Quỹ bảo trì chung cư là vấn đề mà hầu như cư dân nào cũng quan tâm, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng vận hành, an toàn và tuổi thọ của tòa nhà. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ khoản phí 2% này được hình thành thế nào, dùng vào mục đích gì và ai là người quản lý. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm đầy đủ thông tin về quỹ bảo trì chung cư, từ quy định pháp lý, quy trình sử dụng cho đến những lưu ý quan trọng để tránh tranh chấp. Cùng POTS khám phá ngay nhé.
1. Quỹ bảo trì chung cư là gì?
Quỹ bảo trì chung cư là khoản kinh phí bắt buộc được thu nhằm phục vụ cho việc bảo trì, sửa chữa và thay thế các hạng mục thuộc phần sở hữu chung của tòa nhà. Đây là những hạng mục ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn và vận hành lâu dài như:
- Hệ thống thang máy và thang cuốn
- Hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC)
- Hệ thống điện nước, cấp – thoát nước
- Hành lang, sảnh chung, khu sinh hoạt cộng đồng
- Các hạng mục kết cấu và hạ tầng kỹ thuật khác của tòa nhà
Quỹ này giúp đảm bảo chung cư luôn vận hành ổn định, phòng ngừa sự cố, kéo dài tuổi thọ công trình và duy trì chất lượng sống cho toàn bộ cư dân. Theo quy định pháp luật, quỹ bảo trì được hình thành ngay từ khi bàn giao nhà và phải được quản lý minh bạch, sử dụng đúng mục đích.
Xem thêm: Vì sao cần bảo trì tòa nhà định kỳ?
2. Cơ sở pháp lý về quỹ bảo trì chung cư
Quỹ bảo trì chung cư là khoản kinh phí được pháp luật quy định bắt buộc, nhằm đảm bảo vận hành an toàn và duy trì chất lượng công trình lâu dài. Hiện nay, các quy định liên quan đến việc hình thành – quản lý – sử dụng quỹ bảo trì được căn cứ vào các văn bản sau:
- Luật Nhà ở 2023: Quy định mới nhất về tỷ lệ thu, nguyên tắc quản lý và trách nhiệm của các bên đối với quỹ bảo trì.
- Luật Nhà ở 2014: Tiếp tục áp dụng cho các dự án chung cư đã bàn giao trước khi luật 2023 có hiệu lực.
- Thông tư 05/2024/TT-BXD: Hướng dẫn chi tiết việc quản lý, vận hành, sử dụng kinh phí bảo trì đối với phần sở hữu chung của nhà chung cư.
- Các văn bản hướng dẫn của Bộ Xây dựng: Bao gồm quy định về minh bạch tài chính, quyết toán quỹ và trách nhiệm công khai cho cư dân.
Tất cả các văn bản này đều thống nhất rằng: Quỹ bảo trì chỉ được sử dụng cho phần sở hữu chung, được công khai – minh bạch – kiểm soát chặt chẽ và phải phục vụ đúng mục đích bảo trì tòa nhà.
3. Nguồn hình thành quỹ bảo trì chung cư
Quỹ bảo trì là khoản kinh phí bắt buộc nhằm phục vụ công tác sửa chữa, bảo dưỡng các phần sở hữu chung của tòa nhà. Theo quy định pháp luật hiện hành, quỹ được hình thành từ hai nhóm nguồn chính:
3.1. Khoản 2% giá trị căn hộ (nguồn chủ yếu)
Đây là nguồn thu lớn nhất và bắt buộc.
- Khi mua căn hộ, người mua phải đóng 2% giá trị căn hộ trước VAT.
- Chủ đầu tư có trách nhiệm thu đúng – thu đủ và bàn giao toàn bộ khoản tiền này cho Ban quản trị (BQT) khi chung cư được đưa vào vận hành.
- Số tiền 2% này sẽ được sử dụng để sửa chữa, bảo dưỡng thang máy, phòng cháy chữa cháy, khu vực sinh hoạt chung, hành lang, tầng hầm… theo quy định.
Khoản 2% được xem là nền tảng để đảm bảo chung cư có nguồn quỹ duy trì an toàn và ổn định lâu dài.
3.2. Các nguồn bổ sung khác
Ngoài khoản đóng góp 2% ban đầu, quỹ bảo trì còn có thể tăng thêm từ các nguồn phụ, tùy theo thực tế của từng tòa nhà:
- Tiền phạt hoặc bồi thường cho các hư hỏng liên quan đến phần sở hữu chung.
- Tiền lãi phát sinh khi BQT gửi quỹ bảo trì vào ngân hàng.
- Nguồn đóng góp bổ sung của cư dân nếu quỹ thiếu, nhưng chỉ được thực hiện khi Hội nghị nhà chung cư thông qua.
Những nguồn bổ sung này giúp đảm bảo quỹ có đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu sửa chữa đột xuất hoặc các công trình bảo trì lớn trong tương lai.
4. Quỹ bảo trì chung cư được dùng để làm gì?
Nhiều cư dân thường nhầm lẫn giữa quỹ bảo trì và phí quản lý vận hành, nhưng đây là hai khoản hoàn toàn khác nhau. Quỹ bảo trì chỉ được sử dụng cho việc sửa chữa, bảo dưỡng và thay thế các hạng mục thuộc phần sở hữu chung của tòa nhà, không dùng cho vận hành.
4.1. Các hạng mục được phép chi từ quỹ bảo trì
Quỹ bảo trì được sử dụng cho đúng mục đích, bao gồm:
- Bảo trì, bảo dưỡng thang máy theo định kỳ.
- Bảo trì hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC): báo cháy, chữa cháy, bơm nước, loa – tủ trung tâm.
- Bảo trì hệ thống điện – nước chung, hệ thống thoát hiểm, chiếu sáng công cộng.
- Sửa chữa sân chung, tầng hầm, hành lang, các khu vực sở hữu chung bị hư hỏng.
- Thay thế thiết bị xuống cấp như đèn chiếu sáng, tay vịn, cửa thoát hiểm…
- Kiểm định kỹ thuật định kỳ theo quy định pháp luật.
- Khắc phục hư hỏng đột xuất ảnh hưởng đến an toàn cư dân và thuộc phần sở hữu chung.
Những khoản này nhằm đảm bảo tòa nhà vận hành an toàn, bền vững và tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật.
4.2. Quỹ bảo trì không được dùng để làm gì?
Các khoản dưới đây tuyệt đối không được chi từ quỹ bảo trì, vì chúng thuộc chi phí quản lý vận hành:
- Trả lương cho Ban quản trị.
- Thuê bảo vệ, lễ tân, vệ sinh, kỹ thuật vận hành.
- Chi phí điện – nước khu vực công cộng phục vụ vận hành hàng ngày.
- Tổ chức sự kiện cho cư dân.
- Bất kỳ chi phí nào không liên quan trực tiếp đến bảo trì – sửa chữa – thay thế phần sở hữu chung.
Việc sử dụng quỹ sai mục đích có thể dẫn đến tranh chấp và phải chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật.
5. Ai là người quản lý quỹ bảo trì chung cư?
Quỹ bảo trì chung cư được quản lý theo quy trình chặt chẽ để đảm bảo tính minh bạch – đúng mục đích – đúng pháp luật. Tùy giai đoạn mà chủ đầu tư hoặc Ban quản trị sẽ là đơn vị chịu trách nhiệm quản lý quỹ.
5.1. Trước khi có Ban quản trị
Khi tòa nhà mới bàn giao và chưa thành lập Ban quản trị, việc quản lý quỹ bảo trì do chủ đầu tư tạm thời đảm nhiệm:
- Chủ đầu tư tạm quản lý khoản 2% phí bảo trì thu từ người mua căn hộ.
- Phải mở tài khoản riêng để quản lý quỹ, tuyệt đối không gộp chung vào tài khoản khác.
- Có trách nhiệm hạch toán đầy đủ, rõ ràng và báo cáo khi cư dân yêu cầu.
- Khi cư dân bầu xong Ban quản trị, chủ đầu tư phải bàn giao toàn bộ quỹ bảo trì + tiền lãi phát sinh theo quy định.
Xem thêm:
Quyền và trách nhiệm của Ban Quản lý nhà chung cư
Ban quản trị chung cư là gì?
5.2. Sau khi có Ban quản trị
Khi Ban quản trị được thành lập hợp lệ, quyền quản lý quỹ bảo trì sẽ được chuyển giao hoàn toàn cho Ban quản trị:
- Ban quản trị mở tài khoản ngân hàng riêng, đứng tên “Ban quản trị nhà chung cư”.
- Lập kế hoạch bảo trì hàng năm, trình cư dân thông qua khi cần.
- Tổ chức lựa chọn đơn vị thi công, đấu thầu, nghiệm thu theo quy định pháp luật.
- Công khai báo cáo thu – chi định kỳ cho toàn bộ cư dân, đảm bảo minh bạch tuyệt đối.
Ban quản trị là đơn vị duy nhất có quyền phê duyệt chi quỹ, nhưng mọi hoạt động đều phải được kiểm tra, giám sát và công khai.
6. Quy trình sử dụng quỹ bảo trì chung cư (Chuẩn pháp lý)
Để đảm bảo việc sử dụng quỹ bảo trì đúng mục đích – minh bạch – hợp pháp, Ban quản trị và các đơn vị liên quan phải tuân thủ quy trình chuẩn được quy định tại Luật Nhà ở và Thông tư 05/2024/TT-BXD. Quy trình này giúp hạn chế tối đa tranh chấp giữa cư dân – Ban quản trị – chủ đầu tư.
6.1. Lập kế hoạch bảo trì
- Ban quản trị lập kế hoạch bảo trì theo năm hoặc theo quý.
- Trong kế hoạch phải có dự toán chi phí, danh mục hạng mục cần bảo trì và thời gian thực hiện.
- Kế hoạch được xây dựng dựa trên kết quả kiểm tra, đánh giá kỹ thuật của tòa nhà.
6.2. Trình Hội nghị nhà chung cư phê duyệt
- Kế hoạch bảo trì phải được trình Hội nghị nhà chung cư (hoặc lấy ý kiến cư dân nếu cần).
- Chỉ những hạng mục được cư dân thông qua mới được sử dụng quỹ để triển khai.
- Đây là bước bắt buộc nhằm tăng tính thống nhất và minh bạch.
6.3. Lựa chọn đơn vị bảo trì (Đấu thầu hoặc chào giá)
- Các hạng mục có giá trị lớn phải tổ chức đấu thầu theo luật.
- Các hạng mục nhỏ có thể áp dụng chào giá cạnh tranh hoặc thuê trực tiếp (theo quy định).
- Mọi quyết định lựa chọn nhà thầu đều phải có biên bản và chữ ký của các bên liên quan.
6.4. Thực hiện – Nghiệm thu – Hồ sơ kỹ thuật
- Đơn vị thi công tiến hành bảo trì theo hợp đồng.
- Sau khi hoàn tất, Ban quản trị tổ chức nghiệm thu kỹ thuật, lập biên bản đầy đủ.
- Hồ sơ bàn giao bao gồm: nhật ký công việc, hình ảnh, biên bản nghiệm thu, phiếu bảo hành (nếu có).
6.5. Thanh toán từ quỹ bảo trì
Ban quản trị thanh toán cho nhà thầu từ tài khoản ngân hàng của quỹ bảo trì. Việc thanh toán phải dựa trên:
- Biên bản nghiệm thu
- Hóa đơn VAT
- Hợp đồng và phụ lục
- Báo cáo khối lượng hoàn thành
- Mọi khoản chi phải được ghi chép đầy đủ và lưu trữ theo quy định.
6.6. Công khai báo cáo thu – chi
Ban quản trị phải công khai định kỳ:
- Chi tiết từng hạng mục đã sử dụng quỹ
- Hóa đơn, chứng từ đi kèm
- Số dư quỹ tại thời điểm báo cáo
- Kế hoạch bảo trì tiếp theo
Báo cáo phải được niêm yết tại khu vực công cộng, gửi lên nhóm cư dân hoặc đăng lên cổng thông tin chung cư (nếu có).
7. Tranh chấp quỹ bảo trì: Khi nào xảy ra và xử lý thế nào?
Quỹ bảo trì 2% là vấn đề nhạy cảm và là nguyên nhân gây tranh chấp phổ biến nhất tại các chung cư hiện nay. Mâu thuẫn thường phát sinh giữa cư dân – chủ đầu tư – Ban quản trị do việc thu, quản lý và sử dụng quỹ thiếu minh bạch.
7.1. Các dạng tranh chấp phổ biến
Các vấn đề thường gặp gồm:
- Chủ đầu tư chậm hoặc không bàn giao quỹ bảo trì cho Ban quản trị.
- Ban quản trị không công khai thu – chi, dẫn đến nghi ngờ từ cư dân.
- Chi sai mục đích, dùng quỹ bảo trì cho việc vận hành, trả lương hoặc chi phí không thuộc bảo trì.
- Chi vượt dự toán, không được Hội nghị nhà chung cư hoặc cư dân phê duyệt.
- Lựa chọn đơn vị bảo trì thiếu minh bạch, có dấu hiệu lợi ích nhóm.
7.2. Cách xử lý theo pháp luật
Khi phát sinh tranh chấp, cư dân có thể thực hiện các bước:
- Yêu cầu Ban quản trị hoặc chủ đầu tư cung cấp sao kê, hóa đơn, chứng từ, hồ sơ bảo trì.
- Gửi kiến nghị đến UBND quận/huyện, nơi tòa nhà tọa lạc để được hỗ trợ hòa giải, giám sát.
- Nếu có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng, cư dân có thể:
- Khởi kiện ra tòa yêu cầu hoàn trả quỹ bảo trì
- Kiến nghị cơ quan chức năng xử lý trách nhiệm theo quy định.
8. Cư dân cần lưu ý gì khi đóng và quản lý quỹ bảo trì?
Để tránh rủi ro và bảo vệ quyền lợi của mình, cư dân nên:
- Kiểm tra hợp đồng mua bán xem mục về phí bảo trì 2% được ghi đầy đủ hay không.
- Yêu cầu chủ đầu tư công khai số tiền 2% đã thu ngay khi nhận nhà.
- Tham gia họp bầu Ban quản trị, lựa chọn người có uy tín, minh bạch.
- Đề nghị công khai báo cáo thu – chi định kỳ (tối thiểu mỗi quý).
- Khi nghi ngờ, cư dân có quyền yêu cầu cung cấp sao kê tài khoản quỹ bảo trì.
- Theo dõi các hạng mục bảo trì để đảm bảo chi đúng mục đích – đúng quy định.
9. FAQ – Giải đáp nhanh về quỹ bảo trì chung cư
Quỹ bảo trì có bắt buộc không?
Có. Tất cả các dự án chung cư theo luật hiện hành đều phải thu khoản 2% phí bảo trì.
Tôi có được tự quyết định chi quỹ bảo trì không?
Không. Việc chi quỹ phải được Hội nghị nhà chung cư thông qua hoặc do Ban quản trị quyết định theo quy định pháp luật.
Quỹ bảo trì 2% có được hoàn lại không?
Không. Đây là khoản bắt buộc để bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà.
Nếu chủ đầu tư chậm bàn giao quỹ phải làm sao?
Cư dân có thể yêu cầu chính quyền địa phương can thiệp, hoặc khởi kiện nếu chủ đầu tư cố tình không bàn giao.
Quỹ bảo trì chung cư là yếu tố quan trọng đảm bảo tòa nhà vận hành an toàn, bền vững và duy trì giá trị lâu dài. Việc hiểu rõ quy định pháp lý, quyền và nghĩa vụ của cư dân, cũng như quy trình quản lý – sử dụng quỹ sẽ giúp hạn chế tranh chấp và tạo môi trường sống minh bạch, văn minh. Nếu được quản lý đúng chuẩn, quỹ bảo trì không chỉ giúp nâng cao chất lượng cuộc sống mà còn bảo vệ lợi ích chung của toàn bộ cư dân.
Xem thêm:
- Tầm quan trọng của công tác quản lý chung cư
- Cách tính phí quản lý chung cư?