Bạn đã nghe qua công việc quản lý tòa nhà, chắc hẳn đây không còn là một khái niệm lạ lẫm với những chủ đầu tư, khách hàng thuê mặt bằng chung cư, căn hộ, văn phòng. Hãy cùng POTS định nghĩa chính xác dịch vụ vận hành tòa nhà là gì? Nắm rõ các quy trình quản lý vận hành tòa nhà, đơn vị đảm nhiệm sẽ làm những công việc chi tiết ra sao?
1. Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà là gì?
Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà được hiểu chính xác là vận hành quản lý các hệ thống, hoạt động bên trong tòa nhà giúp cho khách thuê có được sự trải nghiệm tốt nhất. Phục vụ cho việc quản lý, sẽ có các dịch vụ, khoản thu, nguồn nhân lực đáp ứng phù hợp với chất lượng quản lý tòa nhà. Tận dụng các thế mạnh của đơn vị quản lý, các tiện ích của tòa nhà để tạo điều kiện thu hút số lượng khách hàng có nhu cầu muốn thuê, đồng thời còn làm tăng giá trị chính tòa nhà. Tùy thuộc từng thời điểm, vào từng điều kiện mà chủ đầu tư, khách hàng thuê mặt bằng sẽ có một số yêu cầu đối với công tác quản lý tòa nhà.
- Các loại hình quản lý tòa nhà bao gồm:
- Quản lý vận hành tòa nhà chung cư
- Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng
- Quản lý vận hành tòa nhà trung tâm thương mại
- Quản lý vận hành tòa cao ốc...
Chi tiết quy trình quản lý tòa nhà và mục đích cuối cùng
Quản lý tòa nhà luôn được biết là công việc đòi hỏi cần phải có sự cẩn trọng, chu đáo, trung thực và trách nhiệm nghề nghiệp cao. Mọi quy trình của tòa được vận hành bởi ban quản lý, thực hiện các hạng mục trong tòa nhà, đem lại trải nghiệm, hiệu quả quản lý kinh doanh cao nhất. Đơn vị quản lý có thêm nguồn thu nhờ các dịch vụ gia tăng khác như: phí vệ sinh, cảnh quan tòa nhà, nhân công nhân sự...
Công tác quản lý vận hành tòa nhà bao gồm những quy trình nào?
Mỗi loại hình quản lý bất động sản sẽ có cơ chế vận hành không giống nhau. Tuy nhiên nếu như nhìn chung thì công tác quản lý vận hành tòa nhà sẽ diễn ra theo quy trình và phân phối theo các khía cạnh sau:
Quản lý an ninh tòa nhà
Việc làm này chủ yếu đảm bảo sự an toàn cho cư dân hoặc khách hàng sử dụng dịch vụ, tiện ích tòa nhà. Bên cạnh đó bảo vệ trực tiếp các tài sản, lợi ích của nhà đầu tư.
Cụ thể, bộ phận quản lý an ninh sẽ giám sát tòa nhà liên tục qua hệ thống CCTV/camera, không quên dõi mắt theo những người ra vào tòa nhà, đi tuần bãi xe và giám sát bãi đỗ xe, kiểm soát hàng hoá,...
Quản lý vệ sinh tòa nhà
Tận hưởng không gian sống chuẩn Xanh – Sạch – Đẹp thì công tác vệ sinh là hạng mục cần quan tâm, không thể thiếu trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà.
Mỗi ngày tòa nhà đều sẽ được vệ sinh sạch sẽ các khu vực: đại sảnh, hành lang, nhà vệ sinh, cầu thang máy, thang bộ,... Thời gian phân bố nhân sự do ban quản lý sắp xếp, đảm bảo tòa nhà luôn được sạch sẽ nhất.
Quản lý bảo trì và sửa chữa hệ thống kỹ thuật tòa nhà
Mỗi tòa nhà đều sở hữu đầy đủ các hệ thống quản lý tòa nhà, ví dụ như: hệ thống chiếu sáng, thang máy, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống mạng internet, trang thiết bị hệ thống PCCC,... Bộ phận bảo trì sẽ kiểm tra, căn cứ vào tình hình hệ thống hiện tại để tiến hành sửa chữa hoặc thay mới. Nhờ vậy mà duy trì được sự ổn định, đảm bảo an toàn cho mọi người hoạt động bên trong tòa nhà, nâng cao chất lượng tòa nhà đó.
Song song với sự an toàn, việc quản lý bảo trì hệ thống tòa nhà tốt còn góp phần không nhỏ nhằm kéo dài tuổi thọ cho tài sản của bên nhà đầu tư. Việc này cũng thuận lợi để thời gian khai thác bất động sản được dãn dài ra, tăng thêm giá trị và lợi nhuận cho nhà đầu tư.
Quản lý hành chính công vụ tòa nhà
Các hoạt động quản lý tòa nhà
- Quản lý mọi hồ sơ, tài liệu liên quan đến tòa nhà bao gồm thư tín, giấy chứng từ và các chứng nhận, văn bản, hợp đồng,...
- Tổng hợp kết quả báo cáo hoạt động của tòa nhà theo định kỳ.
- Tuyển dụng đội ngũ nhân sự bao gồm: tìm kiếm ứng viên (HR), phỏng vấn, bộ phận đào tạo chuyên môn… Từ đó, luôn đảm bảo cung cấp đủ nguồn nhân lực để triển khai nhiều hoạt động cùng nhau vận hành tòa nhà hiệu quả
- Trực tiếp liên hệ làm việc với đơn vị thuê ngoài cung cấp dịch vụ nếu có.
Các công tác thiên về quản lý hành chính luôn được xây dựng mục đích đảm bảo các hoạt động nội bộ và ngoại giao diễn ra thuận lợi. Từ những việc đó, ngày càng nâng cao hiệu quả quản lý vận hành, tăng uy tín thương hiệu tòa nhà.
Quản lý khách hàng tòa nhà
Ở bất kỳ tòa nhà nào thì cư dân và khách hàng thuê mặt bằng cũng đóng vai trò rất quan trọng. Họ là người trực tiếp sử dụng và trải nghiệm chất lượng công trình – dịch vụ tại các tòa nhà. Chính vì vậy công tác quản lý khách hàng là không thể thiếu.
Công tác này thường bao gồm các hoạt động như:
- Đối với các phòng ban quản lý, có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng mới mua/thuê căn hộ, mặt bằng kinh doanh. Thường các hoạt động này sẽ được kết hợp với những buổi tổ chức truyền thông, chính là giúp nhà đầu tư, cá nhân sở hữu có thể cho thuê hết các mặt bằng còn trống.
- Quản lý các hợp đồng mua bán, thuê lại thông qua các hoạt động tư vấn Pháp Luật, biên soạn hợp đồng đầy đủ, đúng đắn và đồng thời tổ chức ký kết…
- Tiếp nhận hết mọi vấn đề khách hàng cần được đáp ứng, giải quyết. Xem xét ký từng trường hợp để có giải pháp ứng xử hợp tình hợp lý.
- Chủ động cập nhập, thông báo những tin tức mới, thời gian thu tiền dịch vụ quản lý, tiền điện nước định kỳ
Quản lý tài chính của tòa nhà
Trong công tác quản lý vận hành tòa nhà, tài chính là yếu tố không thể thiếu. Công tác quản lý tài chính này bao gồm các đầu việc:
- Quản lý hoạt động thu, chi của tòa nhà bằng cách lên kế hoạch rõ ràng, bao gồm các khoản chi phí bảo dưỡng, bảo trì và các khoản thu phí dịch vụ định kỳ từ khách hàng.
- Lập báo cáo tài chính gửi nhà chủ đầu tư, đồng thời bắt buộc kê khai chi tiết những khoản thu, chi.
- Tham mưu, hỗ trợ nhà đầu tư lập kế hoạch tài chính để tối ưu hiệu quả khai thác các khoản phí khác.
- Quản lý công bố quỹ tiền thu tới cư dân, khách hàng thuê mặt bằng.
Thông qua các hoạt động này, ban quản lý và chủ đầu tư có thể nắm bắt kịp tình hình và đánh giá hiệu quả khách quan. Từ đó có thể đưa ra các kế hoạch điều chỉnh hoạt động một cách hợp lý, tối đa hóa lợi ích.
Mục đích của việc quản lý vận hành tòa nhà
Vận hành quản lý tòa nhà đem lại hiệu quả, khách hàng cảm thấy hài lòng sẽ làm tăng gia tăng tỷ lệ mua/thuê bất động sản.
- Đảm bảo an toàn: Một trong các mục đích đóng góp phần quan trọng nhất trong lúc vận hành những hoạt động tòa nhà bảo đảm an ninh cho mọi người sinh sống, làm việc tại đây. Mỗi ban quản lý đều sở hữu bộ phận an ninh sẵn sàng trợ giúp, phát hiện và xử lý nhanh chóng những trở ngại phát sinh của tòa nhà.
- Phòng tránh được rủi ro: Nguy cơ rủi ro, lỗi hệ thống máy móc, thiết bị... Là những vấn đề luôn phải được kiểm tra thường xuyên. Mục đích của việc rà soát, bảo trì là để giải quyết sự cố thời gian sớm nhất mang lại sự hài lòng cho mọi người.
- Nâng cao giá trị tòa nhà: Khi khâu điều hành tòa nhà diễn ra theo quy trình chuẩn sẽ đảm bảo hoạt động suôn sẻ. Từ đó mà giá trị của tòa nhà sẽ được tăng, không chỉ nâng cao về mặt giá trị tòa nhà mà còn nâng tầm uy tín, sự tin tưởng đối với mọi người.
Công việc quản lý tòa nhà do ai chịu trách nhiệm?
Nhằm đảm bảo tòa nhà hoạt động theo quy trình, diễn ra một cách tốt nhất, đem lại hiệu quả nhất định thì việc xây dựng phòng ban quản lý là vô cùng cấp thiết. Ban quản lý vận hành tòa nhà sẽ giúp nhà đầu tư nâng cao chất lượng dịch vụ và đồng thời đem đến những trải nghiệm sống tốt nhất cho cư dân, khách hàng.
Ban quản lý sẽ bao gồm rất nhiều bộ phận riêng biệt, chuyên về một lĩnh vực chuyên môn. Có thể kể đến như: bộ phận kiểm tra, bộ phận giám sát an ninh, bộ phận PCCC cứu hộ, bộ phận bảo trì dịch vụ, bộ phận làm vệ sinh tòa nhà,...
6 lưu ý khi tiếp nhận quản lý vận hành tòa nhà
Để xây dựng được bộ khung quy trình quản lý vận hành tòa nhà nào đó thì bộ phận ban quản lý cần chú ý đến những điều như sau:
- Xây dựng quy trình quản lý từng bước chặt chẽ, trình tự logic khoa học
- Thời gian hoàn thành các hạng mục công việc cần phải đề xuất thời gian rõ ràng
- Phân công đúng nhân sự đúng việc, tránh xảy ra sự nhầm lẫn công việc
- Bổ sung hoặc giảm tải các bước quản lý, tối ưu hóa thời gian và công sức quản lý
- Triển khai nhiều ngôn ngữ và cách trình bày quy trình để phù hợp với từng đối tượng khách hàng
- Tùy vào mô hình tòa nhà để xác định cung ứng nguồn nhân lực đầy đủ nhất
POTS – Công ty cung cấp giải pháp quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, uy tín
Thuê một công ty quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp rất khó, vì vậy mà chủ đầu tư cần cân nhắc, dựa trên nhiều yếu tố nhằm chọn được đơn vị tốt để cải thiện chất lượng tòa nhà cũng làm tăng giá trị của tòa nhà.
POTS tự tin là một trong những công ty dịch vụ quản lý tòa nhà tại Việt Nam cung cấp đầy đủ nhiều gói tiện ích, tiết kiệm cho khách hàng, áp dụng công nghệ và quy trình chuẩn riêng biệt, sáng tạo. Những nhà đầu tư có thể đặt niềm tin khi sử dụng dịch vụ quản lý và vận hành tòa nhà của POTS, nhà đầu tư sẽ rất hài lòng.
Dịch vụ Bất động sản POTS
- Hotline: 0901 90 88 90
- Email: [email protected]
- Website: https://pots.vn
