Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng POTS

DỊCH VỤ QUẢN LÝ VẬN HÀNH TÒA NHÀ VĂN PHÒNG

 

Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng đã xuất hiện trên thế giới từ khá lâu nhưng tại Việt Nam dịch vụ này mới được tiếp xúc vài năm đổ lại đây. Hiện nay cơ chế thị trường ngày càng phát triển, sự xuất hiện của nhiều tòa nhà xây dựng chuyên cho văn phòng kéo theo đó là nhiều dịch vụ khác nhau ra đời trong đó có dịch vụ quản lý vận hành văn phòng cũng được ngày càng chú trọng.

Vậy quản lý vận hành văn phòng là gì? Lợi ích và đơn vị nào cung cấp các dịch vụ này? Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu

 

 

Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

 

Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng gồm nhiều dịch vụ khác nhau như hoạt động quản trị, vận hành, bảo trì,...nhằm mục đích đảm bảo cho tòa nhà văn phòng hoạt động ổn định và hiệu quả nhất, mang lại một không gian thoải mái, an toàn và dễ dàng khai thác nhất tại văn phòng mà họ đang làm việc và tăng lợi nhuận cho chủ đầu tư, đòi hỏi người quản lý phải có những quy trình bài bản và có kinh nghiệm, nhạy bén trong tình hình thực tế.

 

Công việc và quy trình vận hành của tòa nhà văn phòng

 

 

Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng bao gồm các hình thức hoạt động như sau

 

1. Quản lý hợp đồng.

Trước hết, để có các dịch vụ quản lý thì phải có đàm phán và ký kết hợp đồng. Để khách hàng đồng ý thuê văn phòng thì bên chủ đầu tư phải có hợp đồng soạn thảo những điều khoản, quy định cần thiết rõ ràng, minh bạch như giá thành thuê, thời gian bắt đầu và kết thúc,... được thỏa thuận và thống nhất của cả 2 bên

Trường hợp chủ đầu tư thuê đơn vị quản lý vận hành tòa nhà văn phòng thì việc quản lý hợp đồng sẽ diễn ra liên quan tới công việc thuộc về dự án như vệ sinh, an ninh, bảo trì máy móc, cây xanh…

Trường hợp hợp đồng được ký trực tiếp giữa chủ đầu tư với các đơn vị nhà thầu, đơn vị thuê văn phòng thì công việc của ban quản lý là giám sát và báo cáo tiến độ công việc của nhà thầu đến cho chủ đầu tư

Về trường hợp mà chủ đầu tư đã ủy quyền cho ban quản lý tòa nhà văn phòng ký kết hợp đồng với nhà thầu thì ban quản lý sẽ có trách nhiệm thực hiện công việc đàm phán, ký kết hợp đồng và thực hiện các điều khoản đảm bảo lợi ích cho tòa nhà. 

 

2. Quản lý nhân sự

 

 

Mỗi một tòa nhà đều có một đội ngũ nhân sự khác nhau, đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ, công việc khác nhau cho từng vị trí đảm bảo việc đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng. 

Ban quản lý có trách nhiệm theo dõi sát chặt chẽ, đảm bảo công việc được tiến hành thuận lợi hoàn thành và đáp ứng đúng tiến độ. Ban quản lý còn có trách nhiệm tuyển dụng nhân sự, đưa ra các mức lương, thưởng phạt hợp lý cho nhân viên, giám sát hoạt động của nhân viên để tiến hành công việc được trôi chảy, đúng người, đúng việc, đúng chức trách.

 

3. Quản lý tài chính

Để quản lý vận hành tòa nhà theo đúng quy trình và thông suốt, hiệu quả sẽ có một số khoản chi phí để vận hành tòa nhà hàng tháng cho các dịch vụ thiết yếu. Ban quản lý có nhiệm vụ quản lý tài chính minh bạch, rõ ràng, phù hợp với các nhu cầu trong tòa nhà. Các khoản chi phí bao gồm tiền điện, nước chung trong tòa nhà và các chi phí vệ sinh, an ninh, vận hành, sửa chữa, cây xanh… Bên quản lý tòa nhà văn phòng có trách nhiệm báo cáo tài chính hàng tháng để gửi tới cho chủ đầu tư.

 

 

Trường hợp chủ đầu tư đã ủy quyền cho ban quản lý tòa nhà thực hiện việc quản lý tài chính như thu phí sử dụng văn phòng tại tòa nhà thì ban quản lý cần  làm việc trực tiếp với các đối tác là khách hàng của tòa nhà về các vấn đề tài chính này và thu phí đúng hạn, lập báo cáo chi tiết, rõ ràng để gửi cho bên chủ đầu tư.

 

4. Quản lý chăm sóc khách hàng

Quản lý chăm sóc khách hàng bao gồm các dịch vụ hoạt động phục vụ và chăm sóc khách hàng. Bao gồm các hoạt động như ghi chép hoạt động ra vào của khách hàng, hướng dẫn cho khách hàng các phòng chức năng, phòng làm việc và hệ thống của tòa nhà văn phòng. 

Bên cạnh đó ban quản lý tòa nhà văn phòng có nhiệm vụ giải đáp thắc mắc, tiếp nhận phản hồi và xử lý ôn hòa các khiếu nại, tranh chấp của khách hàng xảy ra tại tòa nhà kể cả là các phản hồi tiêu cực tới từ khách hàng. Đem đến cho khách hàng có những trải nghiệm tốt nhất, hài lòng nhất khi sử dụng dịch vụ tại tòa nhà.

 

5. Quy trình vận hành máy móc kỹ thuật

Trong mỗi một tòa nhà văn phòng sẽ gồm có nhiều hệ thống máy móc kỹ thuật như hệ thống thông gió, hệ thống điện, hệ thống máy lạnh, hệ thống PCCC,hệ thống thang máy… để đảm bảo cho một hệ thống được vận hành tốt thì các thiết bị phải được tiến hành kiểm tra và bảo dưỡng thường xuyên.

 

 

Việc bảo trì, bảo dưỡng này sẽ được ban quản lý tòa nhà văn phòng đảm nhiệm. Ban quản lý sẽ có trách nhiệm giám sát, khảo sát và kiểm tra các thiết bị định kỳ nhằm cho hoạt động của toàn hệ thống được trơn tru, đem lại trải nghiệm tốt nhất tới khách hàng đang sử dụng dịch vụ tại tòa nhà.

 

6. Quản lý vấn đề vệ sinh

Vệ sinh chung của tòa nhà được đảm bảo là việc mà ban quản lý tòa nhà văn phòng cần quan tâm tới. Việc đảm bảo được các khu vực chung như sảnh, thang máy, hành lang, khu vực nhà vệ sinh chung,... luôn sạch sẽ, được xử lý rác thải sau khi dọn dẹp luôn là điểm cộng trong mắt khách hàng. Không gian văn phòng sạch sẽ tạo nên được ấn tượng tốt về đơn vị quản lý và thu hút khách hàng tới sử dụng dịch vụ.

 

7. Quản lý dịch vụ an ninh tòa nhà văn phòng

Khi một tòa nhà văn phòng được đưa vào vận hành thì sẽ có lưu lượng người ra vào tòa nhà là rất lớn, vì vậy hệ thống an ninh luôn phải được trang bị đầy đủ và đảm bảo an ninh trong tòa nhà được tối đa. Camera trong tòa nhà phải được ổn định và hoạt động bình thường. Nhân viên an ninh luôn được đào tạo nghiệp vụ kỹ lưỡng, bài bản để đảm bảo an toàn cho cả tòa nhà. Một tòa nhà văn phòng có hệ thống an ninh tốt thì sẽ có uy tín và thu hút được khách hàng quan tâm.

 

 

Phí quản lý tòa nhà văn phòng được tính như thế nào?

 

Phí quản lý tòa nhà văn phòng được tính ra sao? Sẽ có nhiều yếu tố ảnh hưởng tới chi phí của hoạt động này. 

Thông thường chi phí vận hành của tòa nhà văn phòng sẽ được tính theo diện tích m2 và phí quản lý tòa nhà văn phòng ảnh hưởng bởi các yếu tố như:

 

 

• Diện tích, quy mô của tòa nhà: Tòa nhà văn phòng có diện tích, quy mô càng lớn, càng nhiều phòng, nhiều tầng sẽ cần nhiều trang thiết bị, hệ thống kỹ thuật, giám sát, nhân lực,... hơn so với tòa nhà văn phòng có quy mô nhỏ hơn. Vì vậy, chi phí quản lý tòa nhà văn phòng sẽ có chênh lệch giữa các tòa nhà có quy mô lớn, nhiều tầng sử dụng và các tòa nhà có quy mô nhỏ, ít tầng.
• Mức độ sử dụng dịch vụ của mỗi đơn vị thuê: Các tòa nhà văn phòng thường có 2 loại phí quản lý là phí bắt buộc và phí không bắt buộc. Các loại phí bắt buộc bao gồm các loại chi phí về điện, nước, an ninh, vệ sinh chung, bảo trì máy móc,... Các loại phí không bắt buộc bao gồm phục vụ ngoài giờ, nước uống. Tùy theo mục đích và nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp mà có chi phí quản lý khác nhau.
• Vị trí của tòa nhà văn phòng: Tòa nhà có vị trí đắc địa, nằm ở trung tâm, dân cư, khu hành chính thuận tiện thì sẽ có phí quản lý tòa nhà cao hơn so với các tòa nhà văn phòng nằm xa trung tâm, Ví dụ, một tòa nhà văn phòng cho thuê tại trung tâm của Quận 1 sẽ có chi phí cao hơn so với một văn phòng nằm ở các quận ngoại thành. Tuy nhiên, điều này còn có thể ảnh hưởng phụ thuộc vào khả năng đàm phán giữa chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà với đối tác doanh nghiệp.
• Về diện tích của văn phòng cho thuê: Các văn phòng có diện tích lớn, đẹp thì sẽ có chi phí quản lý cao hơn các văn phòng nhỏ hơn. Do đó các doanh nghiệp cần tính toán sao cho hợp lý để giảm chi phí quản lý tòa nhà văn phòng.

 

Các phương pháp quản lý tòa nhà văn phòng một cách hiệu quả

 

 

1. Bảo trì, bảo dưỡng, kiểm tra trang thiết bị thường xuyên

Mỗi một tòa nhà đều được thiết kế với các trang thiết bị như hệ thống PCCC, thông gió, thang máy, máy lạnh, điện chiếu sáng...rất nhiều thiết bị kỹ thuật cần hoạt động đồng thời thì tòa nhà mới vận hành trơn tru được. Một tòa nhà không được bảo trì định kỳ, không đảm bảo cơ sở vật chất tốt thì rất khó thu hút được các doanh nghiệp quan tâm tới. Vì vậy, việc bảo trì hệ thống kỹ thuật tòa nhà thường xuyên để phát hiện kịp thời các hư hỏng, xuống cấp và thay thế chúng là điều mà chủ đầu tư hay ban quản lý tòa nhà văn phòng cần phải làm. Việc này nhằm mục đích đem lại sự thoải mái nhất cho khách hàng và cũng là giảm chi phí, giảm tổn thất cho tòa nhà.

Chủ đầu tư, ban quản lý dự án cần quan tâm tới các vấn đề bảo trì vật chất và lập kế hoạch định kỳ cho từng hạng mục như: bảo trì định kỳ điện nước, thang máy thông gió hàng tháng. Bảo trì định kỳ hệ thống cây xanh, cảnh quan tòa nhà theo từng quý. Bảo trì vết nứt tường, sàn,... hàng năm.

Việc bảo hành bảo trì, nâng cấp các cơ sở vật chất trong tòa nhà là việc rất quan trọng của mỗi một tòa nhà. Việc có thể thu hút được khách hàng, doanh nghiệp quan tâm tới văn phòng tòa nhà hay không phụ thuộc vào việc trang thiết bị của tòa nhà có đảm bảo được nhu cầu sử dụng của họ. Thế nên việc bảo trì định kỳ, sửa chữa cơ sở vật chất là điều mà chủ đầu tư nên quan tâm hàng đầu.

 

 

2. Tìm hiểu và nắm rõ thông tin trên mỗi hợp đồng cho thuê.

Một tòa nhà văn phòng sẽ có rất nhiều đối tác, doanh nghiệp thuê văn phòng và sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng nên sẽ có nhiều loại hợp đồng khác nhau tùy theo mức độ sử dụng dịch vụ của từng khách hàng mà sẽ có hợp đồng với những điều khoản riêng phù hợp. 

Chính vì vậy, ban quản lý tòa nhà văn phòng cũng cần phải nắm rõ thông tin trong mỗi hợp đồng để cùng chủ đầu tư tòa nhà thực hiện tốt các cam kết, thỏa thuận đã được nêu trong hợp đồng đề ra. Một ban quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp, nhạy bén trong công việc thì sẽ rất khéo léo trong việc điều hòa quyền lợi giữa chủ đầu tư và khách hàng được đảm bảo và cũng là đơn vị sẽ chịu trách nhiệm trong việc hạn chế xảy ra tranh chấp giữa 2 bên.

 

 

3. Nắm rõ được tình hình mọi vấn đề của tòa nhà

Một tòa nhà được vận hành tốt, ban quản lý tòa nhà cần nắm rõ được của dự án từ trong ra ngoài. Ban quản lý cùng chủ đầu tư cần tìm hiểu những yêu cầu và yếu tố ảnh hưởng tới sự quan tâm của khách hàng khi thuê, từ đó có thể rút ra được những yêu cầu để hoàn thiện, bổ sung những thứ cần thiết cho tòa nhà để thu hút được lượng khách hàng tới thuê văn phòng.

Bên cạnh đó, cần chụp hiện trạng văn phòng của tòa nhà, lập biên bản bàn giao hiện trạng của văn phòng trước khi giao tới tay cho khách hàng thuê văn phòng. Việc đó sẽ giúp cho ban quản lý và chủ đầu tư nắm vững được tài sản của tòa nhà, giúp cho khách hàng có ý thức hơn trong việc giữ gìn tài sản, cơ sở vật chất trong văn phòng mình thuê và kể cả khu vực chung.

 

4. Tương tác với người thuê văn phòng

Một trong những phương pháp để vận hành tòa nhà văn phòng được hiệu quả đó chính là tương tác, giao tiếp giữa ban quản lý, chủ đầu tư với khách hàng thuê văn phòng. Việc giao tiếp, tiếp xúc với khách hàng thuê văn phòng giúp cho việc đảm bảo mọi thứ được hoạt động bình thường và có thể nắm bắt được những nhu cầu cần thiết của khách hàng cũng như những vấn đề mà khách thuê chưa hài lòng và xử lý những vấn đề đó.

Ban quản lý hay chủ đầu tư tiếp xúc và trao đổi với khách hàng, nắm bắt được tâm tư nguyện vọng, nhu cầu khác của khách hàng đang thuê và thay đổi những thứ không phù hợp thì sẽ  mang lại những trải nghiệm tốt nhất cho người sử dụng và mang lại hình ảnh tốt cho tòa nhà.

 

 

5. Nâng cấp chất lượng tòa nhà, trang thiết bị thường xuyên

Như phía trên chúng tôi có nói, chất lượng, trang thiết bị của tòa nhà là một trong những điểm thu hút khách hàng  tới thuê văn phòng, vì vậy trang thiết bị, chất lượng tòa nhà và tiện ích của tòa nhà được kiểm tra chất lượng và nâng cấp thường xuyên là phương pháp quản lý hiệu quả.

Việc nâng cấp chất lượng các trang thiết bị, chất lượng tòa nhà thường xuyên như nâng cấp chất lượng hệ thống thiết bị, cơ sở vật chất, nâng cao trải nghiệm của khách hàng sẽ mang lại hình ảnh tốt đẹp của chủ đầu tư và ban quản lý trong mắt khách hàng giúp giữ chân khách hàng thuê văn phòng. Nhờ vậy, chủ đầu tư có thể cho thuê văn phòng với một mức chi phí cao hơn hoặc góp phần vào việc gia tăng tỉ lệ tái ký hợp đồng với các đối tác đã và đang thuê văn phòng, tối đa hóa được lợi ích và hiệu quả kinh doanh của tòa nhà văn phòng.

 

6. Lưu trữ lại những thông tin quan trọng của người thuê văn phòng

Đây là một phần quan trọng trong việc quản lý tòa nhà sao cho hiệu quả.

• Lưu lại thông tin về những đối tác thuê văn phòng: Việc lưu lại hồ sơ, sổ sách, hợp đồng về các đối tác đã và đang thuê văn phòng tại tòa nhà là điều rất quan trọng. Hợp đồng, hồ sơ, thỏa thuận, cam kết là những giấy tờ quan trọng, là căn cứ để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình khách thuê văn phòng và là căn cứ để pháp luật bảo vệ. Vì thế ban quản lý cũng như chủ đầu tư cần bảo quản hồ sơ sổ sách thông tin thật cẩn thận, bảo mật
• Lưu trữ lại hóa đơn, biên lai: Việc lưu trữ lại các thông tin về hóa đơn, biên lai là căn cứ để tính toán chi phí thuê văn phòng của từng đối tác hàng tháng, do đó ban quản lý cần lưu trữ cẩn thận và công khai các khoản thu chi, thông tin tới cho khách hàng.
• Lưu trữ lại các báo cáo tài chính: Các báo cáo tài chính có thể theo từng tháng, từng quý, từng năm, những báo cáo này sẽ giúp cho chủ đầu tư nắm bắt được tình hình kinh doanh của tòa nhà và từ những báo cáo này sẽ rút ra được những vấn đề hiện có và đưa ra những giải pháp, điều chỉnh sao cho phù hợp nhằm tối đa hóa lợi nhuận.

 

 

7. Có thời gian thanh toán hợp lý

Ban quản lý hoặc chủ đầu tư có thể thỏa thuận với khách hàng chi trả chi phí sao cho phù hợp: hàng tháng, theo quý, nửa năm,... Tùy theo các điều kiện và thỏa thuận đặt ra mà có thời gian chi trả khác nhau. Thông thường một văn phòng cho thuê thường có chu kỳ chi trả từ 3 - 6 tháng để giúp 2 bên giảm bớt các thủ tục thanh toán rườm rà và tiết kiệm thời gian, tăng thêm kinh phí để bảo trì tòa nhà định kỳ.

Tuy nhiên, chủ đầu tư cần xây dựng các điều khoản thỏa thuận rõ ràng, hợp lý tại hợp đồng để hạn chế những rủi ro khi thanh toán chi phí cũng như nâng cao được trách nhiệm của đối tác khi tới chu kỳ thanh toán.

 

POTS.VN - Đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực vận hành tòa nhà văn phòng

 

 

Sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng mang lại nhiều giá trị hữu ích. Tuy nhiên, làm sao để lựa chọn được đơn vị uy tín, chất lượng đang là vấn đề khiến các chủ đầu tư đau đầu.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, POTS tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng uy tín, chuyên nghiệp. Kết hợp với hệ thống quản lý tòa nhà thông minh , POTS cam kết thực hiện theo đúng quy trình bài bản, đội ngũ tay nghề chuyên môn cao. Nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, tạo sự tin tưởng cho chủ đầu tư đồng thời nâng cao giá trị của tòa nhà văn phòng.

 

Cung cấp hệ thống quản lý tòa nhà văn phòng

Bao gồm quản lý 4 hoạt động như:

• Quản lý tài chính

• Quản lý nhân sự

• Quản lý khách hàng

• Vận hành bảo trì hệ thống kỹ thuật.

Nhiệm vụ của nhà quản lý phải phân bổ nguồn lực hiệu quả nhất, kết hợp hài hòa tất cả 4 hoạt động trên, cũng như kiểm tra, điều chỉnh quá trình của 4 hoạt động trên.

 

 

Cung cấp hệ thống dịch vụ phù hợp với từng văn phòng

Tùy theo tính chất công việc đối với mỗi văn phòng, quy mô văn phòng sẽ có những yêu cầu về dịch vụ khác nhau, POTS sẽ tư vấn cho bạn những dịch vụ phù hợp nhất, đáp ứng tất cả yêu cầu của những ai sử dụng văn phòng.

 

Quy trình làm việc chuyên nghiệp

Quy trình quản lý tòa nhà văn phòng mà POTS thực hiện luôn tuân theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015. Mọi hoạt động, vận hành của POTS luôn được theo dõi và ghi chép cẩn thận. Từ đó giúp khách hàng dễ dàng theo dõi được mọi hoạt động và vận hành của tòa nhà.

 

Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao

Một dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng tốt phụ thuộc vào chất lượng nguồn nhân lực. Đội ngũ nhân viên của POTS có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm quản lý, được đào tạo, tập huấn định kỳ để bắt kịp xu hướng trên thị trường.

Đồng thời đội ngũ nhân viên POTS luôn đoàn kết, làm việc với tinh thần tận tâm, có trách nhiệm trong công việc. Nhằm đảm bảo mọi hoạt động của tòa nhà văn phòng được diễn ra tốt nhất.

Khách hàng đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng thì liên lạc với POTS theo những thông tin dưới đây. Đội ngũ nhân viên của POTS luôn sẵn sàng giải đáp và tư vấn cho bạn.

 

 

Mọi thông tin chi tiết về các dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà POTS, xin vui lòng liên hệ để được tư vấn và hỗ trợ:

 

Dịch vụ Bất động sản POTS

• Hotline: 0901 90 88 90 
• Email: [email protected]
• Website: https://pots.vn