Bí Quyết Quản Lý Vận Hành Trung Tâm Thương Mại Hiệu Quả

Trung tâm thương mại là loại hình tổ chức kinh doanh thương mại hiện đại, đa chức năng, bao gồm tổ hợp các loại hình cửa hàng, cơ sở hoạt động dịch vụ, hội trường, phòng họp, văn phòng cho thuê… được bố trí tập trung, liên hoàn. Trung tâm thương mại ngày càng phổ biến ở Việt Nam và dần trở thành một phần không thể thiếu đối với dân cư đang sinh sống tại tòa nhà cũng như dân cư ở những khu vực lân cận. Vậy Quy trình quản lý vận hành trung tâm thương mại là như thế nào? Cùng POTS tìm hiểu nhé!

1. Quản lý trung tâm thương mại là gì?

Quản lý vận hành trung tâm thương mại là quá trình điều phối và giám sát mọi hoạt động liên quan đến vận hành của trung tâm thương mại. Điều này bao gồm việc bảo trì các hệ thống cơ sở vật chất, an ninh, quản lý năng lượng và dịch vụ khách hàng. Mục tiêu của công tác này là tạo ra một môi trường thuận lợi, tối ưu hóa mọi hoạt động trong trung tâm thương mại, đảm bảo rằng các hệ thống luôn hoạt động ổn định và hiệu quả.

Có thể nói đây là bộ phận khá quan trọng trong việc quản lý vận hành trung tâm thương mại. Nhờ có quy chế quản lý trung tâm thương mại mà mọi việc được sắp xếp ổn thỏa, và hoạt động đúng theo quy trình.

Một thương mại sẽ cần các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý để giám sát công tác bảo trì, tổ chức các sự kiện, chăm sóc khách hàng và tối ưu hóa không gian sử dụng.

Việc này không chỉ giúp đảm bảo trung tâm thương mại vận hành hiệu quả mà còn tạo ra một không gian mua sắm, làm việc và thư giãn tuyệt vời cho người sử dụng tòa nhà.

> Xem thêm:

• Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp POTS
• Dịch vụ quản lý chung cư POTS,

2. Vai trò của quản lý trung tâm thương mại

Việc quản lý trung tâm thương mại một cách hiệu quả mang lại rất nhiều lợi ích cho chủ đầu tư, khách hàng và người sử dụng tòa nhà. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của việc triển khai quy trình chuyên nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí: Việc tối ưu hóa quy trình bảo trì, quản lý năng lượng và các dịch vụ khác giúp giảm thiểu chi phí vận hành. Đồng thời, việc giảm thiểu sự cố và hư hỏng các thiết bị sẽ giúp giảm chi phí sửa chữa và thay thế. Từ đó có những kế hoạch, chính sách để giảm thiểu những hoạt động không cần có. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân sự có chuyên môn cũng giúp cho việc quản lý chi phí hay các vấn đề khác được giải quyết một cách nhanh chóng.
• Cải thiện chất lượng dịch vụ: Khi được quản lý hiệu quả, chất lượng dịch vụ sẽ được nâng cao. Các vấn đề liên quan đến an ninh, bảo trì và dịch vụ khách hàng sẽ được xử lý nhanh chóng, tạo ra một môi trường sống và làm việc thoải mái cho người sử dụng tòa nhà.
• Đảm bảo sự an toàn và tăng tính bền vững: Việc quản lý năng lượng và các nguồn tài nguyên khác giúp giảm thiểu tác động môi trường. Các trung tâm thương mại sẽ giảm thiểu lượng khí thải carbon và tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn tài nguyên thiên nhiên, góp phần vào bảo vệ môi trường.
• Nâng cao thương hiệu tòa nhà: Khi các hoạt động trong trung tâm thương mại được vận hành tốt thì chắc chắn sự hài lòng của khách hàng hay người mua sẵm cũng được nâng cao. Từ đó giúp cho thương hiệu quả trung tâm thương mại ngày càng tăng và đạt được nhiều lợi ích khác từ việc này.

3. Quy trình Quản lý trung tâm thương mại

Để có thể vận hành trung tâm thương mại một cách hiệu quả nhất, chúng ta cần phải biết quy trình quản lý gồm những bước gì. Và sau đây sẽ là quy trình về những bước mà ban quản lý trung tâm thương mại cần làm.

3.1. Quản lý vận hành trung tâm thương mại 

Đây là công việc không thể thiếu nếu muốn trung tâm thương mại hoạt động tốt nhất. Công việc cụ thể cần làm đó chính là đảm bảo các thiết bị như điều hòa, thang máy, điện nước,… còn sử dụng được.

Theo quy chế quản lý trung tâm thương mại, ban quản lý cần có những chiến lược, phương án hợp lý để vừa có thể quản lý vận hành, vừa có thể đạt năng suất và doanh thu cao nhất. Những vấn đề liên quan như vậy đều do ban quản lý đứng ra hỗ trợ và giải quyết.

Nếu là những vấn đề nằm ngoài phạm vi xử lý đó thì ban quản lý cần chuyển cho bộ phận có chuyên môn khác để giải quyết. Tuyệt đối không được tự ý tiếp nhận, chịu trách nhiệm những phần không liên quan. 

> Xem thêm:Dịch vụ quản lý chung cư POTS

3.2.  Bảo trì hệ thống cơ sở vật chất 

Cơ sở vật chất tốt là yếu tố quan trong giúp giữ chân khách hàng. Vì vậy việc đảm bảo cho các thiết bị vẫn còn hoạt động tốt là điều vô cùng quan trọng. Những thiết bị như điện nước, máy lạnh, thang máy, thiết bị phòng cháy chữa cháy,… đều phải được kiểm tra thường xuyên để tránh hỏng hóc. Đây là nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo tất cả các hệ thống như điện, nước, điều hòa không khí (HVAC), hệ thống chiếu sáng và các thiết bị khác hoạt động liên tục và hiệu quả. Công tác bảo trì cần được thực hiện định kỳ để tránh sự cố không mong muốn và kéo dài tuổi thọ các thiết bị.

>>> Xem thêm: Dịch vụ Bảo trì, sửa chữa kỹ thuật tòa nhà chuyên nghiệp POTS

3.3. Quản lý vận hành nguồn điện trung tâm thương mại

Quản lý các vấn đề về điện chiếu sáng, làm mát hoặc các nguồn năng lượng điện khác là vấn đề cần phải lưu ý. Trung tâm thương mại cũng là nơi có nhiều hoạt động; do đó việc sử dụng điện năng là rất lớn. Vì vậy, cần có một kế hoạch sử dụng năng lượng không chỉ khoa học để tiết kiệm chi mà còn đảm bảo an toàn cho mọi hoạt động liên quản. Ban quản lý nên triển khai các công việc sau:

• Thứ nhất, triển khai xây dựng các phương án tiết kiệm để tránh gây lãng phí. Biết được khu vực nào cần điện năng vào lúc nào cũng như ngày nào. Và tắt các khu vực không cần thiết.
• Thứ hai, xây dựng phương án dự phòng nguồn điện; bởi có nhiều hoạt động bắt buộc phải luôn duy trì điện năng nên có các phương án nguồn điện dự phòng khi bị cắt điện.
• Thứ ba, là đào tạo đội ngũ nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao; đồng thời biết cách sử dụng điện năng một cách phù hợp nhất. Không quá tiết kiệm để tránh gây bất tiện cho khách hàng; những cũng không quá lãng phí để gây tăng chi phí cho trung tâm thương mại.

3.4. Dịch vụ chăm sóc khách hàng

Dịch vụ khách hàng là yếu tố không thể thiếu trong việc duy trì một môi trường thương mại chuyên nghiệp. Công việc này bao gồm việc cung cấp thông tin, hỗ trợ người sử dụng tòa nhà trong các vấn đề liên quan đến dịch vụ, giải quyết khiếu nại và tạo ra một trải nghiệm tích cực cho người sử dụng tòa nhà. Để có thể tạo mối quan hệ hợp tác lâu bền, thoải mái nhất thì ban quản lý cần hỗ trợ những người thuê mặt bằng, thuê gian hàng một cách tối đa. Cụ thể là cần có những chương trình hỗ trợ, giúp đỡ họ, giải quyết các vấn đề của họ một cách nhanh nhất có thể.

Không chỉ vậy, mọi thông tin liên quan đến khách hàng cần được cập nhật thường xuyên và sớm nhất. Ban quản lý không nên trì hoãn việc xử lý các vướng mắc của khách hàng dẫn đến mất lòng tin và uy tín.

3.5. Quản lý an ninh trật tự

Đây luôn là vấn đề nhức nhối trong xã hội hiện nay bởi ngày càng có nhiều tệ nạn xảy ra ảnh hưởng đến an nguy của khách hàng. Vì vậy ban quản lý cần quán triệt và thực hiện triệt để vấn đề này một cách tốt nhất. Trung tâm thương mại cần đảm bảo an toàn cho người sử dụng tòa nhà, bao gồm việc triển khai các biện pháp bảo mật, hệ thống camera giám sát, đội ngũ bảo vệ 24/7 và các biện pháp phòng chống cháy nổ. Quản lý an ninh không chỉ bảo vệ tài sản mà còn đảm bảo an toàn cho người dùng tòa nhà.

Các cửa ra vào tại trung tâm thương mại cần được giám sát chặt chẽ để tránh các đối tượng xấu lọt vào, gây hại cho khách hàng. Bên cạnh đó theo quy chế quản lý trung tâm thương mại, các hệ thống phòng cháy chữa cháy, camera giám sát,… cần được đảm bảo vẫn còn hoạt động tốt. Hơn nữa, chất lượng của nhân viên cũng là yếu tố quan trong góp phần bảo vệ an toàn cho khách hàng. Những nhân viên của ban quản lý cũng như nhân viên các bộ phần cần được đào tạo bài bản, nâng cao ý thức để có thể kịp thời xử lý các tình huống bất ngờ.

4. Quy định của Nhà nước về quản lý vận hành trung tâm thương mại

Căn cứ theo Điều 5 Nghị định 99/2011/NĐ-CP, Ban quản lý trung tâm thương mại có trách nhiệm triển khai đầy đủ các hoạt động quản lý nhằm đảm bảo quyền lợi người tiêu dùng, duy trì môi trường kinh doanh lành mạnh và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Cụ thể, các nghĩa vụ bao gồm:

• Xây dựng và ban hành nội quy hoạt động: Nội quy cần đảm bảo sự minh bạch, công bằng trong việc sử dụng dịch vụ, mua bán hàng hóa và tiếp cận tiện ích tại trung tâm thương mại, đồng thời phù hợp với các chuẩn mực pháp luật hiện hành.
• Thực hiện vai trò hòa giải các tranh chấp: Khi xảy ra mâu thuẫn giữa người bán và khách hàng, ban quản lý có trách nhiệm đứng ra hòa giải, bảo vệ quyền lợi đôi bên trên nguyên tắc công bằng, khách quan và theo đúng quy định của pháp luật.
• Lắp đặt thiết bị đo lường công khai: Trung tâm thương mại cần trang bị các thiết bị đo lường (cân, máy đo thể tích…) để người tiêu dùng có thể tự kiểm tra số lượng, trọng lượng sản phẩm, góp phần tăng tính minh bạch và bảo vệ quyền lợi mua sắm.
• Theo dõi, kiểm tra hàng hóa thường xuyên: Ban quản lý có trách nhiệm định kỳ kiểm tra số lượng, chất lượng và tình trạng bảo quản hàng hóa, nhằm đảm bảo sản phẩm bày bán đáp ứng yêu cầu về an toàn và nguồn gốc xuất xứ rõ ràng.
• Công bố kênh tiếp nhận phản ánh: Trung tâm thương mại cần thiết lập đường dây nóng hoặc kênh phản hồi chính thức để người tiêu dùng có thể phản ánh, khiếu nại và yêu cầu hỗ trợ trong các tình huống phát sinh.
• Định kỳ kiểm tra chất lượng và an toàn thực phẩm: Ít nhất 6 tháng một lần, cần tổ chức kiểm tra chất lượng, số lượng, nguồn gốc hàng hóa, đặc biệt đối với các mặt hàng thực phẩm nhằm đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm.
• Giám sát hành vi vi phạm pháp luật: Việc giám sát liên tục nhằm phát hiện kịp thời các hành vi gian lận thương mại, buôn bán hàng hóa kém chất lượng hoặc hành vi ảnh hưởng đến quyền lợi người tiêu dùng.
• Xử lý vi phạm nội quy: Ban quản lý được quyền thực hiện biện pháp xử lý đối với các cá nhân hoặc tổ chức vi phạm nội quy hoạt động, bao gồm các hình thức cảnh cáo, phạt hành chính hoặc chấm dứt hợp tác theo đúng quy định pháp luật.

5. Nguyên tắc xác định giá dịch vụ quản lý vận hành đối với diện tích thương mại trong nhà chung cư

Căn cứ khoản 3 Điều 30 của Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD của Bộ Xây dựng, đối với nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp, giá dịch vụ quản lý vận hành áp dụng cho phần diện tích văn phòng, dịch vụ, thương mại và chỗ để xe ô tô thuộc sở hữu riêng được xác định theo các nguyên tắc sau:

• Thứ nhất, giá dịch vụ áp dụng đối với diện tích văn phòng, dịch vụ, thương mại được xác định thông qua thỏa thuận giữa các bên liên quan. Việc thỏa thuận này cần dựa trên tình hình thực tế của hoạt động kinh doanh, đặc điểm sử dụng và vị trí cụ thể trong từng tòa nhà.
• Thứ hai, giá dịch vụ đối với phần diện tích thuộc sở hữu riêng dùng làm chỗ để xe ô tô cũng được xác định thông qua thỏa thuận. Mức giá có thể thấp hơn so với giá dịch vụ áp dụng cho căn hộ trong cùng tòa nhà. Quy định này cũng áp dụng đối với nhà chung cư chỉ có mục đích để ở.
• Thứ ba, trong trường hợp các bên không thể đạt được thỏa thuận, mức giá dịch vụ sẽ được xác định theo khung giá do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh – nơi có nhà chung cư – ban hành.

Bên cạnh đó, theo khoản 4 cùng điều luật, đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có trách nhiệm xác định cụ thể và thu kinh phí quản lý từ các chủ sở hữu, người sử dụng trên cơ sở mức giá được xác định theo các nguyên tắc nêu trên.

Tóm lại, việc xác định giá dịch vụ quản lý vận hành đối với khu vực văn phòng, thương mại trong nhà chung cư được ưu tiên thực hiện thông qua thỏa thuận. Trường hợp không có sự thống nhất, khung giá của địa phương sẽ là căn cứ áp dụng để đảm bảo minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.

6. Những lưu ý khi lựa chọn đơn vị Quản lý trung tâm thương mại

Để trung tâm thương mại có thể vận hành ổn định và hiệu quả ban quản lý cần chú trọng tới các yếu tố quản lý sau :

6.1. Quản lý tài chính chặt chẽ cho trung tâm thương mại

Đối với mỗi tòa nhà trung tâm thương mại, việc quản lý chặt chẽ tài chính luôn là yếu tố thiết yếu mà ban quản lý đều phải quan tâm.

Trong đó khi quy chế quản lý trung tâm thương mại, ngoài những khoản thu tài chính cố định như tiền thuê mặt bằng, phí quản lý hàng tháng thì chủ đầu tư còn cần quản lý chặt các khoản tài chính khác như tiền phí dịch vụ của khách thuê như điện, nước, vệ sinh an ninh…. Và những khoản phí tài chính này nếu gộp lại chính là con số không hề nhỏ, những khoản tiền này cũng được giao nộp cho ban quản lý trung tâm thương mại.

Vì vậy ban quản lý cần phải có giải pháp quản lý tài chính khoa học và chặt chẽ, ban quản lý tòa nhà trung tâm thương mại sẽ phải thay mặt khách hàng để quản lý rạch ròi, đảm bảo nhu cầu của khách thuê trong tòa nhà cũng như khách hàng ghé thăm.

Bên cạnh những khoản phí ngoài việc chi trả cho tiền điện, nước chung trong tòa nhà còn có chi phí cho việc làm vệ sinh các khu vực dùng chung như hành lang, sảnh,… hay chi phí sửa chữa, lương nhân viên vệ sinh, lương nhân viên bảo vệ,… cũng đều cần phải quản lý chặt chẽ hơn.

6.2. Quản lý nhân sự tối ưu

Tại các trung tâm thương mại, để quản lý tòa nhà thông minh hoạt động ổn định thì cần phải có nhân sự khác nhau cho từng vị trí bên trong ban quản lý tòa nhà. Lúc này ban quản lý cũng cần phải có cách tuyển dụng và chế độ thưởng phạt, giám sát chặt chẽ cho các nhân viên trong tòa nhà thương mại, đảm bảo nhân viên có thể thực hiện đúng yêu cầu công việc và làm việc hiệu quả.

6.3. Quản lý khách hàng hiệu quả

Khi quản lý vận hành trung tâm thương mại,cần phải có giải pháp quản lý khách hàng khoa học, đảm bảo các chính sách chăm sóc khách hàng cũng như việc giải quyết yêu cầu của khách hàng bên trong trung tâm thương mại đều phải được thực hiện trơn tru và hiệu quả hơn.

Chỉ khi quản lý khách hàng tối ưu và khiến khách hàng hài lòng thì mới không làm ảnh hưởng tới lợi ích của chủ đầu tư và lợi ích của trung tâm thương mại.

6.4. Vận hành & Bảo trì hệ thống kỹ thuật

Trung tâm thương mại nếu muốn hoạt động tốt thì các hệ thống thông gió, hệ thống điện, hệ thống nước, hệ thống pccc,… đều phải đảm bảo vận hành ổn định, vì vậy những hệ thống này đều cần được vận hành, kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ với mục đích đảm bảo sự hoạt động thông suốt của các hệ thống.

Để làm được những điều này, trung tâm thương mại cần phải có hệ thống quản lý chuyên nghiệp, ưu việt và chuyên biệt trong quản lý. Đây cũng là lý do những phần mềm quản lý trung tâm thương mại được thiết kế chuyên biệt và đặc thù POTS chính là sự lựa chọn hàng đầu để tối ưu dịch vụ quản lý trung tâm thương mại hiện nay.

>>> Xem thêm: Dịch vụ Bảo trì, sửa chữa kỹ thuật tòa nhà chuyên nghiệp POTS

POTS – ĐƠN VỊ QUẢN LÝ TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI UY TÍN

Dự án trung tâm thương mại POTS đã thực hiện

TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI PLATINUM PLAZA

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị có uy tín, có chuyên môn và đội ngũ nhân sự luôn sẵn sàng làm việc thì POTS chính là một đối tác tuyệt vời. POTS tự hào là một trong những công ty quản lý vận hành tòa nhà tiên phong hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi luôn áp dụng và tuân thủ chặt chẽ các lịch trình bảo dưỡng ngăn ngừa cho toàn bộ hệ thống như: Thang máy, điều hòa thông gió, điện, cấp thoát nước, phòng cháy chữa cháy… Ngoài ra, chúng tôi luôn trú trọng đảm bảo hệ thống an ninh hoạt động hiệu quả nhất bằng việc thực hiện công tác kiểm tra ngăn ngừa hàng ngày cho các thiết bị camera, CCTV, hệ thống giám sát an ninh.

Lý do nên chọn POTS để Quản lý vận hành trung tâm thương mại

• Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm: Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành, POTS sở hữu đội ngũ chuyên gia am hiểu sâu sắc các vấn đề quản lý và vận hành trung tâm thương mại. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết mọi vấn đề phát sinh của cư dân và chủ đầu tư.
• Dịch vụ tận tâm, giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề phát sinh: Chúng tôi hiểu rằng các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành chung cư cần được giải quyết kịp thời và hiệu quả. Đó là lý do POTS luôn có đội ngũ chuyên gia sẵn sàng phản hồi ngay lập tức và đưa ra các giải pháp tối ưu.
• Hỗ trợ liên tục và theo dõi hiệu quả quản lý tòa nhà: POTS cam kết cung cấp dịch vụ hỗ trợ liên tục, theo dõi sát sao mọi hoạt động của tòa nhà để đảm bảo không có bất kỳ vấn đề nào bị bỏ sót. Mỗi hoạt động đều được ghi chép chi tiết, từ đó giúp chủ đầu tư theo dõi và đánh giá hiệu quả công tác quản lý. Bạn có thể tham khảo minh chứng năng lực của POTS để thấy rõ năng lực và kết quả mà chúng tôi đã đạt được trong các dự án quản lý trung tâm thương mại.

POTS không chỉ là đối tác quản lý trung tâm thương mại, mà còn là người đồng hành giúp chủ đầu tư tối ưu hóa chi phí, nâng cao chất lượng sống cho cư dân và duy trì sự phát triển bền vững của các tòa nhà trung tâm thương mại.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: Unit 209-211, Lầu 2, Tòa nhà PetroVietnam, Số 1 Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM, Việt Nam
• Hotline: 0901 908 890
  
• Website: Pots.vn

Quản lý trung tâm thương mại là một quá trình phức hợp, đòi hỏi sự phối hợp đồng bộ giữa hệ thống kỹ thuật, tài chính, dịch vụ khách hàng và tuân thủ pháp luật. Khi quy mô thương mại ngày càng phát triển, việc áp dụng một quy trình quản lý chuyên nghiệp không chỉ giúp tối ưu vận hành mà còn nâng cao giá trị thương hiệu và trải nghiệm khách hàng. Với bề dày kinh nghiệm và đội ngũ chuyên môn cao, POTS mang đến giải pháp quản lý trung tâm thương mại toàn diện – linh hoạt trong thực tiễn, vững chắc về pháp lý và hướng đến hiệu quả dài hạn cho chủ đầu tư.

Xem thêm:

• Phí quản lý vận hành chung cư
• Ban quản lý chung cư, quyền hạn và trách nhiệm