Bàn giao nhà là bước then chốt: từ đây người mua chính thức tiếp nhận quyền sử dụng và bắt đầu các quyền, nghĩa vụ liên quan (bảo hành, quỹ bảo trì, nhận sổ). Việc nhận bàn giao đúng cách giúp bạn tránh rủi ro kỹ thuật, tranh chấp và bảo đảm quyền lợi pháp lý. Bài này hướng dẫn quy trình pháp lý, hồ sơ bắt buộc, checklist kiểm tra thực tế khi nhận nhà kèm tham chiếu văn bản hiện hành để bạn đối chiếu. Cùng POTS tìm hiểu ngay nhé.
1. Bàn giao nhà là gì và khi nào được bàn giao?
Bàn giao nhà là việc chủ đầu tư (hoặc bên bán) chuyển giao căn hộ/nhà ở cho bên mua/thuê mua, kèm hồ sơ nghiệm thu, biên bản bàn giao và các giấy tờ liên quan. Theo quy định hiện hành, việc bàn giao chỉ được thực hiện sau khi công trình đã được nghiệm thu theo thiết kế đã được phê duyệt. Hạ tầng kỹ thuật khu vực cũng phải đảm bảo kết nối, nghĩa là không được giao nhà trước khi các điều kiện nghiệm thu và hoàn công được đáp ứng.
Nghị định hướng dẫn Luật Nhà ở 2023 (Nghị định 95/2024) có hướng dẫn chi tiết trình tự, thủ tục liên quan tới bàn giao trong nhiều trường hợp (bàn giao cho mục đích tái định cư, bàn giao nhà hình thành trong tương lai v.v.). Khi tham gia nhận bàn giao, người mua cần đối chiếu thông báo của chủ đầu tư với các văn bản này.
2. Quy trình bàn giao — các bước cần thực hiện
Dưới đây là quy trình bàn giao nhà:
- Chủ đầu tư thông báo lịch bàn giao, nêu rõ ngày, giờ, địa điểm và danh sách hồ sơ sẽ bàn giao để bên mua chuẩn bị.
- Tiến hành nghiệm thu kỹ thuật công trình; lập biên bản nghiệm thu (đây là căn cứ pháp lý bắt buộc để tiến hành bàn giao).
- Người mua kiểm tra thực tế căn hộ theo checklist đã chuẩn bị, thử nghiệm các thiết bị và ghi nhận mọi khiếm khuyết, hư hỏng nếu có.
- Lập biên bản bàn giao hoặc biên bản tạm nhận; hai bên ký xác nhận và mỗi bên giữ một bản chính.
- Chủ đầu tư bàn giao bộ hồ sơ pháp lý và hồ sơ kỹ thuật (biên bản nghiệm thu, hoàn công nếu có), chứng từ liên quan quỹ bảo trì và phiếu/giấy tờ bảo hành thiết bị.
- Hoàn tất thủ tục thanh toán, nếu còn khoản phải thu; chuyển chìa khóa cho bên mua. Mọi tồn tại phải được ghi rõ trong biên bản kèm thời hạn và cam kết khắc phục.
3. Hồ sơ bắt buộc chủ đầu tư phải giao (kiểm tra ngay khi nhận)
Trước khi ký nhận, hãy kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ pháp lý và kỹ thuật do chủ đầu tư bàn giao — những tài liệu này là bằng chứng pháp lý và là căn cứ để bạn yêu cầu bảo hành, giải quyết tranh chấp sau này. Các hồ sơ bắt buộc bao gồm:
- Biên bản nghiệm thu công trình theo thiết kế, có chữ ký và đóng dấu của cơ quan nghiệm thu.
- Biên bản nghiệm thu PCCC và giấy xác nhận kết nối hạ tầng (điện, nước, thoát nước, nếu là chung cư).
- Bản vẽ hoàn công (as-built) và hồ sơ kỹ thuật của các thiết bị thuộc phần sở hữu chung.
- Chứng từ liên quan quỹ bảo trì (biên lai thu 2% và giấy tờ/chứng từ về tài khoản lưu giữ hoặc khoản gửi ngân hàng).
- Sổ tay hướng dẫn sử dụng và phiếu/bảo hành thiết bị đi kèm (điều hòa, bếp, máy nước nóng, thang máy…).
- Hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao đã ký giữa hai bên và các chứng từ liên quan đến thanh toán.
Nếu thiếu bất kỳ hồ sơ pháp lý hoặc kỹ thuật quan trọng nào, không ký nhận hoàn toàn. Thay vào đó, lập biên bản tạm nhận nêu rõ từng mục thiếu/khuyết, thời hạn chủ đầu tư phải khắc phục và cam kết bồi thường (nếu có), đồng thời lưu giữ mọi bằng chứng liên quan để làm căn cứ khiếu nại hoặc yêu cầu xử lý.
4. Checklist kiểm tra thực tế khi nhận nhà (dùng in để kiểm tra)
Khi đến nhận nhà, người mua nên in sẵn checklist kiểm tra thực tế để đảm bảo mọi hạng mục bàn giao đều đúng cam kết trong hợp đồng và đạt chất lượng kỹ thuật. Việc kiểm tra cần tiến hành cẩn thận, có thể quay video hoặc chụp ảnh làm bằng chứng nếu phát hiện lỗi. Các hạng mục nên kiểm tra gồm:
- Ngoại thất & hoàn thiện: kiểm tra tường, trần, sàn, lớp sơn có phẳng và đồng đều không; phát hiện nứt nẻ, thấm nước hoặc bong tróc.
- Cửa & khóa: thử đóng mở cửa chính và cửa phòng; kiểm tra gioăng, bản lề, khóa có hoạt động trơn tru và ăn khớp không.
- Hệ thống điện: kiểm tra ổ cắm, công tắc, cầu dao tổng; thử bật tắt toàn bộ đèn và thiết bị điện trong căn hộ.
- Chiếu sáng: thử toàn bộ hệ thống đèn trong nhà và tại hành lang (nếu thuộc phần bàn giao).
- Nước & thoát nước: kiểm tra áp lực vòi, khả năng thoát sàn, bồn cầu, lavabo; quan sát rò rỉ ở các vị trí nối ống.
- PCCC & an toàn: xem vị trí bình chữa cháy, hệ thống báo cháy, biên bản nghiệm thu PCCC; đảm bảo tuân thủ quy chuẩn.
- Thiết bị bàn giao: đối chiếu theo hợp đồng hoặc phiếu bảo hành — gồm thang máy (nếu thuộc phần sử dụng chung), máy bơm, máy nước nóng, điều hòa, bếp, v.v.
- Hồ sơ bàn giao: kiểm tra biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao, sổ hướng dẫn, phiếu bảo hành và biên lai quỹ bảo trì.
- Ghi tồn tại: mô tả rõ vị trí, tình trạng, mức độ hư hỏng hoặc khiếm khuyết; chụp ảnh, ghi thời hạn khắc phục và người chịu trách nhiệm trong biên bản.
Nếu có điều kiện, nên đi cùng thợ kỹ thuật hoặc kiểm định viên độc lập để đánh giá các lỗi chuyên sâu (như chống thấm, điện âm tường, hệ thống kỹ thuật ẩn) — giúp tránh phát sinh tranh chấp sau khi đã ký nhận.
5. Quyền lợi & trách nhiệm sau bàn giao
Sau khi căn hộ được bàn giao, chủ đầu tư có trách nhiệm bảo hành công trình theo thời hạn và phạm vi quy định trong hợp đồng cũng như theo pháp luật (Luật Nhà ở 2023). Người mua có quyền yêu cầu sửa chữa, khắc phục khiếm khuyết trong thời hạn bảo hành và phải được đáp ứng kịp thời, không phát sinh chi phí.
Quỹ bảo trì chung cư (thường bằng 2% giá trị căn hộ) cùng toàn bộ chứng từ liên quan phải được chủ đầu tư chuyển giao cho Ban quản trị khi được thành lập. Nếu việc bàn giao quỹ chưa hoàn tất, người mua nên yêu cầu biên bản ghi nhận tình trạng và thời hạn bàn giao cụ thể để đảm bảo quyền lợi sau này.
Ngoài ra, thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu (sổ hồng) chỉ được thực hiện khi dự án đã hoàn thành nghĩa vụ pháp lý và tài chính — vì vậy, người mua cần theo dõi tiến độ hoàn công và cập nhật thông tin từ cơ quan quản lý nhà ở địa phương.
6. Xử lý khi chủ đầu tư chậm bàn giao hoặc thiếu hồ sơ
Trong trường hợp chủ đầu tư chậm bàn giao, thiếu hồ sơ, hoặc không khắc phục tồn tại đúng hạn, người mua nên lưu trữ toàn bộ bằng chứng như biên bản làm việc, email trao đổi, hóa đơn, ảnh chụp hiện trạng để bảo vệ quyền lợi pháp lý.
Trình tự xử lý gồm:
- Gửi văn bản yêu cầu chính thức đến chủ đầu tư, nêu rõ vấn đề và thời hạn khắc phục.
- Nếu không được giải quyết, gửi kiến nghị hoặc báo cáo đến Sở Xây dựng hoặc UBND cấp quận/huyện nơi có dự án.
- Trong trường hợp tranh chấp kéo dài, người mua có thể khởi kiện dân sự để yêu cầu chủ đầu tư thực hiện nghĩa vụ bàn giao hoặc bồi thường thiệt hại.
Lưu ý: Biên bản bàn giao nhà là chứng cứ pháp lý quan trọng, cần được lưu giữ kỹ lưỡng để làm căn cứ khiếu nại hoặc khởi kiện sau này.
7. Mẫu biên bản & nguồn tham khảo nhanh
Người mua nên sử dụng mẫu biên bản bàn giao căn hộ chuẩn, ghi rõ:
- Hiện trạng căn hộ tại thời điểm bàn giao.
- Danh sách thiết bị được giao.
- Các tồn tại, hư hỏng (nếu có) và cam kết khắc phục của chủ đầu tư.
Khi cần đối chiếu quy định pháp lý, có thể tham khảo:
- Luật Nhà ở 2023 (Điều 140–145 về bàn giao, bảo hành, bảo trì).
- Nghị định 99/2015/NĐ-CP (và các văn bản hướng dẫn cập nhật).
Tải mẫu bàn giao nhà tại: BienBanBanGiaoCanHo
Bàn giao nhà là bước cuối cùng nhưng có ý nghĩa quyết định trong toàn bộ quá trình mua căn hộ. Đây không chỉ là thủ tục nhận chìa khóa, mà còn là thời điểm người mua xác lập quyền sở hữu hợp pháp và đảm bảo mọi quyền lợi liên quan — từ chất lượng công trình, hồ sơ pháp lý đến quỹ bảo trì và bảo hành. Để tránh rủi ro, người mua nên kiểm tra kỹ từng hạng mục, lập biên bản rõ ràng và lưu giữ toàn bộ giấy tờ liên quan. Một buổi bàn giao được chuẩn bị chu đáo không chỉ giúp yên tâm khi dọn vào ở, mà còn là nền tảng bảo vệ quyền lợi lâu dài trong suốt quá trình sử dụng căn hộ.
