Quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê - Làm sao cho hiệu quả?

Quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê làm sao đạt được sự tối ưu về mặt chi phí cũng như việc sử dụng nhân sự. Đây là một vấn đề không còn mới tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng trả lời được câu hỏi này. Nếu bạn cũng đang tìm kiếm giải pháp cho vấn đề này thì cùng tìm hiểu bài viết sau nhé.

1. QUẢN LÝ TÒA NHÀ VĂN PHÒNG CHO THUÊ LÀ GÌ?

Quản lý vận hành bất động sản nói chung và quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê nói riêng là một hoạt động bao gồm nhiều hạng mục khác nhau; nhằm mục đích lớn nhất đó là đảm bảo cho tòa nhà văn phòng có được sự ổn định về mặt hoạt động; và hiệu quả về mặt vận hành. Bên cạnh đó, các hoạt động quản lý cũng phải giúp cho cư dân hay người thuê văn phòng luôn có được sự thuận tiện và thoải mái nhất định. Từ đó giúp nâng cao thương hiệu cũng như giá trị của tòa nhà; tối ưu được lợi ích của chủ đầu tư.

2. CÁC CÔNG VIỆC CỦA ĐƠN VỊ QUẢN LÝ TÒA NHÀ VĂN PHÒNG CHO THUÊ

2.1. Quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng sẽ bao gồm các công việc quản lý các hợp đồng với các đơn vị thứ 3. Tức là tùy theo từng trường hợp mà ban quản lý vận hành sẽ có liên quan đến các công việc khác nhau. Nếu chủ đầu tư thuê đơn vị quản lý vận hành thì đơn vị này sẽ chịu trách nhiệm liên quan đến vệ sinh, cây xanh hay bảo trì máy móc. Còn nếu chủ đầu tư ký trực tiếp với đơn vị thầu thì ban quản lý vận hành gần như là phải giám sát cũng như báo cáo tiến độ công việc đến chủ đầu tư.

2.2. Quản lý nhân sự

Nhân sự là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê. Bởi việc duy trì được đội ngũ nhân sự để giúp các hoạt động được diễn ra trôi chảy nhất. Toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên được bộ phận quản lý giảm sát chặt chẽ giúp cho tiến độ được hoàn thành đúng hạn.

2.3. Quản lý tài chính

Các hoạt động quản lý tài chính sẽ bao gồm những khoản liên quan đến chi phí vận hnahf như vệ sinh, an ninh, cây xanh, điện nước rác thải. Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê phải đảm bảo các vấn đề tài chính rõ ràng, minh bạch và lập báo cáo gửi định kỳ cho chủ đầu tư.

2.4. Chăm sóc khách hàng

Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ tiếp nhận và phản hồi cũng như xử lý khiếu nại nếu có của tất cả những người thuê văn phòng. Bộ phận này có trách nhiệm giải đáp thắc mắc kịp thời và thỏa mãn để khách hàng có được sự trải nghiệm tốt nhất. Chăm sóc khách hàng đóng vai trò quan trọng để giúp cho khách hàng có được sự đánh giá tốt về tòa nhà văn phòng.

2.5. Đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa nhà

Thiết bị kỹ thuật như hệ thống thông gió, điện, nước, internet, camera… cần được vận hành tốt để tòa nhà hoạt động ổn định. Đảm bảo kỹ thuật cũng giúp tòa nhà được vận hành suôn sẻ, khách hàng hài lòng về trải nghiệm thuê văn phòng tại đây.

2.6. Đảm bảo dịch vụ vệ sinh

Vệ sinh văn phòng là một trong những công tác mà bất kỳ đơn vị quản lý nào cần phải chú trọng. Theo đó, đơn vị vận hành cần phải đảm bảo vệ sinh của khu vực sảnh, hành lang… được sạch sẽ, đồng thời xử lý rác thải sau khi dọn dẹp. Một không gian sạch đẹp không chỉ giúp văn phòng được đánh giá cao mà còn giúp khách hàng có được sự thoải mái nhất khi làm việc.

2.7. Đảm bảo hệ thống an ninh tòa nhà

Tòa nhà văn phòng là nơi tập trung rất nhiều nhân sự làm việc và đón tiếp rất nhiều khách hàng nên hệ thống camera phải luôn hoạt động ổn định. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên an ninh cần được đào tạo chuyên nghiệp để xứ lý các vấn đề một cách nhanh chóng, kịp thời. Đảm bảo sự an toàn về người cũng như tài sản trong tòa nhà văn phòng cho thuê.

3. LÀM SAO ĐỂ QUẢN LÝ TÒA NHÀ VĂN PHÒNG CHO THUÊ HIỆU QUẢ

3.1. Bảo trì tòa nhà thường xuyên, định kỳ

Lý do quan trọng nhất của một tòa nhà văn phòng cho thuê cần được bảo trì thường xuyên định kỳ đó là duy trì cho cơ sở vật chất cũng như hạ tầng luôn ở trạng thái tốt nhất. Việc bảo trì thường xuyên sẽ giúp phát hiện được phần hư hỏng và xử lý kịp thời. Nhờ đó chất lượng của tòa nhà được duy trì và giúp khách hàng hài lòng. Thông thường, thì việc định kỳ sẽ diễn ra tùy theo các hạng mục cụ thể như sau:

Định kỳ 1 tháng 1 lần: Bảo trì hệ thống điện, nước, thông gió…
Định kỳ 3 tháng 1 lần: Chăm sóc cảnh quan của tòa nhà
Định kỳ 1 năm 1 lần: Xử lý các vết nứt trên tường, sàn…

3.2. Nắm rõ hợp đồng cho thuê

Mỗi đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê thường sẽ có quy trình thực hiện chuyên môn khác nhau. Nhưng nhìn chung để đảm bảo việc quản lý tốt nhất thì đơn vị này cần được hiểu và nắm rõ thông tin cho thuê theo từng khách hàng. Bởi mỗi khách hàng sẽ có những thời hạn thuê hoặc mức chi phí cũng khác nhau. Một đơn vị quản lý chuyên nghiệp sẽ giúp đảm bảo quyền lợi của chủ đầu tư và khách hàng không bị xung đột nhau.

3.3. Nắm rõ tình hình dự án từ trong ra ngoài

Việc hiểu rõ dự án hay tòa nhà văn phòng của mình một cách chi tiết sẽ giúp việc quản lý được tốt hơn. Bởi vì việc nắm thông tin càng chi tiết thì bạn cũng sẽ cung cấp cho khách hàng được thông tin phù hợp nhất với nhu cầu của họ mong muốn. Bên cạnh đó, nắm rõ thông tin cũng giúp việc kiểm tra hiện trạng cũng như bảo trì định kỳ được chính xác hơn. Trước khi bàn giao mặt bằng cho thuê, đơn vị quản lý nhà văn phòng cho thuê cũng cần làm biên bản bàn giao để xác nhận với khách hàng tình trạng của mặt bằng trước khi cho thuê. Điều này giúp kiểm soát được chất lượng mặt bằng sau khi lấy lại từ khách thuê từ đó xử lý các vấn đề phát sinh nếu có.

3.4. Giao tiếp, trao đổi cùng người thuê

Một cách quản lý tòa nhà hữu hiệu đó là giao tiếp, trao đổi cùng người thuê. Việc thường xuyên giao tiếp trao đổi thông tin sẽ giúp hai bên kiểm soát được mong muốn của nhau. Cũng như xử lý các vấn đề gặp phải một cách hợp lý nhất. Điều này cũng giúp gia tăng trải nghiệm của khách thuê từ đó họ có sự hài lòng cao hơn.

3.5. Thường xuyên nâng cấp chất lượng tòa nhà

Một cách quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê hiệu quả và làm hài lòng khách hàng đó là luôn nâng cao chất lượng. Chất lượng ở đây không chỉ là chất lượng về các công trình tiện ích và cơ sở vật chất liên quan. Mà chất lượng còn liên quan đến quy trình quản lý nhanh chóng, kịp thời. Điều này cũng giúp nâng cao tỉ lệ tái ký hợp đồng; giúp gia tăng lợi nhuận cũng như hiệu quả kinh doanh cho chủ đầu tư.

3.6. Lưu trữ những thông tin quan trọng của người thuê, tòa nhà

Lưu trữ thông tin người thuê nhà cũng là một cách chăm sóc khách hàng hiệu quả. Chưa kể, bạn cũng có sẵn một tệp data khách hàng để có thể tiếp cận khi có các dự án cho thuê khác phù hợp.

3.7. Lựa chọn thời gian thanh toán phù hợp

Chi phí cũng như phương thức thanh toán quyết định nhiều đến việc ký hợp đồng hay không. Là một đơn vị chuyên nghiệp nên tư vấn chủ đầu tư đưa ra nhiều lộ trình thanh toán linh hoạt. Việc thanh toán linh hoạt sẽ giúp giảm gánh nặng cho người thuê. Ngoài ra, chủ đầu tư cần xây dựng các điều khoản rõ ràng trong hợp đồng nhằm hạn chế các rủi ro khi thanh toán và nâng cao trách nhiệm của khách hàng.

Pots là một trong các công ty quản lý tòa nhà văn phòng uy tín hàng đầu với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động. Pots tự tin cung cấp cho khách hàng dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng chất lượng cao và chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn cao nhất. Cùng với đội ngũ hỗ trợ cho hoạt động quản lý vận hành tòa nhà văn phòng đều là các chuyên gia có kinh nghiệm trong và ngoài nước. Chắc chắn Pots sẽ mang đến những giải pháp tối ưu cho việc quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê.

Trên đây là bài viết giúp các đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê có thể thực hiện hoạt động quản lý một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Hy vọng những thông tin chia sẽ này sẽ hữu ích dành cho ai đang tìm kiếm một đơn vị quản lý chuyên nghiệp uy tín.