Ban quản trị chung cư giữ vai trò quan trọng trong việc đại diện cư dân, quản lý và giám sát mọi hoạt động vận hành tòa nhà. Đây là tổ chức được thành lập thông qua Hội nghị nhà chung cư, có tư cách pháp nhân (trong trường hợp nhiều chủ sở hữu) và chịu trách nhiệm trực tiếp trong các vấn đề như: quản lý tài chính, bảo trì, an ninh – kỹ thuật, chăm sóc cư dân cũng như giải quyết tranh chấp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của Ban quản trị, đồng thời cập nhật những quy định pháp lý mới nhất theo Thông tư 05/2024/TT-BXD áp dụng từ năm 2025. Cùng POTS tìm hiểu ngay nhé.
1. Ban quản trị chung cư là gì?
Ban quản trị chung cư là tổ chức đại diện hợp pháp cho chủ sở hữu và cư dân trong một tòa nhà hoặc cụm tòa nhà. Ban được thành lập thông qua Hội nghị nhà chung cư, có thể có tư cách pháp nhân, con dấu và hoạt động theo mô hình tương tự Hội đồng quản trị của công ty cổ phần hoặc Ban chủ nhiệm hợp tác xã.
Trong trường hợp nhà chung cư chỉ có một chủ sở hữu, Ban quản trị có thể hoạt động theo mô hình tự quản, không cần tư cách pháp nhân và cũng không sử dụng con dấu. Điều này giúp linh hoạt hơn trong công tác quản lý nhưng vẫn đảm bảo chức năng giám sát, đại diện và điều phối các vấn đề liên quan đến cư dân.
2. Các mô hình hoạt động của Ban quản trị
Tùy theo đặc điểm sở hữu của tòa nhà, Ban quản trị chung cư có thể hoạt động theo hai mô hình:
- Chung cư có nhiều chủ sở hữu: Ban quản trị có tư cách pháp nhân, được công nhận bởi UBND quận/huyện, có con dấu và hoạt động theo mô hình tương tự Hội đồng quản trị của công ty cổ phần hoặc Ban chủ nhiệm hợp tác xã.
- Chung cư có một chủ sở hữu: Ban quản trị hoạt động theo hình thức tự quản, không có tư cách pháp nhân và không sử dụng con dấu. Mô hình này thường áp dụng với các tòa nhà nhỏ, ít căn hộ, do một chủ đầu tư sở hữu toàn bộ.
3. Khi nào cần thành lập Ban quản trị chung cư?
3.1 Trường hợp bắt buộc
Theo Luật Nhà ở 2023 và Thông tư 05/2024/TT-BXD, đối với chung cư có nhiều chủ sở hữu và từ 20 căn hộ trở lên, việc thành lập Ban quản trị chung cư là yêu cầu bắt buộc.
Điều này nhằm đảm bảo tòa nhà có một tổ chức đại diện cho tập thể cư dân, giúp:
-
Giám sát chủ đầu tư trong việc quản lý, vận hành và bàn giao chung cư.
-
Quản lý minh bạch các khoản phí dịch vụ, quỹ bảo trì và tài chính chung.
-
Đảm bảo quyền lợi hợp pháp, tạo môi trường sống an toàn – văn minh – bền vững cho mọi cư dân.
Có thể hiểu đơn giản: chung cư càng đông hộ, càng cần Ban quản trị để duy trì sự công bằng và minh bạch trong quản lý.
3.2 Trường hợp không bắt buộc
Ngược lại, với các chung cư nhỏ dưới 20 căn hộ hoặc chung cư chỉ có một chủ sở hữu, việc thành lập Ban quản trị không bắt buộc.
Trong những trường hợp này, cư dân có thể lựa chọn:
-
Tự quản lý vận hành dựa trên sự thống nhất nội bộ.
-
Hoặc thành lập Ban quản trị theo quyết định của Hội nghị nhà chung cư, nếu tập thể thấy cần có một tổ chức đại diện để điều phối, giám sát các vấn đề chung.
Như vậy, pháp luật quy định rất linh hoạt: với chung cư lớn, Ban quản trị là công cụ quản lý bắt buộc; còn với chung cư nhỏ, đây là sự lựa chọn tùy thuộc nhu cầu thực tế của cư dân.
4. Quy chế bầu Ban quản trị chung cư
Ban quản trị chung cư được bầu tại Hội nghị nhà chung cư, có nhiệm kỳ 3 năm. Hết nhiệm kỳ, Ban quản trị sẽ được bầu lại tại Hội nghị thường niên hoặc trong các Hội nghị bất thường nếu có yêu cầu thay đổi.
4.1 Thời điểm tổ chức Hội nghị bầu Ban quản trị
Theo quy định, Hội nghị nhà chung cư lần đầu phải được tổ chức trong vòng 12 tháng kể từ ngày chủ đầu tư bàn giao đưa tòa nhà vào sử dụng, và khi có ít nhất 50% số căn hộ đã được bàn giao cho cư dân.
Trong trường hợp sau 12 tháng, chung cư vẫn chưa bàn giao đủ 50% căn hộ, Hội nghị sẽ được tổ chức khi có sự tham gia của 50% số căn hộ đã bàn giao. Đây là cơ chế linh hoạt nhằm bảo đảm việc thành lập Ban quản trị không bị kéo dài quá lâu, tránh ảnh hưởng đến công tác quản lý vận hành.
4.2 Quy định đối với cụm nhà chung cư
Đối với những dự án quy mô lớn gồm nhiều tòa nhà (cụm chung cư), việc tổ chức Hội nghị nhà chung cư có yêu cầu chặt chẽ hơn. Cụ thể:
-
Mỗi tòa nhà trong cụm phải có ít nhất 50% số căn hộ được bàn giao.
-
Phải có tối thiểu 75% chủ sở hữu căn hộ đồng ý sáp nhập tòa nhà mình vào cụm chung cư để thành lập Ban quản trị chung.
Quy định này nhằm bảo đảm tính đồng thuận cao giữa các tòa nhà, đồng thời duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý khi nhiều khối nhà cùng chia sẻ một Ban quản trị.
5. Cơ cấu và tổ chức hoạt động của Ban quản trị chung cư
5.1 Cơ cấu tổ chức
Một Ban quản trị chung cư tiêu chuẩn thường bao gồm Trưởng ban, từ một đến hai Phó ban và một số ủy viên. Trưởng ban là người đứng đầu, đồng thời đại diện hợp pháp cho tập thể cư dân trong mọi giao dịch với chủ đầu tư, đơn vị quản lý vận hành và cơ quan nhà nước. Đây cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động của Ban quản trị.
Các Phó ban có nhiệm vụ hỗ trợ Trưởng ban và phụ trách những lĩnh vực chuyên biệt như tài chính, giám sát an ninh, quản lý kỹ thuật hoặc các dịch vụ chăm sóc cư dân. Số lượng ủy viên do Hội nghị nhà chung cư quyết định, đảm nhận vai trò giám sát, điều phối và phản ánh nguyện vọng chung của cộng đồng cư dân.
Đối với cụm chung cư quy mô lớn gồm nhiều tòa nhà, Ban quản trị có thể bao gồm từ 6 đến 25 thành viên. Cơ cấu này bảo đảm mỗi tòa nhà đều có đại diện trong Ban, từ đó duy trì sự minh bạch, công bằng và tiếng nói đồng thuận giữa các khối nhà (PSA, CASLAND).
5.2 Quy trình hoạt động
Ngay sau khi được Hội nghị nhà chung cư bầu chọn, Ban quản trị phải tiến hành các thủ tục pháp lý theo quy định. Trong vòng 10 ngày làm việc, hồ sơ công nhận Ban quản trị cần được nộp tại UBND cấp quận hoặc huyện.
Chỉ khi có quyết định công nhận, Ban quản trị mới được phép đi vào hoạt động chính thức. Các hoạt động bao gồm mở tài khoản ngân hàng riêng để quản lý quỹ bảo trì, ký kết hợp đồng với đơn vị quản lý vận hành, đồng thời triển khai các dịch vụ liên quan đến quản lý vận hành và bảo trì.
Trong trường hợp được công nhận tư cách pháp nhân, Ban quản trị còn được cấp và sử dụng con dấu riêng, giúp thuận tiện hơn trong giao dịch hành chính và pháp lý.
Một ví dụ điển hình là tại một tòa nhà quy mô 500 căn hộ ở Hà Nội, sau khi Ban quản trị được thành lập, quỹ bảo trì đã được quản lý thông qua tài khoản ngân hàng riêng. Điều này giúp toàn bộ cư dân dễ dàng theo dõi chi tiêu thông qua các báo cáo tài chính công khai hàng năm, tăng tính minh bạch và niềm tin trong cộng đồng.
6. Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban quản trị tòa nhà chung cư
6.1 Nhiệm vụ chính
Theo Luật Nhà ở và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 02/2016/TT-BXD, Thông tư 06/2019/TT-BXD, Ban quản trị chung cư có những nhiệm vụ trọng tâm sau:
-
Quản lý và sử dụng quỹ bảo trì phần sở hữu chung, đồng thời báo cáo công khai, minh bạch trước Hội nghị nhà chung cư.
-
Giám sát, đôn đốc cư dân thực hiện nội quy, quy chế quản lý vận hành và các quy định pháp luật liên quan.
-
Đề xuất mức phí dịch vụ quản lý vận hành phù hợp, trình Hội nghị nhà chung cư xem xét và thông qua.
-
Ký hợp đồng với đơn vị quản lý vận hành, đồng thời giám sát chất lượng các dịch vụ như vệ sinh, bảo vệ, kỹ thuật, cảnh quan…
-
Tổ chức bảo trì, sửa chữa các hạng mục kỹ thuật của tòa nhà như thang máy, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống cấp nước… nhằm đảm bảo an toàn và tiện ích cho cư dân.
-
Triệu tập và tổ chức Hội nghị nhà chung cư định kỳ để thông qua các vấn đề quan trọng như nội quy, mô hình quản lý hay mức phí dịch vụ.
-
Thực hiện chi trả thù lao hợp lý cho các thành viên Ban quản trị theo nghị quyết của Hội nghị.
6.2 Trách nhiệm pháp lý
Ban quản trị phải hoạt động trong phạm vi quyền hạn và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Mọi quyết định vượt quá thẩm quyền hoặc việc sử dụng quỹ sai mục đích sẽ không có giá trị pháp lý. Nếu gây thiệt hại cho cư dân, Ban quản trị phải chịu trách nhiệm bồi thường.
Điều này khẳng định rằng Ban quản trị không chỉ nắm giữ quyền quản lý vận hành, mà còn gắn liền với trách nhiệm pháp lý rõ ràng. Việc tuân thủ đúng chức năng và minh bạch trong mọi hoạt động là cơ sở để bảo đảm quyền lợi của cộng đồng cư dân, đồng thời hạn chế nguy cơ lạm quyền.
7. FAQ – Câu hỏi thường gặp về Ban quản trị chung cư
7.1. Thành viên Ban quản trị chung cư có được trả lương không?
Thành viên Ban quản trị không nhận lương cố định nhưng được hưởng thù lao, chi phí hoạt động hợp lý do Hội nghị nhà chung cư quyết định và trích từ kinh phí quản lý chung.
7.2. Quỹ bảo trì chung cư do ai quản lý?
Quỹ bảo trì phần sở hữu chung được Ban quản trị chung cư quản lý và phải báo cáo công khai minh bạch trước cư dân. Ban quản trị chỉ được phép sử dụng quỹ cho mục đích bảo trì, sửa chữa theo quy định.
7.3. Nếu Ban quản trị hoạt động không minh bạch thì cư dân phải làm gì?
Trong trường hợp có dấu hiệu vi phạm, cư dân có quyền kiến nghị Hội nghị nhà chung cư, yêu cầu kiểm tra tài chính hoặc bãi nhiệm Ban quản trị. Nếu có hành vi trái luật, cư dân có thể khiếu nại lên UBND cấp quận/huyện để xử lý.
Ban quản trị chung cư giữ vai trò then chốt trong việc đại diện quyền lợi cư dân, quản lý quỹ bảo trì, giám sát đơn vị vận hành và duy trì môi trường sống văn minh, an toàn. Việc nắm rõ khái niệm, cơ cấu, quy trình bầu chọn và quyền hạn của Ban quản trị không chỉ giúp cư dân chủ động hơn khi tham gia Hội nghị nhà chung cư mà còn góp phần xây dựng cộng đồng sống hài hòa, minh bạch.
Xem thêm:
