Cùng với tốc độ đô thị hóa nhanh chóng, hàng loạt tòa nhà văn phòng hiện đại mọc lên tại các trung tâm kinh tế nhằm đáp ứng nhu cầu làm việc, mở rộng kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiều tòa nhà có quy mô lớn, trị giá hàng nghìn tỷ đồng, trở thành biểu tượng cho sự phát triển chuyên nghiệp và bền vững.
Chính vì vậy, công tác quản lý tòa nhà văn phòng đóng vai trò then chốt, đòi hỏi sự chuyên nghiệp, bài bản và tuân thủ quy trình tiêu chuẩn. Vậy đâu là những yếu tố cần có để xây dựng quy trình quản lý vận hành hiệu quả cho tòa nhà văn phòng? Hãy cùng chúng tôi khám phá trong bài viết dưới đây.
1. Giới thiệu sơ lược về Quản lý tòa nhà văn phòng
Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng đã xuất hiện trên thế giới từ khá lâu nhưng tại Việt Nam dịch vụ này mới được tiếp xúc vài năm đổ lại đây. Hiện nay cơ chế thị trường ngày càng phát triển, sự xuất hiện của nhiều tòa nhà xây dựng chuyên cho văn phòng kéo theo đó là nhiều dịch vụ khác nhau ra đời trong đó có dịch vụ quản lý vận hành văn phòng cũng được ngày càng chú trọng.
Vậy quản lý vận hành văn phòng là gì? Lợi ích và đơn vị nào cung cấp các dịch vụ này? Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu nhé!
1.1. Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?
Quản lý tòa nhà văn phòng không chỉ đơn giản là việc duy trì các thiết bị và hệ thống cơ sở hạ tầng. Đó là một quy trình toàn diện và phức tạp liên quan đến mọi hoạt động diễn ra trong tòa nhà, từ việc bảo trì các thiết bị cơ bản như hệ thống điện, nước, thang máy cho đến việc quản lý các dịch vụ tiện ích như vệ sinh, an ninh, và phòng cháy chữa cháy.
Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng gồm nhiều dịch vụ khác nhau như hoạt động quản trị, vận hành, bảo trì,…nhằm mục đích đảm bảo cho tòa nhà văn phòng hoạt động ổn định và hiệu quả nhất, mang lại một không gian thoải mái, an toàn và dễ dàng khai thác nhất tại văn phòng mà họ đang làm việc và tăng lợi nhuận cho chủ đầu tư, đòi hỏi người quản lý phải có những quy trình bài bản và có kinh nghiệm, nhạy bén trong tình hình thực tế.
Quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm nhiều yếu tố cần thiết để tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi cho người sử dụng. Các yếu tố quan trọng trong quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm hệ thống kỹ thuật, cơ sở hạ tầng, nhân lực và các dịch vụ hỗ trợ. Tất cả những yếu tố này phải được quản lý và giám sát một cách hiệu quả để đảm bảo rằng tòa nhà hoạt động ổn định, an toàn và không có sự cố phát sinh trong quá trình vận hành.
Điều quan trọng trong quản lý tòa nhà văn phòng là việc duy trì một môi trường làm việc thân thiện và an toàn, đồng thời tối ưu hóa chi phí vận hành. Điều này đòi hỏi một đội ngũ quản lý chuyên nghiệp, có kinh nghiệm và kỹ năng để xử lý mọi tình huống xảy ra trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà.
—-> XEM THÊM: Dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp của POTS
1.2. Tầm quan trọng của quản lý tòa nhà văn phòng
Đảm bảo an toàn và ổn định
Quản lý tòa nhà văn phòng không đơn thuần là kiểm soát vận hành hằng ngày, mà là quá trình tổng thể nhằm duy trì sự an toàn, ổn định cho toàn bộ hệ thống kỹ thuật – từ điện, nước, điều hòa đến phòng cháy chữa cháy và hệ thống thang máy. Khi có một quy trình quản lý chặt chẽ, mọi rủi ro về sự cố kỹ thuật hoặc tai nạn đều được phát hiện và xử lý kịp thời, giảm thiểu tối đa ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp thuê văn phòng. Đây là yếu tố nền tảng để đảm bảo rằng tòa nhà luôn vận hành trơn tru, không gián đoạn, và an toàn cho con người cũng như tài sản bên trong.
Cải thiện năng suất làm việc
Một môi trường làm việc hiện đại, sạch sẽ, tiện nghi sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Quản lý tòa nhà chuyên nghiệp đóng vai trò đảm bảo mọi tiện ích chung – từ hệ thống chiếu sáng, vệ sinh, internet cho đến các khu vực sinh hoạt chung – đều được duy trì ổn định và đồng bộ. Không gian làm việc thoáng đãng, có hệ thống điều hòa, ánh sáng, an ninh đầy đủ sẽ tạo điều kiện tốt nhất để các doanh nghiệp tập trung phát triển kinh doanh. Đây chính là một trong những yếu tố vô hình nhưng vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành hàng ngày.
Tối ưu chi phí, bảo vệ tài sản
Việc vận hành tòa nhà đúng chuẩn không chỉ giúp tiết kiệm chi phí điện, nước, bảo trì mà còn hạn chế các khoản chi khẩn cấp phát sinh từ hỏng hóc bất ngờ. Đội ngũ quản lý chuyên nghiệp thường xuyên thực hiện kiểm tra, bảo trì định kỳ, giúp kéo dài tuổi thọ của hệ thống kỹ thuật và cơ sở vật chất. Chủ đầu tư cũng sẽ an tâm hơn khi biết rằng tài sản của mình đang được bảo vệ tối ưu, đồng thời các báo cáo vận hành minh bạch giúp kiểm soát ngân sách dễ dàng hơn. Đây là yếu tố góp phần quan trọng trong việc cân đối tài chính và tối đa hóa lợi nhuận từ hoạt động cho thuê văn phòng.
Tăng giá trị bất động sản
Một tòa nhà được quản lý chuyên nghiệp luôn duy trì được diện mạo sạch đẹp, hiện đại và hệ thống vận hành ổn định. Điều này không chỉ giữ chân khách thuê mà còn là yếu tố nâng cao giá trị thương mại của tòa nhà trong mắt thị trường. Các doanh nghiệp ngày nay ưu tiên lựa chọn những văn phòng có đầy đủ tiện ích, dịch vụ tốt và môi trường làm việc chất lượng – và chính công tác quản lý là yếu tố quyết định điều đó. Từ đó, tòa nhà không chỉ dễ cho thuê mà còn có thể tăng giá trị chuyển nhượng hoặc đầu tư trong tương lai.
—-> XEM THÊM: Dịch Vụ Khai Thác, Tư vấn đầu tư & vận hành BẤT ĐỘNG SẢN
Hạn chế rủi ro kỹ thuật và an ninh
Bên cạnh việc vận hành các hệ thống cơ bản, quản lý tòa nhà văn phòng còn bao gồm công tác giám sát an ninh – từ kiểm soát ra vào, camera giám sát đến phòng chống cháy nổ. Nếu không có hệ thống quản lý bài bản, chỉ cần một sự cố nhỏ cũng có thể gây ra hậu quả lớn, ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh và uy tín của cả tòa nhà. Do đó, việc có một đội ngũ vận hành chuyên trách, sẵn sàng xử lý mọi tình huống khẩn cấp là yếu tố quyết định trong việc giữ cho tòa nhà hoạt động bền vững và an toàn lâu dài.
—-> XEM THÊM: Dịch Vụ Bảo trì và sửa chữa kỹ thuật tòa nhà
2. Công việc và quy trình vận hành của đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng
2.1. Quản lý hợp đồng
Trước hết, để có các dịch vụ quản lý thì phải có đàm phán và ký kết hợp đồng. Để khách hàng đồng ý thuê văn phòng thì bên chủ đầu tư phải có hợp đồng soạn thảo những điều khoản, quy định cần thiết rõ ràng, minh bạch như giá thành thuê, thời gian bắt đầu và kết thúc,… được thỏa thuận và thống nhất của cả 2 bên.
Trường hợp chủ đầu tư thuê đơn vị quản lý vận hành tòa nhà văn phòng thì việc quản lý hợp đồng sẽ diễn ra liên quan tới công việc thuộc về dự án như vệ sinh, an ninh, bảo trì máy móc, cây xanh…
Trường hợp hợp đồng được ký trực tiếp giữa chủ đầu tư với các đơn vị nhà thầu, đơn vị thuê văn phòng thì công việc của ban quản lý là giám sát và báo cáo tiến độ công việc của nhà thầu đến cho chủ đầu tư.
Về trường hợp mà chủ đầu tư đã ủy quyền cho ban quản lý tòa nhà văn phòng ký kết hợp đồng với nhà thầu thì ban quản lý sẽ có trách nhiệm thực hiện công việc đàm phán, ký kết hợp đồng và thực hiện các điều khoản đảm bảo lợi ích cho tòa nhà.
2.2. Quản lý nhân sự
Mỗi một tòa nhà đều có một đội ngũ nhân sự khác nhau, đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ, công việc khác nhau cho từng vị trí đảm bảo việc đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng.
Ban quản lý có trách nhiệm theo dõi sát chặt chẽ, đảm bảo công việc được tiến hành thuận lợi hoàn thành và đáp ứng đúng tiến độ. Ban quản lý còn có trách nhiệm tuyển dụng nhân sự, đưa ra các mức lương, thưởng phạt hợp lý cho nhân viên, giám sát hoạt động của nhân viên để tiến hành công việc được trôi chảy, đúng người, đúng việc, đúng chức trách.
2.3. Quản lý tài chính
Để quản lý vận hành tòa nhà theo đúng quy trình và thông suốt, hiệu quả sẽ có một số khoản chi phí để vận hành tòa nhà hàng tháng cho các dịch vụ thiết yếu. Ban quản lý có nhiệm vụ quản lý tài chính minh bạch, rõ ràng, phù hợp với các nhu cầu trong tòa nhà. Các khoản chi phí bao gồm tiền điện, nước chung trong tòa nhà và các chi phí vệ sinh, an ninh, vận hành, sửa chữa, cây xanh… Bên quản lý tòa nhà văn phòng có trách nhiệm báo cáo tài chính hàng tháng để gửi tới cho chủ đầu tư.
Trường hợp chủ đầu tư đã ủy quyền cho ban quản lý tòa nhà thực hiện việc quản lý tài chính như thu phí sử dụng văn phòng tại tòa nhà thì ban quản lý cần làm việc trực tiếp với các đối tác là khách hàng của tòa nhà về các vấn đề tài chính này và thu phí đúng hạn, lập báo cáo chi tiết, rõ ràng để gửi cho bên chủ đầu tư.
2.4. Quản lý chăm sóc khách hàng
Quản lý chăm sóc khách hàng bao gồm các dịch vụ hoạt động phục vụ và chăm sóc khách hàng. Bao gồm các hoạt động như ghi chép hoạt động ra vào của khách hàng, hướng dẫn cho khách hàng các phòng chức năng, phòng làm việc và hệ thống của tòa nhà văn phòng.
Bên cạnh đó ban quản lý tòa nhà văn phòng có nhiệm vụ giải đáp thắc mắc, tiếp nhận phản hồi và xử lý ôn hòa các khiếu nại, tranh chấp của khách hàng xảy ra tại tòa nhà kể cả là các phản hồi tiêu cực tới từ khách hàng. Đem đến cho khách hàng có những trải nghiệm tốt nhất, hài lòng nhất khi sử dụng dịch vụ tại tòa nhà.
2.5. Quy trình vận hành máy móc kỹ thuật
Trong mỗi một tòa nhà văn phòng sẽ gồm có nhiều hệ thống máy móc kỹ thuật như hệ thống thông gió, hệ thống điện, hệ thống máy lạnh, hệ thống PCCC, hệ thống thang máy… để đảm bảo cho một hệ thống được vận hành tốt thì các thiết bị phải được tiến hành kiểm tra và bảo dưỡng thường xuyên.
Việc bảo trì, bảo dưỡng này sẽ được ban quản lý tòa nhà văn phòng đảm nhiệm. Ban quản lý sẽ có trách nhiệm giám sát, khảo sát và kiểm tra các thiết bị định kỳ nhằm cho hoạt động của toàn hệ thống được trơn tru, đem lại trải nghiệm tốt nhất tới khách hàng đang sử dụng dịch vụ tại tòa nhà.
—-> XEM THÊM: Dịch Vụ Bảo trì và sửa chữa kỹ thuật tòa nhà
2.6. Quản lý vấn đề vệ sinh
Vệ sinh chung của tòa nhà được đảm bảo là việc mà ban quản lý tòa nhà văn phòng cần quan tâm tới. Việc đảm bảo được các khu vực chung như sảnh, thang máy, hành lang, khu vực nhà vệ sinh chung,… luôn sạch sẽ, được xử lý rác thải sau khi dọn dẹp luôn là điểm cộng trong mắt khách hàng. Không gian văn phòng sạch sẽ tạo nên được ấn tượng tốt về đơn vị quản lý và thu hút khách hàng tới sử dụng dịch vụ.
Ban quản lý tòa nhà cần phải thiết lập các nguyên tắc và quy định phù hợp cho đội ngũ nhân viên để đảm bảo sự sạch sẽ của hệ thống tòa nhà. Nguyên tắc này có thể bao gồm việc xử lý rác thải, các khu vực cần được làm sạch từ bên trong đến bên ngoài của tòa nhà, v.v … Quy trình quản lý vệ sinh thường được xử lý bởi một đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp và sẽ được thực hiện như sau:
- Khảo sát các hạng mục và diện tích của từng hạng mục.
- Lên kế hoạch vệ sinh sau khi đánh giá tình hình
- Tiến hành vệ sinh các hạng mục.
- Lên kế hoạch các phương án hỗ trợ để đảm bảo hiệu quả trong quá trình quản lý sử dụng nhà chung cư, văn phòng.
2.7. Quản lý dịch vụ an ninh tòa nhà văn phòng
Khi một tòa nhà văn phòng được đưa vào vận hành thì sẽ có lưu lượng người ra vào tòa nhà là rất lớn, vì vậy hệ thống an ninh luôn phải được trang bị đầy đủ và đảm bảo an ninh trong tòa nhà được tối đa. Camera trong tòa nhà phải được ổn định và hoạt động bình thường. Nhân viên an ninh luôn được đào tạo nghiệp vụ kỹ lưỡng, bài bản để đảm bảo an toàn cho cả tòa nhà. Một tòa nhà văn phòng có hệ thống an ninh tốt thì sẽ có uy tín và thu hút được khách hàng quan tâm.
| Nhóm người | Chức danh cụ thể | Trách nhiệm chính | Nhiệm vụ cụ thể | Tính chất công việc |
|---|---|---|---|---|
| 🧑💼 Chủ đầu tư / Chủ sở hữu tòa nhà | Giám đốc công ty, cá nhân sở hữu BĐS | Định hướng chiến lược, quyết định ngân sách và lựa chọn đơn vị quản lý | – Phê duyệt ngân sách vận hành – Ra quyết định nâng cấp, bảo trì lớn – Lựa chọn nhà thầu quản lý vận hành | Mang tính chiến lược dài hạn, ít tham gia vận hành hàng ngày |
| 🧑💼 Ban Quản lý tòa nhà (BQL) | Trưởng BQL, Quản lý vận hành | Quản lý tổng thể hoạt động tòa nhà | – Điều phối kỹ thuật, vệ sinh, bảo vệ – Làm việc với khách thuê – Báo cáo định kỳ lên chủ đầu tư | Đầu mối điều hành, chịu trách nhiệm tổng thể |
| 👷♂️ Bộ phận kỹ thuật | Trưởng kỹ thuật, kỹ thuật viên | Bảo trì, vận hành hệ thống kỹ thuật | – Bảo trì hệ thống PCCC, điện, nước, HVAC – Xử lý sự cố khẩn cấp – Kiểm tra định kỳ thiết bị | Làm việc tại hiện trường, đòi hỏi chuyên môn cao, trực 24/7 |
| 👨💻 Bộ phận CSKH / Lễ tân | Nhân viên lễ tân, chăm sóc khách hàng | Giao tiếp, tiếp nhận và xử lý phản ánh | – Ghi nhận ý kiến khách thuê – Phản hồi nhanh sự cố nhỏ – Hướng dẫn khách ra vào | Cần kỹ năng giao tiếp, xử lý mềm dẻo, kiên nhẫn |
| 🧹 Bộ phận vệ sinh | Tổ trưởng, nhân viên vệ sinh | Duy trì môi trường sạch sẽ | – Làm sạch khu vực công cộng, WC, thang máy – Hỗ trợ sự kiện khi có yêu cầu | Tác động trực tiếp đến cảm nhận của khách thuê |
| 🔐 Bộ phận an ninh / bảo vệ | Ca trưởng, bảo vệ tuần tra | Đảm bảo an ninh, trật tự và PCCC | – Kiểm soát người ra vào – Tuần tra tòa nhà – Xử lý tình huống khẩn cấp ban đầu | Luôn hiện diện tại hiện trường, trực theo ca |
| 🏢 Đơn vị quản lý vận hành (nếu thuê ngoài) | Công ty quản lý tòa nhà (ví dụ: POTS) | Quản lý toàn diện theo hợp đồng dịch vụ | – Cung cấp nhân sự BQL, kỹ thuật, vệ sinh, bảo vệ – Cam kết KPI vận hành, báo cáo định kỳ – Ứng dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp | Đơn vị chuyên nghiệp, có kinh nghiệm, tiêu chuẩn ISO, quốc tế |
Điểm nổi bật của mô hình quản lý POTS
-
Đồng bộ hệ thống: POTS cung cấp trọn gói từ nhân sự quản lý đến công cụ vận hành, phần mềm báo cáo.
-
Minh bạch trách nhiệm: Mỗi bộ phận có bảng mô tả công việc rõ ràng, chịu trách nhiệm KPI cụ thể.
-
Ứng dụng công nghệ: Phần mềm quản lý tòa nhà giúp mọi vấn đề được ghi nhận – xử lý – giám sát minh bạch, thời gian thực.
-
Tiết kiệm chi phí & rủi ro: Giảm thiểu sai sót do thiếu chuyên môn hoặc không có quy trình.
👉 Bạn đang muốn biết chính xác ai chịu trách nhiệm cho sự an toàn, vận hành và giá trị tài sản của tòa nhà văn phòng? Với mô hình quản lý chuyên sâu từ POTS, từng vị trí đều có vai trò rõ ràng, giúp tòa nhà của bạn vận hành trơn tru – không lo gián đoạn, không sợ rủi ro.
—-> XEM THÊM: Mô hình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp POTS
4. Làm sao để quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả
4.1. Bảo trì tòa nhà thường xuyên, định kỳ
Lý do quan trọng nhất của một tòa nhà văn phòng cho thuê cần được bảo trì thường xuyên định kỳ đó là duy trì cho cơ sở vật chất cũng như hạ tầng luôn ở trạng thái tốt nhất. Việc bảo trì thường xuyên sẽ giúp phát hiện được phần hư hỏng và xử lý kịp thời. Nhờ đó chất lượng của tòa nhà được duy trì và giúp khách hàng hài lòng. Thông thường, thì việc định kỳ sẽ diễn ra tùy theo các hạng mục cụ thể như sau:
- Định kỳ 1 tháng 1 lần: Bảo trì hệ thống điện, nước, thông gió…
- Định kỳ 3 tháng 1 lần: Chăm sóc cảnh quan của tòa nhà
- Định kỳ 1 năm 1 lần: Xử lý các vết nứt trên tường, sàn…
4.2. Nắm rõ hợp đồng cho thuê
Mỗi đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê thường sẽ có quy trình thực hiện chuyên môn khác nhau. Nhưng nhìn chung để đảm bảo việc quản lý tốt nhất thì đơn vị này cần được hiểu và nắm rõ thông tin cho thuê theo từng khách hàng. Bởi mỗi khách hàng sẽ có những thời hạn thuê hoặc mức chi phí cũng khác nhau. Một đơn vị quản lý chuyên nghiệp sẽ giúp đảm bảo quyền lợi của chủ đầu tư và khách hàng không bị xung đột nhau.
4.3. Nắm rõ tình hình dự án từ trong ra ngoài
Việc hiểu rõ dự án hay tòa nhà văn phòng của mình một cách chi tiết sẽ giúp việc quản lý được tốt hơn. Bởi vì việc nắm thông tin càng chi tiết thì bạn cũng sẽ cung cấp cho khách hàng được thông tin phù hợp nhất với nhu cầu của họ mong muốn. Bên cạnh đó, nắm rõ thông tin cũng giúp việc kiểm tra hiện trạng cũng như bảo trì định kỳ được chính xác hơn. Trước khi bàn giao mặt bằng cho thuê, đơn vị quản lý nhà văn phòng cho thuê cũng cần làm biên bản bàn giao để xác nhận với khách hàng tình trạng của mặt bằng trước khi cho thuê. Điều này giúp kiểm soát được chất lượng mặt bằng sau khi lấy lại từ khách thuê từ đó xử lý các vấn đề phát sinh nếu có.
4.4. Giao tiếp, trao đổi cùng người thuê
Một cách quản lý tòa nhà hữu hiệu đó là giao tiếp, trao đổi cùng người thuê. Việc thường xuyên giao tiếp trao đổi thông tin sẽ giúp hai bên kiểm soát được mong muốn của nhau. Cũng như xử lý các vấn đề gặp phải một cách hợp lý nhất. Điều này cũng giúp gia tăng trải nghiệm của khách thuê từ đó họ có sự hài lòng cao hơn.
4.5. Thường xuyên nâng cấp chất lượng tòa nhà
Một cách quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê hiệu quả và làm hài lòng khách hàng đó là luôn nâng cao chất lượng. Chất lượng ở đây không chỉ là chất lượng về các công trình tiện ích và cơ sở vật chất liên quan. Mà chất lượng còn liên quan đến quy trình quản lý nhanh chóng, kịp thời. Điều này cũng giúp nâng cao tỉ lệ tái ký hợp đồng; giúp gia tăng lợi nhuận cũng như hiệu quả kinh doanh cho chủ đầu tư.
4.6. Lưu trữ những thông tin quan trọng của người thuê, tòa nhà
Lưu trữ thông tin người thuê nhà cũng là một cách chăm sóc khách hàng hiệu quả. Chưa kể, bạn cũng có sẵn một tệp data khách hàng để có thể tiếp cận khi có các dự án cho thuê khác phù hợp.
4.7. Lựa chọn thời gian thanh toán phù hợp
Chi phí cũng như phương thức thanh toán quyết định nhiều đến việc ký hợp đồng hay không. Là một đơn vị chuyên nghiệp nên tư vấn chủ đầu tư đưa ra nhiều lộ trình thanh toán linh hoạt. Việc thanh toán linh hoạt sẽ giúp giảm gánh nặng cho người thuê. Ngoài ra, chủ đầu tư cần xây dựng các điều khoản rõ ràng trong hợp đồng nhằm hạn chế các rủi ro khi thanh toán và nâng cao trách nhiệm của khách hàng.
5. Phí quản lý tòa nhà văn phòng được tính như thế nào?
Phí quản lý tòa nhà văn phòng được tính ra sao? Sẽ có nhiều yếu tố ảnh hưởng tới chi phí của hoạt động này.
Thông thường chi phí vận hành của tòa nhà văn phòng sẽ được tính theo diện tích m2 và phí quản lý tòa nhà văn phòng ảnh hưởng bởi các yếu tố như:
- Diện tích, quy mô của tòa nhà: Tòa nhà văn phòng có diện tích, quy mô càng lớn, càng nhiều phòng, nhiều tầng sẽ cần nhiều trang thiết bị, hệ thống kỹ thuật, giám sát, nhân lực,… hơn so với tòa nhà văn phòng có quy mô nhỏ hơn. Vì vậy, chi phí quản lý tòa nhà văn phòng sẽ có chênh lệch giữa các tòa nhà có quy mô lớn, nhiều tầng sử dụng và các tòa nhà có quy mô nhỏ, ít tầng.
- Mức độ sử dụng dịch vụ của mỗi đơn vị thuê: Các tòa nhà văn phòng thường có 2 loại phí quản lý là phí bắt buộc và phí không bắt buộc. Các loại phí bắt buộc bao gồm các loại chi phí về điện, nước, an ninh, vệ sinh chung, bảo trì máy móc,… Các loại phí không bắt buộc bao gồm phục vụ ngoài giờ, nước uống. Tùy theo mục đích và nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp mà có chi phí quản lý khác nhau.
- Vị trí của tòa nhà văn phòng: Tòa nhà có vị trí đắc địa, nằm ở trung tâm, dân cư, khu hành chính thuận tiện thì sẽ có phí quản lý tòa nhà cao hơn so với các tòa nhà văn phòng nằm xa trung tâm, Ví dụ, một tòa nhà văn phòng cho thuê tại trung tâm của Quận 1 sẽ có chi phí cao hơn so với một văn phòng nằm ở các quận ngoại thành. Tuy nhiên, điều này còn có thể ảnh hưởng phụ thuộc vào khả năng đàm phán giữa chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà với đối tác doanh nghiệp.
- Về diện tích của văn phòng cho thuê: Các văn phòng có diện tích lớn, đẹp thì sẽ có chi phí quản lý cao hơn các văn phòng nhỏ hơn. Do đó các doanh nghiệp cần tính toán sao cho hợp lý để giảm chi phí quản lý tòa nhà văn phòng.
POTS.VN – Đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực vận hành tòa nhà văn phòng
Sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng mang lại nhiều giá trị hữu ích. Tuy nhiên, làm sao để lựa chọn được đơn vị uy tín, chất lượng đang là vấn đề khiến các chủ đầu tư đau đầu.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, POTS tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng uy tín, chuyên nghiệp. Kết hợp với hệ thống quản lý tòa nhà thông minh , POTS cam kết thực hiện theo đúng quy trình bài bản, đội ngũ tay nghề chuyên môn cao. Nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, tạo sự tin tưởng cho chủ đầu tư đồng thời nâng cao giá trị của tòa nhà văn phòng.
Cung cấp hệ thống quản lý tòa nhà văn phòng
Bao gồm quản lý 4 hoạt động như:
- Quản lý tài chính
- Quản lý nhân sự
- Quản lý khách hàng
- Vận hành bảo trì hệ thống kỹ thuật.
Nhiệm vụ của nhà quản lý phải phân bổ nguồn lực hiệu quả nhất, kết hợp hài hòa tất cả 4 hoạt động trên, cũng như kiểm tra, điều chỉnh quá trình của 4 hoạt động trên.
Cung cấp hệ thống dịch vụ phù hợp với từng văn phòng
Tùy theo tính chất công việc đối với mỗi văn phòng, quy mô văn phòng sẽ có những yêu cầu về dịch vụ khác nhau, POTS sẽ tư vấn cho bạn những dịch vụ phù hợp nhất, đáp ứng tất cả yêu cầu của những ai sử dụng văn phòng.
Quy trình làm việc chuyên nghiệp
Quy trình quản lý tòa nhà văn phòng mà POTS thực hiện luôn tuân theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015. Mọi hoạt động, vận hành của POTS luôn được theo dõi và ghi chép cẩn thận. Từ đó giúp khách hàng dễ dàng theo dõi được mọi hoạt động và vận hành của tòa nhà.
Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao
Một dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng tốt phụ thuộc vào chất lượng nguồn nhân lực. Đội ngũ nhân viên của POTS có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm quản lý, được đào tạo, tập huấn định kỳ để bắt kịp xu hướng trên thị trường.
Đồng thời đội ngũ nhân viên POTS luôn đoàn kết, làm việc với tinh thần tận tâm, có trách nhiệm trong công việc. Nhằm đảm bảo mọi hoạt động của tòa nhà văn phòng được diễn ra tốt nhất.
Khách hàng đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng thì liên lạc với POTS theo những thông tin dưới đây. Đội ngũ nhân viên của POTS luôn sẵn sàng giải đáp và tư vấn cho bạn.
Thông tin liên hệ
Mọi thông tin chi tiết về các dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà POTS, xin vui lòng liên hệ để được tư vấn và hỗ trợ:
Địa chỉ: Unit 209-211, Lầu 2, Tòa nhà PetroVietnam, Số 1 Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM, Việt Nam
Hotline: 0901 90 88 90
Email: [email protected]
Website: Pots.vn
Blogspot: Pots
Pinterest: Pots
Tumblr: Pots
Facebook: Pots
>> Xem thêm thông tin liên quan:
- Chi Phí Vận Hành Toà Nhà trung bình
- Đơn vị cung cấp dịch vụ bảo trì kỹ thuật toà nhà
- Đơn vị Quản Lý Toà Nhà Uy Tín tại Hồ Chí Minh
- Đơn vị quản lý vận hành toà nhà chung cư
- Mẫu Hợp Đồng Quản Lý Văn Phòng
- Kinh Nghiệm quản lý bãi đỗ xe chung cư
