Nội quy văn phòng là khung quy định hành vi, giờ giấc và trách nhiệm trong môi trường làm việc. Một nội quy rõ ràng giúp giảm xung đột, tăng kỷ luật và bảo vệ quyền lợi của cả người lao động lẫn doanh nghiệp. Bài viết này hướng dẫn bạn soạn nội quy văn phòng chuẩn — từ các mục cần có, lưu ý pháp lý đến cách triển khai thực tế. Cùng POTS tìm hiểu ngay nhé.
1. Nội quy văn phòng gồm những mục chính nào?
Trước khi soạn nội quy, bạn nên biết những phần cơ bản cần xuất hiện trong văn bản. Dưới đây là các mục chính cùng câu dẫn ngắn để giúp người đọc hiểu vì sao mỗi mục quan trọng.
- Giờ làm việc & chấm công — quy định giờ vào/ra, giờ nghỉ, làm thêm, cách chấm công và hậu quả vi phạm.
- Trang phục & tác phong — mô tả chuẩn mực trang phục (business casual, đồng phục), quy tắc ăn mặc trong sự kiện, giao tiếp với khách hàng.
- Quy tắc ứng xử & giao tiếp — chuẩn mực xử sự với đồng nghiệp, cấp trên, khách; quy định về ngôn ngữ, hành vi khiếu nại.
- Sử dụng thiết bị & tài sản công ty — hướng dẫn việc dùng máy tính, điện thoại, phòng họp, xe công; quy tắc bảo mật vật dụng.
- An toàn lao động & PCCC — nội dung về an toàn tại văn phòng, điểm tập kết khi có sự cố, quy trình sơ tán và trách nhiệm báo cáo.
- Bảo mật thông tin & IT policy — quy định mật khẩu, chia sẻ dữ liệu, sử dụng email công ty, xử lý dữ liệu khách hàng.
- Quy định về nghỉ phép & phép ốm — cách xin phép, hồ sơ cần nộp, quyền lợi khi nghỉ theo luật.
- Xử lý vi phạm & kỷ luật — mức cảnh cáo, xử phạt, cách khiếu nại và quyền kháng cáo.
Mỗi mục nên có mô tả ngắn, ví dụ minh họa và tham chiếu đến điều khoản xử lý vi phạm — để dễ áp dụng trong thực tế.
2. Hướng dẫn soạn thảo nội quy văn phòng — bước theo bước
Một bản nội quy văn phòng không chỉ là văn bản hành chính, mà còn là công cụ quản trị giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và tránh tranh chấp lao động. Để đảm bảo tính hợp pháp và khả năng áp dụng, quy trình soạn thảo nên được thực hiện từng bước rõ ràng như sau:
2.1. Bước 1: Xác định phạm vi áp dụng
Trước tiên, hãy xác định nội quy áp dụng cho toàn công ty hay chỉ một bộ phận/văn phòng chi nhánh. Việc này giúp giới hạn đối tượng áp dụng, tránh chồng chéo hoặc mâu thuẫn giữa các đơn vị.
Nếu công ty có nhiều địa điểm hoạt động (ví dụ Hà Nội, Đà Nẵng, TP.HCM), có thể ban hành nội quy chung và phụ lục riêng cho từng chi nhánh để linh hoạt hơn.
2.2. Bước 2: Tham khảo cơ sở pháp lý
Nội quy cần tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành — đặc biệt là Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 145/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn về an toàn – vệ sinh lao động.
Nếu doanh nghiệp có chính sách đặc thù (làm ca, làm đêm, thưởng phạt…), nên đối chiếu kỹ các điều khoản để tránh sai phạm như phạt tiền trái luật hoặc cắt lương không đúng quy định.
2.3. Bước 3: Soạn thảo bản nháp nội quy
Khi viết bản nháp, hãy sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu, tránh các thuật ngữ quá kỹ thuật hoặc mơ hồ. Mỗi điều khoản nên ngắn gọn, cụ thể và có ví dụ minh họa.
Ví dụ: thay vì viết “Trang phục phù hợp”, hãy nêu cụ thể “Mặc áo có cổ, quần dài; không mang dép lê, áo ba lỗ khi làm việc tại văn phòng”. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo nội quy mẫu của các công ty cùng ngành để điều chỉnh phù hợp văn hóa doanh nghiệp mình.
2.4. Bước 4: Thảo luận và lấy ý kiến nội bộ
Trước khi trình lãnh đạo phê duyệt, nên tổ chức buổi góp ý trong phạm vi phòng ban hoặc toàn công ty (đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ).
Điều này giúp nhân viên hiểu, đóng góp thực tế, đồng thời tạo cảm giác được lắng nghe và tham gia vào quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Các góp ý quan trọng cần được ghi nhận và thể hiện rõ trong biên bản họp hoặc email trao đổi nội bộ.
2.5. Bước 5: Phê duyệt & ban hành chính thức
Sau khi hoàn thiện, ban lãnh đạo hoặc giám đốc điều hành sẽ xem xét, ký duyệt và ban hành. Nếu công ty có công đoàn hoặc đại diện người lao động, cần lấy ý kiến bằng văn bản để đảm bảo tính minh bạch. Khi ban hành, hãy ghi rõ: ngày hiệu lực, người ký duyệt, phạm vi áp dụng và quy trình sửa đổi trong tương lai.
2.6. Bước 6: Công bố, lưu trữ & cập nhật định kỳ
Nội quy cần được công bố công khai — gửi qua email, dán tại bảng tin hoặc đăng trên hệ thống intranet của công ty. Bản chính có chữ ký phê duyệt nên được lưu tại phòng nhân sự hoặc hành chính, kèm theo bản scan lưu trữ điện tử. Do luật lao động và quy định nội bộ có thể thay đổi, nên đặt lịch rà soát định kỳ (ví dụ 12 tháng/lần hoặc khi có thay đổi pháp lý quan trọng).
Lưu ý pháp lý quan trọng
- Nội quy không được trái với quy định của pháp luật, đặc biệt là những điều liên quan đến xử phạt, kỷ luật, hoặc quyền lợi lao động.
- Không được phạt tiền hoặc cắt lương nếu không có căn cứ hợp pháp.
- Doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên cần đăng ký nội quy lao động với Sở Lao động – Thương binh & Xã hội theo quy định.
- Khi có thay đổi, doanh nghiệp phải ban hành lại hoặc bổ sung phụ lục kèm thông báo cho toàn bộ nhân viên.
3. Mẫu nội quy văn phòng (tóm tắt, dùng làm khung)
3.1. Phạm vi áp dụng
Nội quy này được áp dụng cho toàn bộ nhân viên, cộng tác viên, nhân sự thời vụ và thực tập sinh đang làm việc tại Công ty. Mọi cá nhân thuộc phạm vi này có nghĩa vụ tuân thủ đầy đủ quy định trong nội quy để đảm bảo trật tự, hiệu quả và môi trường làm việc chuyên nghiệp.
3.2. Giờ làm việc và chấm công
- Giờ làm việc: 8:30 – 17:30, nghỉ trưa từ 12:00 – 13:00 (từ thứ Hai đến thứ Sáu).
- Nhân viên chấm công bằng máy vân tay hoặc ứng dụng nội bộ trước và sau ca làm.
- Đi muộn quá 15 phút mà không báo trước sẽ bị ghi nhận vi phạm. Lặp lại từ 3 lần/tháng trở lên sẽ bị trừ điểm đánh giá hiệu suất hoặc xử lý kỷ luật tùy mức độ.
- Làm thêm giờ phải có phê duyệt của quản lý trực tiếp, được tính lương hoặc nghỉ bù theo quy định Luật Lao động.
3.3. Trang phục và tác phong
- Nhân viên cần mặc trang phục lịch sự, sạch sẽ, phù hợp môi trường công sở.
- Thứ Hai và Thứ Năm: bắt buộc mặc áo đồng phục hoặc áo sơ mi có logo công ty.
- Không mặc quần short, dép lê, áo ba lỗ trong khu vực làm việc.
- Giữ thái độ chuyên nghiệp, lịch thiệp khi giao tiếp với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng.
3.4. Quy tắc ứng xử & giao tiếp
- Giao tiếp văn minh, tôn trọng, không to tiếng, nói tục, xúc phạm danh dự người khác.
- Không lan truyền thông tin sai lệch, gây ảnh hưởng đến uy tín tổ chức hoặc cá nhân trong công ty.
- Mọi phản ánh, khiếu nại nên gửi qua bộ phận nhân sự hoặc quản lý trực tiếp, tránh tranh luận công khai gây mất đoàn kết.
3.5. Sử dụng tài sản & thiết bị công ty
- Thiết bị, máy tính, điện thoại, phòng họp, xe công chỉ được sử dụng cho mục đích công việc.
- Nghiêm cấm cài đặt phần mềm trái phép, chơi game hoặc truy cập trang web không phù hợp.
- Hư hỏng tài sản phải báo ngay cho bộ phận IT hoặc hành chính để xử lý.
- Nhân viên có trách nhiệm bảo quản tài sản được giao và hoàn trả khi nghỉ việc.
3.6. Bảo mật thông tin & chính sách IT
- Tuyệt đối không chia sẻ thông tin khách hàng, dữ liệu nội bộ, tài khoản công ty cho người ngoài.
- Mật khẩu truy cập hệ thống phải bảo mật, không được lưu công khai.
- Email công ty chỉ dùng cho mục đích công việc. Vi phạm có thể bị thu hồi quyền truy cập hoặc kỷ luật theo quy định pháp luật.
3.7. An toàn lao động & PCCC
- Nhân viên cần tham gia đầy đủ khóa huấn luyện an toàn – phòng cháy chữa cháy (PCCC) hằng năm.
- Khi có sự cố (cháy, mất điện, thiên tai…), tuân thủ hướng dẫn sơ tán của người phụ trách.
- Không tự ý sử dụng thiết bị điện, ổ cắm quá tải hoặc chất dễ cháy trong văn phòng.
3.8. Nghỉ phép & nghỉ ốm
- Nghỉ phép phải báo trước ít nhất 1 ngày (đối với nghỉ phép năm) hoặc 1 giờ (đối với nghỉ ốm đột xuất).
- Mọi đơn xin nghỉ phải được phê duyệt trên hệ thống HR hoặc qua email quản lý.
- Nghỉ không phép quá 2 ngày liên tiếp được xem là tự ý bỏ việc và bị xử lý kỷ luật.
3.9. Xử lý vi phạm & kỷ luật
- Lần 1: nhắc nhở hoặc cảnh cáo bằng miệng.
- Lần 2: khiển trách bằng văn bản và ghi vào hồ sơ nhân sự.
- Lần 3 trở lên: có thể bị đình chỉ công việc, chấm dứt hợp đồng hoặc bồi thường thiệt hại (nếu có).
- Mọi hình thức xử lý đều tuân thủ Luật Lao động hiện hành và quy chế nội bộ công ty.
3.10. Hiệu lực thi hành
Nội quy này có hiệu lực kể từ ngày …/…/20….
Bộ phận Nhân sự – Hành chính chịu trách nhiệm phổ biến, giám sát và định kỳ cập nhật nội dung khi có thay đổi pháp luật hoặc yêu cầu từ Ban Giám đốc.
4. Cách triển khai nội quy tới nhân viên — thực tế & hiệu quả
Việc ban hành nội quy chỉ là bước khởi đầu; cách triển khai mới quyết định mức độ tuân thủ và hiệu quả thực thi. Để nội quy không chỉ “treo trên giấy”, doanh nghiệp nên triển khai đồng bộ theo các bước sau:
- Công bố chính thức: Gửi thông báo qua email nội bộ, dán tại bảng tin và đăng tải lên intranet hoặc hệ thống HRM để nhân viên dễ tra cứu.
- Họp phổ biến & hỏi đáp: Tổ chức buổi giới thiệu nội quy trong tuần đầu ban hành. HR hoặc quản lý trực tiếp giải thích rõ các điểm quan trọng, tạo cơ hội để nhân viên đặt câu hỏi.
- Ký nhận cam kết: Yêu cầu toàn bộ nhân viên ký xác nhận đã đọc và hiểu nội quy. Có thể thực hiện qua file điện tử hoặc bản giấy lưu tại hồ sơ nhân sự.
- Đào tạo định kỳ: Định kỳ 6–12 tháng.
5. Checklist nhanh trước khi ban hành
Trước khi ký duyệt và áp dụng chính thức, doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ bản nội quy để đảm bảo tính hợp pháp, rõ ràng và khả thi. Dưới đây là checklist 1 trang giúp bạn kiểm tra nhanh trước khi ban hành:
- Phạm vi áp dụng rõ ràng: Xác định cụ thể đối tượng áp dụng — toàn công ty, từng chi nhánh hay nhóm nhân viên nhất định.
- Không mâu thuẫn Luật Lao động & BHXH: Đảm bảo mọi quy định về thời gian làm việc, nghỉ phép, kỷ luật, lương thưởng đều phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
- Điều khoản kỷ luật minh bạch & có cơ chế khiếu nại: Quy định rõ hình thức xử lý vi phạm, quyền phản hồi của nhân viên, và cách thức khiếu nại nếu có tranh chấp.
- Có mẫu biểu kèm theo: Chuẩn bị sẵn mẫu đơn xin nghỉ phép, biên bản vi phạm, biểu mẫu đánh giá để thống nhất cách thực hiện trong toàn bộ công ty.
- Kế hoạch truyền thông & ký nhận: Lên lịch phổ biến nội quy, thông báo qua email, họp triển khai, và thu chữ ký xác nhận của nhân viên.
- Lịch rà soát định kỳ: Ghi rõ thời gian xem xét, cập nhật nội quy (ví dụ: 12 tháng/lần hoặc khi có thay đổi pháp luật liên quan).
6. FAQ – Giải đáp nhanh về nội quy văn phòng
6.1. Nội quy văn phòng có bắt buộc không?
Không bắt buộc theo luật, nhưng rất cần thiết để quản trị nhân sự hiệu quả và duy trì kỷ luật làm việc. Một số nội dung trong nội quy (như giờ làm việc, nghỉ phép, kỷ luật lao động) phải tuân theo quy định của Bộ luật Lao động.
6.2. Làm sao để nội quy có hiệu lực?
Nội quy chỉ có giá trị pháp lý khi được ban lãnh đạo ký phê duyệt, công bố công khai và có biên bản hoặc chữ ký xác nhận của nhân viên. Quan trọng là nội dung không được trái với quy định pháp luật hiện hành.
6.3. Có mẫu nội quy văn phòng bằng tiếng Anh không?
Có. Với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài hoặc nhân sự quốc tế, nên soạn nội quy song ngữ (Việt – Anh) để mọi nhân viên đều hiểu và tuân thủ đúng quy định.
Một nội quy văn phòng được soạn kỹ, triển khai bài bản sẽ giảm xung đột, nâng cao hiệu quả và bảo vệ cả người lao động lẫn doanh nghiệp. Nếu bạn muốn một mẫu nội quy Word/PDF sẵn dùng hoặc cần dịch vụ soạn thảo, rà soát pháp lý, POTS sẵn sàng hỗ trợ — từ mẫu chuẩn theo luật tới triển khai & đào tạo nhân viên.
