Quyền Hạn Và Trách Nhiệm Của Ban Quản Lý Chung Cư

taiseo

1 tháng trước

Ban Quản Lý Chung Cư đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo tòa nhà hoạt động một cách hiệu quả, an toàn và tiện nghi. Đặc biệt với sự phát triển nhanh chóng của các khu chung cư hiện nay, nhu cầu về một đội ngũ quản lý chuyên nghiệp và chất lượng ngày càng trở nên cần thiết. Cùng POTS tìm hiểu chi tiết về các nhiệm vụ và vai trò của Ban Quản Lý Chung Cư trong việc duy trì và nâng cao chất lượng sống cho người sử dụng tòa nhà.

1. Ban Quản Lý Chung Cư Là Gì?

Ban Quản Lý Chung Cư là đội ngũ chuyên gia phụ trách điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động của tòa nhà chung cư theo điều khoản được kí kết với ban quản trị chung cư.

Các thành viên trong Ban Quản lý cần có chuyên môn đa lĩnh vực như :

Quản lý nhân sự.
Quản lý kỹ thuật.
Quản lý an ninh hay quản lý vệ sinh môi trường nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ cho cư dân/khách thuê.

Một Ban Quản lý chung cư thường sẽ bao gồm các vị trí quan trọng như Giám đốc (PropertyManager/PM), Trợ lý Giám đốc (Assitant to Property Manager/APM)) và Kỹ sư trưởng (Chief Engineer/CE).

2. Quyền và trách nhiệm của Ban Quản lý nhà chung cư:

Được quy định tại điều 42, VB hợp nhất 05/VBHN-BXD, ngày 7/9/2021, cụ thể:

Thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Quy chế này và hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành đã ký với Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư (đối với nhà chung cư không phải thành lập Ban quản trị); thực hiện bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo hợp đồng bảo trì nếu có năng lực bảo trì.
Ký kết hợp đồng phụ với các đơn vị cung cấp dịch vụ trong việc quản lý vận hành nhà chung cư (nếu có); giám sát việc cung cấp các dịch vụ của các đơn vị này.
Thông báo bằng văn bản về việc thu, nộp các khoản kinh phí có liên quan; thông báo các yêu cầu, nội dung cần chú ý cho người sử dụng nhà chung cư trong trường hợp xảy ra các tình huống đột xuất như thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn; hướng dẫn việc lắp đặt các thiết bị trong phần sở hữu riêng của chủ sở hữu.
Thu kinh phí dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo thỏa thuận với các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư; thu, chi trả thù lao cho các thành viên Ban quản trị nhà chung cư theo quyết định của hội nghị nhà chung cư.
Định kỳ 06 tháng một lần hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền phải báo cáo công khai về công tác quản lý vận hành nhà chung cư với Ban quản trị nhà chung cư; báo cáo tình hình quản lý vận hành tại hội nghị nhà chung cư; lấy ý kiến góp ý của người sử dụng về việc cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư.
Phối hợp với Ban quản trị nhà chung cư để giải quyết các vấn đề khác có liên quan trong quá trình quản lý vận hành nhà chung cư.
Chấp hành quyết định giải quyết, xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Thực hiện các quyền và trách nhiệm khác theo thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư hoặc theo quy định của pháp luật có liên quan.

Bên cạnh đó, đối với các vấn đề mà Ban Quản lý không có thẩm quyền giải quyết, lúc này Ban Quản lý sẽ đóng vai trò hỗ trợ hướng dẫn Cư dân theo hướng giải quyết phù hợp. Điều này không chỉ giúp Cư dân xử lý vấn đề nhanh chóng, mà còn góp phần làm rõ vai trò và quyền hạn của Ban Quản lý hơn với cộng đồng tại dự án.

2. Quy định đối với ban quản lý chung cư

2.1. Quy định về số lượng ban quản lý chung cư

Theo Khoản 4 Điều 27 Thông tư số 02/2016/TT-BXD của Bộ Xây dựng, quy định về số lượng đơn vị quản lý tòa nhà đối với nhà chung cư:

Mỗi tòa nhà chung cư chỉ có 01 đơn vị quản lý vận hành để quản lý vận hành phần sở hữu chung của tòa nhà.
Đối với cụm nhà chung cư thì có thể có một đơn vị quản lý vận hành chung hoặc có nhiều đơn vị để thực hiện quản lý vận hành riêng cho từng tòa nhà theo quyết định của hội nghị cụm nhà chung cư. Trường hợp mỗi tòa nhà trong cụm có một đơn vị quản lý vận hành riêng thì Ban quản trị cụm nhà chung cư thống nhất với các đơn vị quản lý vận hành để thực hiện quản lý vận hành các công trình, hệ thống kỹ thuật dùng chung cho cụm nhà chung cư.

Lưu ý: Trường hợp đơn vị quản lý vận hành thực hiện không đúng các thỏa thuận và thuộc diện phải chấm dứt hợp đồng đã ký kết hoặc bị xóa tên khỏi Cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản và của Bộ Xây dựng thì Ban quản trị chung cư cần tổ chức họp hội nghị nhà chung cư bất thường để xem xét, quyết định thay thế đơn vị quản lý vận hành khác.

2.2. Quy định về tiêu chuẩn ban quản lý chung cư

Theo Khoản 2, Điều 105 Luật Nhà ở thì: Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư phải có đủ điều kiện về chức năng và năng lực theo quy định sau đây:

a) Được thành lập, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp hoặc Luật hợp tác xã và có chức năng quản lý vận hành nhà chung cư;

b) Phải có các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ về quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm bộ phận kỹ thuật, dịch vụ, bảo vệ an ninh, vệ sinh, môi trường;

c) Có đội ngũ cán bộ, nhân viên đáp ứng yêu cầu về quản lý vận hành nhà ở bao gồm lĩnh vực xây dựng, kỹ thuật điện, nước, phòng cháy, chữa cháy, vận hành trang thiết bị gắn với nhà chung cư và có giấy chứng nhận đã được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.

3. Một số lưu ý về Quyền hạn và trách nhiệm của ban quản lý chung cư

Theo Điều 42, Thông tư 02/2016 thì Quyền và trách nhiệm của đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư như sau:

1. Thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Quy chế này và hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành đã ký với Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư (đối với nhà chung cư không phải thành lập Ban quản trị); thực hiện bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo hợp đồng bảo trì nếu có năng lực bảo trì.

2. Ký kết hợp đồng phụ với các đơn vị cung cấp dịch vụ trong việc quản lý vận hành nhà chung cư (nếu có); giám sát việc cung cấp các dịch vụ của các đơn vị này.

3. Thông báo bằng văn bản về việc thu, nộp các khoản kinh phí có liên quan; thông báo các yêu cầu, nội dung cần chú ý cho người sử dụng nhà chung cư trong trường hợp xảy ra các tình huống đột xuất như thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn; hướng dẫn việc lắp đặt các thiết bị trong phần sở hữu riêng của chủ sở hữu.

4. Thu kinh phí dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo thỏa thuận với các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư; thu, chi trả thù lao cho các thành viên Ban quản trị nhà chung cư theo quyết định của hội nghị nhà chung cư.

5. Định kỳ 06 tháng một lần hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền phải báo cáo công khai về công tác quản lý vận hành nhà chung cư với Ban quản trị nhà chung cư; báo cáo tình hình quản lý vận hành tại hội nghị nhà chung cư; lấy ý kiến góp ý của người sử dụng về việc cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư.

6. Phối hợp với Ban quản trị nhà chung cư để giải quyết các vấn đề khác có liên quan trong quá trình quản lý vận hành nhà chung cư.

7. Chấp hành quyết định giải quyết, xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

8. Thực hiện các quyền và trách nhiệm khác theo thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư hoặc theo quy định của pháp luật có liên quan.

Lưu ý về quyền hạn trách nhiệm của ban quản lý chung cư

4. Nhiệm Vụ Chính Của Ban Quản Lý Chung Cư

Ban Quản Lý Chung Cư có trách nhiệm giám sát và quản lý nhiều mặt hoạt động trong tòa nhà. Các nhiệm vụ chính bao gồm:

Quản lý tài chính: Ban Quản Lý Chung Cư cần phải đưa ra các phương án tối ưu hóa chi phí và sử dụng nguồn thu phí dịch vụ từ người sử dụng tòa nhà một cách hợp lý và minh bạch. Việc này giúp tòa nhà vận hành hiệu quả và giảm thiểu chi phí không cần thiết. Họ còn phải làm việc chặt chẽ với các bộ phận liên quan để có được một báo cáo tài chính rõ ràng, công khai, tránh tình trạng thất thoát tài chính trong quá trình quản lý.
Quản lý kỹ thuật: Đảm bảo bảo trì, sửa chữa và giám sát các hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà, như thang máy, hệ thống điện, nước, điều hòa không khí, chiếu sáng và các thiết bị khác. Việc này giúp duy trì sự ổn định và an toàn cho người sử dụng tòa nhà. Các công việc bảo trì và sửa chữa phải được thực hiện định kỳ và theo đúng quy trình để giảm thiểu sự cố ngoài ý muốn. Đặc biệt là những hệ thống thiết yếu như thang máy, điện, nước, phải luôn trong tình trạng hoạt động tốt để không làm gián đoạn sinh hoạt của người sử dụng.
Quản lý nhân sự: Giám sát các bộ phận và nhân viên trong Ban Quản Lý để đảm bảo chất lượng dịch vụ cho người sử dụng tòa nhà. Các bộ phận như lễ tân, bảo vệ, chăm sóc khách hàng đều phải hoạt động hiệu quả và chuyên nghiệp. Mỗi nhân viên trong Ban Quản Lý phải hiểu rõ nhiệm vụ của mình và được huấn luyện thường xuyên để nâng cao nghiệp vụ, từ đó phục vụ người sử dụng tòa nhà tốt nhất.
An ninh và vệ sinh: Đảm bảo an ninh 24/7 trong tòa nhà, giám sát các hoạt động ra vào và xử lý các sự cố kịp thời. Đồng thời, duy trì môi trường sống sạch sẽ và thoải mái cho người sử dụng tòa nhà. Việc duy trì an ninh trong khu vực chung cư không chỉ đảm bảo sự an toàn mà còn giúp mọi người cảm thấy yên tâm khi sinh sống tại đây. Các biện pháp an ninh phải luôn được cập nhật, từ việc lắp đặt camera giám sát, đến việc kiểm tra lối ra vào thường xuyên để ngăn ngừa các hành vi vi phạm.

5. Mô Hình Ban Quản Lý Chung Cư

Mô hình Ban Quản Lý Chung Cư sẽ bao gồm các bộ phận cụ thể, có sự phân công rõ ràng và chặt chẽ:

Giám đốc Ban Quản Lý: Chịu trách nhiệm chung về tất cả các hoạt động của tòa nhà, từ tài chính, kỹ thuật đến nhân sự. Giám đốc Ban Quản Lý là người sẽ quyết định các chiến lược phát triển của tòa nhà và điều phối các hoạt động của từng bộ phận khác nhau, nhằm đạt được hiệu quả tối đa trong quản lý.
Phó giám đốc Ban Quản Lý: Hỗ trợ giám đốc trong việc giám sát các bộ phận và triển khai công việc cụ thể. Phó giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ điều hành hàng ngày và đảm bảo công việc của từng bộ phận trong Ban Quản Lý diễn ra đúng tiến độ và không gặp phải vấn đề gì.
Bộ phận kỹ thuật: Đảm nhiệm công việc bảo trì và sửa chữa các hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà, từ thang máy đến hệ thống điện, nước. Họ cũng sẽ giám sát việc thay thế các thiết bị khi cần thiết và đảm bảo các hệ thống hoạt động ổn định, lâu dài.
Bộ phận hành chính và nhân sự: Bao gồm các vị trí lễ tân, kế toán, chăm sóc khách hàng, hỗ trợ người sử dụng tòa nhà trong các vấn đề liên quan đến dịch vụ. Bộ phận này không chỉ thực hiện các nhiệm vụ hành chính mà còn là cầu nối giữa Ban Quản Lý và người sử dụng tòa nhà, giúp giải quyết mọi thắc mắc và yêu cầu của họ.
Bộ phận an ninh: Đảm bảo sự an toàn của người sử dụng tòa nhà và tài sản trong tòa nhà thông qua hệ thống giám sát an ninh và các biện pháp bảo vệ khác. Bộ phận an ninh sẽ có nhiệm vụ quản lý các thiết bị bảo vệ như camera an ninh, thẻ từ ra vào và kiểm tra các hoạt động không bình thường trong khuôn viên tòa nhà.

4. Lý Do Ban Quản Lý Chung Cư Quan Trọng

Ban Quản Lý Chung Cư không chỉ giúp đảm bảo các hoạt động trong tòa nhà diễn ra suôn sẻ mà còn đóng vai trò rất quan trọng trong việc:

Tạo ra môi trường sống và làm việc an toàn, thoải mái cho người sử dụng tòa nhà. Ban Quản Lý giúp xây dựng môi trường sống lành mạnh, an toàn cho cư dân, đồng thời duy trì một không gian làm việc hiệu quả và thoải mái cho các công ty hoạt động trong tòa nhà văn phòng.
Tối ưu hóa chi phí vận hành thông qua việc quản lý tài chính và dịch vụ một cách hợp lý. Các quyết định tài chính phải dựa trên nhu cầu thực tế của tòa nhà để giảm thiểu các khoản chi phí không cần thiết, đồng thời đảm bảo nguồn thu đủ để duy trì hoạt động của tòa nhà.
Nâng cao chất lượng dịch vụ người sử dụng tòa nhà, từ các vấn đề về vệ sinh, an ninh đến việc giải quyết nhanh chóng các yêu cầu và thắc mắc của người sử dụng tòa nhà. Cư dân và người sử dụng tòa nhà sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi họ biết rằng mọi yêu cầu của họ đều được xử lý nhanh chóng và hiệu quả.

5. Phân biệt Ban quản trị chung cư và Ban quản lý chung cư

Ban quản trị chung cư và ban quản lý chung cư là hai bộ phận hoàn toàn khác nhau:

Ban quản trị có thể hiểu là một cơ quan đại diện cho các chủ sở hữu chung cư, có tư cách pháp nhân, thực thi quyền và trách nhiệm theo Luật nhà ở và được bầu ra trong cuộc họp toàn thể chủ sở hữu với các tiêu chuẩn thành viên ban quản trị chung cư được pháp luật quy định.
Ban quản lý chung cư là đơn vị được chủ đầu tư hoặc Ban quản trị của toà nhà chung cư đó thuê lại hoặc ký hợp đồng để thực hiện quản lý vận hành. Để biết rõ hơn về chi tiết so sánh và cách phân biệt hai thuật ngữ này, mời bạn đọc mục bên dưới:

>>>> Xem thêm: Cập nhật thông tin mới nhất về ban quản trị chung cư 2025

	Ban quản trị chung cư	Ban quản lý chung cư
Khái niệm	Ban quản trị chung cư là tổ chức đại diện cho dân cư, có tư cách pháp nhân, con dấu được hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của công ty cổ phần hoặc Ban chủ nhiệm của hợp tác xã.	Ban quản lý chung cư là đơn vị quản lý và vận hành toà nhà chung cư, ký hợp đồng với ban quản trị chung cư.
Cách thức thành lập	Do người sở hữu nhà chung cư, cư dân sinh sống tại chung cư bầu tại hội nghị nhà chung cư, có nhiệm kỳ là 3 năm và sẽ được bầu lại vào cuối nhiệm kỳ hoặc được bầu tại hội nghị nhà chung cư bất thường.	Đơn vị ký hợp đồng với ban quản trị chung cư có trách nhiệm thành lập và phân bổ nhân sự ban quản lý chung cư có đầy đủ chức năng, năng lực để đảm bảo vận hành nhà chung cư.
Quyền hạn	– Quản lý và sử dụng nhà chung cư theo quy định của pháp luật. – Đôn đốc chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư phải tuân theo các quy nội quy của chung cư. – Thu, quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì nhà chung cư theo quy định của Hội nghị nhà chung cư. – Ký hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý, vận hành chung cư với chủ đầu tư.	– Thực hiện quản lý, vận hành nhà chung cư theo quy định và hợp đồng đã ký kết với Ban quản trị. – Thực hiện hoạt động bảo trì phần sở hữu chung của tòa chung cư. – Thu kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư theo thoả thuận của các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư
Trách nhiệm	– Chịu trách nhiệm trước pháp luật và các chủ sở hữu nhà chung cư. – Lấy ý kiến góp ý của người dân trong chung cư về việc quản lý nhà chung cư từ đó đại diện người dân bày tỏ, góp ý cho quá trình quản lý, vận hành.	– Chịu trách nhiệm trước Ban quản trị nhà chung cư. – Cung cấp các dịch vụ cần thiết cho cư dân, giải quyết các vấn đề pháp sinh trong quá trình quản lý, vận hành nhà chung cư. – Định kỳ 6 tháng phải báo cáo công khai về công tác và tình hình quản lý vận hành nhà chung cư với Ban quản trị. – Đảm bảo công tác quản lý, vận hành diễn ra bình thường, trơn tru.
Yêu cầu đối với thành viên	Chủ ở hữu chung cư hoặc chủ sở hữu và người sử dụng chung cư.	Ban quản lý chung cư phải có đầy đủ các bộ phân chuyên môn và có nghiệp vụ về quản lý, vận hành nhà chung cư.
Mục tiêu hoạt động	Đại diện cho “tiếng nói” của cư dân trong chung cư trong các vấn đề chung liên quan đến việc vận hành chung cư và sinh sống tại chung cư.	Đảm bảo mọi hoạt động vận hành của nhà chung cư diễn ra bình thường.

6. Những câu hỏi thường gặp

Ban quản lý có được “quyết” thay cư dân không?

Đây là câu hỏi gây nhiều tranh cãi.
Thực tế, Ban quản lý không có quyền quyết định độc lập các vấn đề lớn như tăng phí, sửa chữa hạng mục lớn hay thay đổi dịch vụ – mà phải thông qua Ban Quản Trị hoặc biểu quyết cư dân theo đúng quy định pháp luật.
Ban quản lý chỉ được phép:

Thực thi các công việc trong hợp đồng vận hành.
Báo cáo tình trạng kỹ thuật, tài chính cho Ban Quản Trị & cư dân.
Đề xuất giải pháp – chứ không quyết định cuối cùng.

Nếu bạn cảm thấy ban quản lý “lộng quyền”, cần rà soát lại hợp đồng và vai trò giám sát của Ban Quản Trị.

Khi có mâu thuẫn với Ban quản lý, cư dân nên làm gì?

Không phải lúc nào cư dân và Ban quản lý cũng “thuận hòa”. Nếu có xung đột:

Hãy gửi phản ánh bằng văn bản/email để có căn cứ xử lý
Liên hệ Ban Quản Trị chung cư – cơ quan đại diện cho cư dân
Nếu vấn đề không được giải quyết, có thể liên hệ chính quyền địa phương/phòng quản lý nhà ở để được hỗ trợ

Đừng giải quyết bằng cảm xúc hoặc gây áp lực không đúng cách – hãy hành xử trên cơ sở pháp lý và tôn trọng hai bên.

Tại sao phải có Ban Quản Lý chuyên nghiệp, không thể tự vận hành được sao?

Nhiều cư dân từng nghĩ rằng: “Tòa nhà có vài trăm căn hộ, tự thuê người dọn dẹp, bảo vệ là đủ” – nhưng thực tế hoàn toàn khác.
Ban quản lý chuyên nghiệp không chỉ duy trì hoạt động thường ngày, mà còn:

Chủ động phòng ngừa rủi ro kỹ thuật, không để “mất bò mới lo làm chuồng”
Có quy trình chuẩn để ứng phó sự cố, thay vì bị động chờ bên ngoài xử lý
Tối ưu ngân sách: chọn được nhà thầu bảo trì phù hợp, không phát sinh chi phí vô lý
Kết nối cư dân – ban quản trị – chủ đầu tư hiệu quả, giảm tranh cãi nội bộ

Một ban quản lý tốt chính là yếu tố nâng tầm giá trị tài sản của toàn cư dân – đặc biệt khi bạn muốn bán hoặc cho thuê lại căn hộ trong tương lai.

Ban quản lý chung cư đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tòa nhà vận hành mượt mà, an toàn và nâng cao chất lượng cuộc sống cư dân. Lựa chọn ban quản lý chuyên nghiệp không chỉ giúp duy trì hệ thống kỹ thuật, an ninh mà còn gia tăng giá trị bất động sản lâu dài. Hãy cùng POTS phát triển tổ ấm của bạn một cách bền vững.

Xem thêm: