Cùng với sự phát triển của xã hội, các tòa nhà chung cư xuất hiện ngày càng nhiều, các cao ốc cũng liên tục được khởi công nhằm đáp ứng những nhu cầu cấp thiết về nơi ở của cộng đồng, nhiều tòa nhà có giá trị lên đến hàng nghìn tỷ đồng. Do đó, việc quản lý vận hành các tòa nhà cần phải được chú trọng hơn. Nhưng làm thế nào để xây dựng nên một quy trình quản lý vận hành tòa nhà đúng tiêu chuẩn? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ QUẢN LÝ VẬN HÀNH TÒA NHÀ:
Quản lý vận hành tòa nhà được định nghĩa đơn giản là những hoạt động liên quan đến việc quản lý và đưa tòa nhà vào hoạt động một cách trơn tru, an toàn và hiệu quả nhất. Đồng thời, nhân viên phải được điều tiết hợp lý sao cho chi phí được giữ ở mức tối thiểu trong khi hiệu quả đạt được là tối đa. Hỗ trợ khách hàng để giúp cho khách hàng tận dụng tối đa các tiện ích của tòa nhà. Một trong những nhiệm vụ cần thiết và cực kỳ quan trọng trong chuỗi hoạt động quản lý tòa nhà là chăm sóc khách hàng và bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị và kỹ thuật trong tòa nhà.
Việc thuê dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà giúp chủ đầu tư tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể cho việc vận hành và kinh doanh tòa nhà của mình mà vẫn đảm bảo các dịch vụ được cung cấp và xử lý một cách chuyên nghiệp nhất.
Quản lý tòa nhà bao gồm 3 loại chính: Quản lý tòa nhà văn phòng, quản lý tòa nhà chung cư, quản lý khách sạn hoặc căn hộ cho thuê cao cấp. Ở mỗi lĩnh vực khác nhau sẽ có một cách quản lý tòa nhà văn phòng phù hợp. Sau đây là bộ quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp mà POTS muốn chia sẻ với các bạn:
VÌ SAO NÊN QUẢN LÝ VẬN HÀNH TÒA NHÀ
Việc quản lý vận hành tòa nhà mang lại nhiều lợi ích khác nhau; trong đó có thể kể đến các lợi ích như sau:
Đảm bảo an toàn
Quản lý và vận hành tòa nhà càng được thực hiện một cách chuyên nghiệp, chỉnh chu đúng quy trình sẽ mang lại cho cư dân một môi trướng sống an toàn. Từ khâu an ninh cho đến các khâu bảo trì hệ thống và kể cả việc vệ sinh. Nếu có vấn kỳ vấn đề nào xảy ra sẽ đảm bảo được xử lý kịp thời và nhanh chóng nhất. Không chỉ an toàn mà việc quản lý vận hành tốt sẽ giúp cư dân có được sự thoải mái và thuận tiện khi sinh sống tại tòa nhà.
Phòng tránh và xử lý kịp thời rủi ro
Để tất cả các hoạt động bên trong một tòa nhà chung cư hay trung tâm thương mại hoạt động một cách suôn sẻ thì yếu tố tiên quyết đó là luôn phòng tránh được rủi ro. Do đó, việc quản lý vận hành tòa nhà sẽ đảm bảo được điều này. Nhờ có quy trình nghiêm ngặt kiểm tra các hệ thống một cách định kỳ thường xuyên. Đội ngũ kỹ thuật, an ninh luôn sẵn sàng làm việc thì chắc chắn sẽ khắc phục sự cố hay rủi ro không mong muốn một cách an toàn, nhanh chóng và đúng nghiệp vụ chuyên môn nhất.
Nâng cao thương hiệu và giá trị của tòa nhà
Một tòa nhà được vận hành theo quy trình khép kín, đảm bảo an toàn, phòng tránh rủi ro nhanh chóng thì chắc chắn sẽ đem đến cho cư dân sinh sống và người sở hữu sự hài lòng cao nhất. Đây chính là một nhân tố quan trọng để nâng cao thương hiệu cũng như giá trị của tòa nhà.
Do đó nhiều chủ đầu tư đã phải kỹ càng trong khâu chọn lựa một đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp. Bởi chính điều này đảm bảo cho họ có được sự tin tưởng của nhiều khách hàng đối với các sản phẩm bất động sản hình thành trong tương lai.
NHỮNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬN HÀNH TÒA NHÀ ĐÚNG TIÊU CHUẨN:
Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà
Một trong những lưu ý quan trọng nhất trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà là vấn đề vệ sinh. Các tòa nhà cần được vệ sinh thường xuyên và định kỳ vì số lượng người sinh sống và đi lại hằng ngày là rất lớn.
Ban quản lý tòa nhà cần phải thiết lập các nguyên tắc và quy định phù hợp cho đội ngũ nhân viên để đảm bảo sự sạch sẽ của hệ thống tòa nhà. Nguyên tắc này có thể bao gồm việc xử lý rác thải, các khu vực cần được làm sạch từ bên trong đến bên ngoài của tòa nhà, v.v ... Quy trình quản lý vệ sinh thường được xử lý bởi một đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp và sẽ được thực hiện như sau:
- Khảo sát các hạng mục và diện tích của từng hạng mục.
- Lên kế hoạch vệ sinh sau khi đánh giá tình hình
- Tiến hành vệ sinh các hạng mục.
- Lên kế hoạch các phương án hỗ trợ để đảm bảo hiệu quả trong quá trình quản lý sử dụng nhà chung cư, văn phòng.
Bài viết liên quan: Chi phí quản lý tòa nhà là gì ? Cách tính tối ưu nhất cho doanh nghiệp
Quy trình quản lý khách hàng
Các tòa nhà hiện nay là nơi sinh sống của rất nhiều khách hàng thuộc nhiều tầng lớp khác nhau. Để tối ưu trải nghiệm của khách hàng và đảm bảo công tác an ninh, việc quản lý này đòi hỏi sự khéo léo và kỹ năng chuyên nghiệp. Quy trình quản lý khách hàng thường được thực hiện qua các bước:
- Lập danh sách khách hàng cần được quản lý.
- Thành lập bộ phận chăm sóc khách hàng bao gồm giải quyết vấn đề, giải đáp thắc mắc, tiếp nhận ý kiến đóng góp…
- Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng khi đến tòa nhà
- Kết hợp với bộ phận an ninh giữ gìn trật tự của tòa nhà.
- Trang trí tòa nhà theo yêu cầu của khách hàng
- Đào tạo và giám sát tác phong, thái độ của nhân viên tòa nhà đối với khách hàng.
- Bảo hành, sửa chữa lỗi căn hộ cho khách hàng
Quy trình quản lý các nhà thầu
Quản lý nhà thầu là công tác vô cùng cần thiết trong các quy trình quản lý tòa nhà văn phòng. Sẽ có thêm các nhà thầu liên quan đến việc vận hành tòa nhà như xây dựng, sửa chữa, bảo trì hệ thống , v.v., ngoài việc dọn dẹp, cây cối, an ninh, và các nhà thầu khác phục vụ trực tiếp cho việc quản lý tòa nhà. Quy trình quản lý và giám sát nhà thầu sau đây có thể được sử dụng để làm cho việc quản lý hiệu quả hơn:
- Khảo sát tình hình và tiếp nhận ý kiến chung về các kế hoạch phát triển nhà thầu
- Lên kế hoạch chi phí.
- Lập ra kế hoạch mời nhà thầu chi tiết
- Lập kế hoạch quản lý các nhà thầu.
- Giám sát tiến độ công việc của các nhà thầu và yêu cầu báo cáo theo tuần/tháng
Quy trình triển khai công tác quản lý an ninh tòa nhà
Quản lý an ninh tòa nhà là một khâu quan trọng trong quy trình quản lý vận hành nhà chung cư chuyên nghiệp. Giám sát camera an ninh, bảo vệ bên trong và bên ngoài tòa nhà, bảo vệ phương tiện đi lại cho cư dân của tòa nhà,... là những hạng mục nằm trong quy trình quản lý an ninh tòa nhà. An ninh và an toàn của tòa nhà sẽ là một điểm cộng rất lớn, vì thế quy trình quản lý an ninh cũng cần được thực hiện chi tiết theo các giai đoạn dưới đây:
- Khảo sát chi tiết tổng thể của tòa nhà bao gồm thiết kế, lối ra vào…
- Khảo sát an ninh khu vực và đánh giá thực trạng an ninh.
- Đưa ra các phương án bố trí nhân viên bảo vệ để đảm bảo an ninh tuyệt đối
- Triển khai các công việc cụ thể để bảo vệ an ninh tòa nhà.
- Xây dựng phương án dự phòng nhằm đề phòng sự cố xảy ra,
- Thiết lập các quy định, đào tạo, tập huấn cho nhân viên về vấn đề PCCC
Quy trình quản lý vận hành tòa nhà về kỹ thuật, khoa học
Hệ thống kỹ thuật càng tiên tiến, hiện đại thì việc bảo trì, sửa chữa và vận hành tòa nhà càng dễ dàng. Do đó, ban quản lý cần phải xây dựng công tác quản lý vận hành tòa nhà về kỹ thuật, khoa học một cách hợp lý. Quy trình này thường được thực hiện như sau:
- Khảo sát toàn bộ hệ thống kỹ thuật nhằm phục vụ cho công tác vận hành tòa nhà.
- Kiểm tra, đánh giá thực trạng của toàn bộ thiết bị bên trong tòa nhà và tìm ra phương án khắc phục sự cố
- Lập ra kế hoạch vận hành cụ thể cho toàn bộ hệ thống kỹ thuật của tòa nhà đồng thời phải đảm bảo an toàn tuyệt đối
- Xây dựng phương án giải quyết các sự cố kỹ thuật.
- Đưa ra kế hoạch bảo trì hệ thống kỹ thuật tòa nhà cho toàn bộ các thiết bị.
Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính
Nguồn tài chính xây dựng phải luôn được sử dụng rõ ràng, minh bạch và hợp lý. Do đó, quản lý tài chính trở thành một thành phần quan trọng của quy trình quản lý căn hộ chung cư. Sau đây là quy trình quản lý tài chính được:
- Lên kế hoạch thu tài chính.
- Lên kế hoạch chi quỹ tiền mặt.
- Lập kế hoạch báo cáo quá trình thu chi hàng tháng hoặc định kỳ.
- Xây dựng kế hoạch cụ thể để phối hợp với các bộ phận nhằm hỗ trợ công tác quản lý tài chính của tòa nhà.
Quy trình quản lý nhân sự tòa nhà
Để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, nhân sự của tòa nhà cần phải được đào tạo một cách có hệ thống và chuyên nghiệp. Sau đây là quy trình quản lý vận hành nhân sự tòa nhà:
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân sự phù hợp với nhu cầu của tòa nhà
- Xây dựng hệ thống quản lý chuyên nghiệp nhằm phân bố nhân sự hợp lý.
- Phối hợp giữa các bộ phận để công tác quản lý được tiến hành hiệu quả
Quy trình quản lý hành chính tòa nhà
Quy trình quản lý hành chính là một yếu tố đánh giá tính chuyên nghiệp của tòa nhà. Hệ thống tòa nhà sẽ rơi vào tình trạng lộn xộn và không thể kiểm soát nếu quy trình nghiệp vụ hành chính không được thực hiện. Quy trình quản lý hành chính sẽ bao gồm các hoạt động sau:
- Lập biểu mẫu quản lý tòa nhà gồm những việc: chuyển nhận thư tín, văn bản, chứng từ…
- Xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng chi tiết
- Triển khai công tác báo cáo định kỳ hàng tháng, quý…
- Lập kế hoạch phối hợp với các bộ phận khác để đạt hiệu quả tốt nhất và tối ưu công tác quản lý vận hành tòa nhà
Quy trình làm báo cáo
Định kỳ hàng tuần, tháng, quý, các bộ phận quản lý cần phải báo cáo đầy đủ về công tác quản lý tòa nhà… Việc báo cáo này sẽ giúp cho chủ đầu tư và ban giám sát nắm bắt tình hình, có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp. Đặc biệt, việc báo cáo quy trình quản lý tòa nhà phải khách quan, trung thực và trình bày đúng theo các vấn đề mà chủ đầu tư quan tâm. Báo cáo cũng là một trong những tiêu chí để xem xét sự chuyên nghiệp trong quy trình quản lý vận hành. Bởi các số liệu làm báo cáo sẽ thể hiện rõ được các phần việc trong toàn bộ quy trình có được thực hiện một cách chính xác và nghiêm túc hay không.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý vận hành tòa nhà và chung cư, Post hiện đã là đơn vị đồng hành với nhiều chủ đầu tư lớn. Đảm bảo các quy trình thực hiện một cách chuyên nghiệp, chất lượng dịch vụ luôn được đảm bảo tốt nhất. Bên cạnh đó, Post sẵn sàng đội ngũ có chuyên môn nghiệp vụ cao phù hợp để phục vụ cho nhiều công trình có quy mô lớn trên cả nước.
Trên đây là những quy trình vận hành tòa nhà mà https://pots.vn muốn chia sẻ đến các bạn. Chúng tôi mong rằng bài viết này sẽ mang lại cho bạn những thông tin hữu ích trong công tác vận hành tòa nhà. Nếu muốn biết thêm thông tin chi tiết hoặc có nhu cầu về dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận tư vấn hoàn toàn miễn phí!
