Trong lĩnh vực quản lý và vận hành tòa nhà, hợp đồng bảo trì tòa nhàđ óng vai trò như “xương sống” của toàn bộ hoạt động kỹ thuật. Một hợp đồng rõ ràng, đầy đủ và đúng chuẩn pháp lý sẽ giúp đảm bảo hệ thống MEP vận hành ổn định, hạn chế sự cố và tiết kiệm chi phí sửa chữa. Để hỗ trợ chủ đầu tư, ban quản lý và doanh nghiệp dễ dàng triển khai, POTS cung cấp mẫu hợp đồng bảo trì tòa nhà mới nhất kèm hướng dẫn chi tiết từng phần để áp dụng ngay.
1. Mẫu hợp đồng bảo trì tòa nhà là gì?
Mẫu hợp đồng bảo trì tòa nhà là văn bản pháp lý ghi nhận toàn bộ thỏa thuận giữa Chủ đầu tư/Ban quản lý tòa nhà (Bên A) và đơn vị cung cấp dịch vụ bảo trì (Bên B). Đây là căn cứ quan trọng để các bên phối hợp trong quá trình vận hành – bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật, đồng thời là cơ sở giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong suốt thời gian hợp tác.
Một mẫu hợp đồng bảo trì hoàn chỉnh thường bao gồm:
- Danh mục chi tiết các hệ thống, thiết bị cần được bảo trì;
- Tần suất và quy trình thực hiện theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật;
- Quy định trách nhiệm, nghĩa vụ và cam kết của mỗi bên;
- Chi phí dịch vụ, phương thức nghiệm thu và thanh toán;
- Các điều khoản về an toàn lao động, bảo mật thông tin và xử lý sự cố.
2. Tại sao cần hợp đồng bảo trì tòa nhà?
Hợp đồng bảo trì tòa nhà không chỉ là một thủ tục hành chính mà là tài liệu cốt lõi giúp đảm bảo tòa nhà được vận hành an toàn, ổn định và minh bạch. Việc ký kết hợp đồng là vô cùng cần thiết vì những lý do sau:
- Đảm bảo an toàn cho cư dân và người sử dụng: Các hệ thống kỹ thuật như điện, nước, PCCC, thang máy, điều hòa trung tâm, camera… nếu không được bảo trì đúng chuẩn có thể gây sự cố nghiêm trọng. Hợp đồng giúp quy định rõ tần suất kiểm tra, bảo dưỡng để hạn chế tối đa rủi ro mất an toàn.
- Kéo dài tuổi thọ thiết bị và tối ưu chi phí: Bảo trì định kỳ theo hợp đồng giúp phát hiện sớm lỗi kỹ thuật, tránh hư hỏng lớn dẫn đến chi phí sửa chữa đắt đỏ. Đây là cách tiết kiệm ngân sách cho cả chủ đầu tư và ban quản lý.
- Rõ ràng trách nhiệm giữa các bên: Hợp đồng quy định chi tiết trách nhiệm của Bên A và Bên B, phạm vi công việc, thời gian thực hiện và tiêu chuẩn chất lượng. Điều này giúp tránh tranh cãi, đổ lỗi hoặc bỏ sót hạng mục trong quá trình vận hành.
- Căn cứ pháp lý khi xảy ra sự cố: Nếu có hư hỏng, tai nạn hoặc vấn đề tranh chấp, hợp đồng là cơ sở pháp lý giúp xác định trách nhiệm cụ thể của từng bên. Đây là nền tảng bắt buộc để đảm bảo quyền lợi khi làm việc với đơn vị dịch vụ.
- Đảm bảo tòa nhà vận hành chuyên nghiệp và minh bạch: Đối với các chung cư, tòa nhà văn phòng hoặc trung tâm thương mại, bảo trì thông qua hợp đồng giúp mọi hoạt động được thực hiện theo tiêu chuẩn rõ ràng, có hồ sơ nghiệm thu và báo cáo đầy đủ. Từ đó nâng cao uy tín và giá trị bất động sản.
3. Các nội dung quan trọng cần có trong mẫu hợp đồng bảo trì tòa nhà
Một hợp đồng bảo trì tòa nhà chuẩn giúp đảm bảo minh bạch trách nhiệm, kiểm soát chi phí và duy trì hoạt động ổn định của toàn bộ hệ thống kỹ thuật. Dưới đây là các nội dung bắt buộc cần có trong mẫu hợp đồng bảo trì do POTS khuyến nghị.
3.1. Thông tin các bên trong hợp đồng
Hợp đồng phải nêu rõ và đầy đủ thông tin pháp lý của hai bên:
Bên A – Chủ đầu tư/ Ban quản lý tòa nhà:
- Tên pháp nhân, mã số thuế
- Địa chỉ trụ sở
- Người đại diện theo pháp luật / người được ủy quyền
- Chức vụ và thông tin liên hệ
Bên B – Đơn vị cung cấp dịch vụ bảo trì (ví dụ: POTS):
- Tên doanh nghiệp
- Mã số thuế, địa chỉ
- Người đại diện ký kết
- Số điện thoại, email liên hệ chính
Việc ghi đầy đủ thông tin giúp tăng tính pháp lý và tránh nhầm lẫn giữa các bên khi giải quyết tranh chấp hoặc phát sinh chi phí.
3.2. Phạm vi công việc
Phạm vi bảo trì là phần quan trọng nhất trong hợp đồng. Nội dung cần liệt kê chi tiết các hệ thống và thiết bị được bảo trì, bao gồm:
- Hệ thống điện & chiếu sáng: điện động lực, tủ điện, UPS, chiếu sáng chung.
- Hệ thống cấp – thoát nước: máy bơm, bồn chứa, van, đường ống, trạm xử lý nước.
- Hệ thống HVAC: AHU, FCU, Chiller, quạt thông gió, ống gió.
- Hệ thống PCCC: tủ báo cháy, đầu báo, sprinkler, máy bơm PCCC, bình chữa cháy.
- Thang máy & thang cuốn: kiểm tra vận hành, tra dầu, thay linh kiện bảo trì.
- Hệ thống an ninh – kiểm soát ra vào: camera, đầu ghi, khóa cửa từ, barrier.
- Hệ thống BMS, hệ thống tự động: giám sát trung tâm, cảnh báo.
- Máy phát điện, ATS, chống sét: vận hành thử định kỳ, kiểm tra tiếp địa.
Lưu ý:
POTS luôn khuyến nghị đính kèm Phụ lục danh mục thiết bị, giúp hai bên dễ đối chiếu và tránh bỏ sót trong quá trình nghiệm thu.
3.3. Tần suất bảo trì
Tần suất được xác định theo tiêu chuẩn kỹ thuật và điều kiện vận hành thực tế của tòa nhà. Phổ biến như:
- Máy phát điện: kiểm tra hàng tháng – chạy thử định kỳ
- ATS: kiểm tra hàng tháng
- Hệ thống HVAC: bảo trì hằng quý
- Thang máy: bảo trì 2 lần/tháng hoặc 1 lần/tháng tùy quy mô
- PCCC: kiểm tra tháng, thử nghiệm quý
- Đại tu các thiết bị chính: hàng năm
Việc ghi rõ lịch bảo trì giúp đảm bảo công việc diễn ra đúng kế hoạch và dễ dàng kiểm soát tiến độ.
3.4. Quy trình thực hiện bảo trì
Quy trình bảo trì được mô tả theo các bước chuẩn như sau:
- Khảo sát hiện trạng ban đầu: kiểm tra toàn bộ hệ thống, đánh giá mức độ xuống cấp.
- Xây dựng kế hoạch bảo trì: lập lịch theo tuần – tháng – quý – năm.
- Thực hiện bảo trì: làm theo checklist chuẩn của từng hệ thống.
- Kiểm tra và nghiệm thu: lập biên bản nghiệm thu cho từng buổi hoặc theo giai đoạn.
- Báo cáo tổng hợp: gửi báo cáo định kỳ theo tháng/quý.
- Đề xuất cải tiến: khuyến nghị thay thế thiết bị cũ hoặc nâng cấp hệ thống.
Quy trình càng rõ, hiệu quả vận hành càng cao và giảm thiểu rủi ro.
3.5. Chi phí và phương thức thanh toán
Phần chi phí phải được trình bày minh bạch:
- Chi phí trọn gói theo năm hoặc chi phí theo từng hạng mục
- Chi phí nhân công, vật tư, thiết bị
- Chi phí phát sinh (nếu có) phải có báo giá và sự đồng ý của Bên A
- Phương thức thanh toán: theo tháng, theo quý, theo lần nghiệm thu
- Thời hạn thanh toán, điều khoản phạt chậm thanh toán
Một hợp đồng rõ ràng giúp Bên A dễ quản lý ngân sách và Bên B thuận tiện triển khai dịch vụ.
3.6. Trách nhiệm của các bên
Trách nhiệm của Bên B (POTS):
- Thực hiện đúng tiêu chuẩn kỹ thuật và tần suất đã cam kết
- Chuẩn bị đầy đủ nhân lực, dụng cụ, thiết bị bảo hộ
- Báo cáo công việc và lập biên bản đầy đủ
- Đảm bảo an toàn trong thi công
- Bảo mật thông tin hệ thống kỹ thuật của tòa nhà
Trách nhiệm của Bên A:
- Cung cấp hồ sơ kỹ thuật, sơ đồ hệ thống
- Tạo điều kiện để kỹ thuật POTS tiếp cận các phòng kỹ thuật
- Phối hợp nghiệm thu và phản hồi kịp thời khi có sự cố
- Thanh toán đầy đủ theo tiến độ
3.7. Điều khoản an toàn, bảo mật và cam kết
Đây là phần bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên, thường bao gồm:
- Quy định về PCCC, an toàn lao động, bảo vệ môi trường
- Cam kết giữ bí mật tài liệu kỹ thuật, mật khẩu hệ thống
- Phương án xử lý khi có sự cố bất khả kháng (thiên tai, mất điện diện rộng…)
- Điều khoản chấm dứt hợp đồng và trách nhiệm bồi thường
Nội dung này giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo quá trình bảo trì diễn ra an toàn, chuyên nghiệp.
3. Mẫu hợp đồng bảo trì tòa nhà – Bản rút gọn tham khảo từ POTS
Dưới đây là mẫu khung hợp đồng rút gọn được POTS sử dụng trong các dự án vận hành – bảo trì tòa nhà. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh theo quy mô và hệ thống kỹ thuật thực tế.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG BẢO TRÌ TÒA NHÀ
Số: ….. / HĐBT-POTS / 2025
BÊN A: (Chủ đầu tư/Ban quản lý tòa nhà)
-
Địa chỉ: …
-
Đại diện: …
-
Chức vụ: …
BÊN B: Công ty POTS
-
Địa chỉ: …
-
Đại diện: …
-
Chức vụ: …
Điều 1. Phạm vi công việc
Bên B (POTS) thực hiện toàn bộ công tác bảo trì định kỳ – đột xuất cho các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà, bao gồm nhưng không giới hạn:
- Hệ thống điện, chiếu sáng, ATS, máy phát điện
- Hệ thống cấp – thoát nước, trạm bơm
- Điều hòa – thông gió (HVAC)
- Hệ thống PCCC: báo cháy, chữa cháy, họng nước, bình chữa cháy
- Thang máy, thang cuốn
- Camera an ninh, kiểm soát ra vào
- Hệ thống BMS, hệ thống tự động
- Các thiết bị kỹ thuật khác theo phụ lục chi tiết
Các hạng mục sẽ được mô tả cụ thể trong Phụ lục danh mục thiết bị và checklist bảo trì.
Điều 2. Tần suất thực hiện
POTS tiến hành bảo trì theo lịch:
- Hàng tháng: kiểm tra toàn bộ hệ thống cơ bản
- Hàng quý: bảo trì định kỳ theo checklist chuyên sâu
- Hàng năm: đại tu – tổng kiểm tra hệ thống
- Bảo trì đột xuất: theo yêu cầu của Bên A hoặc khi phát sinh sự cố
Mọi hoạt động đều phải có biên bản nghiệm thu kèm hình ảnh và báo cáo.
Điều 3. Giá trị hợp đồng và thanh toán
- Giá trị hợp đồng: … VND
- Đơn giá được tính theo từng hạng mục hoặc gói tổng thể (theo phụ lục báo giá).
- Thanh toán theo tháng/quý/năm dựa trên biên bản nghiệm thu được hai bên ký xác nhận.
- Chi phí phát sinh (nếu có) sẽ được thông báo bằng văn bản trước khi triển khai.
Điều 4. Trách nhiệm của Bên B (POTS)
- Thực hiện bảo trì đúng quy trình, tiêu chuẩn kỹ thuật của POTS.
- Đảm bảo an toàn lao động và an toàn PCCC.
- Báo cáo đầy đủ tình trạng thiết bị, đề xuất thay thế khi cần thiết.
- Bảo mật toàn bộ thông tin hệ thống vận hành của tòa nhà.
- Cử kỹ thuật viên có chuyên môn và chứng chỉ phù hợp.
Điều 5. Trách nhiệm của Bên A
- Bàn giao hồ sơ kỹ thuật và khu vực làm việc.
- Tạo điều kiện cho nhân sự POTS tiếp cận các phòng kỹ thuật.
- Phối hợp xử lý sự cố và ký nghiệm thu đúng tiến độ.
- Thanh toán đúng hạn theo điều khoản hợp đồng.
Điều 6. Hiệu lực hợp đồng
- Hợp đồng có hiệu lực từ ngày … đến ngày …
- Hai bên cam kết thực hiện trên tinh thần hợp tác, minh bạch và đúng pháp luật.
- Hợp đồng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B (POTS)
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Tải file mẫu hợp đồng bảo trì tòa nhà tại: hop_dong_bao_tri_POTS
Một mẫu hợp đồng bảo trì tòa nhà chặt chẽ, rõ ràng và đầy đủ không chỉ giúp đảm bảo hệ thống kỹ thuật vận hành an toàn, ổn định mà còn là “lá chắn” bảo vệ Chủ đầu tư, Ban quản lý trước mọi rủi ro phát sinh. Với kinh nghiệm nhiều năm đồng hành cùng hàng trăm dự án, POTS luôn mang đến giải pháp bảo trì toàn diện – từ tư vấn, lập kế hoạch đến triển khai kỹ thuật và báo cáo minh bạch. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị bảo trì tòa nhà uy tín, chuyên nghiệp và tối ưu chi phí, hãy liên hệ POTS để được hỗ trợ xây dựng hợp đồng phù hợp nhất với đặc thù công trình của bạn.
Xem thêm:
- Tại sao dịch vụ bảo trì tòa nhà lại quan trọng?
- Bảo trị hệ thống kỹ thuật tòa nhà là gì?
- Bảo trì hệ thống điện tòa nhà gồm những công việc gì?
- Tầm quan trọng của việc sửa chữa cơ sở hạ tầng tòa nhà
