Trong hầu hết các khu nhà chung cư hiện nay trên địa bàn TP.HCM, đâu cũng đều có ban quản trị nhà chung cư. Đây được xem là tổ chức đóng vai trò rất quan trọng trong mọi công việc quản lý chung và đảm bảo an toàn, an ninh cho cư dân sinh sống, làm việc. Bài biết này, POTS sẽ cung cấp thông tin chi tiết về dịch vụ quản lý chung cư cao cấp để các bạn nắm rõ trước khi quyết định hợp tác...
Quản lý vận hành chung cư là gì?
Có thể hiểu đó là quản lý vận hành các vấn đề liên quan tới hoạt động của chung cư. Đảm bảo cho các hoạt động trong tòa nhà được diễn ra một cách tốt nhất, đồng thời bảo vệ những lợi ích chung của cư dân khu dân cư.
Chung cư là nơi tập trung nhiều căn hộ nhỏ, cùng sử dụng chung không gian, hệ thống kỹ thuật và hệ thống hạ tầng chung. Thường công việc quản lý chung cư sẽ có bộ phận Ban quản lý tiếp nhận. Mục tiêu lớn nhất của hoạt động quản lý vận hành chung cư là đem lại môi trường không gian sống bình đẳng, văn minh, mang tính ổn định lâu dài cho người sử dụng, đồng thời giữ gìn giá trị của bất động sản.
Quyền hạn làm việc của ban quản lý chung cư
- Định kỳ theo tháng/quý/năm, ban quản lý có thể thu phí vận hành nhà chung cư của từng hộ gia đình, dĩ nhiên điều này sẽ được đồng thuận trước khi thuê/mua căn hộ chung cư.
- Cử đại diện của chủ đầu tư thu tiền điện, nước của cư dân. Người đại diện này cũng có quyền xử lý những trường hợp nộp chậm hoặc cố ý không nộp, làm sai với điều khoản hợp đồng, quy định của chung cư.
- Được hưởng thêm nguồn thu khác bởi những dịch vụ gia tăng, ví dụ như: chạy ads (quảng cáo) trong thang máy, hành lang, cho thuê chỗ đậu xe, cho thuê mặt bằng kinh doanh,...
- Ban quản lý được phép quyết định tạm ngừng cung cấp điện nước trong trường hợp chủ căn hộ/người thuê căn hộ không nộp đầy đủ các khoản phí đã thỏa thuận.
Nghĩa vụ của ban quản lý căn hộ chung cư
- Có trách nhiệm kiểm tra và giám sát công việc của đội ngũ nhân viên thuộc đơn vị quản lý vận hành chung cư, mục đích đảm bảo mọi thứ suôn sẻ, tránh tối đa những thiệt hại không đáng có.
- Hệ thống quản lý tòa nhà của khu chung cư cần được kiểm tra thường xuyên hoặc định kỳ, tùy loại hệ thống, bao gồm: thang máy, hệ thống PCCC, hệ thống ống nước, cống thoát nước, máy phát điện công suất lớn dự phòng, cây xanh, vệ sinh, camera an ninh… Nếu xảy ra tình huống xấu đối với các hệ thống vận hành của chung cư, ban quản lý nhanh chóng tìm phương án sửa chữa.
- Tuân thủ các quy định, hướng dẫn vận hành hệ thống kỹ thuật tòa chung cư do nhà sản xuất cung cấp, chuyển giao.
- Ban quản lý chung cư được khai thác các dịch vụ ở tòa nhà nhằm tăng doanh thu, chia sẻ lợi nhuận với quản trị tòa nhà và làm quỹ công cộng phục vụ lợi ích của các cư dân sinh sống trong chung cư.
- Có trách nhiệm liên hệ, bồi thường cho chủ đầu tư hoặc cá nhân trong khu vực chung cư khi có xảy ra sự cố thiệt hại về tài sản, sức khỏe.
Một số quy định nhà nước về quản lý căn hộ chung cư
Theo Luật Nhà ở khoản 1,2 điều 105
Đối với những chung cư có hệ thống thang máy thì việc quản lý vận hành sẽ do đơn vị có đầy đủ chức năng, năng lực thực hiện.
Đối với những chung cư không có hệ thống thang máy thì việc quản lý, vận hành sẽ do Hội nghị chung cư tiến hành họp để ra quyết định hoặc thuê một đơn vị ngoài thực hiện.
Cũng theo quy định nhà nước, công ty quản lý vận hành nhà chung cư sẽ đảm nhiệm công việc vận hành hệ thống kỹ thuật, thiết bị và cung cấp các dịch vụ cần thiết. Ngoài ra, đơn vị quản lý còn có nhiệm vụ thu kinh phí quản lý vận hành của chủ sở hữu và người sử dụng căn hộ chung cư.
Theo khoản 2 Điều 105 Luật nhà ở 2014
Đơn vị phải được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp hoặc Luật Hợp tác xã và có chức năng quản lý vận hành nhà chung cư.
Trong đơn vị phải có các bộ phận chuyên môn: Bao gồm bộ phận dịch vụ, kỹ thuật, an ninh, môi trường, vệ sinh.
Đội ngũ nhân viên, cán bộ của đơn vị phải đáp ứng được yêu cầu về quản lý vận hành chung cư trong các lĩnh vực: Xây dựng, điện, phòng cháy chữa cháy, thiết bị kỹ thuật.
Quy trình dịch vụ quản lý chung cư chi tiết
Công tác quản lý căn hộ chung cư cần phải thực hiện đầy đủ các quy trình nhằm giúp cho mọi hoạt động được diễn ra thuận tiện hơn.
Quản lý tài chính
Đối với mỗi công việc quản lý có liên quan đến tòa nhà chung cư, cư dân đều phải đóng một khoản phí định kỳ, con số chi phí gộp lại 1 lần không hề nhỏ. Chính vì thế mà bộ phận quản lý chung cư cần phải có bảng phân chia kế hoạch quản lý, liệt kê tài chính rõ ràng và chi tiết để cư dân chi trả cho các khoản như: điện, nước, thẻ giữ xe, lương nhân viên, phí bảo trì ...
Quản lý nhân sự
Công tác quản lý chung cư nói chung đang là một vấn đề khiến cấp lãnh đạo "đau đầu nhức óc", vì vậy cần phải bố trí nhân sự một cách hợp lý nhất, đúng bộ phận, đúng chuyên môn giám sát công việc hàng ngày. Nên đề xuất chính sách khen thưởng và kỷ luật cải thiện thái độ, trách nhiệm của nhân sự làm việc.
Quản lý khách hàng
Trong mỗi tòa chung cư đang quản lý, ở mọi vị trí đều phải có người thuộc bộ phận ban quản lý để đáp ứng mọi vấn đề, khiếu nại khi cư dân cần. Phải đảm bảo ưu tiên biện pháp hòa giải, hòa thuận, công tâm nhưng phải hợp lý. Có vậy mới tăng lợi ích chung của toàn bộ người dân sinh sống, duy trì lâu dài mối quan hệ.
Bảo trì hệ thống
Khu vực tòa nhà chung cư thường lắp đặt rất nhiều hệ thống máy móc, nhân viên bảo trì và bảo vệ tòa nhà được phân phối trực thường xuyên để toàn bộ máy móc hoạt động ổn định.
Dịch vụ quản lý chung cư có vai trò rất quan trọng trong việc khai thác sử dụng chung cư, bởi nếu việc quản lý không hiệu quả sẽ là nguyên nhân dẫn đến việc mua bán và làm cho căn hộ nhanh chóng xuống cấp, làm mất đi giá trị của chung cư. Do vậy, việc sử dụng sự trợ giúp từ các công ty quản lý chung cư sẽ giúp chủ đầu tư giảm thiểu thời gian làm việc nhưng doanh thu nhận lại cao hơn.
Quy định về phí dịch vụ chung cư và cách tính toán
Mỗi chung cư đều có đặt ra một số quy định về phí dịch vụ, có sự thỏa thuận rõ ràng về danh sách các chi phí để duy trì được những hoạt động diễn ra của chung cư.
Mục đích tính phí quản lý được Nhà Nước quy định sử dụng vào từng hạng mục như: bảo trì trang thiết bị, trả lương, quản trị các dự án mua bán/thuê căn hộ hoặc mặt bằng chung cư... Điều này được thực hiện nghiêm ngặt, yêu cầu chủ nhà hoặc người thuê phải thanh toán định kỳ theo hợp đồng.
Phí quản lý vận hành nhà chung cư chi trả cho những hạng mục nào?
Chi phí quản lý chung cư bao gồm nhiều hạng mục nhỏ khác nhau. Người mua/thuê căn hộ chung cư về cơ bản sẽ chi trả cho các loại phí như sau:
- Chi trả cho dịch vụ vệ sinh: Các khu vực công cộng như thang bộ, thang máy, hành lang, hầm giữ xe,… cần được vệ sinh định kỳ. Rác thải sinh hoạt từ các căn hộ được thu gom. Khu vực ngoài trời như khuôn viên, khu giải trí cho trẻ em, cây xanh cũng cần được dọn dẹp và chăm sóc. Phí quản lý được dùng chi trả cho các hoạt động vệ sinh này.
- Chi phí bảo trì tòa nhà chung cư: Khoản phí này được dùng để chi trả cho các hoạt động bảo trì hệ thống kỹ thuật toà nhà. Ví dụ như bảo trì thang máy, hệ thống điều hòa không khí, thiết bị - máy móc truyền tải điện, hệ thống cấp thải nước,...
- Phí trả cho các dịch vụ khác: Ban quản lý thực hiện các hoạt động chăm sóc, tư vấn khách hàng, cư dân. Ngoài ra còn phụ trách hỗ trợ giải đáp thắc mắc, khiếu nại, xử lý vấn đề phát sinh. Nguồn kinh phí từ chi phí quản lý chung cư cũng được dùng để chi trả cho đội ngũ này.
- Chi trả cho dịch vụ an ninh: Để đảm bảo an ninh cho tòa nhà và khu vực chung, BQL cần vận hành hệ thống camera giám sát, hệ thống phòng cháy chữa cháy, nhân viên an ninh.
Cách tính phí vận hành nhà chung cư
Tại Điều 30 Thông tư số 02/2016/TT-BXD, cách tính chi phí dịch vụ chung cư được quy định theo công thức tính chuẩn:
Chi phí quản lý vận hành nhà chung cư của chủ thể = giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư (đơn vị tính: đồng/m2/tháng) x phần diện tích (m2) sử dụng.
Mức phí quản lý sẽ dao động từ 3.000 đồng tới 50.000 đồng/m2/tháng.
6 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí quản lý vận hành nhà chung cư
Chi phí quản lý chung cư không có một mức thu cố định cho toàn bộ căn hộ, mà sẽ bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố. Những yếu tố này sẽ gây tăng hay giảm chi phí quản lý cần nộp hàng tháng.
Quy mô tòa nhà chung cư
Quy mô tòa nhà chung cư càng lớn, nội ngoại thất càng sang trọng thì phí quản lý cũng càng cao. Quy mô chung cư thường thể hiện ở số tầng, số căn hộ, diện tích, hầm giữ xe…
Trong một khu chung cư cũng có thể có sự khác nhau về chi phí quản lý giữa các tòa nhà. Ví dụ như block A được phân loại thường, block B được phân loại cao cấp do có sảnh tiếp đón, thì khoản phí sẽ có sự chênh lệch giữa 2 block này.
Quy mô của căn hộ chung cư
Những căn hộ có diện tích rộng hơn sẽ có mức phí quản lý cao hơn. Điều này giúp đảm bảo công bằng cho các cư dân sinh sống cùng tòa nhà. Căn hộ sử dụng dịch vụ nhiều hơn sẽ phải chi trả khoản phí cao hơn.
Tình trạng của tòa nhà chung cư
Chung cư thường xuyên được tiến hành bảo trì, nâng cấp, nên luôn trong tình trạng sạch sẽ, tiện nghi và an toàn thường thu phí quản lý cao hơn. Ngược lại, một tòa nhà bị xuống cấp trầm trọng, không được bảo trì, sửa chữa định kỳ sẽ làm ảnh hưởng tới cư dân. Do đó chi phí quản lý chung cư cũng được quyết định bởi yếu tố này.
Vị trí của tòa nhà chung cư
Vị trí chung cư càng đắc địa, gần khu vực trung tâm, giao thông thuận lợi… thì sẽ có giá cho thuê, giá bán, phí quản lý càng cao. Bởi vì chung cư nằm ở vị trí thuận lợi cho cư dân sinh hoạt, làm việc, di chuyển.
Những chung cư sở hữu những yếu tố này có thể thu hút nhiều khách hàng đến mua, thuê căn hộ. Từ đó giúp chủ đầu tư đẩy được giá bán, giá thuê và chi phí quản lý căn hộ chung cư.
Mức độ cung cấp dịch vụ - tiện ích đi kèm
Khu chung cư cung cấp nhiều dịch vụ, tiện ích sẽ có mức phí quản lý càng cao. Bởi vì dịch vụ nhiều sẽ dẫn đến tăng các khoản chi phí bảo dưỡng, bảo trì hệ thống máy móc, trang thiết bị.
Tiện ích đi kèm như phòng tập, hồ bơi,… cũng sẽ làm tăng chi phí quản lý quản lý cho các dạng căn hộ cao cấp này.
Cho phép cư dân nuôi động vật
Phần lớn các tòa nhà chung cư sẽ không cho phép cư dân nuôi thú cưng vì tình trạng ồn ào, mất vệ sinh… Dẫn đến các thiệt hại về tài sản, ảnh hưởng tới các cư dân khác và lợi ích của chủ đầu tư.
Việc cấm nuôi động vật sẽ giúp ban quản lý, chủ đầu tư giảm thiểu được các rủi ro phát sinh trong quá trình vận hành tòa nhà. Do đó, với những chung cư cho phép nuôi động vật thì phí dịch vụ quản lý tòa nhà có thể sẽ cao hơn để bù đắp, dự phòng rủi ro phát sinh.
Kinh nghiệm quản lý căn hộ chung cư
Trải qua nhiều dự án, nhiều năm làm việc và cung cấp dịch vụ quản lý chung cư, công ty POTS đã đúc kết được một số kinh nghiệm khi làm dịch vụ, cụ thể là:
- Nắm vững toàn bộ kiến thức và hiểu rõ các quy trình quản lý
- Xây dựng quy trình chuẩn cho từng hạng mục quản lý của tòa nhà
- Áp dụng các phần mềm quản lý chung cư thông minh, tiện dụng, nhanh chóng
- Tùy vào chung cư, đơn vị sẽ chọn hoặc xây dựng mô hình quản lý nhà chung cư hợp lý, mới mẻ
- Thuê đúng đơn vị uy tín, tư vấn dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp
POTS - Công ty quản lý vận hành nhà chung cư uy tín, chất lượng
Bắt đầu thực hiện dịch vụ quản lý và vận hành chung cư từ những năm 2006 - 2007, POTS là đơn vị có bề dày kinh nghiệm, quá trình phát triển tốt nhất, xứng đáng đứng đầu ngành dịch vụ quản lý.
Với phương châm VÀNG: "Luôn lấy uy tín và chất lượng thực nghiệm, POTS đã luôn mang đến cho đối tác của mình những dịch vụ chất lượng, những giải pháp hữu ích và những chuỗi giá trị bền vững, đã được công nhận và đánh giá cao của rất nhiều đối tác"
Khi bạn có nhu cầu muốn tìm kiếm một công ty quản lý chung cư uy tín, đủ tầm nâng cao giá trị tòa chung cư và làm hài lòng cư dân thì POTS chính là sự lựa chọn hoàn hảo nhất dành cho bạn.
Mọi thông tin chi tiết về các dịch vụ quản lý tòa nhà của POTS, xin vui lòng liên hệ ngay để được tư vấn và hỗ trợ:
Hotline: 0901 90 88 90
Email: [email protected]
