Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm nhiều hoạt động và công việc quan trọng để đảm bảo sự hoạt động suôn sẻ của tòa nhà và sự hài lòng của khách hàng sử dụng tòa nhà. Vậy thì thực hư những lợi ích của việc sử dụng dịch vụ này một cách chuyên nghiệp như thế nào; hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông tin qua bài viết sau đây nhé.
Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng là gì?
Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng là một loại dịch vụ cung cấp cho các chủ sở hữu và nhà đầu tư của các tòa nhà văn phòng.
Cụ thể, dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng có thể bao gồm các hoạt động như thuê và cho thuê các đơn vị văn phòng, quản lý hợp đồng, quản lý hóa đơn và thanh toán, quản lý các hoạt động bảo trì và sửa chữa, quản lý vận hành và bảo trì các hệ thống tiện ích như điện, nước, điều hòa không khí và an ninh, và quản lý các hoạt động liên quan đến sử dụng và bảo vệ tòa nhà.
Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng có thể giúp các chủ sở hữu và nhà đầu tư tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý và vận hành tòa nhà, đồng thời đảm bảo rằng tòa nhà được vận hành hiệu quả và đáp ứng được các yêu cầu của người sử dụng.
Vì sao nên sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng?
Sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng không chỉ giúp cho tòa nhà được vận hành hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, sẽ giúp cho khách hàng hài lòng; từ sự hài lòng này sẽ giúp chủ đầu tư có thể nâng cao giá trị thương hiệu tòa nhà mà mình xây dựng.
- Tính an toàn cao: Mục đích cao nhất của việc sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng hay chung cư đó chính là đảm bảo tính an toàn cao cho toàn bộ tòa nhà. Bởi một đơn vị chuyên nghiệp sẽ biết cách xử lý những vấn đề nếu có xảy ra. Bên cạnh đó, họ cũng có sẵn đội ngũ để bảo trì, bảo dưỡng giúp tòa nhà được hoạt động một cách tốt nhất.
- Tăng sự hài lòng của khách hàng: Một trong những vấn đề khiến cư dân không hài lòng là do khi họ gặp vấn đề thì xử lý không kịp thời. Do đó, một đơn vị chuyên nghiệp có đủ trình độ chuyên môn, chức năng và nhân viên có thể xử lý những vấn đề mà họ thắc mắc. Đây chính là một trong những điểm quan trọng để giúp làm hài lòng khách hàng.
- Tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả: Trên thực tế nhiều người sẽ cho rằng thuê một đơn vị quản lý tòa nhà sẽ tốn nhiều chi phí. Nhưng nếu như một tòa nhà được vận hành bởi một dịch vụ quản lý thì các khoản phí bảo trì, bảo dưỡng được sử dụng một cách tối ưu nhất.
Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng được triển khai như thế nào?
Để triển khai dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng, có thể thực hiện các bước sau:
- Phân tích và đánh giá tòa nhà: Đánh giá tòa nhà về cấu trúc, vị trí, kích thước, độ tuổi, các hệ thống kỹ thuật và các yêu cầu vận hành của tòa nhà. Điều này giúp đưa ra kế hoạch triển khai phù hợp với tòa nhà.
- Thiết kế kế hoạch quản lý: Tạo ra kế hoạch chi tiết về các hoạt động quản lý tòa nhà, bao gồm quản lý hành chính, quản lý tài chính, quản lý bảo trì và sửa chữa, và quản lý các dịch vụ tiện ích.
- Tuyển dụng nhân viên: Tuyển dụng nhân viên có chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp để triển khai các hoạt động quản lý tòa nhà, đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả.
- Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về các quy trình và tiêu chuẩn của dịch vụ quản lý tòa nhà, giúp nhân viên có thể thực hiện các hoạt động quản lý tòa nhà một cách hiệu quả.
- Triển khai hệ thống quản lý: Áp dụng các công nghệ và hệ thống quản lý để quản lý các hoạt động quản lý tòa nhà, đồng thời giám sát và theo dõi hoạt động tòa nhà để đưa ra các cải tiến và điều chỉnh.
- Đàm phán và ký kết hợp đồng: Đàm phán và ký kết hợp đồng với các chủ sở hữu và nhà đầu tư của các tòa nhà văn phòng để thực hiện dịch vụ quản lý tòa nhà.
- Triển khai hoạt động quản lý: Thực hiện các hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng như đã lên kế hoạch, đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả và đáp ứng được các yêu cầu của người sử dụng.
- Đánh giá và cải tiến: Đánh giá hoạt động và cải tiến kế hoạch quản lý tòa nhà văn phòng để đảm bảo rằng các hoạt động sẽ diễn ra hiệu quả hơn.
Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng sẽ phải quản lý những vấn đề gì?
Quản lý khách hàng
Một trong những công việc của đơn vị dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng đó là khách hàng. Việc quản lý khách hàng sẽ bao gồm nhiều hạng mục như đưa ra các chính sách chăm sóc, cũng như giải quyết yêu cầu, khiếu nại của khách hàng. Mục đích cao nhất là giữ chân khách hàng và làm hài lòng khách hàng. Bên cạnh đó, cũng cân bằng giữa lợi ích của chủ đầu tư và khách hàng.
Quản lý tài chính
Ban quản lý tòa nhà sẽ có trách nhiệm là thu các khoản phí như thuê mặt bằng, điện nước hay phí quản lý. Còn đơn vị quản lý sẽ phải sử dụng chi phí này một cách rõ ràng, hiệu quả và minh bạch. Với tài chính thì đơn vị này còn phải có những báo cáo định kỳ để giúp cư dân và chủ đầu tư có thể biết được các nguồn thu chi được sử dụng như thế nào.
Vận hành và bảo trì hệ thống kỹ thuật
Việc bào trì, bảo dưỡng hệ thông kỹ thuật là một trong những hoạt động quan trọng nhất. Trong đó bao gồm các hạng mục như hệ thống điện, ánh sáng, thông gió, nước, phòng cháy chữa cháy,… Công ty quản lý và vận hành công việc của tòa nhà sẽ chịu trách nhiệm vận hành hoạt động của hệ thống. Phải kiểm tra định kỳ, bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời khi xảy ra sự cố.
Quản lý nhân sự
Mỗi tòa nhà sẽ có những nhu cầu về nhân sự khác nhau cho từng vị trí. Nhiệm vụ của đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng sẽ phải có kế hoạch để bố trí, phân công công việc hợp lý nhất. Bên cạnh đó, cũng luôn đảm bảo các nhân sự này làm việc đúng chuyên môn, đúng vị trí một cách chuyên nghiệp nhất.
Dịch quản lý tòa nhà văn phòng nào uy tín hiện nay?
Nếu như bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng thì Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Dịch Vụ Dầu Khí Biển Pots là một địa chỉ mà bạn không nên bỏ quả.
Với nhiều năm kinh nghiệm cùng đội ngũ có chuyên môn cao, Pots chuyên cung cấp các Dịch vụ Quản lý, Vận hành và khai thác Tòa nhà văn phòng, Trung tâm thương mại, Khu Nhà ở, Khu phức hợp…. và các dịch vụ tư vấn, cung ứng, kỹ thuật chuyên ngành Bất động sản khác. Vì thế nên mọi yêu cầu về quản lý tòa nhà của bạn đều sẽ được đáp ứng một cách nhanh chóng và chất lượng cao nhất.
Đơn vị POTS có kinh nghiệm nhiều năm phúc vụ thị trường Bất động sản Việt Nam nên các quy chuẩn về vận hành tòa nhà đều được đáp ứng đạt hiệu quả tối ưu nhất. Nếu có nhu cầu thì bạn có thể liên hệ qua hotline: 0901908890 nhé
Trên đây là bài viết về dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng, bài viết cung cấp các thông tin khá chi tiết về lĩnh vực này. Hy vọng sẽ hữu ích dành cho những ai đang quan tâm tìm kiếm đối tác trong lĩnh vực quản lý hay vận hành tòa nhà.
