Cùng với sự phát triển của xã hội, các tòa nhà chung cư xuất hiện ngày càng nhiều, các cao ốc cũng liên tục được khởi công nhằm đáp ứng những nhu cầu cấp thiết về nơi ở của cộng đồng, nhiều tòa nhà có giá trị lên đến hàng nghìn tỷ đồng. Do đó, việc quản lý vận hành các tòa nhà chuyên nghiệp cần phải được chú trọng hơn. Nhưng làm thế nào để xây dựng nên một quy trình quản lý vận hành tòa nhà đúng tiêu chuẩn? Hãy cùng POTS tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Giới thiệu sơ lược về Quản lý vận hành tòa nhà
Quản lý vận hành tòa nhà được định nghĩa đơn giản là những hoạt động liên quan đến việc quản lý và đưa tòa nhà vào hoạt động một cách trơn tru, an toàn và hiệu quả nhất. Đồng thời, nhân viên phải được điều tiết hợp lý sao cho chi phí được giữ ở mức tối thiểu trong khi hiệu quả đạt được là tối đa. Hỗ trợ khách hàng để giúp cho khách hàng tận dụng tối đa các tiện ích của tòa nhà. Một trong những nhiệm vụ cần thiết và cực kỳ quan trọng trong chuỗi hoạt động quản lý tòa nhà là chăm sóc khách hàng và bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị và kỹ thuật trong tòa nhà.
Việc thuê dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà giúp chủ đầu tư tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể cho việc vận hành và kinh doanh tòa nhà của mình mà vẫn đảm bảo các dịch vụ được cung cấp và xử lý một cách chuyên nghiệp nhất.
Quản lý tòa nhà bao gồm 3 loại chính:
Quản lý tòa nhà văn phòng
Cung giống như quản lý vận hành toà nhà thì ở Quản lý tòa nhà văn phòng là hoạt động bao gồm các công việc thuộc lĩnh vực quản lý và vận hành nhằm đảm bảo cho tòa nhà văn phòng hoạt động ổn định và hiệu quả. Có một số đơn vị còn cung cấp luông các giải pháp giúp khai thác tìm kiếm khách hàng cho thuê hiệu quả.
Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng giúp cho chủ đầu tư khai thác hiệu quả được đúng chức năng của toà nhà. Ngoài ra, còn giúp các khách hàng làm việc tại toà nhà cảm thấy thoải mái nhất.
—-> XEM THÊM: Quản lý khai thác cho thuê toà nhà văn phòng hiệu quả
Quản lý tòa nhà chung cư.
Quản lý tòa nhà chung cư là dịch vụ thiết yếu đối với những ai quan tâm đến chất lượng sống trong môi trường chung cư. Để đánh giá xem dịch vụ quản lý chung cư có hiệu quả hay không, bạn cần xem xét nhiều tiêu chí khác nhau, trong đó quy trình quản lý tòa nhà đóng vai trò quan trọng không thể thiếu.
—-> XEM THÊM: Chi Phí Quản Lý Vận Hành Chung Cư
Quản lý khách sạn hoặc căn hộ cho thuê cao cấp.
Quản lý khách sạn hoặc căn hộ cho thuê cao cấp là hoạt động bao gồm các công việc thuộc lĩnh vực quản lý và vận hành nhằm đảm bảo cho hệ thống lưu trú hoạt động ổn định, chuyên nghiệp và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Một số đơn vị còn cung cấp thêm các giải pháp về tiếp thị, quảng bá và khai thác tối ưu công suất phòng.
Dịch vụ quản lý khách sạn hoặc căn hộ cao cấp giúp chủ đầu tư tối ưu hóa doanh thu, giữ vững hình ảnh thương hiệu và gia tăng giá trị bất động sản. Đồng thời, giúp khách lưu trú cảm thấy hài lòng, an tâm và sẵn sàng quay lại hoặc giới thiệu cho người khác.
Điểm khác biệt giữa 3 loại hình sản phẩm của Quản Lý Vận Hành Toà Nhà:
| Yếu tố | Quản lý Văn phòng | Quản lý Trung tâm thương mại | Quản lý Khách sạn & Căn hộ cho thuê cao cấp |
|---|---|---|---|
| Mục tiêu chính | Cung cấp không gian làm việc hiệu quả và ổn định cho các doanh nghiệp. | Cung cấp các không gian bán lẻ, thu hút khách hàng đến mua sắm và sử dụng dịch vụ. | Cung cấp dịch vụ lưu trú cao cấp, đảm bảo sự thoải mái và hài lòng của khách hàng. |
| Cơ cấu quản lý | Chủ yếu quản lý các dịch vụ chung và sự phối hợp giữa các công ty thuê văn phòng. | Quản lý dịch vụ khách hàng, an ninh, và bảo trì các cửa hàng và khu vực công cộng. | Quản lý dịch vụ khách sạn như lễ tân, vệ sinh, dịch vụ phòng, bảo vệ, nhà hàng và các tiện ích cao cấp. |
| Dịch vụ cung cấp | Dịch vụ bảo vệ, bảo trì chung, vệ sinh, hỗ trợ kỹ thuật, hỗ trợ khách thuê. | Dịch vụ bảo vệ, bảo trì cửa hàng, vệ sinh, tiếp thị, quản lý các sự kiện và hoạt động trong trung tâm. | Dịch vụ lễ tân, dịch vụ phòng, bảo vệ, nhà hàng, phòng tập gym, bể bơi và các tiện ích khác. |
| Đối tượng khách hàng | Doanh nghiệp thuê văn phòng, nhân viên làm việc tại các văn phòng. | Các nhà bán lẻ, khách hàng mua sắm, khách tham gia các sự kiện trong trung tâm. | Khách lưu trú cao cấp, khách du lịch, khách dài hạn thuê căn hộ. |
| Quy trình bảo trì và sửa chữa | Bảo trì định kỳ các thiết bị chung, hệ thống HVAC, điện, nước. | Bảo trì các thiết bị chung, khu vực công cộng, và các dịch vụ phục vụ khách hàng. Đảm bảo hệ thống vận hành BMS của toà nhà được chơn chu và an toàn nhất |
Bảo trì thiết bị trong phòng, dịch vụ vệ sinh, bảo trì cơ sở vật chất và các tiện ích phòng khách sạn. Ngoài ra, với loại dịch vụ căn hộ cao cấp cần đảm bảo các tiện ích sử dụng chung luôn hoạt động tốt nhất. |
| Quy trình tiếp nhận và rút lui của khách | Tiến hành hợp đồng thuê dài hạn, định kỳ thanh toán thuê. | Hợp đồng cho thuê cửa hàng ngắn hạn, thu hút thương hiệu nổi bật và khách hàng. | Quy trình check-in, check-out cho khách sạn và cho thuê căn hộ dài hạn, thủ tục đăng ký và thanh toán. |
Ở mỗi lĩnh vực khác nhau sẽ có một cách quản lý tòa nhà văn phòng phù hợp. Sau đây là bộ quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp mà POTS muốn chia sẻ với các bạn:
Vì sao nên Quản lý vận hành tòa nhà?
Việc quản lý vận hành tòa nhà mang lại nhiều lợi ích khác nhau; trong đó có thể kể đến các lợi ích như sau:
Đảm bảo an toàn
Quản lý và vận hành tòa nhà càng được thực hiện một cách chuyên nghiệp, chỉnh chu đúng quy trình sẽ mang lại cho cư dân một môi trướng sống an toàn. Từ khâu an ninh cho đến các khâu bảo trì hệ thống và kể cả việc vệ sinh.
Nếu có vấn kỳ vấn đề nào xảy ra sẽ đảm bảo được xử lý kịp thời và nhanh chóng nhất. Không chỉ an toàn mà việc quản lý vận hành tốt sẽ giúp cư dân có được sự thoải mái và thuận tiện khi sinh sống tại tòa nhà.
Phòng tránh và xử lý kịp thời rủi ro
Để tất cả các hoạt động bên trong một tòa nhà chung cư hay trung tâm thương mại hoạt động một cách suôn sẻ thì yếu tố tiên quyết đó là luôn phòng tránh được rủi ro. Do đó, việc quản lý vận hành tòa nhà sẽ đảm bảo được điều này.
Nhờ có quy trình nghiêm ngặt kiểm tra các hệ thống một cách định kỳ thường xuyên. Đội ngũ kỹ thuật, an ninh luôn sẵn sàng làm việc thì chắc chắn sẽ khắc phục sự cố hay rủi ro không mong muốn một cách an toàn, nhanh chóng và đúng nghiệp vụ chuyên môn nhất.
Nâng cao thương hiệu và giá trị của tòa nhà
Một tòa nhà được vận hành theo quy trình khép kín, đảm bảo an toàn, phòng tránh rủi ro nhanh chóng thì chắc chắn sẽ đem đến cho cư dân sinh sống và người sở hữu sự hài lòng cao nhất. Đây chính là một nhân tố quan trọng để nâng cao thương hiệu cũng như giá trị của tòa nhà.
Do đó nhiều chủ đầu tư đã phải kỹ càng trong khâu chọn lựa một đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp. Bởi chính điều này đảm bảo cho họ có được sự tin tưởng của nhiều khách hàng đối với các sản phẩm bất động sản hình thành trong tương lai.
Vai trò và yêu cầu đối với đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chung cư
Quản lý vận hành tòa nhà là quá trình tổ chức và điều phối toàn bộ các hoạt động nhằm đảm bảo công trình được vận hành ổn định, an toàn và hiệu quả. Công việc này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận chuyên môn và thường do Ban Quản lý tòa nhà đảm nhận. Từ giám sát kỹ thuật, triển khai an ninh – vệ sinh, đến chăm sóc khách thuê… tất cả đều phải được thực hiện một cách bài bản, có kế hoạch và tuân thủ quy trình rõ ràng.
Cơ cấu tổ chức và vai trò
Ban Quản lý tòa nhà bao gồm các nhóm chuyên trách theo từng mảng như kỹ thuật, vận hành, an ninh, dịch vụ khách hàng và tài chính. Mỗi nhóm có trưởng bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp, và toàn bộ hệ thống được giám sát bởi Giám đốc Ban Quản lý – người chịu trách nhiệm điều phối chung và đảm bảo chất lượng vận hành tổng thể.
—-> XEM THÊM:
- Ban Quản Lý Chung Cư – Quyền hạn và trách nhiệm trong quản lý toà nhà
- Ban quản lý tòa nhà – Giải pháp quản lý tòa nhà hiệu quả
Nhiệm vụ trọng tâm
Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà cần triển khai đầy đủ và hiệu quả các công việc sau:
- Quản lý toàn diện hệ thống kỹ thuật, an ninh, PCCC và các hạ tầng thiết yếu.
- Lập và thực hiện kế hoạch bảo trì định kỳ, xử lý các sự cố kỹ thuật.
- Đảm bảo chất lượng dịch vụ tiện ích cho người sử dụng/khách thuê.
- Quản lý ngân sách vận hành và giám sát chi phí bảo trì – bảo dưỡng.
- Theo dõi, đánh giá và quản lý nhà thầu dịch vụ bên ngoài.
- Tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và điều phối nhân sự vận hành.
- Tiếp nhận – xử lý phản ánh từ cư dân, đảm bảo sự hài lòng khách thuê.
- Quản lý hồ sơ vận hành và dữ liệu khách thuê một cách chính xác, bảo mật.
- Kiểm tra hiện trạng tòa nhà định kỳ nhằm phát hiện – khắc phục sớm các vấn đề phát sinh.
Yêu cầu đối với người làm công tác quản lý
Để đảm nhiệm tốt vai trò này, cá nhân phụ trách cần đáp ứng các yêu cầu sau:
-
Kiến thức chuyên môn: Am hiểu sâu về kỹ thuật công trình, an toàn, vệ sinh, hành chính – tài chính, cũng như pháp lý liên quan đến quản lý tòa nhà.
-
Năng lực quản lý: Có khả năng lập kế hoạch, tổ chức nhân sự, điều phối công việc và xử lý tình huống linh hoạt, chính xác.
-
Phẩm chất đạo đức: Trung thực, trách nhiệm, cẩn trọng và minh bạch trong mọi hoạt động, nhằm xây dựng uy tín và nâng cao giá trị công trình.
—-> XEM THÊM: Hồ sơ năng lực của POTS
Quy trình Quản lý vận hành tòa nhà đúng tiêu chuẩn tại Việt Nam
Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà
Một trong những lưu ý quan trọng nhất trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà là vấn đề vệ sinh. Các tòa nhà cần được vệ sinh thường xuyên và định kỳ vì số lượng người sinh sống và đi lại hằng ngày là rất lớn.
Ban quản lý tòa nhà cần phải thiết lập các nguyên tắc và quy định phù hợp cho đội ngũ nhân viên để đảm bảo sự sạch sẽ của hệ thống tòa nhà. Nguyên tắc này có thể bao gồm việc xử lý rác thải, các khu vực cần được làm sạch từ bên trong đến bên ngoài của tòa nhà, v.v … Quy trình quản lý vệ sinh thường được xử lý bởi một đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp và sẽ được thực hiện như sau:
- Khảo sát các hạng mục và diện tích của từng hạng mục.
- Lên kế hoạch vệ sinh sau khi đánh giá tình hình
- Tiến hành vệ sinh các hạng mục.
- Lên kế hoạch các phương án hỗ trợ để đảm bảo hiệu quả trong quá trình quản lý sử dụng nhà chung cư, văn phòng
Quy trình quản lý khách hàng
Các tòa nhà hiện nay là nơi sinh sống của rất nhiều khách hàng thuộc nhiều tầng lớp khác nhau. Để tối ưu trải nghiệm của khách hàng và đảm bảo công tác an ninh, việc quản lý này đòi hỏi sự khéo léo và kỹ năng chuyên nghiệp. Quy trình quản lý khách hàng thường được thực hiện qua các bước:
- Lập danh sách khách hàng cần được quản lý.
- Thành lập bộ phận chăm sóc khách hàng bao gồm giải quyết vấn đề, giải đáp thắc mắc, tiếp nhận ý kiến đóng góp…
- Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng khi đến tòa nhà
- Kết hợp với bộ phận an ninh giữ gìn trật tự của tòa nhà.
- Trang trí tòa nhà theo yêu cầu của khách hàng
- Đào tạo và giám sát tác phong, thái độ của nhân viên tòa nhà đối với khách hàng.
- Bảo hành, sửa chữa lỗi căn hộ cho khách hàng.
Quy trình quản lý các nhà thầu
Quản lý nhà thầu là công tác vô cùng cần thiết trong các quy trình quản lý tòa nhà văn phòng. Sẽ có thêm các nhà thầu liên quan đến việc vận hành tòa nhà như xây dựng, sửa chữa, bảo trì hệ thống , v.v., ngoài việc dọn dẹp, cây cối, an ninh, và các nhà thầu khác phục vụ trực tiếp cho việc quản lý tòa nhà. Quy trình quản lý và giám sát nhà thầu sau đây có thể được sử dụng để làm cho việc quản lý hiệu quả hơn:
- Khảo sát tình hình và tiếp nhận ý kiến chung về các kế hoạch phát triển nhà thầu
- Lên kế hoạch chi phí.
- Lập ra kế hoạch mời nhà thầu chi tiết
- Lập kế hoạch quản lý các nhà thầu.
- Giám sát tiến độ công việc của các nhà thầu và yêu cầu báo cáo theo tuần/tháng
Quy trình triển khai công tác quản lý an ninh tòa nhà
- Khảo sát chi tiết tổng thể của tòa nhà bao gồm thiết kế, lối ra vào…
- Khảo sát an ninh khu vực và đánh giá thực trạng an ninh.
- Đưa ra các phương án bố trí nhân viên bảo vệ để đảm bảo an ninh tuyệt đối
- Triển khai các công việc cụ thể để bảo vệ an ninh tòa nhà.
- Xây dựng phương án dự phòng nhằm đề phòng sự cố xảy ra,
- Thiết lập các quy định, đào tạo, tập huấn cho nhân viên về vấn đề PCCC
Quy trình quản lý vận hành tòa nhà về kỹ thuật, khoa học
Hệ thống kỹ thuật càng tiên tiến, hiện đại thì việc bảo trì, sửa chữa và vận hành tòa nhà càng dễ dàng. Do đó, ban quản lý cần phải xây dựng công tác quản lý vận hành tòa nhà về kỹ thuật, khoa học một cách hợp lý. Quy trình này thường được thực hiện như sau:
- Khảo sát toàn bộ hệ thống kỹ thuật nhằm phục vụ cho công tác vận hành tòa nhà.
- Kiểm tra, đánh giá thực trạng của toàn bộ thiết bị bên trong tòa nhà và tìm ra phương án khắc phục sự cố
- Lập ra kế hoạch vận hành cụ thể cho toàn bộ hệ thống kỹ thuật của tòa nhà đồng thời phải đảm bảo an toàn tuyệt đối
- Xây dựng phương án giải quyết các sự cố kỹ thuật.
- Đưa ra kế hoạch bảo trì hệ thống kỹ thuật tòa nhà cho toàn bộ các thiết bị.
Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính
Nguồn tài chính xây dựng phải luôn được sử dụng rõ ràng, minh bạch và hợp lý. Do đó, quản lý tài chính trở thành một thành phần quan trọng của quy trình quản lý căn hộ chung cư. Sau đây là quy trình quản lý tài chính cụ thể:
- Lên kế hoạch thu tài chính.
- Lên kế hoạch chi quỹ tiền mặt.
- Lập kế hoạch báo cáo quá trình thu chi hàng tháng hoặc định kỳ.
- Xây dựng kế hoạch cụ thể để phối hợp với các bộ phận nhằm hỗ trợ công tác quản lý tài chính của tòa nhà.
Quy trình quản lý nhân sự tòa nhà
Quy trình quản lý hành chính là một yếu tố đánh giá tính chuyên nghiệp của tòa nhà. Hệ thống tòa nhà sẽ rơi vào tình trạng lộn xộn và không thể kiểm soát nếu quy trình nghiệp vụ hành chính không được thực hiện. Quy trình quản lý hành chính sẽ bao gồm các hoạt động sau:
- Lập biểu mẫu quản lý tòa nhà gồm những việc: chuyển nhận thư tín, văn bản, chứng từ…
- Xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng chi tiết
- Triển khai công tác báo cáo định kỳ hàng tháng, quý…
- Lập kế hoạch phối hợp với các bộ phận khác để đạt hiệu quả tốt nhất và tối ưu công tác quản lý vận hành tòa nhà
Quy trình làm báo cáo
Định kỳ hàng tuần, tháng, quý, các bộ phận quản lý cần phải báo cáo đầy đủ về công tác quản lý tòa nhà… Việc báo cáo này sẽ giúp cho chủ đầu tư và ban giám sát nắm bắt tình hình, có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp. Đặc biệt, việc báo cáo quy trình quản lý tòa nhà phải khách quan, trung thực và trình bày đúng theo các vấn đề mà chủ đầu tư quan tâm.
POTS – Đơn vị vận hành và quản lý tòa nhà uy tín
POTS là đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp, cung cấp giải pháp toàn diện cho chung cư, văn phòng và tổ hợp thương mại. Với hệ thống quy trình chuẩn hóa, đội ngũ được đào tạo bài bản và công nghệ quản lý hiện đại, POTS giúp chủ đầu tư vận hành tòa nhà ổn định, tối ưu chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ cho cư dân – khách thuê.
Điểm khác biệt của POTS:
- Quy trình vận hành minh bạch – chuẩn quốc tế, dễ dàng kiểm soát và đo lường hiệu quả.
- Ứng dụng công nghệ quản lý tòa nhà giúp xử lý sự vụ nhanh chóng, giảm sai sót và tối ưu hiệu suất.
- Đội ngũ nhân sự chuyên môn cao, phong cách phục vụ chuẩn mực và thân thiện với cư dân.
- Tối ưu chi phí vận hành, kèm các giải pháp tiết kiệm năng lượng và giảm lãng phí.
- Dịch vụ cộng đồng được chú trọng, tăng sự gắn kết và hài lòng cư dân.
- Phản hồi sự cố 24/7, đảm bảo an toàn – ổn định cho toàn bộ tòa nhà.
- Kinh nghiệm đa dạng trong nhiều mô hình: chung cư, officetel, toà nhà thương mại.
Trên đây là tổng quan về dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà mà POTS gửi đến bạn. Hy vọng những thông tin này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về cách chúng tôi tối ưu vận hành, nâng cao chất lượng sống và đảm bảo sự bền vững cho mỗi công trình. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn, POTS luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ bất cứ khi nào.