Chi phí vận hành quản lý tòa nhà văn phòng là khái niệm quen thuộc trong lĩnh vực bất động sản, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ cách tính và mục đích sử dụng của khoản chi này. Khi ngày càng nhiều tòa nhà văn phòng và trung tâm thương mại được xây dựng, bài toán đặt ra là: Làm sao để quản lý vận hành hiệu quả? Chi phí cần được tính toán và phân bổ ra sao để vừa minh bạch, vừa tối ưu ngân sách? Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và vận hành bất động sản, POTS sẽ cùng bạn làm rõ những thắc mắc này.
Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng là gì?
Đằng sau một tòa nhà văn phòng vận hành trơn tru là cả một hệ thống dịch vụ được chăm chút kỹ lưỡng – từ vệ sinh, cây xanh, không gian chung đến an ninh 24/7. Và để duy trì tất cả những điều đó, chi phí vận hành tòa nhà văn phòng là yếu tố không thể thiếu.
Khoản phí này được thanh toán bởi các doanh nghiệp, người thuê văn phòng – nhằm chi trả cho đơn vị quản lý đảm nhận việc vận hành toàn diện tòa nhà. Đổi lại, họ được sử dụng đầy đủ dịch vụ và hạ tầng ổn định, giúp hoạt động kinh doanh luôn mạch lạc và chuyên nghiệp.
Tùy vào vị trí, tiện ích và tiêu chuẩn của tòa nhà, chi phí vận hành quản lý tòa nhà văn phòng có thể dao động từ 1 – 8 USD/m²/tháng, cao hơn so với phí dịch vụ căn hộ thông thường. Nhưng đây là khoản đầu tư cần thiết để đảm bảo môi trường làm việc chất lượng và xứng tầm.
Có thể bạn quan tâm: Tìm hiểu về Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà tại POTS
Khoản phí vận hành tòa nhà văn phòng do ai chi trả? Bao gồm những gì?
Khoản phí này do doanh nghiệp, tổ chức thuê văn phòng chi trả, nhằm đảm bảo tòa nhà luôn hoạt động ổn định và hiệu quả. Khi thanh toán đầy đủ, khách thuê sẽ được sử dụng các dịch vụ chung một cách trọn vẹn và chuyên nghiệp.
Cụ thể, chi phí vận hành tòa nhà văn phòng thường bao gồm:
- Bảo trì – bảo dưỡng tiện ích công cộng: Dùng cho việc lau dọn, chăm sóc cảnh quan và khu vực chung.
- Bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật: Đảm bảo vận hành ổn định các thiết bị như điện, nước, điều hòa, camera, xử lý sự cố, rác thải.
- Trùng tu – nâng cấp định kỳ: Áp dụng cho hệ thống thang máy, PCCC, điện lạnh… để duy trì chất lượng sử dụng lâu dài.
- Chi phí dịch vụ bổ sung: Có thể bao gồm phí lễ tân, phí giữ xe, hỗ trợ kỹ thuật, vệ sinh theo yêu cầu,…
Việc chi trả những khoản này không chỉ là nghĩa vụ, mà còn là một phần đầu tư giúp doanh nghiệp có môi trường làm việc hiện đại, an toàn và hiệu quả.
Xem thêm:Dịch vụ bảo trì tòa nhà
Cách tính chi phí vận hành tòa nhà văn phòng
Công thức tính chi phí vận hành tòa nhà văn phòng được xác định dựa trên diện tích thuê và đơn giá phí vận hành tính trên mỗi mét vuông mỗi tháng, cụ thể như sau:
Chi phí vận hành = Diện tích thuê (m²) × Đơn giá phí vận hành (đồng/m²/tháng)
Ví dụ, nếu doanh nghiệp thuê một văn phòng rộng 50m² và đơn giá phí vận hành là 200.000 đồng/m²/tháng, thì tổng chi phí vận hành mà doanh nghiệp phải trả hàng tháng sẽ là:
50 × 200.000 = 10.000.000 đồng/tháng.
Mức phí vận hành này không cố định mà sẽ thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố sau:
- Vị trí tòa nhà: Các tòa nhà nằm ở khu vực trung tâm thường có chi phí vận hành cao hơn do yêu cầu dịch vụ và tiện ích nâng cao. Ngược lại, tòa nhà ở vùng ven thường có mức phí thấp hơn.
Hạng tòa nhà: Tòa nhà cao cấp với cơ sở vật chất hiện đại, trang thiết bị tiên tiến sẽ có đơn giá vận hành cao hơn so với tòa nhà trung cấp hoặc phổ thông. - Tiện ích và dịch vụ đi kèm: Chi phí vận hành sẽ tăng nếu tòa nhà cung cấp nhiều dịch vụ như bảo trì thường xuyên, an ninh 24/7, vệ sinh chuyên nghiệp, lễ tân, quản lý kỹ thuật, và các tiện ích bổ sung khác.
- Chính sách của ban quản lý và chủ đầu tư: Mỗi tòa nhà có thể có quy định và chính sách riêng về mức phí quản lý, phụ thuộc vào chiến lược và chi phí vận hành thực tế của đơn vị quản lý.
Hiểu rõ các yếu tố này giúp doanh nghiệp chọn được văn phòng phù hợp với ngân sách và nhu cầu sử dụng dịch vụ. Đồng thời, điều đó cũng đảm bảo tòa nhà được vận hành hiệu quả, an toàn và chuyên nghiệp.
Giải pháp tối ưu chi phí vận hành tòa nhà văn phòng
Tối ưu chi phí vận hành là thách thức lớn với nhiều ban quản lý. Để quản lý chi phí hiệu quả, cần tập trung vào hai mảng chính: tối ưu chi phí và tối ưu cách quản lý.
Tối ưu chi phí
Ban quản lý có thể tiết kiệm chi phí bằng cách tinh giản bộ máy nhân sự, kiểm soát định kỳ các khoản phí và ứng dụng công nghệ quản lý hiện đại.
- Giảm nhân sự thừa, ưu tiên thuê theo giờ hoặc hợp đồng dịch vụ trọn gói để tiết kiệm chi phí nhân công.
- Kiểm tra định kỳ các khoản phí bảo trì, bảo dưỡng tiện ích, sửa chữa kỹ thuật, vệ sinh, thu gom rác, nâng cấp hệ thống, dịch vụ giữ xe, bảo vệ… Việc tổng hợp chi phí định kỳ giúp phát hiện nhanh sự biến động và điều chỉnh kịp thời.
- Ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà, hệ thống BMS để nâng cao hiệu quả vận hành, giảm chi phí phát sinh không cần thiết.
Tối ưu cách quản lý chi phí
Quản lý chi phí gặp nhiều khó khăn do sự đa dạng về diện tích, mã mặt bằng, chuyển đổi thuê mặt bằng và số lượng nhân sự vận hành lớn. Để giải quyết, cần:
- Áp dụng công nghệ quản lý giúp minh bạch, khoa học, và dễ dàng theo dõi báo cáo chi phí.
- Thuê đơn vị quản lý chuyên nghiệp với quy trình bài bản để đảm bảo vận hành và quản lý chi phí chính xác, hiệu quả.
Câu hỏi thường gặp:
1. Khi đóng phí vận hành quản lý tòa nhà văn phòng, doanh nghiệp được hưởng những quyền lợi và dịch vụ gì?
Khi đóng phí vận hành, doanh nghiệp sẽ được sử dụng đầy đủ các dịch vụ chung như: bảo trì, bảo dưỡng tiện ích công cộng (lau dọn, cây xanh, khu vực chung), bảo trì hệ thống kỹ thuật (điện, nước, điều hòa, thang máy, PCCC), an ninh 24/7, lễ tân, giữ xe, hỗ trợ kỹ thuật, vệ sinh, và các dịch vụ bổ sung khác. Nhờ đó, môi trường làm việc luôn hiện đại, an toàn, ổn định và chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung phát triển kinh doanh.
2. Chi phí vận hành quản lý tòa nhà văn phòng được tính như thế nào và yếu tố nào ảnh hưởng đến số tiền doanh nghiệp phải trả?
Chi phí vận hành được tính theo công thức:
Chi phí vận hành = Diện tích thuê (m²) × Đơn giá phí vận hành (đồng hoặc USD/m²/tháng).
Mức phí này thường dao động từ 1 – 8 USD/m²/tháng, tùy thuộc vào vị trí tòa nhà (trung tâm hay vùng ven), hạng tòa nhà (cao cấp hay phổ thông), số lượng và chất lượng dịch vụ đi kèm, cũng như chính sách của chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý. Ngoài ra, nhu cầu sử dụng dịch vụ ngoài giờ, các tiện ích bổ sung cũng có thể làm tăng tổng chi phí vận hành.
3. Doanh nghiệp có thể làm gì để tối ưu hoặc tiết kiệm chi phí vận hành quản lý tòa nhà văn phòng mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ?
Doanh nghiệp nên lựa chọn thuê diện tích phù hợp với nhu cầu thực tế, thương lượng rõ ràng các hạng mục dịch vụ trong hợp đồng, kiểm soát định kỳ các khoản phí, và ưu tiên các đơn vị quản lý chuyên nghiệp, minh bạch. Ngoài ra, ứng dụng công nghệ quản lý hiện đại, sử dụng dịch vụ trọn gói hoặc thuê ngoài một số hạng mục cũng giúp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng vận hành và trải nghiệm cho nhân viên.
POTS – Đơn vị cung cấp dịch vụ vận hành tòa nhà văn phòng uy tín và chất lượng
Bạn là chủ đầu tư hoặc sở hữu tòa nhà văn phòng? Bạn đang tìm kiếm đơn vị quản lý chi phí vận hành tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp, tin cậy? POTS chính là giải pháp bạn cần. Với phương châm đặt chất lượng dịch vụ lên trên hết, POTS đã trở thành đối tác tin cậy của nhiều chủ đầu tư lớn.
DỊCH VỤ QUẢN LÝ TÒA NHÀ VĂN PHÒNG CHUYÊN NGHIỆP CỦA POTS
Ưu điểm nổi bật của dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng tại POTS:
- Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, được đào tạo bài bản và chuyên sâu.
- Áp dụng quy trình quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế, luôn cập nhật công nghệ mới nhất.
- Tối ưu hóa vận hành tòa nhà giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả.
- Đảm bảo môi trường sống và làm việc an toàn, tiện nghi cho cư dân và khách thuê.
- Phản ứng nhanh chóng, xử lý mọi sự cố kịp thời, nâng cao giá trị tòa nhà.
Chọn POTS là bạn đã lựa chọn sự yên tâm và chuyên nghiệp trong quản lý vận hành tòa nhà. Hãy liên hệ với POTS ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ tận tâm.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ:Lầu 2, Tòa nhà PetroVietnam Số 1-5 Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM, Việt Nam
- Hotline: 0901 908 890
- Website:https://pots.vn
Trên đây là những thông tin chi tiết về chi phí vận hành tòa nhà văn phòng mà POTS muốn chia sẻ với bạn. Hy vọng điều này sẽ giúp bạn nắm rõ hơn các khoản chi phí và đưa ra quyết định phù hợp với ngân sách. Nếu bạn cần một đối tác quản lý chuyên nghiệp, POTS luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn với giải pháp vận hành hiệu quả và bền vững.
Có thể bạn quan tâm:
