VAI TRÒ, TẦM QUAN TRỌNG CỦA DỊCH VỤ QUẢN LÝ BẤT ĐỘNG SẢN

 

Mọi chủ đầu tư đều mong muốn tòa nhà của mình được đưa vào hoạt động có hiệu quả nhất, có tỷ lệ sử dụng thực cao nhất, mọi hệ thống được vận hành ổn định nhất và đương nhiên các chi phí bảo dưỡng, vận hành cũng phải được tiết kiệm nhất. Những người quản lý tòa nhà sẽ đại diện và hỗ trợ cho chủ đầu tư thực hiện những điều đó, làm sao cho khả năng phát sinh vấn đề được giảm thiểu tối đa và mức lợi nhuận mang lại cho cả đôi bên là hợp lý.

 

1. GIAI ĐOẠN TIỀN KHAI TRƯƠNG

• Hệ thống quy trình quản lý và bộ nội 

Sau khi dự án hoàn thiện, việc chuẩn hóa quy trình vận hành đóng vai trò quan trọng, đặt nền móng cho các hoạt động của tòa nhà.

Thực tế, nhiều Chủ đầu tư thiếu đội ngũ nhân sự chuyên môn hóa về vận hành nên thường gặp vướng mắc trong công tác thiết lập tiêu chuẩn dịch vụ và bộ quy trình quản lý chuyên nghiệp. Do đó, chất lượng quản lý chưa chuẩn hóa, mô hình quản lý chưa hiệu quả hay bộ quy trình quản lý vận hành, quy định, bộ nội quy... còn thiếu sót, làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng.

• Đội ngũ nhân sự

Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và có năng lực quản lý, kinh nghiệm tiếp nhận và set up dự án từ ban đầu sẽ giúp đảm bảo quá trình vận hành dự án sau này diễn ra hiệu quả. Tuy nhiên, Chủ đầu tư có thể chưa có kinh nghiệm, không có hệ thống tuyển dụng và đào tạo phù hợp để chuẩn hóa chất lượng nhân sự và nâng cao tiêu chuẩn dịch vụ. Đặc biệt, công tác đào tạo nhân sự cần được duy trì định kỳ, đảm bảo tính đồng bộ và hệ thống đối với lực lượng nhân sự vận hành.

2. GIAI ĐOẠN VẬN HÀNH

• Công tác vận hành

- Việc vận hành hệ thống kỹ thuật không đúng quy trình, không thực hiện theo đúng khuyến nghị của nhà sản xuất về kế hoạch bảo trì.

- Cơ sở vật chất không được duy tu bảo trì, sửa chữa thường xuyên dẫn đến sự xuống cấp và giảm hiệu suất sử dụng của các thiết bị, máy móc và tài sản, cơ sở hạ tầng khác.

- Hồ sơ vận hành không được cập nhật và lưu trữ một cách đầy đủ, gây khó khăn trong việc quản lý và sử dụng thông tin liên quan đến quá trình vận hành.

• Tổ chức hội nghị nhà chung cư lần thứ nhất

Nếu chưa có kinh nghiệm, thiếu kiến thức về pháp lý hay quy chế quản lý vận hành nhà chung cư, việc tổ chức hội nghị nhà chung cư lần thứ nhất có thể không đúng theo quy định, dễ dẫn đến việc tổ chức không thành công hay không được công nhận Ban quản trị.

1. LỢI ÍCH CỦA CHỦ ĐẦU TƯ KHI ĐỒNG HÀNH CÙNG ĐƠN VỊ TƯ VẤN CHUYÊN NGHIỆP

Công tác vận hành dự án tương đối phức tạp, đòi hỏi bộ quy trình quản lý minh bạch dựa trên kinh nghiệm thực tế và sự phối hợp của nhiều bộ phận chuyên môn khác nhau như nhân sự, chăm sóc khách hàng, tài chính, kế toán hay kỹ thuật. Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng sở hữu đội ngũ nhân sự chuyên môn hóa về mặt vận hành, dẫn đến những hạn chế trong quá trình lên kế hoạch, dự toán ngân sách cũng như phát triển và quản lý các hoạt động tại dự án. Chính vì vậy, sự đồng hành của đơn vị Tư vấn chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ Chủ đầu tư:

• Nâng cao chất lượng, giá trị và hình ảnh của dự án, thu hút khách hàng tiềm năng và và tối ưu lợi nhuận.
• Tối ưu chi phí đầu tư, tiết kiệm nguồn lực, đảm bảo tính toàn diện vận hành dự án sau này.
• Lường trước những vấn đề phát sinh và quản lý rủi ro xuyên suốt vòng đời dự án.
• Có cái nhìn tổng quan về bài toán ngân sách và dòng tiền vận hành, làm tiền đề cho việc hoạch định chiến lược kinh doanh, kế hoạch tài chính và vận hành cho dự án.

2. TIÊU CHÍ QUAN TRỌNG KHI LỰA CHỌN ĐƠN VỊ TƯ VẤN QUẢN LÝ BẤT ĐỘNG SẢN

Khi lựa chọn đơn vị Tư vấn quản lý, Chủ đầu tư có thể xem xét các tiêu chí cốt lõi dưới đây để xem xét và lựa chọn đơn vị phù hợp nhất.

2.1. KINH NGHIỆM TƯ VẤN VÀ QUẢN LÝ

Yếu tố kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn toàn diện đối với tất cả các vấn đề cốt lõi trong vận hành là điều kiện tiên quyết để đảm bảo đơn vị tư vấn có thể đưa ra các giải pháp hiệu quả và tối ưu về mặt vận hành, dịch vụ và chi phí. Trong quá trình đánh giá, Chủ đầu tư nên cân nhắc các đơn vị phát triển ở cả lĩnh vực Tư vấn và Quản lý, có kinh nghiệm thực tiễn ở đa dạng các loại hình bất động sản, từ văn phòng, tổ hợp thương mại đến các dự án khu dân cư.

Cách thức tiếp cận yêu cầu của Chủ đầu tư và tham khảo nội dung báo cáo tư vấn đối với các dự án hợp tác trước đó cũng thể hiện trình độ chuyên môn, mức độ uy tín và sự khác biệt giữa các đơn vị tư vấn.

2.2. ĐỘI NGŨ CHUYÊN GIA ĐA LĨNH VỰC

Đội ngũ tư vấn chuyên môn hóa, từ kỹ thuật, thiết kế, pháp lý, tài chính đến vận hành, sẽ hỗ trợ Chủ đầu tư xây dựng kế hoạch vận hành toàn diện và quản lý rủi ro, từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn nhằm tối ưu chi phí đầu tư.

Ngoài ra, đội ngũ tư vấn cần am hiểu về thị trường, nắm bắt nhanh các xu hướng trong quản lý bất động sản như PropTech hay giải pháp “xanh hóa” để đưa ra những tư vấn trọng điểm cho Chủ đầu tư, giúp nâng cao khả năng vận hành của dự án trong dài hạn.

2.3. QUY TRÌNH HỢP TÁC CHUYÊN NGHIỆP

Một quy trình hợp tác minh bạch, chuyên nghiệp sẽ bao gồm các bước:

• Đơn vị tư vấn gặp gỡ, trao đổi để hiểu được nhu cầu, những vướng mắc mà Chủ đầu tư đang gặp phải và tư vấn gói dịch vụ phù hợp.
• Hai bên thống nhất, đi đến hợp tác, ký kết hợp đồng và hoàn thiện thủ tục thanh toán.
• Đơn vị tư vấn khảo sát trực tiếp dự án và nghiên cứu tài liệu của Chủ đầu tư.
• Đơn vị tư vấn phản hồi kế hoạch thực hiện báo cáo tư vấn kèm theo các mốc thời gian rõ ràng.
• Họp trao đổi với các Bộ phận chuyên môn hoặc nhà thầu của Chủ đầu tư trong quá trình thực hiện báo cáo tư vấn (nếu cần).
• Hoàn thành báo cáo tư vấn đúng với nhu cầu ban đầu của Chủ đầu tư.

Quy trình hợp tác cần có sự tham gia, phối hợp chặt chẽ giữa đội ngũ chuyên gia tư vấn và Chủ đầu tư/Nhà thầu hay đối tác của Chủ đầu tư để đảm bảo thông tin được đầy đủ và chính xác nhất.

Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Dịch Vụ Dầu Khí Biển (POTS) là thành viên của Tổng công ty PETROSETCO thuộc Tập Đoàn Dầu Khí. Bắt đầu hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ Bất Động Sản từ năm 2006, POTS chuyên cung cấp các Dịch vụ Quản lý vận hành tòa nhà và khai thác Tòa nhà văn phòng, Trung tâm thương mại, Khu Nhà ở, Khu phức hợp…. và các dịch vụ tư vấn, cung ứng nhân sự, kỹ thuật bảo trì và sửa chữa… thuộc chuyên ngành dịch vụ Bất động sản khác.

 

Không chỉ dừng lại ở việc cung cấp dịch vụ tiêu chuẩn có sẵn mà POTS “chuyên tâm” đáp ứng mọi yêu cầu riêng biệt đặc thù của mỗi khách hàng, mỗi dự án. POTS đảm bảo mục tiêu tối đa hóa giá trị bất động sản, tối thiểu hóa chi phí thực hiện cho Chủ đầu tư, duy trì môi trường làm việc và sinh sống an toàn, tiện ích cho khách hàng và cư dân.