Một quy trình quản lý tòa nhà văn phòng đúng chuẩn không chỉ mang lại hiệu quả trong việc quản lý; mà còn đảm bảo được tòa nhà hoạt động tối ưu nhất, chi phí chủ đầu tư cũng như cư dân bỏ ra được sử dụng một cách minh bạch công khai.
Vậy thì đâu là quy trình quản lý tòa nhà văn phòng có thể đảm bảo được điều này; hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé.
Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Là Gì?
Quản lý tòa nhà văn phòng được hiểu là những công việc liên quan đến việc quản lý giúp cho tòa nhà được hoạt đông một cách trơn tru và hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, đảm bảo cho các chi phí được sử dụng đúng nơi đúng chổ để mang lại lợi ích cao nhất.
Theo đó muốn việc quản lý tòa nhà đạt được những điều này thì bắt buộc phải có một quy trình quản lý tòa nhà văn phòng được xây dựng kỹ lưỡng; dựa trên từng quy mô hay đặc điểm của mỗi tòa nhà.
Quy Trình Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng
Dù thực hiện bất kỳ công việc này; mà đặc biệt là công việc quản lý thì việc đảm bảo các thứ tự trước sau đúng quy trình sẽ mang lại kết quả tốt nhất. Dưới đây là quy trình quản lý tòa nhà văn phòng mà bạn có thể tham khảo để áp dụng cho tòa nhà mình đang quản lý.
Quản Lý Hợp Đồng
Một trong những công việc quan trọng của quy trình quản lý tòa nhà văn phòng đó là thực hiện việc đàm phán và ký kết hợp đồng. Để thuyết phục được khách hàng đồng ý thuê văn phòng thì hợp đồng nên được soạn thạo kỹ càng với nhiều điều khoản chi tiết về quyền lợi, nghĩa vụ của 2 bên. Bên cạnh đó, trong hợp đồng cũng cần nêu rõ giá cả, tiền thuê và thời hạn thuê. Đồng thời cam kết luôn thời gian nhận văn phòng và đóng tiền. Việc rõ ràng minh bạch trong từng điều khoản của hợp đồng sẽ giúp quá trình hợp tác diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
Quản Lý Khách Hàng
Quản lý khách hàng là bao gồm các hoạt động cung cấp thông tin, chăm sóc khách hàng. Trong đó, sẽ bao gồm từ khâu tiếp nhận thông tin, hướng dẫn rõ cho khách hàng. Bên cạnh đó, cũng đảm bảo được phản hồi lại ý kiến của khách hàng một cách ôn hòa, nhanh chóng và tích cực nhất. Hoạt động chăm sóc khách hàng trong suốt quy trình quản lý tòa nhà văn phòng nên được chú trọng; bởi nó đảm bảo được tính hài lòng của khách hàng khi thuê hay sinh sống tại tòa nhà.
Quản Lý An Ninh, PCCC
Quy trình này sẽ bao gồm các hoạt động liên quan đến phòng cháy, chữa cháy của tòa. Ngoài ra, cũng đảm bảo được sự an toàn trong suốt quá trình hoạt động của tòa nhà. Làm sao phân công trách nhiệm, thời gian của đội ngũ bảo vệ để kiểm soát người ra vào tòa nhà. Bên cạnh đó cũng đảm bảo được tài sản của khách thuê và các tài sản chung bên trong tòa nhà.
Vận Hành Các Thiết Bị Kỹ Thuật Cao
Việc quản lý này sẽ liên quan đến việc bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị trong tòa nhà như thang máy, đèn điện. Đồng thời bảo hành các món đồ nội thất, đồ điện tử và sửa chữa khi có hư hại. Do đó, đây cũng là một trong những quy trình quản lý tòa nhà văn phòng cần được chú trọng.
Quản Lý Vệ Sinh
Công tác vệ sinh sẽ quyết định xem văn phòng đó có được sạch sẽ, thoáng mát hay không. Công ty quản lý tòa nhà văn phòng cần đảm bảo vệ sinh của các khu vực trong tòa nhà (sảnh, hành lang, cầu thang,…) được sạch sẽ, đồng thời xử lý rác thải sau khi dọn dẹp.
Làm Sao Để Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Hiệu Quả
Bảo trì tòa nhà thường xuyên, định kỳ
Muốn cơ sở vật chất luôn hoạt động tốt, đảm bảo được tính an toàn. Bên cạnh đó cũng duy trì được tuổi thọ trong tương lai thì nên bảo trì tòa nhà thường xuyên và có tính định kỳ. Chủ đầu tư hay đơn vị quản lý vận hành nên có quy trình kiểm tra các tài sản cơ sở vật chất theo định kỳ. Tùy theo từng hạng mục mà có thể quy định theo tháng hoặc năm để có thể phát hiện được kịp thời tình trạng hỏng hóc xảy ra. Việc bảo trì thường xuyên sẽ giúp tòa nhà luôn duy trì được tính thẩm mỹ, an toàn và thu hút khách hàng.
Hiểu và nắm rõ về thông tin trên hợp đồng cho thuê
Mỗi khách hàng khi sử dụng dịch vụ cho thuê thường sẽ có thời gian, chi phí khác nhau. Vì vậy trong quy trình quản lý tòa nhà văn phòng muốn hiệu quả thì cần nắm rõ thông tin này. Ban quản lý tòa nhà cũng cần hiểu rõ và khéo léo sẽ góp phần đảm bảo hài hòa quyền lợi giữa Chủ đầu tư và khách hàng.
Nắm rõ tình hình dự án từ trong ra ngoài
Không chỉ chủ đầu tư mà ban quản lý cũng cần tìm hiểu nhu cầu và các yếu tố mà khách hàng quan tâm khi thuê văn phòng, từ đó hoàn thiện hơn. Do đó, nên thường xuyên theo dõi tình hình thị trường; điều tra các đối thủ cạnh tranh trong khu vực để biết được tòa nhà của mình có ưu điểm gì và nhược điểm gì cần khắc phục.
Giao tiếp, trao đổi cùng người thuê
Một cách quản lý tòa nhà hữu hiệu đó là giao tiếp, trao đổi cùng người thuê. Ban quản lý tòa nhà văn phòng nên thường xuyên giao tiếp với khách hàng để đảm bảo mọi thứ được hoạt động ổn định, đồng thời xử lý các vấn đề mà khách chưa hài lòng. Việc tận tình giao tiếp và trao đổi sẽ mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách và hình ảnh đẹp cho đơn vị quản lý cũng như chủ đầu tư. Một điểm lưu ý đó là khi khách thuê nhận nhà thì chủ đầu tư hay đơn vị quản lý nên có biên bản bàn giao nhà một cách rõ ràng. Kể cả khi khách hết thuê thì nên có hợp đồng thanh lý. Từ đó có thể rõ ràng minh bạch công khai; giúp cho toàn bộ quá trình thuê và trả một cách rõ ràng và dễ dàng.
Thường xuyên nâng cấp chất lượng tòa nhà và tiện ích của tòa nhà
Thường xuyên nâng cấp chất lượng và tiện ích văn phòng cũng là cách quản lý văn phòng hiệu quả. Việc này có thể giúp cải thiện chất lượng cơ sở vật chất một cách bền vững. Từ đó nâng cao trải nghiệm của khách thuê; và hơn thế nữa đó là có thể gia tăng cơ hội tái ký hợp đồng. Từ đó sẽ góp phần đối đa lợi nhuận cũng như tăng hiệu quả của tòa nhà.
Lựa chọn thời gian thanh toán phù hợp
Một thời gian thanh toán hợp đồng phù hợp sẽ giúp khách hàng cảm thấy giảm gánh nặng tài chính. Chủ đầu tư có thể đưa ra các chu kỳ thanh toán từ 3 đến 6 tháng. Cách này có thể giúp khách hàng dễ thanh toán cũng như dễ tái ký hợp đồng. Bên cạnh đó, chủ đầu tư cũng nên quy định rõ ràng những ràng buộc trong hợp đồng để tránh cho các vấn đề phát sinh về sau.
Dịch Vụ Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Chuyên Nghiệp Pots
Pots là một trong các công ty quản lý tòa nhà văn phòng uy tín hàng đầu đến từ Nhật Bản với hơn 6 năm kinh nghiệm hoạt động. Chúng tôi tự tin cung cấp cho khách hàng dịch vụ quản lý vận hành chất lượng cao và chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn Nhật Bản. Đội ngũ hỗ trợ cho hoạt động đều là các chuyên gia có kinh nghiệm trong và ngoài nước.
Với những thông tin trên đây hy vọng bạn sẽ có được những kiến thức và kinh nghiệm hiệu quả giúp cho toàn bộ quá trình được diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và chuyên nghiệp.
