vụ quản lý vận hành đang hiện có. Ví dụ như: Điều kiện văn phòng của công ty, thiết bị công cụ làm việc, hồ sơ năng lực kinh nghiệm và chuyên môn của đội ngũ nhân sự, cơ cấu đội ngũ quản lý cấp cao sẽ hỗ trợ xuống các dự án, qui trình quản lý vận hành, v.v…
- Thứ nhì, về độ tin cậy và uy tín: Chủ đầu tư nên có sự tìm hiểu, tham khảo trực tiếp tại các dự án đang thực hiện của Đơn vị cung cấp Dịch vụ quản lý vận hành để cân nhắc xem đơn vị đó có khả năng thực hiện đúng những gì cam kết, hoặc những gì khách hàng kỳ vọng vào dịch vụ hay không.
- Thứ ba, là khả năng đáp ứng các yêu cầu linh hoạt: đưa ra được cái kế hoạch và giải pháp nhằm đáp ứng mọi yêu cầu đặc thù và riêng biệt của chủ đầu tư và dự án.
- Thứ tư, là mức độ đảm bảo về chất lượng dịch vụ: thể hiện qua khả năng của nhân viên của Đơn vị Quản lý vận hành có tạo được niềm tin cho khách hàng thông qua tiếp xúc hay không (về kiến thức, kỹ năng, chuyên môn).
- Và cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng, là năng lực thấu cảm, tận tâm và sẵn sàng đồng hành trong mọi tình huống của Đơn vị Quản lý vận hành đối với cả Chủ đầu tư và Khách hàng
POTS – Đơn vị cung cấp dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà chuyên nghiệp.
Công ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch Vụ Dầu Khí Biển (POTS) là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà chuyên nghiệp hàng đầu trên thị trường Bất động sản hiện nay. Với hơn 15 năm kinh nghiệm, POTS luôn cam kết sẽ mang đến cho Chủ đầu tư, Cư dân và Khách thuê một dịch vụ Quản lý và vận hành Tòa nhà tốt nhất với phương châm An toàn – Chất lượng - Tối ưu.
Bên cạnh áp dụng hệ thống kiểm soát chất lượng dịch vụ theo Tiêu chuẩn ISO 9001-2015, POTS đảm bảo đáp ứng ở mức độ cao nhất các tiêu chuẩn của một đơn vị cung cấp dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà chuyên nghiệp, trong đó khả năng đáp ứng các yêu cầu linh hoạt của Chủ đầu tư là một điểm mạnh mà POTS rất chú trọng khi cung cấp dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà của mình.
Công tác Quản lý vận hành Tòa nhà, có thể, chỉ cần nắm rõ quy trình là có thể triển khai được. Nhưng để đạt đến tiêu chuẩn dịch vụ chuyên nghiệp, thì mọi quy trình, tác nghiệp, dịch vụ lại cần được “may đo” một cách đặc thù cho từng dự án. Điều đó có nghĩa là không thể dùng cùng một quy trình, cùng một phong cách dịch vụ áp dụng cho mọi Tòa nhà bất kể Tòa nhà đó có đặc thù và phạm vi yêu cầu riêng thế nào. Do đó, việc hiểu rõ mục đích, yêu cầu, mong muốn của mỗi Chủ đầu tư, và đáp ứng đúng theo từng nhu cầu riêng biệt đó, đối với POTS mới được tròn khái niệm là “chuyên nghiệp”.
Để có thể làm được điều này, đơn vị quản lý vận hành Tòa nhà cần phải xây dựng một đội ngũ nhân sự có kiến thức vững chắc, kinh nghiệm phong phú, và được đào tạo thường xuyên. Trên hết, đội ngũ đó phải được huấn luyện và duy trì văn hoá làm việc có tâm, có trách nhiệm, đáp ứng được mọi tiêu chí cung cấp dịch vụ, không thoả hiệp với các cách thức làm việc thiếu đạo đức nghề nghiệp như hạ thấp chất lượng dịch vụ, chất lượng nhân sự để giảm giá thành…
Do vậy, với POTS, ngoài việc tuân thủ đúng các quy trình, tiêu chuẩn cần thiết của công tác quản lý vận hành, mỗi Tòa nhà đều là một sản phẩm dịch vụ chuyên biệt. Với phương châm “Chuyên tay – Chuyên tâm” luôn được duy trì như một giá trị cốt lõi, chúng tôi tự hào là một đối tác dịch vụ luôn thấu hiểu nhu cầu của Chủ đầu tư/Khách hàng, tác nghiệp linh hoạt để quản lý tài sản của Chủ đầu tư/Khách hàng một cách hiệu quả nhất.
Mọi thông tin chi tiết về các dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà của POTS, xin vui lòng liên hệ để được tư vấn và hỗ trợ:
Dịch vụ Bất động sản POTS
Hotline: 0901 90 88 90
