Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư mới nhất 2025

Từ ngày 01/08/2024, Thông tư 05/2024/TT-BXD chính thức có hiệu lực, ban hành quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư áp dụng từ năm 2025. Quy chế này quy định rõ phạm vi áp dụng, nguyên tắc quản lý, nội dung bắt buộc trong nội quy và trách nhiệm của chủ đầu tư, Ban quản trị cũng như cư dân. Việc nắm vững các quy định mới không chỉ giúp quản lý vận hành chung cư minh bạch, an toàn mà còn bảo vệ quyền lợi của tất cả chủ sở hữu và người sử dụng. Cùng POTS tìm hiểu chi tiết hơn nhé.

1. Phạm vi áp dụng: Những chung cư nào phải tuân theo quy chế?

Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD (có hiệu lực từ ngày 01/08/2024) quy định rõ phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng, nhằm tạo cơ sở pháp lý thống nhất trong quản lý và vận hành nhà chung cư trên toàn quốc. Theo Điều 1 của quy chế, các loại hình nhà chung cư thuộc phạm vi áp dụng bao gồm:

• Chung cư thương mại: phục vụ nhu cầu ở hoặc kết hợp với dịch vụ, văn phòng, thương mại.

• Chung cư xã hội và nhà ở cho lực lượng vũ trang: hỗ trợ người thu nhập thấp, công nhân, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp.

• Chung cư phục vụ tái định cư: dành cho các hộ gia đình, cá nhân thuộc diện giải tỏa, di dời.

• Chung cư công vụ: cấp cho cán bộ, công chức, viên chức thuê trong thời gian công tác.

• Chung cư cũ thuộc tài sản công đã cải tạo: được nâng cấp để tiếp tục đưa vào sử dụng.

• Nhà ở nhiều tầng, nhiều căn hộ: từ 2 tầng trở lên hoặc có từ 20 căn hộ, kể cả khi không xây dựng theo mô hình “chung cư” truyền thống nhưng có sở hữu chung – sở hữu riêng.

Tuy nhiên, quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư không áp dụng cho các loại hình lưu trú mang tính chất tạm thời hoặc đặc thù, như: ký túc xá, nhà ở xã hội cho học sinh – sinh viên, hay khu nhà tập thể, nhà trọ công nhân. Điều này cho thấy, phạm vi của quy chế chỉ tập trung vào những công trình nhà ở ổn định, lâu dài, nhằm bảo đảm cộng đồng cư dân được quản lý minh bạch, an toàn và đúng pháp luật.

2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng nhà chung cư

Theo Điều 4 của Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư (Thông tư 05/2024/TT-BXD), việc quản lý và sử dụng chung cư cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

• Sử dụng đúng mục đích và công năng thiết kế: Căn hộ chỉ được khai thác theo công năng đã phê duyệt; không được tự ý chuyển đổi thành văn phòng, kho chứa hay cơ sở kinh doanh gây ảnh hưởng đến kết cấu và môi trường sống.

• Quản lý trên cơ sở tự nguyện nhưng tuân thủ pháp luật: Các thỏa thuận giữa cư dân, chủ sở hữu và đơn vị quản lý phải dựa trên sự tự nguyện, song vẫn cần phù hợp với Luật Nhà ở và không trái đạo đức xã hội.

• Minh bạch trong tài chính và nghĩa vụ đóng góp: Cư dân và chủ sở hữu phải đóng phí bảo trì, quản lý vận hành, chi phí hoạt động Ban quản trị… Tất cả khoản thu – chi phải công khai và báo cáo trước Hội nghị nhà chung cư.

• Ứng dụng công nghệ trong quản lý: Khuyến khích áp dụng phần mềm, ứng dụng di động để quản lý, giúp cư dân dễ dàng theo dõi thông tin tài chính, đăng ký dịch vụ, phản ánh sự cố; đồng thời nâng cao tính minh bạch.

• Vai trò của Ban quản trị: Ban quản trị đại diện cư dân triển khai thực thi quy chế. Nếu chưa có Ban quản trị, chủ sở hữu có thể tự thỏa thuận phương án quản lý, nhưng vẫn phải đảm bảo đúng quy định pháp luật.

• Giải quyết tranh chấp theo pháp luật: Mọi tranh chấp liên quan đến sử dụng và quản lý chung cư phải căn cứ vào Luật Nhà ở 2023 và Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư. Các hành vi vi phạm sẽ bị xử lý nghiêm để bảo vệ quyền lợi cư dân.

3. Bản nội quy quản lý – sử dụng nhà chung cư

Khoản 2 Điều 6 của Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư (ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD) quy định rõ: mỗi tòa chung cư đều phải có bản nội quy riêng, nhằm cụ thể hóa quy chế chung vào thực tiễn vận hành, đồng thời làm căn cứ xử lý khi phát sinh tranh chấp. Đây được xem như “bộ luật thu nhỏ” của cư dân trong tòa nhà.

Nội dung bắt buộc của bản nội quy bao gồm:

• Đối tượng áp dụng
  Nội quy điều chỉnh toàn bộ chủ sở hữu, người sử dụng, người thuê, tạm trú và khách vãng lai. Điều này bảo đảm mọi cá nhân khi tham gia vào đời sống chung cư đều phải tuân thủ nguyên tắc chung, tránh tình trạng “người ngoài cuộc” gây ảnh hưởng đến cộng đồng.

• Các hành vi bị nghiêm cấm và quy tắc ứng xử

  • Quy định rõ những hành vi không được thực hiện: chiếm dụng hành lang, gây ồn ào quá giờ, nuôi thú cưng không kiểm soát, xả rác sai nơi quy định, sử dụng căn hộ sai mục đích…

  • Đồng thời, đưa ra chuẩn mực ứng xử văn minh: tôn trọng quyền riêng tư, giữ vệ sinh, tuân thủ an ninh trật tự.
    → Đây là cơ sở hình thành nếp sống cộng đồng kỷ cương – văn minh.

• Sử dụng phần sở hữu chung

  • Nội quy quy định chi tiết về việc sử dụng các khu vực chung: hành lang, cầu thang, sảnh, nhà sinh hoạt cộng đồng, sân chơi, bãi đỗ xe…

  • Mục tiêu là bảo đảm công bằng và an toàn, tránh tình trạng chiếm dụng diện tích chung làm của riêng – vốn là nguồn gốc của rất nhiều tranh chấp tại các chung cư hiện nay.

• Sửa chữa phần sở hữu riêng và xử lý sự cố kỹ thuật

  • Chủ sở hữu muốn cải tạo, sửa chữa căn hộ phải thông báo, xin phép ban quản lý (đặc biệt khi ảnh hưởng đến kết cấu, hệ thống kỹ thuật chung).

  • Quy định này giúp ngăn ngừa rủi ro kỹ thuật (ví dụ: đục phá tường chịu lực, thay đổi hệ thống điện nước) và bảo đảm an toàn cho cả tòa nhà.

• Phòng cháy, chữa cháy (PCCC)

  • Nội quy nhấn mạnh nghĩa vụ tuân thủ PCCC: không cản trở lối thoát hiểm, không tự ý thay đổi hệ thống báo cháy, không tích trữ chất dễ cháy nổ…

  • Đồng thời, yêu cầu cư dân tham gia tập huấn, diễn tập PCCC định kỳ.
    → Đây là nguyên tắc sống còn, vì chung cư là không gian cư trú tập trung, chỉ cần một sơ suất nhỏ có thể gây hậu quả nghiêm trọng.

• Công khai thông tin quản lý – vận hành

  • Ban quản lý hoặc ban quản trị phải định kỳ công khai báo cáo tài chính, quỹ bảo trì, chi phí dịch vụ và các quyết định liên quan đến cư dân.

  • Đây là yếu tố quan trọng để duy trì sự minh bạch và lòng tin trong cộng đồng cư dân.

• Nghĩa vụ tài chính và chế tài vi phạm

  • Cư dân phải đóng đầy đủ phí quản lý, phí dịch vụ, phí bảo trì… theo quy định.

  • Nội quy cũng quy định biện pháp xử lý đối với các trường hợp chây ì hoặc vi phạm lặp lại (ví dụ: nhắc nhở, thông báo công khai, thậm chí khởi kiện).

• Quy định riêng theo đặc thù từng chung cư

  • Tùy quy mô và mục đích sử dụng, mỗi chung cư có thể bổ sung điều khoản đặc thù (như quy định về giờ sử dụng phòng gym, hồ bơi, quản lý xe điện, quy định với dịch vụ giao hàng…).

  • Điều này giúp nội quy linh hoạt nhưng vẫn nằm trong khung pháp lý.

Trong trường hợp chưa tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu, trách nhiệm xây dựng và công bố nội quy thuộc về chủ đầu tư. Nội quy này phải được đính kèm trong hợp đồng mua bán/thuê và niêm yết tại khu vực sảnh hoặc nhà sinh hoạt cộng đồng để cư dân dễ dàng tiếp cận.

Sau khi Hội nghị nhà chung cư được tổ chức, cư dân có quyền sửa đổi, bổ sung nội quy để phù hợp thực tiễn quản lý, miễn là không trái quy định của pháp luật và Quy chế chung.

4. Hồ sơ, lưu trữ và bàn giao chung cư

Một trong những nguyên tắc quan trọng để quản lý và vận hành nhà chung cư minh bạch, hiệu quả chính là hồ sơ pháp lý và kỹ thuật đầy đủ, rõ ràng. Theo Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư (Thông tư 05/2024/TT-BXD), chủ đầu tư có trách nhiệm lập, lưu trữ và bàn giao trọn bộ hồ sơ cho Ban quản trị ngay sau khi tòa nhà được đưa vào sử dụng.

Cụ thể, hồ sơ cần bàn giao bao gồm:

• Hồ sơ pháp lý dự án

  • Quyết định phê duyệt dự án, giấy phép xây dựng, các văn bản nghiệm thu, chứng nhận an toàn công trình.

  • Đây là căn cứ khẳng định tính hợp pháp của dự án, đồng thời làm cơ sở cho việc cấp sổ hồng, giải quyết tranh chấp pháp lý sau này.

• Hồ sơ hoàn công và bản vẽ kỹ thuật

  • Bao gồm bản vẽ hoàn công, hồ sơ đo vẽ hiện trạng (trường hợp hồ sơ pháp lý gốc bị thất lạc).

  • Bản vẽ này đặc biệt quan trọng vì giúp Ban quản trị, đơn vị quản lý vận hành và cả cư dân nắm rõ hệ thống kết cấu, đường điện, nước, PCCC, thang máy… để phục vụ bảo trì, sửa chữa, nâng cấp về sau.

• Hồ sơ quản lý – vận hành tòa nhà

  • Sổ tay quản lý vận hành, quy trình bảo trì, danh mục thiết bị, hệ thống kỹ thuật (điện, nước, điều hòa trung tâm, PCCC, thang máy…).

  • Các tài liệu liên quan đến quyền sở hữu chung và riêng, bao gồm diện tích chung, khu vực dịch vụ, bãi đỗ xe, nhà sinh hoạt cộng đồng… để tránh phát sinh tranh chấp.

• Hồ sơ bàn giao sở hữu chung

  • Bao gồm biên bản bàn giao các hạng mục sở hữu chung từ chủ đầu tư sang Ban quản trị.

  • Đây là điều kiện để Ban quản trị chính thức quản lý, sử dụng và khai thác các hạng mục này, đồng thời nhận trách nhiệm bảo trì theo quy định pháp luật.

Vai trò của việc bàn giao hồ sơ

• Bảo đảm tính minh bạch pháp lý: Hồ sơ đầy đủ giúp cư dân giám sát hoạt động của Ban quản trị và chủ đầu tư, đồng thời hạn chế tranh chấp liên quan đến diện tích, công năng, quỹ bảo trì.

• Cơ sở cho vận hành – bảo trì: Không có hồ sơ kỹ thuật, việc bảo trì hoặc sửa chữa có thể gây rủi ro lớn cho an toàn tòa nhà.

• Hỗ trợ quản trị tài chính: Việc xác định chính xác diện tích chung, riêng, số lượng thiết bị… ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính toán chi phí dịch vụ và phân bổ quỹ bảo trì.

• Bảo vệ quyền lợi cư dân: Khi có tranh chấp hoặc kiểm tra từ cơ quan nhà nước, hồ sơ là căn cứ pháp lý bảo vệ cư dân trước những sai phạm từ chủ đầu tư hoặc đơn vị vận hành.

Yêu cầu về quy trình bàn giao

Quy trình bàn giao không chỉ mang tính hình thức mà cần:

• Có sự tham gia của Ban quản trị, đại diện cư dân, đơn vị quản lý vận hành và nếu cần thiết, cơ quan quản lý nhà ở cấp địa phương.

• Được lập thành biên bản chi tiết, có chữ ký xác nhận, kèm danh mục hồ sơ đầy đủ.

• Trong nhiều trường hợp, việc bàn giao hồ sơ kỹ thuật và pháp lý còn cần sự tư vấn, thẩm định của chuyên gia pháp lý hoặc kỹ thuật xây dựng để bảo đảm độ chính xác và tính thực thi.

Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư không chỉ là bộ khung pháp lý điều chỉnh hoạt động vận hành, bảo trì và sinh hoạt cộng đồng, mà còn là nền tảng bảo đảm minh bạch, an toàn và quyền lợi chính đáng của cư dân. Việc tuân thủ nghiêm túc các nguyên tắc, nội quy và quy trình bàn giao hồ sơ giúp duy trì môi trường sống văn minh, đồng thời hạn chế tối đa tranh chấp phát sinh giữa chủ đầu tư, Ban quản trị và cư dân. Trong bối cảnh tốc độ đô thị hóa ngày càng cao, mỗi chủ sở hữu và người sử dụng cần chủ động tìm hiểu và thực hiện đúng quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư. Đây chính là yếu tố then chốt để xây dựng cộng đồng cư dân gắn kết, phát triển bền vững và nâng cao giá trị bất động sản trong tương lai.