Đối với chủ đầu tư và khách hàng thuê mua căn hộ chung cư thì quản lý tòa nhà là một khái niệm hết sức quen thuộc. Vậy câu hỏi đặt ra là quản lý tòa nhà là gì ? Vì sao phải quản lý tòa nhà tại các khu cao ốc? Hãy cùng đơn vị quản lý tòa nhà uy tín POTS tìm hiểu những ưu điểm nổi bật và tính thiết yếu của dịch vụ quản lý tòa nhà thông qua những kiến thức bổ ích ngay sau đây.
1. Quản lý tòa nhà là gì?
Quản lý tòa nhà là một công việc quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tòa nhà. Công tác này giúp đảm bảo cho chung cư luôn được an toàn và đảm bảo về an ninh khu vực.
Đây được xem như một công tác vận hành chịu trách nhiệm cho các hoạt động của tòa nhà được diễn ra hiệu quả. Bản thân quản lý tòa nhà cũng được xem là một lĩnh vực kinh doanh khi cung cấp các dịch vụ vận hành tòa nhà đến cho nhiều chủ đầu tư. Quản lý vận hành tòa nhà có tên tiếng Anh đầy đủ là Management of the building.
Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà sẽ là đơn vị cung cấp các hoạt động nhằm để điều khiển hệ thống trong chung cư được thuận lợi hơn. Cụ thể như về PCCC, hệ thống điện nước và thang máy cùng các bộ phận nhân viên và kết cấu kiến trúc hạ tầng tiện ích của tòa nhà. Tuy nhiên với mỗi công trình với mục đích sử dụng khác nhau cũng sẽ ảnh hưởng đến công việc cụ thể của bộ phận quản lý.
Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà là dịch vụ cung cấp các hoạt động giúp cho hệ thống trong tòa nhà được vận hành trơn tru thuận lợi, an toàn nhất. Bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động sau:
- Đảm bảo an ninh, trật tự
- Dịch vụ vệ sinh
- Quản lý chăm sóc khách hàng, đối nội, đối ngoại, nhân sự, giám sát hoạt động,
- Vận hành, bảo trì bảo dưỡng và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà
- Phụ trách hợp tác, cho thuê, marketing
- Các hệ thống điện, nước, thang máy, PCCC, nhân sự,… và các tiện ích khác trong tòa nhà.
Hiện nay dịch vụ quản lý tòa nhà phụ trách những lĩnh vực nổi bật như: Dịch vụ quản lý chung cư cao tầng, quản lý tòa nhà văn phòng, quản lý trung tâm thương mại,… Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng điều kiện và yêu cầu của chủ đầu tư mà tính chất của tòa nhà sẽ có những công việc khác nhau.
Dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư
Quản lý chung cư giúp đem lại sự thoải mái và an tâm cho cư dân sinh sống hoặc quyết định đầu tư tại đây. Công việc chính khi vận hành khu căn hộ là đảm bảo an ninh an toàn và cung cấp được môi trường sống thuận lợi và lành mạnh.
Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng
Quản lý tòa nhà văn phòng là hoạt động vận hành các hệ thống trong tòa nhà giúp cho khách thuê có một trải nghiệm tốt nhất. Đòi hỏi ban quản lý phải thật chuyên nghiệp và có trách nhiệm. Đảm bảo cho nhân viên một môi trường làm việc an toàn và đảm bảo về an ninh và độ bí mật. Đồng thời tạo được niềm tin để nhiều đơn vị lựa chọn đặt làm văn phòng làm việc.
>>>> Tham Khảo Thêm: Dịch vụ quản lý chung cư văn phòng cao cấp do POTS cung cấp
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ: Unit 209-211, Lầu 2, Tòa nhà PetroVietnam, Số 1 Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM, Việt Nam
- Hotline: 0901 90 88 90
- Email: [email protected]
2. Vai trò của dịch vụ quản lý tòa nhà
Công tác quản lý tòa nhà đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc đảm bảo cho môi trường sống của cư dân an toàn và lành mạnh. Có thể nói chất lượng sinh hoạt và dịch vụ sử dụng tại các căn hộ phụ thuộc rất lớn vào chiến lược và cách quản lý.
Một tòa cao ốc được vận hành một cách trơn tru và hiệu quả sẽ giúp chủ đầu tư gia tăng được tỷ lệ khách thuê mua căn hộ. Hơn thế nữa, nếu việc kinh doanh thuận lợi và được nhiều người lựa chọn sẽ nâng cao được giá trị hạ tầng và tính hiệu quả trong dự án của chủ đầu tư sau này.
Dịch vụ vận hành được chủ đầu tư và cư dân sử dụng với những mục đích chính sau:
- Đảm bảo an toàn
Có thể nói sự an ninh của căn hộ là yếu tố quan trọng quyết định trực tiếp đến với chất lượng cuộc sống của cư dân. Chính bởi vì lẽ đó mà nhà đầu tư và ban quản lý hết sức chú trọng đến việc vận hành tốt khu căn hộ.
Mỗi bộ phận nhân viên đều phải bảo đảm cung cấp được một môi trường sống an toàn và lành mạnh cho cư dân sống và làm việc tại đây. Nhiệm vụ của họ là thường xuyên kiểm tra an ninh và xử lý các vấn đề bất thường của tòa nhà một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
- Phòng tránh rủi ro
Các hệ thống hoạt động tại những căn hộ hay dự án cao tầng thì đều phải được thường xuyên kiểm tra và bảo trì. Cơ sở hạ tầng máy móc kỹ thuật và các thiết bị khác có nguy cơ phát sinh rủi ro nên cần được để ý nhiều hơn.
Bảo trì và khắc phục tốt sẽ mang đến sự an tâm cho người dân. Đồng thời còn giúp cho nhà đầu tư tiết kiệm được nhiều khoản phí thay mới và sửa chữa trang thiết bị.
- Nâng cao giá trị
Nếu hệ thống quản lý được vận hành một cách trơn tru và đem lại hiệu quả cao sẽ tạo được niềm tin cho khách hàng. Sự hài lòng của khách chính là bước đệm thuận lợi để chủ đầu tư tăng tỷ lệ bán sản phẩm. Hơn thế nữa nếu có càng nhiều cư dân hài lòng và yêu thích thì danh tiếng của tòa nhà cũng sẽ tăng. Điều này vô cùng có lợi cho chủ đầu tư trong việc tiến hành các dự án cao ốc về sau.
3. Triển khai và vận hành công việc quản lý tòa nhà là trách nhiệm của ai?
Quản lý tòa nhà là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng và yêu cầu một hệ thống tổ chức chuyên nghiệp để đảm bảo quá trình vận hành diễn ra hiệu quả. Để đạt được điều này, việc xây dựng ban quản lý tòa nhà là điều cần thiết. Ban quản lý không chỉ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn tạo ra môi trường sống tốt nhất cho cư dân và người thuê.
Ban quản lý tòa nhà sẽ bao gồm nhiều bộ phận với các vai trò và trách nhiệm khác nhau. Các bộ phận này có thể bao gồm bộ phận kiểm tra và giám sát an ninh, bộ phận phòng cháy chữa cháy (PCCC), bộ phận bảo trì dịch vụ và thiết bị, cùng với bộ phận dọn dẹp vệ sinh, và nhiều bộ phận khác tùy vào nhu cầu của tòa nhà.
Chính vì công việc quản lý tòa nhà đòi hỏi sự chuyên nghiệp và kiến thức chuyên môn, người chịu trách nhiệm chính trong việc này cần phải có đủ năng lực để xử lý các tình huống phát sinh và đảm bảo an toàn cho tòa nhà. Bên cạnh đó, nhân viên trong ban quản lý cũng cần phải thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch và rõ ràng trong mọi công việc để đảm bảo mang đến dịch vụ quản lý tòa nhà cao cấp, chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.
Như vậy, công tác quản lý tòa nhà không chỉ là một công việc cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận mà còn đòi hỏi một đội ngũ quản lý có đủ khả năng và trách nhiệm để đảm bảo mọi vấn đề được xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả, phục vụ tốt nhất cho cư dân và người thuê.
4. Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà bao gồm những gì?
Dưới đây là phiên bản mở rộng và chi tiết hơn của từng mục trong dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà, với cách diễn đạt sáng tạo hơn, giúp tránh sự trùng lặp và mang đến thông tin độc đáo:
4.1. Dịch vụ vệ sinh
Vệ sinh tòa nhà không chỉ đơn thuần là việc giữ gìn sự sạch sẽ mà còn là yếu tố phản ánh chất lượng sống của cư dân. Mỗi khu vực trong tòa nhà, từ hành lang, sảnh chung cho đến thang máy hay bãi đỗ xe, đều cần được vệ sinh sạch sẽ và duy trì trong tình trạng tốt nhất. Đặc biệt, những khu vực như sảnh, nơi cư dân và khách hàng thường xuyên qua lại, càng cần chú trọng vệ sinh để tạo ấn tượng ban đầu đẹp đẽ và dễ chịu.
Ban quản lý tòa nhà cần hợp tác với các đơn vị nhà thầu vệ sinh chuyên nghiệp, không chỉ trong việc dọn dẹp hàng ngày mà còn phải lên kế hoạch vệ sinh định kỳ cho các khu vực có mật độ sử dụng cao. Việc bảo đảm các tiêu chuẩn vệ sinh sẽ không chỉ nâng cao chất lượng sống mà còn giúp kéo dài tuổi thọ của các cơ sở vật chất trong tòa nhà, từ đó tạo dựng được uy tín và giá trị lâu dài cho tòa nhà trong mắt cư dân và các khách thuê.
4.2. Dịch vụ quản lý tài chính
Quản lý tài chính tòa nhà không chỉ là việc thu phí dịch vụ mà còn là một công tác phức tạp đòi hỏi sự minh bạch và chính xác cao. Ban quản lý cần xây dựng một hệ thống thu chi rõ ràng, từ các khoản phí bảo trì, điện, nước, đến việc thuê các dịch vụ khác như bảo vệ, vệ sinh hay xử lý côn trùng. Điều này không chỉ giúp tòa nhà vận hành suôn sẻ mà còn mang lại sự tin tưởng từ phía cư dân, bởi họ luôn được cập nhật về tình hình tài chính và sử dụng dịch vụ một cách công bằng.
Để đảm bảo minh bạch tài chính, báo cáo thu chi cần được thực hiện định kỳ và công khai. Ban quản lý có thể sử dụng các công cụ quản lý tài chính hiện đại để theo dõi và lập báo cáo chi tiết, giúp chủ đầu tư và ban quản trị dễ dàng nắm bắt được tình hình tài chính của tòa nhà. Hơn nữa, việc công khai tài chính một cách rõ ràng sẽ tăng cường niềm tin của cư dân vào ban quản lý, đồng thời giúp tránh được những tranh chấp về phí dịch vụ trong tương lai.
4.3. Dịch vụ an ninh
An ninh là yếu tố không thể thiếu trong mỗi tòa nhà, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn và tâm lý của cư dân. Bộ phận an ninh không chỉ có nhiệm vụ bảo vệ tài sản mà còn phải duy trì một môi trường sống bình yên, tránh các mâu thuẫn và tình trạng xâm phạm trật tự. Các công việc như giám sát ra vào, kiểm tra hệ thống khóa cửa, quản lý bãi đỗ xe, xử lý các sự cố an ninh như trộm cắp hay xô xát là những nhiệm vụ chính của bộ phận này.
Trong thời đại công nghệ phát triển, việc ứng dụng các giải pháp quản lý tòa nhà hiện đại như hệ thống camera giám sát, thẻ từ ra vào hay ứng dụng di động giúp giảm bớt gánh nặng cho bộ phận an ninh. Những công nghệ này không chỉ giúp giám sát một cách hiệu quả mà còn tạo ra một hệ thống bảo mật tự động, giúp tăng cường an toàn cho cư dân mà không cần sự can thiệp quá nhiều từ con người, từ đó làm giảm rủi ro và tăng cường hiệu quả công việc.
4.4. Dịch vụ quản lý vận hành và bảo trì kỹ thuật
Để tòa nhà hoạt động ổn định, việc bảo trì các hệ thống kỹ thuật là rất quan trọng. Các thiết bị như thang máy, hệ thống điều hòa, hệ thống báo cháy, hệ thống cấp điện, nước… đều cần được kiểm tra và bảo trì thường xuyên để đảm bảo hoạt động liên tục và hiệu quả. Đặc biệt, thang máy và hệ thống báo cháy là những thiết bị cần được chú ý nhất, bởi chúng ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn của cư dân trong trường hợp khẩn cấp.
Với sự phát triển của công nghệ, ban quản lý có thể sử dụng các hệ thống quản lý tòa nhà BMS (Building Management System) để theo dõi, điều khiển và bảo trì tất cả các hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà. Hệ thống này giúp phát hiện kịp thời các sự cố hỏng hóc và yêu cầu bảo trì, đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng năng lượng và giảm thiểu chi phí vận hành. Nhờ vậy, việc bảo trì các hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà sẽ được thực hiện một cách hiệu quả và tiết kiệm, đồng thời duy trì sự hoạt động ổn định cho tòa nhà trong suốt thời gian dài.
4.5. Quản lý hành chính nhân sự
Quản lý hành chính tòa nhà bao gồm các công việc xử lý tài liệu, văn bản báo cáo, quản lý nhân sự và giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan đến tòa nhà. Ban quản lý cần đảm bảo rằng mọi công việc hành chính được thực hiện một cách chặt chẽ và có hệ thống, từ việc duy trì hồ sơ cư dân, hợp đồng thuê, cho đến việc xử lý các tình huống pháp lý phát sinh. Công tác này không chỉ giúp tòa nhà hoạt động hiệu quả mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cư dân và chủ đầu tư.
Bên cạnh đó, quản lý nhân sự cũng đóng vai trò không kém phần quan trọng trong việc duy trì sự vận hành của tòa nhà. Ban quản lý cần phân bổ công việc hợp lý cho từng bộ phận, hỗ trợ nhân viên trong các công việc khó khăn, đồng thời theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc. Những nhân viên có thành tích xuất sắc cần được khen thưởng, trong khi đó những người chưa làm tốt cần được đào tạo hoặc xử lý nghiêm túc để đảm bảo chất lượng dịch vụ luôn đạt chuẩn.
4.6. Quản lý khách hàng
Quản lý khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng nhất giúp tòa nhà duy trì mối quan hệ tốt đẹp với cư dân và người thuê. Ban quản lý không chỉ cần chăm sóc khách hàng qua việc giải quyết các vấn đề phát sinh mà còn cần tạo dựng niềm tin và sự an tâm cho cư dân thông qua việc cung cấp thông tin kịp thời, rõ ràng về các vấn đề liên quan đến tòa nhà. Chế độ chăm sóc khách hàng tốt sẽ giúp cư dân cảm thấy an tâm và hài lòng, từ đó góp phần duy trì mối quan hệ lâu dài.
Bên cạnh việc giải quyết khiếu nại, ban quản lý cũng cần tổ chức các hoạt động giao lưu, sự kiện cộng đồng để tăng cường sự kết nối giữa cư dân. Điều này không chỉ giúp cải thiện mối quan hệ giữa các cư dân mà còn tạo ra một môi trường sống hòa nhập và thân thiện. Khi cư dân cảm thấy thoải mái và hài lòng với dịch vụ của tòa nhà, họ sẽ trở thành những người truyền bá tốt nhất cho giá trị của tòa nhà, từ đó giúp tăng cường sự uy tín và hình ảnh của tòa nhà trong cộng đồng.
5. Công tác Quản lý tòa nhà chia thành mấy giai đoạn?
Công tác Quản lý Tòa nhà thường được chia làm 2 giai đoạn:
Giai đoạn tiếp nhận và chuẩn bị
- Tuyển dụng & đào tạo bộ máy nhân sự Ban quản lý phù hợp với yêu cầu riêng biệt của từng Tòa nhà và sự thống nhất giữa Chủ Đầu tư và Đơn vị Quản lý;
- Xây dựng các bộ quy trình, quy chuẩn kiểm soát công việc/ dịch vụ, các nội quy, quy định, sổ tay hướng dẫn cho việc vận hành và các hoạt động tại Tòa nhà.
- Tuyển chọn các nhà thầu phụ cung cấp dịch vụ thường xuyên tại Tòa nhà (nhà thầu cung cấp dịch vụ bảo vệ, dịch vụ vệ sinh, chăm sóc cảnh quan…).
- Kiểm tra đảm bảo điều kiện vận hành an toàn cho các hệ thống kỹ thuật, hệ thống phòng cháy chữa cháy, xử lý nước thải của Tòa nhà được Cơ quan chức năng kiểm định và cấp phép hoạt động.
- Nhận bàn giao các hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài liệu liên quan đến Tòa nhà (hồ sơ PCCC, hồ sơ môi trường, hồ sơ hoàn công, bản vẽ, tài liệu kỹ thuật,…);
- Mua sắm, trang bị các công dụng cụ, thiết bị phục vụ cho các hoạt động hàng ngày; chuẩn bị sẵn sàng đầy đủ các điều kiện để đưa Tòa nhà vào hoạt động.
Giai đoạn vận hành
- Quản lý, vận hành, kiểm tra, bảo trì hệ thống kỹ thuật thường xuyên và định kỳ;
- Quản lý, kiểm soát hoạt động, cung cấp các dịch vụ thiết yếu tại Tòa nhà: dịch vụ an ninh, dịch vụ làm sạch, vệ sinh môi trường, chăm sóc cảnh quan … ;
- Quản lý, giám sát chất lượng của các nhà thầu phụ cung cấp dịch vụ tại Tòa nhà;
- Quản lý, chăm sóc Khách thuê, Cư dân;
- Quản lý, kiểm soát công tác an ninh, an toàn, PCCC & CHCN, vệ sinh môi trường đảm bảo tuân thủ theo luật định;
- Quản lý rủi ro, kiểm soát và phân tích đánh giá rủi ro để có các biện pháp phòng ngừa đối với các hoạt động tại Tòa nhà;
- Quản lý và kiểm soát các chi phí hoạt động,chi phí sử dụng năng lượng.
6. Các quy trình quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp hiệu quả
Dưới đây là chi tiết về quy trình quản lý tòa nhà mà bạn có thể tham khảo:
6.1. Quản lý hợp đồng
Quản lý hợp đồng là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong quá trình vận hành tòa nhà. Khi ban quản lý được chủ đầu tư hoặc ban quản trị ký hợp đồng để thực hiện công việc vận hành, họ cần đảm bảo rằng mọi quy trình ký kết và thực thi hợp đồng với các nhà thầu, như dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, cây xanh, hay xử lý côn trùng (nếu có) đều phải được giám sát chặt chẽ. Điều này không chỉ đảm bảo chất lượng dịch vụ mà còn tạo ra một môi trường sống an toàn và tiện nghi cho cư dân.
Bên cạnh việc giám sát việc thực hiện hợp đồng, ban quản lý cũng phải theo dõi tiến trình thanh lý hợp đồng sau khi hết hạn. Việc này giúp đảm bảo sự minh bạch, tránh những tranh cãi không đáng có và bảo vệ quyền lợi của cư dân, chủ đầu tư, cũng như ban quản trị.
6.2. Quy trình công tác vệ sinh
Vệ sinh tòa nhà đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì một môi trường sống sạch sẽ và dễ chịu cho cư dân. Để đạt được điều này, ban quản lý cần lập kế hoạch chi tiết về công tác vệ sinh, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và khu vực. Việc vệ sinh phải được thực hiện đều đặn, không chỉ là công việc hàng ngày mà còn bao gồm việc kiểm tra và giám sát chất lượng công việc vệ sinh định kỳ.
Ngoài ra, công tác quản lý và xử lý rác thải tại các khu vực công cộng của tòa nhà cũng cần được quy định rõ ràng. Ban quản lý phải đảm bảo rằng có đủ nhân sự để thực hiện vệ sinh vào tất cả các giờ trong ngày, đồng thời phân bổ lịch làm việc hợp lý, để không gian sống luôn trong tình trạng sạch sẽ và thoáng mát, đồng thời giúp bảo vệ sức khỏe cho tất cả cư dân.
6.3. Triển khai công tác an ninh
An ninh tòa nhà là yếu tố không thể thiếu để bảo vệ cư dân và tài sản của họ. Ban quản lý cần triển khai một quy trình an ninh chi tiết, bao gồm việc xây dựng nội quy phòng cháy chữa cháy (PCCC), quy định lịch tuần tra an ninh và các biện pháp kiểm soát ra vào tòa nhà. Mọi hoạt động như kiểm tra hàng hóa ra vào, kiểm soát khách tham quan, hay giám sát khu vực đỗ xe đều cần phải được thực hiện theo quy trình nghiêm ngặt.
Bên cạnh đó, công tác huấn luyện phòng cháy chữa cháy cần được thực hiện định kỳ để đảm bảo nhân viên an ninh luôn sẵn sàng đối phó với mọi tình huống khẩn cấp. Việc kiểm tra và duy trì hệ thống an ninh không chỉ giúp bảo vệ tài sản mà còn tạo ra một không gian sống an toàn, mang lại sự tin tưởng tuyệt đối cho cư dân.
6.4. Quy trình quản lý, vận hành hệ thống kỹ thuật
Hệ thống kỹ thuật của tòa nhà là yếu tố cốt lõi đảm bảo vận hành ổn định. Ban quản lý cần phải thực hiện bảo trì các thiết bị kỹ thuật thường xuyên, từ thang máy, điều hòa không khí đến các hệ thống báo cháy, điện và nước. Việc giám sát và kiểm tra các hệ thống này giúp phát hiện sớm các hư hỏng, từ đó đảm bảo các thiết bị hoạt động hiệu quả và tránh được các sự cố nghiêm trọng có thể xảy ra.
Để tối ưu hóa công tác bảo trì, ban quản lý có thể sử dụng các công nghệ hiện đại như hệ thống BMS (Building Management System) để theo dõi và điều khiển các thiết bị trong tòa nhà. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí bảo trì mà còn giúp nâng cao hiệu suất vận hành và đảm bảo sự ổn định cho toàn bộ tòa nhà.
6.5. Thực hiện công tác quản lý tài chính
Quản lý tài chính trong vận hành tòa nhà không chỉ đơn giản là thu và chi phí dịch vụ. Ban quản lý cần có quy trình công khai tài chính rõ ràng, báo cáo định kỳ với chủ đầu tư và cư dân về các khoản thu, chi để đảm bảo tính minh bạch. Quy trình này không chỉ giúp duy trì sự ổn định tài chính cho tòa nhà mà còn tạo dựng lòng tin từ phía cư dân và chủ đầu tư.
Các khoản chi phí bao gồm các dịch vụ bảo trì, điện, nước, vệ sinh, bảo vệ, và các khoản phí khác phải được theo dõi cẩn thận. Quy trình tài chính phải linh hoạt và minh bạch để đảm bảo tất cả các hoạt động của tòa nhà đều được duy trì một cách hiệu quả mà không phát sinh các khoản chi bất hợp lý.
6.6. Quy trình quản lý khách hàng
Quản lý khách hàng trong tòa nhà đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp và đảm bảo sự hài lòng của cư dân. Ban quản lý cần xây dựng một hệ thống danh sách khách hàng chi tiết, từ đó dễ dàng quản lý các yêu cầu và phản hồi từ cư dân. Công tác tiếp thu ý kiến của cư dân, cải thiện chất lượng dịch vụ và hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh cũng cần được thực hiện thường xuyên.
Bên cạnh đó, ban quản lý cũng cần tổ chức các hoạt động giao lưu hoặc cung cấp thông tin kịp thời để tạo sự kết nối giữa cư dân và ban quản lý. Việc này không chỉ giúp cư dân cảm thấy an tâm mà còn giúp tăng cường cộng đồng trong tòa nhà, tạo ra một môi trường sống gắn kết và thịnh vượng.
7. Vận hành và quản lý tòa nhà cần lưu ý điều gì ?
Bạn đọc có thể tham khảo những lưu ý cơ bản và quan trọng nhất khi xây dựng dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà được thể hiện như sau:
- Xây dựng chặt chẽ và tuân theo trình tự khoa học
Xây dựng một hệ thống vận hành chặt chẽ sẽ giúp cho quá trình quản lý hoạt động của tòa nhà được diễn ra trơn tru và chính xác. Hạn chế tối đa các lỗi sai và thiếu sót hoặc những sự cố phát sinh không đáng có trong quá trình sử dụng. Điều này sẽ đem lại sự an tâm và trải nghiệm tốt cho khách hàng và cả cư dân đang sinh sống làm việc tại tòa nhà.
Hơn thế nữa việc quy định được thiết lập một cách khoa học sẽ nâng cao hiệu suất công việc rất nhiều. Nhân viên thuộc các bộ phận có thể thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả và tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.
- Thời gian thực hiện quy định cần phải thể hiện rõ ràng
Nội dung khi xây dựng hệ thống quản lý đòi hỏi phải được quy định rõ ràng và cụ thể về thời gian. Ví dụ như thời gian thực hiện là khi nào và thực hiện trong bao lâu phải được ghi rõ để các bộ phận tuân theo.
Việc này sẽ giúp nhân viên dễ dàng nắm rõ được thời hạn dành cho công việc của mình. Từ đó có thể tự đưa ra các phương án và sắp xếp chủ động hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn. Đồng thời bộ phận quản lý cũng sẽ dễ dàng quan sát và kiểm tra tiến độ công việc. Nhờ đó mà việc vận hành được diễn ra trơn tru và suôn sẻ hơn rất nhiều.
- Nhân sự đảm bảo được phân công hợp lý đúng người và đúng việc
Nhân viên thuộc các bộ phận khác nhau sẽ có nhiệm vụ và công việc riêng của mình. Để xây dựng quản lý hiệu quả thì cần phải nắm được điểm mạnh và điểm yếu của mỗi người. Từ đó có thể phân chia họ vào nhóm công việc thích hợp với năng lực của bản thân. Nhờ thế mà hiệu suất làm việc sẽ được nâng cao hơn rất nhiều và tiết kiệm được nhiều thời gian cùng tiền bạc.
- Phải phù hợp tương ứng với mô hình và nguồn nhân lực của tòa nhà
Một điều hết sức quan trọng mà khi xây dựng hệ thống vận hành bạn cần phải lưu ý đó là kế hoạch đang được xây dựng đó có phù hợp hay không. Mỗi dự án tòa nhà với mô hình và nguồn lực khác nhau sẽ có những yêu cầu nội dung công việc khác nhau. Chính bởi lẽ đó mà việc xây dựng được phương án hợp lý sẽ có vai trò vô cùng quan trọng trong việc thành công của tòa nhà sau này.
8. Một số tiêu chí quan trọng khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ Quản lý Tòa nhà
- Thứ nhất, là về tính hữu hình: Chủ đầu tư nên đánh giá về mặt cơ sở vật chất, thiết bị, đội ngũ nhân viên và các phương tiện hỗ trợ dịch vụ mà Đơn vị cung cấp Dịch vụ quản lý vận hành đang hiện có. Ví dụ như: Điều kiện văn phòng của công ty, thiết bị công cụ làm việc, hồ sơ năng lực kinh nghiệm và chuyên môn của đội ngũ nhân sự, cơ cấu đội ngũ quản lý cấp cao sẽ hỗ trợ xuống các dự án, qui trình quản lý vận hành, v.v…
- Thứ nhì, về độ tin cậy và uy tín: Chủ đầu tư nên có sự tìm hiểu, tham khảo trực tiếp tại các dự án đang thực hiện của Đơn vị cung cấp Dịch vụ quản lý vận hành để cân nhắc xem đơn vị đó có khả năng thực hiện đúng những gì cam kết, hoặc những gì khách hàng kỳ vọng vào dịch vụ hay không.
- Thứ ba, là khả năng đáp ứng các yêu cầu linh hoạt: đưa ra được cái kế hoạch và giải pháp nhằm đáp ứng mọi yêu cầu đặc thù và riêng biệt của chủ đầu tư và dự án.
- Thứ tư, là mức độ đảm bảo về chất lượng dịch vụ: thể hiện qua khả năng của nhân viên của Đơn vị Quản lý vận hành có tạo được niềm tin cho khách hàng thông qua tiếp xúc hay không (về kiến thức, kỹ năng, chuyên môn).
- Và cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng, là năng lực thấu cảm, tận tâm và sẵn sàng đồng hành trong mọi tình huống của Đơn vị Quản lý vận hành đối với cả Chủ đầu tư và Khách hàng
POTS – Đơn vị cung cấp dịch vụ Quản lý Tòa nhà chuyên nghiệp.
Công ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch Vụ Dầu Khí Biển (POTS) là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà chuyên nghiệp hàng đầu trên thị trường Bất động sản hiện nay. Với hơn 15 năm kinh nghiệm, POTS luôn cam kết sẽ mang đến cho Chủ đầu tư, Cư dân và Khách thuê một dịch vụ Quản lý và vận hành Tòa nhà tốt nhất với phương châm An toàn – Chất lượng – Tối ưu.
Bên cạnh áp dụng hệ thống kiểm soát chất lượng dịch vụ theo Tiêu chuẩn ISO 9001-2015, POTS đảm bảo đáp ứng ở mức độ cao nhất các tiêu chuẩn của một đơn vị cung cấp dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà chuyên nghiệp. Trong đó, khả năng đáp ứng linh hoạt các yêu cầu của Chủ đầu tư là một trong những điểm mạnh mà chúng tôi đặc biệt chú trọng khi triển khai dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà của mình. Ngoài ra, để đảm bảo chất lượng công trình trong suốt quá trình vận hành, POTS còn cung cấp Dịch vụ sửa chữa bảo trì kỹ thuật nhằm duy trì hệ thống kỹ thuật của tòa nhà trong trạng thái hoạt động tối ưu nhất.
Công tác Quản lý vận hành Tòa nhà không chỉ đơn thuần là nắm rõ quy trình triển khai, mà để đạt được tiêu chuẩn dịch vụ chuyên nghiệp, mọi quy trình, tác nghiệp, dịch vụ cần được thiết kế phù hợp với đặc thù của từng dự án. Điều đó có nghĩa là không thể áp dụng một quy trình chung cho mọi tòa nhà, bất kể đặc điểm và phạm vi yêu cầu riêng. Do đó, việc hiểu rõ mục đích, yêu cầu, mong muốn của từng Chủ đầu tư và đáp ứng đúng từng nhu cầu riêng biệt chính là yếu tố giúp POTS xây dựng nên dịch vụ chuyên nghiệp thực sự. Bạn có thể tham khảo một số Dự án thực hiện của POTS để thấy rõ sự linh hoạt và hiệu quả trong mô hình quản lý mà chúng tôi triển khai.
Để đạt được điều này, một đơn vị quản lý vận hành Tòa nhà phải xây dựng được đội ngũ nhân sự có kiến thức vững chắc, kinh nghiệm phong phú, được đào tạo thường xuyên và có đạo đức nghề nghiệp. Trên hết, đội ngũ này cần duy trì văn hóa làm việc có tâm – trách nhiệm, đáp ứng đầy đủ tiêu chí cung cấp dịch vụ mà không thỏa hiệp với những phương pháp làm việc kém chất lượng như giảm giá thành bằng cách hạ thấp chất lượng dịch vụ hoặc nhân sự.
Do vậy, với POTS, ngoài việc tuân thủ chặt chẽ các quy trình, tiêu chuẩn cần thiết trong công tác quản lý vận hành, mỗi Tòa nhà được xem là một sản phẩm dịch vụ chuyên biệt. Với phương châm “Chuyên tay – Chuyên tâm”, chúng tôi tự hào là một đối tác dịch vụ đáng tin cậy, luôn thấu hiểu nhu cầu của Chủ đầu tư/Khách hàng, tác nghiệp linh hoạt để quản lý tài sản một cách hiệu quả nhất.
📞 Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ Quản lý Tòa nhà, vui lòng liên hệ ngay qua Thông tin liên hệ để được hỗ trợ nhanh chóng!
❓ Câu hỏi thường gặp về Quản lý tòa nhà
1. Quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp bao gồm những gì?
Quy trình chuẩn bao gồm:
- Bảo trì & vận hành hệ thống kỹ thuật (điện, nước, PCCC, thang máy…).An ninh & vệ sinh đảm bảo môi trường sống và làm việc an toàn.Quản lý tài chính & hợp đồng thuê cho tòa nhà.Chăm sóc cư dân & khách thuê, xử lý phản hồi nhanh chóng.
2. POTS đã từng quản lý những dự án nào?
Một số dự án tiêu biểu do POTS vận hành:
- Tòa nhà PetroVietnam, PV Gas, Ngân hàng PVcomBankTrụ sở Cục Hải quan TP.HCM, Trung tâm thương mại Platinum PlazaKhu nhà ở Liên hợp Lọc hóa dầu Nghi Sơn
3. Nếu thuê POTS quản lý, tôi sẽ nhận được những cam kết gì?
POTS cam kết:
Thông tin liên hệ
Địa chỉ: Unit 209-211, Lầu 2, Tòa nhà PetroVietnam, Số 1 Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM, Việt Nam
Hotline: 0901 90 88 90
Email: [email protected]
Hãy theo dõi Pots.vn để cập nhật những thông tin mới nhất!
Lời kết
Bài viết trên đã trả lời cho bạn đọc rất cụ thể về việc khái niệm Quản lý tòa nhà là gì ? Vì sao phải quản lý tòa nhà hiệu quả. Đây là một nội dung quan trọng để bảo đảm cho tòa nhà bạn đang sinh sống và làm việc được bảo vệ tốt. Hy vọng thông qua những kiến thức bổ ích trên các bạn đã nắm được tính chất cũng như tầm quan trọng của việc vận hành tòa nhà.
