Hợp đồng quản lý tòa nhà là thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý giữa ban quản lý tòa nhà và đơn vị quản lý. Mục đích của hợp đồng này là bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng. Dưới đây là những nội dung cần phải có trong một bản hợp đồng quản lý tòa nhà và mẫu hợp đồng quản lý tòa nhà chuyên nghiệp mà POTS muốn chia sẻ đến các bạn.
Ý NGHĨA CỦA HỢP ĐỒNG QUẢN LÝ TÒA NHÀ
Một bản hợp đồng nói chung và hợp đồng quản lý tòa nhà nói riêng, bao gồm tất cả các điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận của các bên, mẫu hợp đồng quản lý tòa nhà văn phòng mang ý nghĩa:
-
Đảm bảo các quyền và nghĩa vụ của ban quản trị và đơn vị quản lý tòa nhà được thực hiện đầy đủ trong khuôn khổ pháp luật.
-
Bất cứ bên nào vi phạm các điều kiện của hợp đồng đều phải bồi thường theo quy định.
HỢP ĐỒNG QUẢN LÝ TÒA NHÀ BAO GỒM NHỮNG NỘI DUNG NÀO?
-
Cơ sở pháp lý
Các thông tư, điều luật, bộ luật quy định là cơ sở pháp lý của hợp đồng quản lý tòa nhà,... Cơ sở pháp lý là nền tảng để xây dựng các điều khoản và điều kiện của hợp đồng quản lý vận hành tòa nhà nhằm bảo vệ quyền và lợi ích của các bên liên quan.
-
Thông tin các bên tham gia hợp đồng
Đây là phần nội dung quan trọng trong một hợp đồng. Thông tin cơ bản sẽ gồm có:
-
Tên đơn vị/ tên giao dịch
-
Người đại diện
-
Địa chỉ
-
Số điện thoại liên lạc
-
Số tài khoản
-
Email/ Fax
-
Mã số thuế
-
Thông tin cần thiết khác như website, chi nhánh,...
-
Giải thích từ ngữ (nếu có)
Chỉ một số loại hợp đồng đặc thù mới cho phép có phần định nghĩa hoặc giải thích từ ngữ. Đối với hợp đồng dịch vụ quản lý tòa nhà, phần giải thích sẽ giữ vai trò giải thích ý nghĩa cụ thể của các từ ngữ, thuật ngữ để các bên liên quan đều hiểu được nội dung một cách chính xác, đầy đủ hơn.
Xem thêm: công ty bảo trì tòa nhà
-
Nội dung thỏa thuận của hợp đồng dịch vụ quản lý tòa nhà
Nội dung của thỏa thuận là phần nêu ra các yêu cầu về dịch vụ quản lý đối với các bên liên quan trong hợp đồng. Các hạng mục sau đây có trong hợp đồng thuê quản lý tòa nhà:
-
Ban quản trị tòa nhà văn phòng, chung cư,... (bên A) đưa ra các yêu cầu công việc trong công tác vận hành tòa nhà cho bên đơn vị quản lý vận hành tòa nhà.
-
Đơn vị quản lý tòa nhà (bên B) sẽ đảm bảo đáp ứng tốt các công việc cung cấp dịch vụ vận hành theo yêu cầu của ban quản trị
-
Ban quản lý thực hiện công việc theo sự ủy quyền của ban quản trị tòa nhà.
-
Kinh phí quản lý tòa nhà: phí quản lý, thời hạn và phương thức thanh toán
Trong hợp đồng quản lý vận hành tòa nhà không thể thiếu phần kinh phí quản lý. Dịch vụ quản lý tòa nhà sẽ được tính theo đơn vị VNĐ/m2 và sẽ thay đổi tùy theo đơn vị quản lý. Ngoài ra, chi phí cho các dịch vụ khác nhau như dọn dẹp, bảo dưỡng cây cảnh, an ninh tòa nhà, v.v. được bao gồm trong khoản phí này. Phí dịch vụ quản lý tòa nhà sẽ được đơn vị quản lý tòa nhà thu hàng tháng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
-
Quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia
Quyền và nghĩa vụ của hai bên tham gia hợp đồng sẽ được ghi rõ trong phần này. Các bên có thể thỏa thuận để bổ sung thêm vào hợp đồng các quyền và nghĩa vụ bên cạnh những quyền và nghĩa vụ đã có sẵn trong hợp đồng mẫu.
-
Thời hạn thực hiện hợp đồng quản lý vận hành tòa nhà
Hợp đồng phải ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc của một quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp. Trước khi hết hạn hợp đồng 30 ngày, ban quản lý tòa nhà sẽ đưa ra đề xuất gia hạn chính thức. Sau 15 ngày, nếu Chủ đầu tư / Ban quản lý tòa nhà (Bên A) không có ý kiến bằng văn bản với Ban quản lý vận hành tòa nhà (Phần B) thì hợp đồng sẽ tự động gia hạn bằng với thời gian của hợp đồng.
-
Nội dung chấm dứt hợp đồng và đơn phương chấm dứt hợp đồng trước hạn
Sau đây là các trường hợp chấm dứt hợp đồng được quy định trong hợp đồng quản lý vận hành tòa nhà, cụ thể như sau:
-
Thời hạn của hợp đồng đã hết, các bên đã thống nhất không gia hạn.
-
Cả hai bên đồng ý rằng hợp đồng được chấm dứt trước thời hạn.
-
Một trong hai bên tuyên bố phá sản hoặc ngừng hoạt động theo quy định của pháp luật.
-
Sự kiện bất khả kháng.
-
Hợp đồng quản lý vận hành tòa nhà có thể bị đơn phương chấm dứt trước thời hạn. Điều kiện đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn sẽ thay đổi tùy theo thỏa thuận của các bên.
-
Các bên tham gia vi phạm hợp đồng, bồi thường thiệt hại
Bên nào vi phạm hợp đồng phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại đầy đủ cho bên còn lại theo các điều khoản của hợp đồng. Khi hợp đồng hết hạn, không bên nào có quyền sử dụng dữ liệu hoặc tài sản của đối phương.
-
Các thỏa thuận khác
Các bên sẽ quyết định thỏa thuận các nội dung còn lại của hợp đồng. Tuy nhiên, các thỏa thuận này phải tuân thủ các yêu cầu pháp lý, công bằng và tương thích với các điều khoản hiện có của hợp đồng.
-
Tranh chấp và giải quyết tranh chấp
Trong trường hợp có sự bất đồng về các điều khoản của hợp đồng, các bên phải tự giải quyết vấn đề. Nếu các bên không thống nhất được về kinh phí quản lý thì có thể làm đơn trình UBND tỉnh giải quyết. Các bên có quyền yêu cầu Tòa án nhân dân giúp đỡ để giải quyết những tranh chấp trong việc thực hiện hợp đồng.
Xem thêm: quy trình vận hành tòa nhà
-
Hiệu lực của hợp đồng
Hiệu lực của hợp đồng quản lý tòa nhà phải được ghi rõ ràng. Kể từ ngày, tháng, năm có hiệu lực, các bên phải thống nhất thực hiện nghiêm túc các quy định của hợp đồng. Một bản của hợp đồng sẽ được giữ bởi các bên tham gia hợp đồng. Nếu các bên có thỏa thuận mới, họ phải ký một hợp đồng mới hoặc hoặc lập phụ lục hợp đồng.
MẪU HỢP ĐỒNG QUẢN LÝ TÒA NHÀ CHUYÊN NGHIỆP TẠI POTS.VN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh Phúc
……,ngày …..tháng……năm…….
HỢP ĐỒNG QUẢN LÝ VẬN HÀNH TÒA NHÀ VĂN PHÒNG
Số:……./HĐQLVHTNVP
-
Căn cứ Luật Thương Mại của nước CHXHCN Việt Nam năm 2005;
-
Căn cứ Luật dân sự của nước CHXHCN Việt Nam ký ngày 24 tháng 1 năm 2015;
-
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ cũng như khả năng của hai bên
Hôm nay ngày ….. tháng…..năm….., tại địa chỉ…………., chúng tôi bao gồm:
Bên A: Công ty cổ phần Thương mại dịch vụ A (Người sử dụng lao động)
Địa chỉ:
Điện thoại: ……………………………. Fax…………………………….
Mã số thuế: ………………………
Đại diện pháp luật : Nguyễn Thị C
Chức vụ: Chủ tịch hội đồng quản trị
Số tài khoản:…………………………..
Ngân hàng:………………………….
Bên B: Công ty quản lý vận hành tòa nhà văn phòng (Người lao động)
Địa chỉ:
Điện thoại: ……………………………. Fax……….
Mã số thuế: …………………….
Đại diện pháp luật : Nguyễn Thị C
Chức vụ: Giám đốc vận hành công ty
Số tài khoản:…………………………
Ngân hàng:………………………..
Cùng bàn bạc thống nhất đưa ra các thỏa thuận sau đây:
Điều 1: Nội dung thỏa thuận
-Bên A sẽ thuê Bên B quản lý vận hành tòa nhà văn phòng tại địa điểm….. với các công việc sau đây.
Điều 2. Mô tả công việc
Bên B sẽ thực hiện để quản lý vận hành trong phạm vi
- Lập và thực hiện kế hoạch quản lý vận hành tòa nhà văn phòng;
- Xây dựng bộ máy quản lý vận hành và cung cấp nhân sự quản lý vận hành tòa nhà văn phòng; kiểm soát quá trình quản lý vận hành theo kế hoạch thông qua bộ phận kiểm soát từ văn phòng quản lý theo định kỳ và thường xuyên tại nhà chung cư;
- Thiết lập, điều chỉnh các quy trình quản lý, vận hành, biểu mẫu phù hợp với đặc điểm của tòa nhà văn phòng và vận dụng vào quản lý thực tế tại tòa nhà văn phòng;
- Kiểm soát, bảo đảm trật tự, an ninh công cộng, xử lý vệ sinh, môi trường, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật (điện, nước, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống thang máy, thang cuốn, thông tin liên lạc,…) và các dịch vụ khác của tòa nhà văn phòng;
- Chủ động liên hệ, phối hợp làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ và hỗ trợ cư dân đăng ký sử dụng các dịch vụ về nước sinh hoạt, dịch vụ truyền hình, internet, điện thoại…;
- Thay mặt Bên A quản lý, cập nhật, phát hành thông báo giá dịch vụ quản lý vận hành và tiến hành thu kinh phí quản lý vận hành tòa nhà văn phòng, phí dịch vụ, phí tiêu thụ nước sinh hoạt của chủ sở hữu căn hộ theo định kỳ hàng tháng, đề xuất với Bên A các biện pháp bắt buộc thích hợp khi cần thiết để đảm bảo việc thu các khoản tiền này;
- Quản lý vận hành các hệ thống kỹ thuật tòa nhà; bố trí lịch làm việc của nhân viên kỹ thuật làm việc tại tòa nhà văn phòng; giám sát công việc hàng ngày của nhân viên kỹ thuật bao gồm các hạng mục phải kiểm tra cũng như những công việc sửa chữa khác;
- Thực hiện việc sửa chữa đơn giản các thiết bị tòa nhà văn phòng: thay bóng đèn, công tắc tại khu vực chung. Bên B chỉ chịu chi phí nhân lực sửa chữa và vật tư đơn giản (đèn chiếu sáng hành lang, công tắc, phụ liệu…); Bên A chịu trách nhiệm về phần vật tư, thiết bị thay thế thuộc phạm vi quỹ bảo trì; trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác;
- Thay mặt Bên A làm việc với các cơ quan có liên quan và phối hợp với chính quyền địa phương thực hiện các quy định của pháp luật về an ninh trật tự, vệ sinh môi trường và các phong trào chung;
- Đôn đốc, nhắc nhở cư dân thực hiện nội quy quản lý, sử dụng tòa nhà văn phòng. Nhắc nhở và hỗ trợ cư dân đăng ký tạm trú, thường trú khi vào sinh sống tại tòa nhà văn phòng; tiếp thu ý kiến và giải quyết khiếu nại của cư dân liên quan đến công tác quản lý vận hành tòa nhà văn phòng;
- Tổ chức thực tập phòng cháy, chữa cháy nội bộ định kỳ để các thành viên trong Ban quản lý, bộ phận kỹ thuật, lực lượng bảo vệ, an ninh, bộ phận dịch vụ vệ sinh (và có thể có cư dân); phối hợp với Bên A lập phương án phòng cháy, chữa cháy định kỳ theo quy định để hướng dẫn khách hàng/cư dân tòa nhà văn phòng nắm được các bước cần thực hiện khi có tình huống khẩn cấp xảy ra;
- Báo cáo tình hình quản lý và các chi phí hoạt động hàng tháng, hàng năm tại hội nghị tòa nhà văn phòng;
- Thực hiện các công việc khác do các bên thỏa thuận: …….
