Các quy trình quản lý vận hành nhà chung cư đảm bảo hiệu quả

Quản lý vận hành chung cư là một trong những công việc quan trọng để giúp cho toàn bộ hoạt động được diễn ra ổn định. Do đó, để đảm bảo hiệu quả cao thì quy trình quản lý vận hành nhà chung cư cũng cần được lên kế hoạch cụ thể và có sự tham gia của đơn vị có chuyên môn kiến thức vững vàng.

 

1. NHỮNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬN HÀNH NHÀ CHUNG CƯ

 

1.1. Quy trình triển khai công tác đảm bảo an ninh

 

Việc triển khai công tác an ninh là một trong những bước quan trọng trong quy trình quản lý vận hành nhà chung cư. Công việc này bao gồm nhiều hạng mục như giám sát bên trong và bên ngoài; kiểm kê tài sản hàng hóa liên quan.

 

Quy trình triển khai được tiến hành như sau:

• Khảo sát chi tiết toàn bộ nhà chung cư
• Kiểm tra và đánh giá thực trạng tình hình an ninh của toàn bộ chung cư
• Lên kế hoạch các phương án từ đó biết được số lượng nhân viên, camera hay các trang thiết bị khác
• Xây dựng các phương án dự phòng; hoặc các phương án xử lý rủi ro nếu có.

 

 

1.2. Quy trình quản lý vệ sinh chung cư

 

Chung cư là nơi có rất nhiều người sinh sống và nhiều hoạt động hằng ngày. Do đó, công tác vệ sinh cũng cần được tiến hành định kỳ mỗi ngày. Vì vậy quy trình quản lý vận hành nhà chung cư liên quan đến công tác vệ sinh nên được tiến hành như sau:

 

• Khảo sát thực tế toàn bộ tòa chung cư để lên danh sách các khu vực
• Đánh giá thực trạng công tác vệ sinh hiện tại để có phương án cụ thể phù hợp.
• Lên kế hoạch và triển khai thực hiện công tác vệ sinh từng hạng mục.
• Xây dựng thêm các phương án dự phòng để đảm bảo hiệu quả cho công việc này.

 

1.3. Quy trình giám sát, vận hành kỹ thuật của chung cư

 

Giám sát và vận hành kỹ thuật tòa nhà là các công việc liên quan đến quản lý, sửa chữa cũng như bảo trì hệ thống bao gồm điện nước, PCCC cũng như thông tin liên lạc.

 

• Khảo sát toàn bộ hệ thống trang thiết bị của tòa chung cư.
• Đánh giá thực trạng của từng thiết bị và cả hệ thống.
• Đưa ra kế hoạch vận hành cụ thể đảm bảo tối đa sự an toàn.
• Lên các phương án giải quyết khi có sự cố xảy ra trong hệ thống thiết bị kỹ thuật.

 

 

1.4. Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính

 

Các hoạt động tài chính trong tòa nhà có được diễn ra minh bạch, hợp lý và công khai hay không đều phụ thuộc vào quy trình triển khai công tác quản lý tài chính.

• Lên kế hoạch thu tài chính cũng như chi quỹ tiền mặt.
• Quy trình báo cáo định kỳ
• Kế hoạch cũng như quy trình điều phối tài chính thu chi rõ ràng.

 

1.5. Quy trình triển khai công tác quản lý hành chính của chung cư

 

Công tác hành chính bao gồm việc nhận chuyển giao thư từ, văn bản. Đồng thời đây cũng là nơi tiếp nhận thông tin phản hồi của cư dân hay khách hàng.

 

• Xây dựng các bước trong việc tiếp nhận các văn bản, hay thư từ liên quan
• Quy trình tiếp nhận và phản hồi ý kiến của cư dân cũng như khách hàng.
• Có báo cáo định kỳ hằng tháng hay hàng năm về các công tác này.
• Có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác quản lý tài chính.

 

 

1.6. Quy trình triển khai công tác nhân sự

 

Để toàn bộ các quy trình quản lý vận hành nhà chung cư được diễn ra hiệu quả và đảm bảo chất lượng tốt nhất thì đội ngũ nhân sự là rất quan trọng. Vì vậy, nên có một quy trình triển khai nhân sự để có được các giải pháp tuyển dụng, đào tạo phù hợp.

 

• Xây dựng kế hoạch và phương án tuyển dụng, đào tạo nhân sự.
• Xây dựng hệ thống quản lý, và phân phối hợp lý nguồn nhân sự cho từng bộ phận.
• Lên kế hoạch phối hợp giữa các bộ phận, quy tắc ứng xử tại nơi làm việc để các nhận sự có sự rõ ràng khi làm việc.

 

1.7. Quy trình triển khai công tác quản lý các nhà thầu

 

Việc quản lý vận hành nhà chung cư thì có khá nhiều hạng mục liên quan đến các nhà thầu bên ngoài. Do đó trong các quy trình quản lý vận hành nhà chung cư thì việc làm sao để quản lý được các nhà thầu cũng rất quan trọng. Việc này đảm bảo được sự phối hợp giữa ban quản lý cũng như nhà thầu được nhịp nhàng và hợp tác tốt nhất.

 

• Tiếp nhận ý kiến chung của cư dân và của tập thể để lên kế kế hoạch phát triển nhà thầu.
• Xây dựng kế hoạch mời thầu chi tiết.
• Xây dựng hoạch quản lý các nhà thầu.
• Xây dựng kế hoạch thu phí nhà thầu.

 

1.8. Quy trình lập báo cáo

 

Công tác báo cáo của từng nhân viên hay từng bộ phận giúp cho bản quản lý nắm được tình hình của toàn bộ hoạt động của nhà chung cư. Do đó, quy trình lập báo cáo cũng được lên rõ ràng để đánh giá kết quả công việc. Có thể thực hiện báo cáo hàng ngày, báo cáo hàng tuần, báo cáo hàng tháng, báo cáo hàng quý và báo cáo hàng năm.

 

 

2. VÌ SAO NÊN QUẢN LÝ VẬN HÀNH NHÀ CHUNG CƯ ĐÚNG QUY TRÌNH

 

Quy trình quản lý vận hành nhà chung cư không những nên làm đúng mà cần làm đủ để bảo đảm được các lợi ích như sau.

 

2.1. Đảm bảo an toàn

 

Việc quản lý vận hành của tòa chung cư thì mục tiêu cao nhất đó chính là đảm bảo an toàn tốt nhất cho cư dân cũng như các hoạt động trong tòa nhà. Ngoài ra, đảm bảo được môi trường sống lành mạnh cũng như sạch sẽ để khách hàng hoặc cư dân sinh sống có được sự hài lòng cao.

Để làm được điều này thì toàn bộ quy trình quản lý vận hành nhà chung cư liên quan đến an ninh, vệ sinh cũng như công tác hành chính đều phải tuân thủ theo các bước đã đề ra. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận cũng giúp được tòa nhà chung cư có được sự vận hành hiệu quả tối ưu về chi phí thời gian nhất.

 

2.2. Phòng tránh được rủi ro

 

Những rủi ro là điều không ai mong muốn; thế nhưng không vì thế mà chúng ta không quan tâm tới. Để không có rủi ro thì chúng ta phải dự đoán và phòng tránh được những vấn đề có thể xảy ra.

Và chính nhờ việc lên quy trình quản lý vận hành nhà chung cư một cách chi tiết và chỉnh chu sẽ giúp ban quản lý xử lý, khắc phục sự cố nhanh chóng nhất có thể để ngăn nguy cơ xảy ra điều không mong muốn.

 

2.3. Nâng cao giá trị tòa nhà

 

Quản lý vận hành tòa nhà được tiến hành hiệu quả, quy trình tối ưu thì tất cả các vấn đề xảy ra đều được giải quyết kịp thời nhanh chóng. Ý kiến của cư dân cũng được ghi nhận và xử lý dứt điểm. Chính điều này tạo nên sự hài lòng cao nhất cho những ai sinh sống và làm việc tại tòa nhà chung cư. Bên cạnh đó, quản lý vận hành tòa nhà tốt giúp đảm bảo an ninh tuyệt đối, tăng tính chuyên nghiệp và tính thẩm mỹ cho tòa nhà, từ đó giúp cho doanh nghiệp hoặc chủ đầu tư nâng cao uy tín trong mắt khách hàng, đối tác.

Bên cạnh quy trình quản lý vận hành nhà chung cư nên được đảm bảo thực hiện đúng và đủ. Thì để có được chất lượng quản lý tốt, chủ đầu tư cũng nên “chọn mặt gửi vàng” đúng nơi. Không quá khó để tìm được một đơn vị quản lý tòa nhà chung cư hiện nay. Nếu chủ đầu tư cũng đang tìm kiếm nơi có thể an tâm tin tưởng gửi trọn thương hiệu của mình thì có thể tham khảo đơn vị quản lý vận hành POTS.

Pots là một trong những đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý vận hành. Cùng với đội ngũ có chuyên môn cao, sự chuyên nghiệp và tự tin trong việc vận hành quản lý tòa nhà; Chắc chắn sẽ giúp chủ đầu tư nâng cao vị thế của tòa nhà trong mắt khách hàng. Từ đó có được sự tin tưởng và gia tăng doanh thu bền vững.

 

Trên đây là một vài thông tin về các quy trình quản lý vận hành nhà chung cư để giúp chủ đầu tư cũng như các đơn vị quản lý có được những lợi ích về mặt chi phí và thời gian. Hy vọng sẽ hữu ích dành cho ai đang tìm kiếm.