9 quy định quản lý vận hành tòa nhà quan trọng cần nắm rõ

Để quá trình vận hành cũng như khai thác tòa nhà diễn ra suôn sẻ và mang lại hiệu quả thì việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định là điều rất cần thiết. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lưu ý về quy định quản lý tòa nhà mà bất cứ chủ đầu tư nào cũng nên nắm rõ.

Quy Định Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà Là Gì ?

Quy định quản lý vận hành tòa nhà là những nội quy mà chủ đầu tư và ban quản lý tòa nhà lập ra để quản lý vận hành tòa nhà theo quy định của pháp luật như:

Quy định về vấn đề vệ sinh tòa nhà
Quy định về đảm bảo tình hình an ninh trật tự tòa nhà
Quy định về quản lý hệ thống kỹ thuật tòa nhà
Quy định về các chi phí trong công tác vận hành tòa nhà
Quy định về quản lý tài sản chung của tòa nhà,...

Khi những quy định này được ban hành, tất cả các các bộ nhân viên, các đơn vị và bộ phận có liên quan phải tuân thủ và nghiêm chỉnh chấp hành. Đồng thời, dựa trên vai trò của mình, chủ đầu tư và các thành viên ban quản trị tòa nhà sẽ có trách nhiệm và nghĩa vụ tương xứng trong việc giải thích, hỗ trợ, điều chỉnh mọi người trong quá trình thực hiện.

Có thể thấy, một trong những thành phần quan trọng góp phần tạo nên sự chuyên nghiệp và bài bản trong quá trình vận hành tòa nhà là xây dựng nên các quy định quản lý tòa nhà. Từ đó sẽ góp phần giữ gìn an ninh trật tự cũng như nếp sống văn minh và duy trì chất lượng dịch vụ của tòa nhà, chất lượng cuộc sống được nâng cao đồng thời đảm bảo an toàn, lợi ích của người sử dụng và chủ đầu tư.

Đơn Vị Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà Cần Nắm Rõ Những Quy Định Nào ?

Ngoài việc đảm bảo duy trì hoạt động, khai thác hiệu quả của tòa nhà, các quy định quản lý tòa nhà của chủ đầu tư còn phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật. Thông tư số 06/2019/TT-BXD do Bộ Xây dựng ban hành là văn bản chính thức về các quy định của nhà nước liên quan đến vấn đề này.

* Phạm vi và đối tượng áp dụng:

Chủ sở hữu, người sử dụng tòa nhà, chủ đầu tư và những cá nhân, tổ chức khác có liên quan đến việc quản lý và sử dụng tòa nhà đều phải tuân theo 9 quy định quản lý vận hành tòa nhà quan trọng cần nắm rõ này.

Quy định 1: Quy định về quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ của chủ đầu tư:

Chủ đầu tư cần phải hiểu rõ quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ của mình trong việc quản lý tòa nhà để hoạt động quản lý tòa nhà được thực hiện đúng quy định của pháp luật.

*Quyền của chủ đầu tư: Chủ đầu tư có các quyền hợp pháp sau đây đối với hoạt động quản lý vận hành tòa nhà theo quy định của pháp luật về quy định quản lý tòa nhà nêu trên:

Đại diện cho các cư dân trong tòa nhà ký hợp đồng với đơn vị quản lý vận hành tòa nhà khi Ban quản trị tòa nhà chưa được thành lập
Có thẩm quyền quản lý và khai thác kinh doanh các lĩnh vực nhất định trong khu vực của tòa nhà (ghi rõ trong các hồ sơ hợp đồng).
Được phép thu phí các tiện ích của tòa nhà (nếu có). Đồng thời, hoàn toàn kiểm soát, quyết định và sử dụng nguồn thu từ các dịch vụ nói trên.
Được toàn quyền quản lý các khu vực thuộc quyền sở hữu riêng của chủ đầu tư trong phạm vi của tòa nhà. Có toàn quyền sử dụng toàn bộ nguồn thu từ việc khai thác nói trên.
Nếu vi phạm nghiêm trọng các tiêu chuẩn và quy định của ban quản lý tòa nhà, chủ đầu tư có quyền yêu cầu đơn vị phụ trách ngừng cung cấp điện, nước và các tiện ích cho các căn hộ.

*Trách nhiệm của chủ đầu tư:

Trước khi hội nghị nhà chung cư lần đầu tiên được tổ chức, CĐT sẽ chịu trách nhiệm về công tác quản lý, vận hành.
Theo quy định tại Quy chế quản lý, sử dụng tòa nhà của Bộ Xây dựng, chủ đầu tư phải chủ trì, tổ chức hội nghị tòa nhà và cử người tham gia Ban quản trị.
Khi lựa chọn đơn vị quản lý, chủ đầu tư phải nghiên cứu sâu rộng, lựa chọn đơn vị có uy tín, hoạt động hợp pháp, có trách nhiệm về hoạt động quản lý. Trong hội nghị nhà chung, CĐT đề xuất đơn vị quản lý tòa nhà để hội nghị thống nhất thông qua.
Theo Nghị định số 71/20210 / NĐ-CP ngày 23/6/2001 của Chính phủ, chủ đầu tư có trách nhiệm thu kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà. Ngoài ra, chủ đầu tư phải quản lý chi phí bảo trì của tòa nhà tuân thủ các quy tắc hiện hành.
Khi Ban quản trị nhà chung cư được thành lập, chủ đầu tư có trách nhiệm lập, chuyển giao và lưu giữ hồ sơ tòa nhà cho Ban quản trị.
Chủ đầu tư cũng phải hướng dẫn chi tiết cho người sử dụng tòa nhà cách vận hành hệ thống hạ tầng kỹ thuật và thiết bị của tòa nhà.

Quy định 2: Quy định về doanh nghiệp quản lý vận hành tòa nhà

Công ty dịch vụ quản lý tòa nhà là đơn vị do chủ đầu tư thuê để cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà. Bộ phận này chịu trách nhiệm đảm bảo rằng hoạt động của tòa nhà tuân thủ các theo đúng các quy tắc.

*Quyền của đơn vị quản lý vận hành tòa nhà:

Công ty quản lý vận hành có các quyền sau đây khi ký hợp đồng và tiếp nhận quản lý tòa nhà:

Được quyền ký hợp đồng phụ với các công ty cung cấp dịch vụ cho tòa nhà khác (nếu có).
Khi cung cấp dịch vụ cho khu chung cư theo quy định của pháp luật, đơn vị quản lý được hưởng chế độ giống như các dịch vụ công ích.

*Trách nhiệm của công ty quản lý vận hành tòa nhà

Thực hiện công tác vận hành, quản lý tòa nhà theo các điều khoản được ký kết trong hợp đồng với chủ đầu tư.
Đơn vị quản lý vận hành phải thông báo bằng văn bản, hướng dẫn, tuyên truyền về các quy định và nội quy tòa nhà đến với các cư dân.
Chỉ đạo, lắp đặt các khớp nối trong hệ thống thiết bị dùng chung (điều hòa, đường ống dẫn nước,…) khi các cư dân mua sắm các trang thiết bị cá nhân để không làm ảnh hưởng đến hoạt động chung của tòa nhà.
Nếu khách thuê có các hoạt động sửa chữa, cải tạo căn hộ thì đơn vị quản lý vận hành phải hướng dẫn cụ thể, yêu cầu họ thực hiện theo quy định, tránh ảnh hưởng đến tổng thể của tòa nhà. Chuẩn bị tài liệu và hoàn thành các quy trình cấp phép cho hoạt động này.
Lập kế hoạch và tiến hành kiểm tra thường xuyên các chi tiết, bộ phận và thiết bị của tòa nhà để đảm bảo việc quản lý vận hành được diễn ra trơn tru..
Thực hiện các hoạt động phát hiện, ngăn chặn và sửa chữa các nguy cơ càng sớm càng tốt. Giảm thiểu mất mát và hư hỏng.
Thúc đẩy cư dân thanh toán các khoản phí dịch vụ hàng tháng. Trong trường hợp chậm trễ hoặc vi phạm các quy định của tòa nhà, đơn vị quản lý có trách nhiệm yêu cầu cơ quan ngừng cung cấp các dịch vụ.
Công ty quản lý tòa nhà phải báo cáo định kỳ cho Ban quản trị tòa nhà và chủ đầu tư theo quy định về quản lý và vận hành tòa nhà, cũng như tham khảo ý kiến để giải quyết các vấn đề phát sinh.

Quy định 3: Quy định về ban quản trị tòa nhà

Ban quản trị tòa nhà do các chủ sở hữu và người sử dụng căn hộ bầu ra thông qua Hội nghị tòa nhà, hoạt động trên cơ sở biểu quyết đa số.

*Quyền của ban quản trị tòa nhà:

Quản lý và sử dụng chi phí bảo trì khu vực chung của tòa nhà theo quy định của Luật Nhà ở và các quyết định của Hội nghị Tòa nhà.
Được ký hợp đồng cung cấp dịch vụ, quản lý, vận hành nhà chung cư với đơn vị có năng lực quản lý, vận hành nhà chung cư sau khi Hội nghị nhà chung cư lựa chọn theo quy định tại điểm d khoản 3 Điều 102 của Luật nhà ở.
Có thẩm quyền thu hoặc ủy quyền doanh nghiệp quản lý vận hành thu kinh phí phục vụ công tác quản lý vận hành tòa nhà
Ban quản lý tòa nhà được trả lương hợp lý, hỗ trợ tài chính và các khoản chi hợp lý khác cho hoạt động của Ban quản lý.
Có khả năng biểu quyết hoặc bỏ phiếu kín về việc định giá dịch vụ xây dựng tại các hội nghị của tòa nhà.
Có quyền kiểm tra các báo cáo thu, chi tài chính về các hoạt động quản lý vận hành do đơn vị quản lý vận hành thực hiện theo hợp đồng đã thoả thuận. Do đó, các kết quả của Hội nghị tòa nhà sẽ được công bố minh bạch.

*Trách nhiệm của ban quản trị tòa nhà:

Đôn đốc, nhắc nhở các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư tuân thủ các quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng nhà chung cư.
Phối hợp với chính quyền địa phương, tổ dân phố trong việc xây dựng nếp sống văn minh, giữ gìn trật tự xã hội, đảm bảo an toàn cho tòa nhà
Ban quản trị tòa nhà phải thu thập, tổng hợp các ý kiến, kiến nghị của người sử dụng nhà chung cư về việc quản lý, sử dụng và cung cấp dịch vụ định kỳ 06 tháng một lần hoặc trong trường hợp khẩn cấp để xem xét và giải quyết các vấn đề, dịch vụ xây dựng nhà chung cư qua việc phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
Thực hiện theo quy chế hoạt động của ban quản trị tòa nhà do hội nghị tòa nhà thống nhất thông qua. Trong quá trình hoạt động, không ai được phép tự ý xóa, thêm thành viên. Mọi sửa đổi phải được thảo luận tại các phiên họp ra quyết định định kỳ 2 năm.
Khi thực hiện các quyền và nghĩa vụ không đúng quy định tại Điều khoản này, Ban quản trị tòa nhà phải chịu trách nhiệm trước các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư trước pháp luật.
Thực hiện bất kỳ công việc bổ sung không bất hợp pháp nào mà Hội nghị Tòa nhà đề xuất.

Quy định 4: Quy định về quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu căn hộ tòa nhà

Có quyền sở hữu diện tích sàn mà mình đã sử dụng. Đồng thời, có quyền bất khả xâm phạm đối với diện tích sàn mà họ đã nắm đã sở hữu một cách hợp pháp.
Quyền sử dụng diện tích sàn này cho mục đích ở cũng như các mục đích hợp pháp và hợp quy định khác.
Trừ trường hợp công trình được tạo ra vì mục đích thương mại hoặc phải bàn giao cho nhà nước theo quy định của Pháp luật hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê nhà ở, các chủ sở hữu nhà chung cư có quyền sở hữu, sử dụng chung đối với phần thuộc sở hữu chung và công trình hạ tầng sử dụng chung của nhà chung cư đó.
Để phục vụ công tác quản lý tòa nhà, chủ sở hữu căn hộ có trách nhiệm cung cấp thông tin, phổ biến các nội dung liên quan đến việc sử dụng căn hộ.
Tuân theo các yêu cầu, quy định quản lý tòa nhà được Hội nghị Tòa nhà thông qua.
Đối với phần diện tích sàn và cơ sở hạ tầng thuộc quyền sở hữu riêng, chủ sở hữu có trách nhiệm trong việc sử dụng, bảo trì, bảo quản.
Chủ sở hữu có trách nhiệm thanh toán các khoản phí dịch vụ, phí quản lý vận hành, sửa chữa các khu vực chung của tòa nhà theo đúng quy định.
Hỗ trợ và cung cấp môi trường thuận lợi cho những người chịu trách nhiệm quản lý và vận hành tòa nhà.
Tuân thủ các quy định và nội quy của tòa nhà đối với việc sử dụng và bảo quản tài sản chung. Tuân thủ tất cả các quy tắc phòng chống cháy nổ, vệ sinh công cộng, an ninh và trật tự. Nếu thấy những trường hợp sai phạm, bất thường phải báo ngay cho ban quản lý tòa nhà.
Tuân thủ tất cả các yêu cầu pháp lý về khai báo tạm trú, tạm vắng.
Nếu chủ sở hữu căn hộ cho phép các cá nhân, tổ chức khác sử dụng thì các nội quy và quy định của tòa nhà phải được thông báo rõ ràng cho cá nhân hoặc tổ chức này.
Khi gây ra thiệt hại đến phần sở hữu chung hoặc phần tài sản riêng của chủ sở hữu khác thì phải khôi phục lại tình trạng ban đầu hoặc bồi thường hành chính.

Quy định 5: Quy định về các hành vi nghiêm cấm trong quản lý sử dụng tòa nhà

Cơi nới, tu sửa, đập phá, lấn chiếm diện tích chung ... hoặc có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến kết cấu hạ tầng chung, không phù hợp với kiến trúc của tòa nhà
Phân chia hoặc chuyển đổi phần sở hữu chung, khu vực thuộc quyền kiểm soát riêng của nhà đầu tư trái với quy định.
Các hoạt động gây ồn ào, gây ảnh hưởng đến vệ sinh chung, ô nhiễm môi trường hoặc chăn nuôi gia súc, gia cầm ở nơi sở hữu chung.
Sử dụng hoặc cho phép người khác sử dụng tài sản chung hoặc phần sở hữu riêng vi phạm các quy định của ban quản lý tòa nhà.
Tàng trữ và buôn bán các chất cấm như ma túy, chất nổ, hoặc hàng hoá có khả năng gây nổ, cũng như các hóa chất độc hại (khí đốt, pháo nổ, v.v.)
Tổ chức đánh bạc, mại dâm, hút thuốc, tiêm chích ma tuý và các hành vi có hại khác gây ảnh hưởng xấu đến trật tự công cộng và tòa nhà.

Xem thêm bài viết liên quan: hệ thống quản lý tòa nhà thông minh là gì

Quy định 6: Quy định về các khoản phí, mức phí phải đóng góp

*Chi phí bảo trì phần sở hữu chung:

Kinh phí bảo trì chỉ được sử dụng để bảo trì các phần chung của nhà chung cư, không được sử dụng để quản lý, vận hành nhà chung cư hoặc các mục đích khác theo quy định tại Điều 108 và Điều 109 của Luật Nhà ở năm 2014 do Bộ Xây dựng quy định.

Theo khoản a Điều 108 của Luật nhà ở 2014 quy định:

Đối với diện tích nhà bán: Tính khoản 2% giá trị căn hộ (hoặc diện tích bán hay cho thuê) mà người mua phải đóng khi nhận bàn giao theo quy định rõ trong hợp đồng mua bán hay hợp đồng cho thuê.
Diện tích chủ đầu tư giữ lại, không bán (không tính phần diện tích thuộc sử dụng chung): Chủ đầu tư phải nộp 2% giá trị của phần diện tích trên và được tính theo giá bán căn hộ có giá cao nhất của khu chung cư đó.

Nếu nguồn tài chính bảo trì này không đủ, các chủ sở hữu sẽ phải đóng góp thêm. Mức đóng góp cụ thể sẽ được quyết định tại hội nghị tòa nhà và cần tuân theo nguyên tắc về mức đóng góp phù hợp với diện tích sở hữu cá nhân của từng chủ sở hữu tòa nhà.

*Phí quản lý:

Chi phí điện, nước chung cho tòa nhà
Chi phí điện vận hành và hoạt động thang máy
Tiền phụ cấp cho đội ngũ ban quản trị tòa nhà và các chi phí khác phục vụ cho hoạt động của ban quản trị.
Phí phục vụ khác như vệ sinh, bảo vệ, chăm sóc cây cối, cảnh quan, gửi xe, bê bơi,... theo quy định hiện hành của UBND Thành phố.

*Những lưu ý khi áp dụng:

Nếu các hộ dân và chủ sở hữu không thanh toán trong vòng hai tháng hoặc liên tục vi phạm nội quy, quy định của chủ đầu tư thì đơn vị quản lý vận hành tòa nhà sẽ ngưng cung cấp dịch vụ cho đến khi người sử dụng thanh toán đầy đủ.

Quy định 7: Quy định về khu vực thuộc sở hữu riêng, khu vực thuộc sở hữu chung và sử dụng chung tòa nhà

*Quy định về khu vực sở hữu riêng:

Luật nhà ở 2014 quy định rõ phần diện tích thuộc sở hữu riêng bao gồm:

Phần diện tích bên trong căn hộ
Lô gia gắn liền với căn hộ đó
Hệ thống trang thiết bị gắn liền với căn hộ
Khu vực văn phòng, clb thể thao, siêu thị, cửa hàng mua sắm…. thuộc phần diện tích sở hữu riêng của các chủ sở hữu
Phần diện tích thuộc sở hữu riêng của chủ đầu tư: các căn hộ chưa bán, các công trình tiện ích, các căn hộ do chủ đầu tư thuê,...

*Khu vực thuộc sở hữu chung:

Hệ thống thang máy, hành lang chung, cầu thang bộ, các lối đi, sảnh,...
Sân, bãi để xe của tòa nhà,..
Nhà sinh hoạt chung (nếu có)
Vườn hoa

Quy định 8: Quy định về việc sửa đổi, bổ sung bản nội quy quản lý sử dụng tòa nhà và một số quy định khác

Nội quy quản lý tòa nhà là các văn bản đã được Hội nghị tòa nhà nhất trí thông qua và được áp dụng công khai, trực tiếp trong công tác quản lý vận hành tòa nhà. Nếu các bên phát hiện ra các điều khoản không còn phù hợp trong quá trình nộp đơn, thì có thể thực hiện các sửa đổi.

Tuy nhiên, việc sửa đổi phải đảm bảo không vi phạm các quy định của Bộ Xây dựng về quản lý và sử dụng tòa nhà. Đồng thời, đa số thành viên của Hội nghị tòa nhà phải đồng thuận và biểu quyết nhất trí.

Mỗi tòa nhà đều có công năng, diện tích và quy mô khác nhau, do đó Ban quản trị phải điều chỉnh quy định và nội quy cho phù hợp nhất. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì về quy định quản lý tòa nhà, hoặc có nhu cầu về dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà, hãy liên hệ ngay với Pots.vn để được tư vấn, hỗ trợ.