Nhu cầu nhà ở tại các thành phố lớn không ngừng tăng, nhờ đó mô hình cho thuê căn hộ mini dần trở nên phổ biến hơn. Tuy nhiên quá trình quản lý chung cư mini tồn tại khác biệt so với quản lý chung cư truyền thống hay hệ thống nhà trọ cho thuê. Vì thế hãy cùng tìm hiểu ngay quy trình quản lý vận hành căn hộ mini cùng nội dung sau đây.
Kinh nghiệm quản lý vận hành căn hộ mini hiệu quả
Quản lý vận hành căn hộ mini gồm những công việc gì?
Ban quản lý BĐS cần giám sát và thực hiện các việc sau đây, nhằm đảm bảo quá trình vận hành đem lại hiệu quả cao nhất:
- Tìm kiếm và kết nối tệp khách hàng thuê căn hộ
- Quản lý hợp đồng, hồ sơ liên quan đến việc cho thuê căn hộ
- Quản lý sổ sách kế toán, cân đối chi phí phát sinh trong thời gian vận hành
- Tiếp nhận và xử lý nhanh chóng những vấn đề phát sinh của cư dân
- Đảm bảo an ninh căn hộ
- Giữ gìn vệ sinh khu vực ngoại và nội thất
- Vận hành và bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật, máy móc hoạt động trong tòa nhà
- Thực hiện những công việc hành chính có liên quan tại tòa nhà
Những lưu ý khi vận hành căn hộ mini đơn giản nhưng đem lại hiệu quả cao
Công tác quản lý vận hành chung cư mini bao gồm việc xây dựng các quy định, chương trình, đội ngũ thực hiện hợp lý, phù hợp với điều kiện thực tế. Áp dụng những lưu ý sau đây sẽ giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Xây dựng quy trình quản lý đúng tiêu chuẩn
Chủ sở hữu tòa nhà cần xây dựng một quy trình quản lý khoa học, hợp lý và hiệu quả. Điều này sẽ giúp đem lại các lợi ích như tiết kiệm chi phí, công sức và thời gian. Đồng thời giúp gia tăng thiện cảm từ khách, xây dựng uy tín cho chủ đầu tư.
Ứng dụng phần mềm trong quản lý vận hành tòa nhà
Việc ứng dụng hệ thống quản lý tòa nhà thông minh vào việc quản lý tòa nhà là việc vô cùng cần thiết. Giúp chủ đầu tư tiết kiệm được chi phí nhân sự quản lý, thời gian. Ngoài ra việc áp dụng công nghệ còn giúp giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình quản lý.
Ban quản lý tòa nhà có thể ứng dụng công nghệ trong việc quản lý thông tin cư dân, lưu trữ hệ thống báo cáo theo từng kỳ... Nhờ đó cho phép việc tra cứu thông tin khách hàng hay hồ sơ hành chính diễn ra nhanh chóng và tiện lợi hơn so với cách quản lý truyền thống.
Sử dụng phần mềm dành cho công việc quản lý chung cư
Đặc biệt, việc áp dụng công nghệ hiện đại, sử dụng trên thiết bị điện tử còn giúp quá trình quản lý tòa nhà được diễn ra liên tục, xuyên suốt.
Liên tục cập nhật và cải tiến chương trình vận hành
Đổi mới và cải tiến quy trình vận hành nên được đặt lên hàng để đem đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Tuỳ thuộc vào tình hình thực tế, BQL nên chủ động cải tiến phương pháp vận hành theo nhu cầu khách thuê. Từ đó giúp gia tăng tỷ lệ tái ký hợp đồng cho thuê đối với khách hàng.
Lưu ý rằng việc cập nhập và cải tiến chương trình vận hành cần phù hợp, được tán thành và thích hợp với hầu hết cư dân.
Nắm rõ bất động sản thuộc sở hữu
Để có thể quản lý vận hành toà nhà tốt nhất, ban quản lý trước tiên cần hiểu rõ về bất động sản này. Cần phải hiểu rõ những thông tin cơ bản như là số lượng khách thuê, hệ thống kỹ thuật trong và ngoài...
Những điều trên có thể giúp bạn quản lý và vận hành tòa nhà dễ dàng hơn. Từ đó xây dựng đội ngũ nhân viên hành chính, nhân viên kỹ thuật thích hợp nhất.
Lắng nghe và ghi nhận phản ánh của cư dân
Sở hữu đội ngũ chăm sóc khách hàng hiệu quả sẽ giúp toà nhà căn hộ mini của bạn xây dựng được uy tín với người thuê chung cư. Tiếp nhận ý kiến phản hồi, dù tiêu cực hay tích cực đều sẽ góp phần vào việc sửa đổi, hướng đến những cải tiến chất lượng trong công việc vận hành chung cư.
Hệ thống báo cáo hàng tháng, quý và năm
Ghi nhận báo cáo trong công tác quản lý tòa nhà hàng tháng, hàng quý sẽ giúp thống kê hiệu quả công việc, tìm ra những sai sót vận hành. Ngoài ra còn giúp tìm ra những khoản chi không phù hợp, nhằm có kế hoạch sửa đổi để chương trình quản lý được cải thiện tốt hơn.
Hiểu kĩ hợp đồng cho thuê căn hộ mini
Hợp đồng cho thuê căn hộ mini có liên quan chặt chẽ với hệ thống pháp lý, các điều luật, điều khoản trong quá trình quản lý theo luật hiện hành. Vì vậy, ban quản lý cần nắm rõ từng điều khoản trong hợp đồng cho thuê.
Bên cạnh đó việc nắm rõ về hợp đồng và hiểu biết luật còn giúp hai bên cho thuê và khách thuê dễ dàng thực hiện những điều khoản đã ký kết. Giúp BQL có thể xử lý những trường hợp không tuân thủ hay vi phạm hợp đồng với những quy định cụ thể đã được thống nhất và ký hợp đồng trước đó.
Sử dụng dịch vụ quản lý bất động sản chuyên nghiệp
Quản lý tòa nhà căn hộ mini cho thuê là một công việc khó, yêu cầu mức hiểu biết và kinh nghiệm nhất định. Điều này có thể gây khó khăn cho nhiều chủ đầu tư mới tham gia vào hình thức kinh doanh bất động sản này.
Sử dụng dịch vụ quản lý chuyên nghiệp từ các đơn vị uy tín
Công việc vận hành tòa nhà này đòi hỏi thời gian, công sức, tài chính để xây dựng kế hoạch quản lý, đội ngũ thực hiện. Vì thế việc sử dụng dịch vụ quản lý BĐS chung cư mini cũng là một trong những lựa chọn tốt nhất.
Lời kết
Với những kinh nghiệm quản lý vận hành căn hộ mini đã được nếu trên, hy vọng các bạn có thể áp dụng đúng và phù hợp với mô hình BĐS của mình. Chúng tôi tin chắc rằng với những kiến thức về kỹ năng quản lý căn hộ chung cư mini sẽ đem đến thành công cho bạn.
