Vận hành tòa nhà là một công việc đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì các công việc, hoạt động an ninh, tài chính, hành chính,...đảm bảo các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà được vận hành tốt nhất. Công tác này gồm nhiều việc phức tạp, đòi hỏi các nhân viên tham gia vào công việc có kiến thức chuyên môn cao, năng lực phẩm chất tốt.
Hạng mục cần quản lý khi vận hành tòa nhà văn phòng
Mỗi một tòa nhà văn phòng đều có quy trình vận hành đồng bộ nhằm phục vụ cho tòa nhà vận hành một cách trơn tru, tối ưu nhất. Đòi hỏi mỗi một quy trình vận hành tòa nhà từ việc an ninh, vệ sinh, kỹ thuật,...cần được chỉn chu, chuẩn chỉnh từng bước.
Quy trình đảm bảo an ninh
Để triển khai quy trình đảm bảo an ninh cho tòa nhà bao gồm nhiều hạng mục kèm theo cần được bảo vệ, giám sát: bên trong, bên ngoài tòa nhà, kiểm soát phương tiện ra vào tòa nhà, kiểm tra trang thiết bị PCCC,...
Quy trình cơ bản có như sau:
- Đánh giá thực trạng, tình trạng an ninh trong tòa nhà hiện tại như thế nào.
- Đề xuất ra các phương án bố trí nhân viên, bảo vệ tốt nhất
- Khảo sát tổng thể toàn bộ tòa nhà, lên kế hoạch cụ thể để triển khai cho các hoạt động của tòa nhà
- Lập phương án dự phòng để phòng tránh những sự cố có thể xảy ra
- Lên kế hoạch triển khai cho từng vị trí cụ thể để giám sát một cách tốt nhất
- Kiểm tra các trang thiết bị PCCC của tòa nhà, đảm bảo hoạt động tốt
Quy trình vận hành kỹ thuật của tòa nhà văn phòng
Quy trình này liên quan tới trang thiết bị có trong tòa nhà. Một tòa nhà văn phòng để hoạt động được sẽ cần rất nhiều trang thiết bị được trang bị bên trong như hệ thống điện, nước, hệ thống PCCC, hệ thống điều hòa, hệ thống thông tin liên lạc. Việc kiểm tra, giám sát và bảo dưỡng các trang thiết bị này là quan trọng cần thiết để tòa nhà có thể vận hành một cách tối ưu nhất.
- Khảo sát hệ thống trang thiết bị của tòa nhà, tường, các hệ thống khác của tòa nhà
- Đánh giá tình trạng của từng hệ thống thiết bị để bảo dưỡng và sửa chữa kịp thời, khắc phục các sự cố có thể xảy ra
- Lên kế hoạch cụ thể cho toàn bộ hệ thống kỹ thuật của tòa nhà để vận hành tốt nhất và đưa ra các phương án thay thế các thiết bị không còn phù hợp cho chủ đầu tư.
- Lên các kế hoạch, phương án dự phòng để giải quyết nếu có sự cố xảy ra
Quy trình về vệ sinh của tòa nhà văn phòng
Việc vệ sinh của tòa nhà cần được chú ý tiến hành thường xuyên. Khi đã có một lượng khách thuê tòa nhà văn phòng nhất định, sẽ có nhiều người thường xuyên lui tới tòa nhà, nhu cầu vệ sinh sẽ nhiều nên càng cần được chú ý tới. Ban quản lý tòa nhà văn phòng cần có kế hoạch cụ thể về vệ sinh các văn phòng, hành lang, sảnh tòa nhà, toilet, khu vực để xe,... Để đảm bảo điều này cần thực hiện các công việc như:
- Khảo sát toàn bộ tòa nhà, tình hình thực tế, diện tích bề mặt của từng hạng mục để đánh giá và phân bổ nhân công cho phù hợp
- Đánh giá tình hình vệ sinh của toàn bộ tòa nhà văn phòng và lên kế hoạch cụ thể cho từng hạng mục
- Thực hiện công tác vệ sinh cho từng hạng mục đã phân bổ
- Lên kế hoạch, phương án bổ trợ để việc vận hành được hiệu quả hơn
Quy trình về tài chính của tòa nhà văn phòng
Mỗi một tòa văn phòng nhà đều không thể hoạt động được nếu thiếu đi quy trình về tài chính của tòa nhà. Để đảm bảo các hoạt động tài chính của tòa nhà được diễn ra một cách minh bạch, rõ ràng thì công tác quản lý về tài chính của tòa nhà cần được thực hiện một cách cụ thể:
- Xây dựng, triển khai quy trình thu chi tài chính của tòa nhà rõ ràng
- Báo cáo thu chi định kỳ, theo tháng, quý, năm
- Lên kế hoạch rõ ràng, phân bổ hợp lý tài chính cho các phòng ban
Quy trình về triển khai hành chính của tòa nhà
Xây dựng một quy trình chuẩn trong việc tiếp nhận các văn thư, vận chuyển thư từ, văn bản,... là việc cần thiết trong mỗi tòa nhà văn phòng.
- Xây dựng, lên kế hoạch, tạo quy chuẩn cho việc tiếp nhận chứng từ, văn bản, các loại giấy tờ trong tòa nhà
- Tiến hành báo cáo tổng kết định kỳ, hàng tháng, hàng quý của tòa nhà đến chủ đầu tư và khách hàng
- Lập các quy trình tiếp nhận phản hồi ý kiến của khách hàng tòa nhà
- Quản lý các loại hợp đồng, quy trình thu tiền dịch vụ
Quy trình về nhân sự của tòa nhà
Một tòa nhà muốn đạt được sự chuyên nghiệp, chất lượng tốt thì việc quản lý nhân sự phải được đào tạo bài bản.
- Lên kế hoạch và phương án tuyển dụng nhân sự, đào tạo nhân sự nhằm phục vụ nhu cầu của tòa nhà
- Xây dựng một hệ thống quản lý, phân bổ các nguồn nhân lực hợp lý cho từng bộ phận của tòa nhà
- Lên kế hoạch để có sự phối hợp hỗ trợ qua lại giữa các bộ phận trong nguồn nhân lực của tòa nhà để thực hiện công việc được hiệu quả nhất.
Quy trình quản lý khách hàng tòa nhà
Khách hàng là nguồn thu nhập chính của tòa nhà, của mọi doanh nghiệp. Lượng khách hàng đông và đa dạng đòi hỏi các tòa nhà văn phòng cần có một quy trình quản lý khách phù hợp, giúp cho việc quản lý và kiểm soát lượng khách hàng hiệu quả.
- Lập hồ sơ, danh sách khách hàng cần quản lý: lưu trữ lại các khách hàng cũ không còn sử dụng dịch vụ và bổ sung thêm khách hàng mới
- Tiếp nhận, xử lý những đóng góp, ý kiến phản hồi của khách hàng
- Giải đáp, giải quyết các thắc mắc của khách hàng
- Đón tiếp, hướng dẫn, tư vấn khách hàng khi tới tòa nhà làm việc, thăm hỏi
Quy trình về công tác quản lý nhà thầu
Khi vận hành một tòa nhà văn phòng, có khá nhiều hạng mục mà ban quản lý cũng như chủ đầu tư cần mời nhà thầu bên ngoài để thực hiện. Để đảm bảo sự phối hợp giữa tòa nhà và bên nhà thầu được xuyên suốt, thì ban quản lý cần một quy trình triển khai công tác quản lý với các nhà thầu
- Tiếp nhận ý kiến phản hồi của khách hàng để lên kế hoạch phát triển nhà thầu.
- Lên kế hoạch mời thầu chi tiết
- Lên kế hoạch quản lý nhà thầu
Một số lưu ý để tối ưu hóa quy trình vận hành tòa nhà văn phòng
Khối lượng công việc quản lý tòa nhà của một đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng là khá lớn. Thế nên cần có nhiều tiêu chí đặt ra mà ban quản lý tòa nhà cần hướng tới khi xây dựng và thực hiện công tác vận hành tòa nhà.
- Ban quản lý cần xây dựng kế hoạch và phương thức hoạt động sao cho khoa học tối ưu nhất cho cả hệ thống. Khi xây dựng được một kế hoạch hoàn hảo, tốt thì toàn bộ tòa nhà văn phòng sẽ hoạt động trôi chảy, hiệu quả
- Xây dựng những giải pháp thực hiện công việc hiệu quả, chuyên nghiệp, không theo kiểu máy móc, cồng kềnh, đảm bảo được sự hài lòng giữa cả khách thuê và chủ đầu tư
- Đưa ra những giải pháp, phương án tối ưu đảm bảo cho các bộ phận được hoạt động đồng bộ, không chồng chéo giữa các cấp nhân viên, các bộ phận có thể hỗ trợ lẫn nhau làm việc, tránh được sự bất hợp lý, rời rạc, thiếu sót
- Ứng dụng các công nghệ hiện đại, giúp tối ưu hóa công việc như các phần mềm quản lý tiên tiến góp phần giảm sức người và tăng hiệu quả công việc nhằm tiết kiệm nhân lực, chi phí và thời gian hơn.
POTS.VN - Đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực vận hành tòa nhà văn phòng
Pots.vn hiện là một trong những đơn vị dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng uy tín hàng đầu trên thị trường bất động sản. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này ( từ 2006 cho tới nay), chúng tôi cam kết mang tới cho các Chủ đầu tư tòa nhà văn phòng một dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà với chất lượng tốt nhất.
Bên cạnh áp dụng hệ thống kiểm soát chất lượng dịch vụ theo Tiêu chuẩn ISO 9001-2015, POTS đảm bảo đáp ứng ở mức độ cao nhất các tiêu chuẩn của một công ty dịch vụ Quản lý Tòa nhà chuyên nghiệp, trong đó khả năng đáp ứng các yêu cầu linh hoạt của Chủ đầu tư là 1 điểm mạnh mà POTS rất chú trọng khi cung cấp dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà của mình.
Để có thể làm được điều này, đơn vị quản lý vận hành Tòa nhà cần phải xây dựng một đội ngũ nhân sự có kiến thức vững chắc, kinh nghiệm phong phú, và được đào tạo thường xuyên. Trên hết, đó phải là một đội ngũ nhân sự có tâm, làm việc có trách nhiệm, đáp ứng được mọi tiêu chí cung cấp dịch vụ.
Do vậy, với POTS, ngoài việc tuân thủ đúng các quy trình, tiêu chuẩn cần thiết của công tác quản lý vận hành, mỗi Tòa nhà đều là một sản phẩm dịch vụ chuyên biệt. Với phương châm “Chuyên tay – Chuyên tâm” đã đặt ra ngay từ khi mới thành lập, chúng tôi tự hào là người luôn thấu hiểu nhu cầu của Chủ đầu tư/Khách hàng, tác nghiệp linh hoạt để quản lý tài sản của Chủ đầu tư/Khách hàng một cách hiệu quả nhất.
Mọi thông tin chi tiết về các dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà POTS, xin vui lòng liên hệ để được tư vấn và hỗ trợ:
Dịch vụ Bất động sản POTS
- Hotline: 0901 90 88 90
- Email: [email protected]
- Website: https://pots.vn
