Bạn đã nghe qua công việc quản lý tòa nhà, chắc hẳn đây không còn là một khái niệm lạ lẫm với những chủ đầu tư, khách hàng thuê mặt bằng chung cư, căn hộ, văn phòng. Hãy cùng POTS định nghĩa chính xác dịch vụ vận hành tòa nhà là gì? Nắm rõ các quy trình quản lý vận hành tòa nhà, đơn vị đảm nhiệm sẽ làm những công việc chi tiết ra sao?
1. Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà là gì?
Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà được hiểu chính xác là vận hành quản lý các hệ thống, hoạt động bên trong tòa nhà giúp cho khách thuê có được sự trải nghiệm tốt nhất. Phục vụ cho việc quản lý, sẽ có các dịch vụ, khoản thu, nguồn nhân lực đáp ứng phù hợp với chất lượng quản lý tòa nhà. Tận dụng các thế mạnh của đơn vị quản lý, các tiện ích của tòa nhà để tạo điều kiện thu hút số lượng khách hàng có nhu cầu muốn thuê, đồng thời còn làm tăng giá trị chính tòa nhà. Tùy thuộc từng thời điểm, vào từng điều kiện mà chủ đầu tư, khách hàng thuê mặt bằng sẽ có một số yêu cầu đối với công tác quản lý tòa nhà.
- Các loại hình quản lý tòa nhà bao gồm:
- Quản lý vận hành tòa nhà chung cư
- Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng
- Quản lý vận hành tòa nhà trung tâm thương mại
- Quản lý vận hành tòa cao ốc…
Chi tiết quy trình quản lý tòa nhà và mục đích cuối cùng
Quản lý tòa nhà luôn được biết là công việc đòi hỏi cần phải có sự cẩn trọng, chu đáo, trung thực và trách nhiệm nghề nghiệp cao. Mọi quy trình của tòa được vận hành bởi ban quản lý, thực hiện các hạng mục trong tòa nhà, đem lại trải nghiệm, hiệu quả quản lý kinh doanh cao nhất. Đơn vị quản lý có thêm nguồn thu nhờ các dịch vụ gia tăng khác như: phí vệ sinh, cảnh quan tòa nhà, nhân công nhân sự…
>>>> Tìm hiểu thêm: Dịch vụ Quản lý tòa nhà tại POTS
2. Công tác quản lý vận hành tòa nhà bao gồm những hạng mục nào?
Mỗi hạng mục quản lý bất động sản sẽ có cơ chế vận hành không giống nhau. Tuy nhiên nếu như nhìn chung thì công tác quản lý vận hành tòa nhà sẽ diễn ra theo quy trình và phân phối theo các khía cạnh sau:
Quản lý an ninh tòa nhà
Việc làm này chủ yếu đảm bảo sự an toàn cho cư dân hoặc khách hàng sử dụng dịch vụ, tiện ích tòa nhà. Bên cạnh đó bảo vệ trực tiếp các tài sản, lợi ích của nhà đầu tư.
Cụ thể, bộ phận quản lý an ninh sẽ giám sát tòa nhà liên tục qua hệ thống CCTV/camera, không quên dõi mắt theo những người ra vào tòa nhà, đi tuần bãi xe và giám sát bãi đỗ xe, kiểm soát hàng hoá,…
Quản lý vệ sinh tòa nhà
Tận hưởng không gian sống chuẩn Xanh – Sạch – Đẹp thì công tác vệ sinh là hạng mục cần quan tâm, không thể thiếu trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà.
Mỗi ngày tòa nhà đều sẽ được vệ sinh sạch sẽ các khu vực: đại sảnh, hành lang, nhà vệ sinh, cầu thang máy, thang bộ,… Thời gian phân bố nhân sự do ban quản lý sắp xếp, đảm bảo tòa nhà luôn được sạch sẽ nhất.
Quản lý bảo trì và sửa chữa hệ thống kỹ thuật tòa nhà
Mỗi tòa nhà đều sở hữu đầy đủ các hệ thống quản lý tòa nhà, ví dụ như: hệ thống chiếu sáng, thang máy, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống mạng internet, trang thiết bị hệ thống PCCC,… Bộ phận bảo trì sẽ kiểm tra, căn cứ vào tình hình hệ thống hiện tại để tiến hành sửa chữa hoặc thay mới. Nhờ vậy mà duy trì được sự ổn định, đảm bảo an toàn cho mọi người hoạt động bên trong tòa nhà, nâng cao chất lượng tòa nhà đó.
Song song với sự an toàn, việc quản lý bảo trì hệ thống tòa nhà tốt còn góp phần không nhỏ nhằm kéo dài tuổi thọ cho tài sản của bên nhà đầu tư. Việc này cũng thuận lợi để thời gian khai thác bất động sản được dãn dài ra, tăng thêm giá trị và lợi nhuận cho nhà đầu tư.
Quản lý hành chính công vụ tòa nhà
Các hoạt động quản lý tòa nhà
- Quản lý mọi hồ sơ, tài liệu liên quan đến tòa nhà bao gồm thư tín, giấy chứng từ và các chứng nhận, văn bản, hợp đồng,…
- Tổng hợp kết quả báo cáo hoạt động của tòa nhà theo định kỳ.
- Tuyển dụng đội ngũ nhân sự bao gồm: tìm kiếm ứng viên (HR), phỏng vấn, bộ phận đào tạo chuyên môn… Từ đó, luôn đảm bảo cung cấp đủ nguồn nhân lực để triển khai nhiều hoạt động cùng nhau vận hành tòa nhà hiệu quả
- Trực tiếp liên hệ làm việc với đơn vị thuê ngoài cung cấp dịch vụ nếu có.
Các công tác thiên về quản lý hành chính luôn được xây dựng mục đích đảm bảo các hoạt động nội bộ và ngoại giao diễn ra thuận lợi. Từ những việc đó, ngày càng nâng cao hiệu quả quản lý vận hành, tăng uy tín thương hiệu tòa nhà.
Quản lý khách hàng tòa nhà
Ở bất kỳ tòa nhà nào thì cư dân và khách hàng thuê mặt bằng cũng đóng vai trò rất quan trọng. Họ là người trực tiếp sử dụng và trải nghiệm chất lượng công trình – dịch vụ tại các tòa nhà. Chính vì vậy công tác quản lý khách hàng là không thể thiếu.
Công tác này thường bao gồm các hoạt động như:
- Đối với các phòng ban quản lý, có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng mới mua/thuê căn hộ, mặt bằng kinh doanh. Thường các hoạt động này sẽ được kết hợp với những buổi tổ chức truyền thông, chính là giúp nhà đầu tư, cá nhân sở hữu có thể cho thuê hết các mặt bằng còn trống.
- Quản lý các hợp đồng mua bán, thuê lại thông qua các hoạt động tư vấn Pháp Luật, biên soạn hợp đồng đầy đủ, đúng đắn và đồng thời tổ chức ký kết…
- Tiếp nhận hết mọi vấn đề khách hàng cần được đáp ứng, giải quyết. Xem xét ký từng trường hợp để có giải pháp ứng xử hợp tình hợp lý.
- Chủ động cập nhập, thông báo những tin tức mới, thời gian thu tiền dịch vụ quản lý, tiền điện nước định kỳ
Quản lý tài chính của tòa nhà
Trong công tác quản lý vận hành tòa nhà, tài chính là yếu tố không thể thiếu. Công tác quản lý tài chính này bao gồm các đầu việc:
- Quản lý hoạt động thu, chi của tòa nhà bằng cách lên kế hoạch rõ ràng, bao gồm các khoản chi phí bảo dưỡng, bảo trì và các khoản thu phí dịch vụ định kỳ từ khách hàng.
- Lập báo cáo tài chính gửi nhà chủ đầu tư, đồng thời bắt buộc kê khai chi tiết những khoản thu, chi.
- Tham mưu, hỗ trợ nhà đầu tư lập kế hoạch tài chính để tối ưu hiệu quả khai thác các khoản phí khác.
- Quản lý công bố quỹ tiền thu tới cư dân, khách hàng thuê mặt bằng.
Thông qua các hoạt động này, ban quản lý và chủ đầu tư có thể nắm bắt kịp tình hình và đánh giá hiệu quả khách quan. Từ đó có thể đưa ra các kế hoạch điều chỉnh hoạt động một cách hợp lý, tối đa hóa lợi ích.
3. Mục đích của việc quản lý vận hành tòa nhà
Quản lý vận hành tòa nhà không chỉ đơn thuần là duy trì hoạt động thường nhật mà còn hướng đến mục tiêu lâu dài là nâng cao giá trị tài sản, đảm bảo sự an toàn và tạo ra môi trường sống, làm việc lý tưởng. Khi công tác vận hành được thực hiện chuyên nghiệp, khách hàng và cư dân sẽ cảm thấy hài lòng, từ đó gia tăng tỷ lệ mua, thuê bất động sản, tạo ra lợi thế cạnh tranh cho chủ đầu tư. Dưới đây là những mục đích quan trọng mà dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà hướng đến:
Đảm bảo an toàn – Yếu tố cốt lõi trong quản lý tòa nhà
An toàn là yếu tố tiên quyết trong công tác vận hành tòa nhà. Một tòa nhà dù hiện đại đến đâu cũng không thể hoạt động trơn tru nếu không có hệ thống an ninh và kiểm soát chặt chẽ. Mục tiêu của việc quản lý là đảm bảo rằng tất cả cư dân, khách thuê và nhân viên làm việc trong tòa nhà được bảo vệ tối đa.
Ban quản lý tòa nhà thường sẽ có đội ngũ an ninh trực 24/7, được đào tạo bài bản để phát hiện và xử lý kịp thời các tình huống bất thường. Camera giám sát, hệ thống kiểm soát ra vào, hệ thống báo cháy, thoát hiểm cũng được vận hành theo quy trình nghiêm ngặt nhằm ngăn chặn các mối đe dọa tiềm ẩn. Việc đảm bảo an ninh không chỉ giúp cư dân an tâm sinh sống mà còn tạo dựng uy tín cho tòa nhà trong mắt khách hàng và đối tác.
Phòng tránh rủi ro – Đề cao công tác bảo trì và kiểm tra định kỳ
Một trong những mục tiêu quan trọng của quản lý vận hành là giảm thiểu tối đa rủi ro có thể xảy ra. Những nguy cơ như hỏng hóc hệ thống máy móc, sự cố điện nước, lỗi thiết bị kỹ thuật hay nguy cơ cháy nổ luôn tiềm ẩn và có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng nếu không được kiểm soát tốt.
Để phòng tránh rủi ro, ban quản lý phải thực hiện các đợt kiểm tra định kỳ nhằm phát hiện sớm các vấn đề kỹ thuật, từ đó có biện pháp bảo trì hoặc sửa chữa kịp thời. Việc bảo trì thường xuyên không chỉ giúp giảm chi phí sửa chữa lớn về sau mà còn kéo dài tuổi thọ của các thiết bị và hệ thống hạ tầng trong tòa nhà. Điều này góp phần mang lại sự an tâm và hài lòng cho cư dân, doanh nghiệp đang hoạt động trong tòa nhà.
Nâng cao giá trị tòa nhà – Đầu tư vào chất lượng vận hành
Một tòa nhà không chỉ là nơi để ở hay làm việc, mà còn là một tài sản có giá trị. Khi công tác quản lý vận hành được thực hiện theo đúng tiêu chuẩn, tòa nhà sẽ luôn duy trì được tình trạng tốt nhất, từ cảnh quan bên ngoài đến các hệ thống kỹ thuật bên trong. Điều này giúp nâng cao giá trị của tòa nhà theo thời gian, không chỉ về mặt tài chính mà còn về mặt thương hiệu và uy tín.
Một tòa nhà được vận hành chuyên nghiệp, sạch sẽ, an toàn và có dịch vụ chất lượng cao sẽ thu hút được nhiều khách thuê hơn, từ đó giúp chủ đầu tư và chủ sở hữu tối ưu hóa lợi nhuận. Đồng thời, khi tòa nhà hoạt động hiệu quả, tỷ lệ cư dân và doanh nghiệp gia hạn hợp đồng thuê cũng sẽ cao hơn, giúp ổn định dòng doanh thu trong dài hạn.
Bên cạnh đó, hình ảnh một tòa nhà được vận hành tốt sẽ tạo ấn tượng mạnh với khách hàng, đối tác, giúp nâng cao uy tín và thương hiệu của chủ đầu tư trên thị trường bất động sản. Đây chính là yếu tố giúp tòa nhà duy trì vị thế cạnh tranh và trở thành sự lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp, khách hàng tiềm năng.
4. Những lý do nên thuê dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp
Một tòa nhà sau khi hoàn tất quá trình xây dựng thì để bắt đầu vận hành phải có công tác quản lý – vận hành từ một đội ngũ có chuyên môn, kinh nghiệm. Nhiệm vụ của các kỹ thuật viên quản lý và vận hành tòa nhà là theo dõi, quản lý các hệ thống, thiết bị, con người để đảm bảo cho tòa nhà được hoạt động một cách chuyên nghiệp, an toàn và liên tục.
Sau đây là 7 lý do nên tìm những đơn vị quản lý – vận hành tòa nhà. Là một chủ đầu tư, ban quản trị, người sở hữu hay người thuê, mua các căn hộ, văn phòng, diện tích bên trong tòa nhà nhất định phải biết đến những điều này.
– Đơn vị quản lý tòa nhà sẽ tổ chức và vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà được an toàn và hiệu quả hơn rất nhiều. Tất cả mọi hệ thống khi có sự kiểm soát, quản lý chặt chẽ thường sẽ có sự đồng bộ, thống nhất đúng quy trình.
– Đơn vị quản lý vận hành sẽ chịu trách nhiệm trong các nghiệp vụ liên quan đến phòng và chống rủi ro của tòa nhà. Ban quản trị tòa nhà, những người đứng đầu trong công tác quản lý, điều hành sẽ an tâm về các sự cố cháy nổ, điện, nước, thang máy. Một khi có vấn đề xảy ra đều đã có dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà kiểm soát đầu tiên.
– Khách hàng, cư dân trải nghiệm dịch vụ trong tòa nhà có bộ phận tiếp nhận ý kiến một cách khách quan. Điều này cũng mang đến sự yên tâm, hài lòng cho các cư dân sinh sống trong tòa nhà. Các vấn đề, sự cố đều sẽ được tiếp nhận, xử lý có trách nhiệm cao nhất.
– Đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà thường sẽ cung cấp đầy đủ các dịch vụ vệ sinh, bảo trì kỹ thuật, an ninh, cảnh quan, quản lý…Các chủ Doanh nghiệp và cư dân không phải băn khoăn, lo lắng các vấn đề liên quan đến an ninh, kỹ thuật tòa nhà.
– Kiểm soát ngân sách, cân đối thu chi sát sao cho chủ doanh nghiệp. Hạn chế các tổn thất về tài chính, đồng thời giúp cả chủ tòa nhà, doanh nghiệp không mất thời gian trong việc tìm kiếm, khắc phục các lỗi sự cố xảy ra trong tòa nhà.
>>> Tham khảo thêm: Chất lượng Dịch vụ và Hồ sơ năng lực của POTS
5. Những lợi ích khi chọn những đơn vị uy tín
Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà hiện nay không quá khan hiếm trên thị trường, tuy nhiên, để vận hành một tòa nhà một cách hiệu quả và chuyên nghiệp không hề đơn giản. Chủ đầu tư, chủ sở hữu và ban quản trị nếu lựa chọn được một đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín và chuyên nghiệp, họ sẽ nhận được nhiều lợi ích vượt trội. Những lợi ích này không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động của tòa nhà mà còn nâng cao giá trị tài sản, tạo dựng uy tín và sự hài lòng cho cư dân cũng như đối tác kinh doanh. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà doanh nghiệp có thể nhận được khi sử dụng dịch vụ quản lý vận hành chuyên nghiệp:
Tạo sự chuyên nghiệp, chuẩn mực trong quản lý, vận hành
Một đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp không chỉ đảm bảo quy trình quản lý rõ ràng, chặt chẽ mà còn thiết lập các tiêu chuẩn vận hành nhất quán. Từ việc kiểm soát an ninh, vệ sinh, bảo trì kỹ thuật cho đến quản lý tài chính, tất cả đều được thực hiện một cách bài bản, có hệ thống. Điều này giúp tòa nhà hoạt động trơn tru, không gặp phải tình trạng quản lý lỏng lẻo, thiếu kiểm soát, đồng thời nâng cao hình ảnh của tòa nhà trong mắt cư dân, khách thuê và các đối tác kinh doanh.
Để lại ấn tượng tốt cho khách hàng, đối tác
Một tòa nhà được quản lý tốt không chỉ mang đến trải nghiệm tích cực cho cư dân mà còn tạo dấu ấn với khách hàng, đối tác khi đến giao dịch hay làm việc. Hình ảnh một tòa nhà sạch sẽ, an toàn, chuyên nghiệp với quy trình phục vụ nhanh chóng, hiệu quả sẽ giúp nâng cao uy tín và giá trị thương hiệu của chủ sở hữu. Đối với các doanh nghiệp thuê văn phòng, đây cũng là một lợi thế giúp họ xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.
Tạo không gian sinh hoạt, làm việc an toàn, hiệu quả hơn
Không gian sống và làm việc có ảnh hưởng lớn đến chất lượng cuộc sống cũng như năng suất lao động của con người. Một đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp sẽ đảm bảo tòa nhà luôn được duy trì trong trạng thái tốt nhất: hệ thống điện, nước, điều hòa hoạt động ổn định; khu vực công cộng sạch sẽ, gọn gàng; các vấn đề an ninh được kiểm soát chặt chẽ. Nhờ đó, cư dân có một môi trường sống thoải mái, an toàn, còn nhân viên văn phòng có một không gian làm việc lý tưởng, giúp nâng cao hiệu suất và tinh thần làm việc.
Chủ sở hữu sẽ nhận về lợi ích từ việc quản lý, vận hành hiệu quả
Việc vận hành tòa nhà hiệu quả không chỉ mang lại lợi ích cho cư dân và doanh nghiệp thuê mặt bằng mà còn giúp chủ sở hữu bảo toàn và gia tăng giá trị tài sản. Khi tòa nhà được quản lý chuyên nghiệp, chất lượng dịch vụ cao, tỷ lệ lấp đầy cũng sẽ tăng, giúp tối ưu hóa doanh thu cho chủ sở hữu. Bên cạnh đó, việc bảo trì thường xuyên và khắc phục kịp thời các vấn đề kỹ thuật sẽ giúp kéo dài tuổi thọ của tòa nhà, giảm thiểu chi phí sửa chữa lớn về lâu dài.
Tạo được sự tin cậy, hài lòng của cư dân trong tòa nhà
Sự hài lòng của cư dân là yếu tố quan trọng quyết định mức độ thành công của một tòa nhà. Khi các dịch vụ vận hành được đảm bảo ở mức tối ưu, cư dân sẽ cảm thấy an tâm, thoải mái, từ đó gia tăng mức độ gắn kết và tin tưởng vào ban quản lý. Họ sẽ sẵn sàng hợp tác, tuân thủ các quy định chung và thậm chí có thể trở thành những người giới thiệu tích cực, giúp nâng cao danh tiếng cho tòa nhà.
Các tình huống, sự cố được khắc phục nhanh chóng
Bất kỳ tòa nhà nào cũng có thể gặp phải các sự cố về kỹ thuật, an ninh hoặc vận hành. Một đơn vị quản lý chuyên nghiệp sẽ có quy trình xử lý sự cố rõ ràng, đội ngũ nhân viên trực 24/7 để kịp thời khắc phục vấn đề. Nhờ đó, các sự cố như mất điện, hỏng thang máy, rò rỉ nước hay vi phạm an ninh sẽ được giải quyết nhanh chóng, tránh gây ảnh hưởng lớn đến cư dân và doanh nghiệp thuê văn phòng.
Hạn chế đến mức tối đa các sự cố ngoài ý muốn
Việc phòng ngừa luôn quan trọng hơn khắc phục, và một hệ thống quản lý vận hành chuyên nghiệp sẽ có các kế hoạch bảo trì định kỳ để hạn chế tối đa rủi ro. Từ kiểm tra hệ thống điện, nước, thang máy, camera an ninh cho đến việc đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy luôn trong tình trạng sẵn sàng, tất cả đều giúp giảm thiểu tối đa nguy cơ xảy ra các sự cố bất ngờ. Điều này không chỉ giúp bảo vệ tài sản mà còn đảm bảo sự an toàn tuyệt đối cho cư dân và khách hàng.
Trong bối cảnh các dịch vụ Bất động sản mọc lên ngày càng nhiều, đáp ứng nhu cầu của thời đại. Các đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành toàn nhà không thể nào thiếu. Việc lựa chọn một đơn vị quản lý vận hành tốt sẽ giúp duy trì hoạt động trơn tru, hiệu quả của tòa nhà, đảm bảo an ninh an toàn và gia tăng tiện ích cho tòa nhà nói chung.
6 lưu ý khi tiếp nhận quản lý vận hành tòa nhà
Việc tiếp nhận quản lý vận hành một tòa nhà không chỉ đơn thuần là giám sát các hoạt động hằng ngày mà còn đòi hỏi một quy trình bài bản, khoa học để đảm bảo vận hành hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và nâng cao giá trị tòa nhà. Để xây dựng một bộ khung quy trình quản lý vận hành chặt chẽ, ban quản lý cần lưu ý những yếu tố quan trọng sau:
1. Xây dựng quy trình quản lý từng bước chặt chẽ, trình tự logic khoa học
Quy trình quản lý vận hành phải được thiết lập theo từng bước cụ thể, đảm bảo tính chặt chẽ và trình tự khoa học. Mỗi khâu trong quy trình cần có sự liên kết với nhau nhằm đảm bảo hoạt động trơn tru, tránh bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng.
Một quy trình hiệu quả thường bao gồm các bước như: kiểm tra hiện trạng tòa nhà, phân bổ nguồn lực, thiết lập hệ thống báo cáo, duy trì bảo trì định kỳ, xử lý sự cố và tối ưu hóa chất lượng dịch vụ. Khi có một hệ thống quản lý bài bản, mọi hoạt động sẽ được vận hành đúng chuẩn, giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc.
2. Xác định rõ thời gian hoàn thành các hạng mục công việc
Mỗi công việc trong quy trình vận hành cần có mốc thời gian rõ ràng để đảm bảo tiến độ và tránh tình trạng trì trệ. Ban quản lý cần đề xuất thời gian hoàn thành hợp lý cho từng hạng mục, từ bảo trì hệ thống kỹ thuật, vệ sinh tòa nhà, kiểm tra an ninh cho đến việc xử lý các phản ánh của cư dân.
Việc đặt ra các mốc thời gian cụ thể sẽ giúp nhân viên có định hướng rõ ràng khi thực hiện nhiệm vụ, đồng thời giúp ban quản lý theo dõi tiến độ và kịp thời điều chỉnh khi cần thiết. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn giúp cư dân và khách thuê cảm thấy hài lòng với chất lượng dịch vụ.
3. Phân công đúng nhân sự đúng việc, tránh nhầm lẫn công việc
Một trong những yếu tố quan trọng trong quản lý vận hành là đảm bảo mỗi nhân sự đều được giao đúng nhiệm vụ phù hợp với chuyên môn của họ. Khi phân công công việc không rõ ràng hoặc giao sai người, dễ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, chậm trễ và giảm hiệu quả làm việc.
Ban quản lý cần xây dựng sơ đồ trách nhiệm rõ ràng, trong đó quy định rõ vai trò và nhiệm vụ của từng bộ phận như an ninh, kỹ thuật, vệ sinh, chăm sóc khách hàng, tài chính… Nhờ đó, mỗi nhân sự sẽ hiểu rõ công việc của mình, làm việc hiệu quả hơn và tránh được tình trạng chồng chéo trách nhiệm.
4. Bổ sung hoặc giảm tải các bước quản lý, tối ưu hóa thời gian và công sức
Không phải lúc nào quy trình quản lý vận hành cũng cố định, mà cần có sự linh hoạt để điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế. Ban quản lý cần thường xuyên đánh giá lại quy trình để xác định những bước không cần thiết hoặc bổ sung những bước quan trọng giúp tối ưu hóa hiệu quả quản lý.
Việc loại bỏ các bước không hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho đội ngũ vận hành, đồng thời giảm thiểu các thủ tục rườm rà gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Ngược lại, nếu phát hiện ra những lỗ hổng trong quy trình, ban quản lý cần nhanh chóng bổ sung và cải tiến để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.
5. Triển khai nhiều ngôn ngữ và cách trình bày quy trình để phù hợp với từng đối tượng khách hàng
Trong các tòa nhà có nhiều đối tượng cư dân, khách thuê đa dạng, đặc biệt là những tòa nhà văn phòng, trung tâm thương mại hoặc khu căn hộ cao cấp, việc triển khai quy trình vận hành bằng nhiều ngôn ngữ là điều cần thiết. Điều này giúp cư dân, doanh nghiệp thuê dễ dàng tiếp cận thông tin, hiểu rõ các quy định và tuân thủ nghiêm túc các chính sách quản lý của tòa nhà.
Ngoài ra, cách trình bày quy trình cũng cần linh hoạt để phù hợp với từng đối tượng. Ví dụ, đối với nhân viên kỹ thuật, các tài liệu hướng dẫn có thể chi tiết hơn với hình ảnh minh họa và sơ đồ quy trình cụ thể. Trong khi đó, đối với cư dân, thông tin có thể được truyền tải qua bảng thông báo, email hoặc ứng dụng quản lý tòa nhà để dễ dàng tiếp cận và theo dõi.
6. Tùy vào mô hình tòa nhà để xác định cung ứng nguồn nhân lực đầy đủ nhất
Mỗi loại tòa nhà sẽ có đặc thù khác nhau, do đó, ban quản lý cần cân nhắc và điều chỉnh nhân sự phù hợp để đảm bảo vận hành hiệu quả. Chẳng hạn, một tòa nhà văn phòng cao cấp sẽ có yêu cầu quản lý khác với một chung cư hay trung tâm thương mại.
Việc xác định số lượng nhân sự hợp lý không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn đảm bảo mọi khâu vận hành đều được kiểm soát tốt. Nếu thiếu nhân sự, các công việc quan trọng có thể bị trì hoãn, ảnh hưởng đến trải nghiệm của cư dân. Ngược lại, nếu phân bổ quá nhiều nhân sự không cần thiết sẽ dẫn đến lãng phí nguồn lực. Do đó, ban quản lý cần đánh giá kỹ nhu cầu thực tế của tòa nhà để có kế hoạch nhân sự hợp lý nhất.
POTS – Công ty cung cấp giải pháp quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, uy tín
POTS sớm hiểu được rằng, ở mỗi tòa nhà sẽ có các điều kiện về cơ sở hạ tầng, kỹ thuật hoàn toàn khác nhau. Hệ thống điện, ánh sáng, thông gió, nước, máy điều hòa, thang máy, phòng cháy chữa cháy,…mỗi nơi sẽ mỗi khác. Điều mà POST phục vụ khách hàng chính là linh hoạt dựa trên những điều kiện vốn có của mỗi tòa nhà để có sự kiểm soát, bảo trì sao cho hiệu quả và đúng kế hoạch nhất.
Các kỹ thuật viên tại POTS có tay nghề cao nên có thể tiến hành xử lý sự cố theo quy trình bài bản một cách tốc độ nhất. Đội ngũ bảo vệ, an ninh trách nhiệm, đảm bảo an toàn cũng sẽ phối hợp chặt chẽ để tòa nhà được quản lý một cách đồng bộ. Quy trình quản lý ứng dụng công nghệ cao, an ninh nhiều lớp đảm bảo được sự nghiêm ngặt, nên tài sản và tính mạng của cư dân sinh sống trong tòa nhà luôn được đảm bảo. Bộ phận vệ sinh, cảnh quan được BQL giám sát nên từng hạng mục trong tòa nhà đều đảm bảo sạch đẹp, khang trang.
POTS tự tin là một trong những công ty dịch vụ quản lý tòa nhà tại Việt Nam cung cấp đầy đủ nhiều gói tiện ích, tiết kiệm cho khách hàng, áp dụng công nghệ và quy trình chuẩn riêng biệt, sáng tạo. Những nhà đầu tư có thể đặt niềm tin khi sử dụng dịch vụ quản lý và vận hành tòa nhà của POTS, nhà đầu tư sẽ rất hài lòng.
>>> Xem thêm tại: Các dự án thực hiện của POTS
Với tất cả những tâm huyết, nỗ lực trong các dịch vụ quản lý vận hành Bất động sản, chúng tôi luôn muốn các đối tác – khách hàng của mình đặt niềm tin hoàn toàn khi hợp tác cùng POTS. Nếu đơn vị của bạn cũng đang cần tìm kiếm một đối tác đồng hành quản lý tòa nhà hãy liên hệ ngay đến POTS:
Thông tin liên hệ
Địa chỉ: Unit 209-211, Lầu 2, Tòa nhà PetroVietnam, Số 1 Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM, Việt Nam
Hotline: 0901 90 88 90
Email:pots.info@petrosetco
Website: https://pots.vn
Hãy theo dõi Pots.vn để cập nhật những thông tin mới nhất!
