Giấy chứng nhận nghiệm thu PCCC — Hướng dẫn đầy đủ cho chủ đầu tư & nhà thầu

Trước khi công trình hay cơ sở kinh doanh được đưa vào hoạt động, giấy chứng nhận nghiệm thu PCCC là thủ tục bắt buộc để đảm bảo an toàn và được phép sử dụng hợp pháp. Tuy nhiên, không ít chủ đầu tư gặp khó khăn khi chuẩn bị hồ sơ, quy trình phức tạp và dễ bị trả lại do thiếu sót. Trong bài viết này, POTS sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ quy trình từ khái niệm, cơ sở pháp lý, danh mục hồ sơ cho đến thời hạn xử lý và những lỗi thường gặp. Đặc biệt, bạn sẽ biết cách để hoàn tất thủ tục nhanh, đúng và tiết kiệm thời gian nhất cùng với sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ POTS.

1. Giấy chứng nhận nghiệm thu PCCC là gì?

Giấy chứng nhận nghiệm thu PCCC (còn gọi là văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu về phòng cháy và chữa cháy) là văn bản do cơ quan có thẩm quyền — cụ thể là Cảnh sát Phòng cháy và Chữa cháy và Cứu nạn, Cứu hộ (PCCC & CNCH) cấp — xác nhận rằng hệ thống PCCC, công trình hoặc phương tiện đã được nghiệm thu và đáp ứng yêu cầu an toàn về phòng cháy theo các quy chuẩn, tiêu chuẩn, quy định hiện hành. Văn bản này đóng vai trò là cơ sở pháp lý bắt buộc để chủ đầu tư, chủ cơ sở hoặc chủ phương tiện được đưa công trình hoặc hoạt động vào sử dụng hợp pháp.

2. Cơ sở pháp lý quan trọng (cập nhật 2024–2025)

Công tác nghiệm thu PCCC được điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp lý liên quan — dưới đây là những điểm nổi bật cần lưu ý:

• Luật Phòng cháy, chữa cháy và Cứu nạn, Cứu hộ ban hành ngày 29/11/2024 (có hiệu lực từ ngày được quy định) là văn bản cơ bản xác định phạm vi trách nhiệm, nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân và chủ đầu tư trong công tác PCCC & CNCH.
• Nghị định 105/2025/NĐ‑CP của Chính phủ Việt Nam, ban hành ngày 15/5/2025, có hiệu lực từ 01/07/2025, hướng dẫn chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật PCCC & CNCH. Nghị định này quy định rõ phạm vi điều chỉnh, trách nhiệm quản lý nhà nước về PCCC, phân loại cơ sở nguy hiểm về cháy-nổ, lộ trình xử lý, cơ chế kiểm định, nghiệm thu và xử lý cơ sở không đáp ứng yêu cầu.
• Nghị định 50/2024/NĐ‑CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 136/2020/NĐ-CP, đặc biệt liên quan đến thẩm duyệt thiết kế PCCC (ví dụ hồ sơ thiết kế công trình mới, sửa đổi, cải tạo) — đây là bước chuẩn bị bắt buộc trước khi nghiệm thu.
• Các văn bản khác như Thông tư 55/2024/TT‑BCA sửa đổi các điều của Thông tư hướng dẫn về thẩm duyệt thiết kế PCCC cũng là phần không thể bỏ qua khi chuẩn bị hồ sơ và nghiệm thu.

3. Hồ sơ nghiệm thu PCCC — Checklist chi tiết (phiên bản chuẩn)

Bộ hồ sơ nghiệm thu PCCC là căn cứ để cơ quan Cảnh sát Phòng cháy và Chữa cháy xem xét, kiểm tra và cấp văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu. Tùy theo loại hình công trình (nhà ở, tòa nhà văn phòng, nhà xưởng, cơ sở lưu trú, trung tâm thương mại, phương tiện giao thông chuyên dùng, v.v.) và quy định tại từng địa phương, thành phần hồ sơ có thể khác nhau đôi chút. Tuy nhiên, về cơ bản, một bộ hồ sơ đầy đủ cần bao gồm 4 nhóm chính như sau:

3.1. Hồ sơ pháp lý của chủ đầu tư

Đây là phần xác định tư cách pháp nhân và quyền đại diện hợp pháp của người đứng tên công trình hoặc dự án:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép đầu tư (đối với tổ chức, doanh nghiệp).
• Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu (đối với cá nhân làm chủ đầu tư).
• Văn bản ủy quyền hợp pháp (nếu hồ sơ được nộp thông qua đơn vị tư vấn, nhà thầu hoặc cá nhân được ủy quyền).
• Giấy phép xây dựng hoặc quyết định phê duyệt dự án đầu tư (nếu có).
• Hợp đồng thi công, giám sát, lắp đặt hệ thống PCCC giữa chủ đầu tư và đơn vị thi công (trong nhiều trường hợp, cơ quan PCCC có thể yêu cầu đối chiếu để xác định đơn vị thực hiện).

Cơ sở pháp lý: Theo hướng dẫn của Thông tư 149/2020/TT-BCA và Nghị định 136/2020/NĐ-CP, mọi tổ chức, cá nhân thuộc diện thẩm duyệt, nghiệm thu bắt buộc đều phải nộp hồ sơ pháp lý chứng minh quyền và trách nhiệm đối với công trình.

3.2. Hồ sơ thiết kế & kỹ thuật PCCC

Đây là nhóm hồ sơ quan trọng nhất, thể hiện toàn bộ giải pháp kỹ thuật, cấu hình thiết bị và phương án PCCC của công trình:

• Văn bản thẩm duyệt thiết kế PCCC (bản sao có dấu xác nhận của cơ quan Cảnh sát PCCC).
• Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công hệ thống PCCC, bao gồm các hạng mục như: hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động, chống sét, thông gió khói, thoát nạn, cấp nước cứu hỏa, bảo vệ cấu kiện chịu lửa,…
• Bản vẽ hoàn công hệ thống PCCC sau thi công (nếu công trình đã hoàn thành và có yêu cầu).
• Bản mô tả giải pháp kỹ thuật và biện pháp thi công PCCC, ghi rõ vật liệu, chủng loại, thông số kỹ thuật của từng thiết bị được lắp đặt.
• Biên bản nghiệm thu nội bộ giữa chủ đầu tư và đơn vị thi công sau khi hoàn tất lắp đặt.

Lưu ý: Nếu công trình thuộc diện không bắt buộc thẩm duyệt thiết kế, chủ đầu tư vẫn phải cung cấp bản mô tả giải pháp PCCC và bản vẽ mặt bằng hệ thống thoát nạn, báo cháy, chữa cháy, để cơ quan PCCC có cơ sở kiểm tra khi nghiệm thu.

3.3. Hồ sơ kiểm định & nghiệm thu thiết bị

Mọi thiết bị PCCC trước khi lắp đặt hoặc đưa vào vận hành đều phải được kiểm định chất lượng và xuất trình chứng chỉ hợp quy. Đây là phần thường khiến hồ sơ bị trả lại nếu thiếu hoặc sai định dạng. Bộ hồ sơ cần có:

• Giấy chứng nhận kiểm định phương tiện, thiết bị PCCC do cơ quan hoặc tổ chức được Bộ Công an chỉ định cấp (ví dụ: máy bơm chữa cháy, bình chữa cháy, đầu phun sprinkler, van, đầu báo nhiệt/khói, hệ thống còi chuông, trung tâm báo cháy…).
• Biên bản thử nghiệm hệ thống và thiết bị: xác nhận quá trình vận hành thử đạt yêu cầu (thường do nhà thầu hoặc đơn vị giám sát lập).
• Chứng chỉ xuất xưởng và catalogue kỹ thuật của từng thiết bị chính trong hệ thống.
• Biên bản nghiệm thu từng hạng mục (ví dụ: nghiệm thu hệ thống báo cháy riêng, nghiệm thu hệ thống sprinkler riêng, v.v.).

Gợi ý thực tế: Chủ đầu tư nên yêu cầu nhà thầu cung cấp giấy tờ kiểm định và chứng nhận hợp quy ngay khi nhập thiết bị, tránh đến khi hoàn thiện mới rà soát sẽ tốn thời gian bổ sung.

3.4. Biên bản & văn bản nghiệm thu

Đây là nhóm hồ sơ cuối cùng, phản ánh kết quả kiểm tra thực tế của cơ quan PCCC:

• Văn bản đề nghị kiểm tra nghiệm thu về PCCC do chủ đầu tư lập, gửi cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH có thẩm quyền (theo mẫu quy định).
• Biên bản kiểm tra kết quả nghiệm thu (mẫu PC10): ghi nhận chi tiết kết quả kiểm tra, thử nghiệm hệ thống thực tế tại công trình, có chữ ký xác nhận của cả hai bên.
• Văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu (mẫu PC12): là kết quả cuối cùng do cơ quan PCCC ban hành nếu hệ thống đạt yêu cầu.
• Các biên bản nghiệm thu nội bộ và báo cáo khắc phục lỗi (nếu có) để chứng minh đã hoàn thiện toàn bộ hệ thống theo khuyến nghị.

Căn cứ pháp lý: Mẫu biểu PC10, PC12 được quy định tại Nghị định 136/2020/NĐ-CP, Nghị định 50/2024/NĐ-CP và các phụ lục kèm theo của Thông tư 149/2020/TT-BCA.

Lưu ý quan trọng:

Thành phần hồ sơ có thể thay đổi tùy theo loại hình công trình:

• Nhà ở riêng lẻ hoặc căn hộ dịch vụ: có thể giản lược một số mục (không yêu cầu bản vẽ hoàn công chi tiết).
• Tòa nhà văn phòng, trung tâm thương mại, nhà xưởng: bắt buộc đầy đủ toàn bộ các thành phần kể trên.
• Phương tiện giao thông cơ giới (tàu, xe bồn, xe chở xăng dầu, container lạnh…): áp dụng bộ hồ sơ riêng do Cục Cảnh sát PCCC hướng dẫn.

4. Quy trình nộp hồ sơ & thời hạn xử lý

Để được cấp Giấy chứng nhận nghiệm thu PCCC, chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý cần thực hiện quy trình theo đúng quy định của cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH. Dưới đây là các bước cụ thể mà POTS tổng hợp giúp bạn dễ dàng chuẩn bị và nộp hồ sơ đúng chuẩn.

4.1. Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định

Trước khi nộp, cần rà soát kỹ các thành phần trong checklist hồ sơ nghiệm thu PCCC.
Tất cả bản sao phải được chứng thực hợp lệ; trong trường hợp nộp bản chụp, cần mang bản chính để đối chiếu khi được yêu cầu.
Lưu ý: Hồ sơ không đầy đủ hoặc sai biểu mẫu là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian xử lý.

4.2. Bước 2: Nộp hồ sơ

Có hai hình thức nộp:

• Trực tiếp: Tại Bộ phận Một cửa của Phòng Cảnh sát PCCC và CNCH thuộc Công an tỉnh/thành phố nơi đặt công trình.
• Trực tuyến: Qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng DVC Bộ Công an, nếu địa phương đã triển khai tiếp nhận hồ sơ điện tử.

Sau khi tiếp nhận, cơ quan chức năng sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu có thiếu sót, chủ đầu tư sẽ được thông báo bằng văn bản hoặc qua hệ thống điện tử để bổ sung trong thời hạn quy định.

4.3. Bước 3: Kiểm tra nghiệm thu thực tế tại công trình

Sau khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan Cảnh sát PCCC sẽ tổ chức đoàn kiểm tra nghiệm thu tại hiện trường.
Các nội dung được kiểm tra bao gồm:

• Hệ thống báo cháy, chữa cháy, hút khói, chiếu sáng sự cố;
• Lối thoát nạn, cửa thoát hiểm, cầu thang bộ;
• Trang bị phương tiện PCCC (bình, máy bơm, trụ nước, họng nước…);
• Nguồn điện, máy bơm dự phòng, trung tâm điều khiển hệ thống;
• Tính tuân thủ theo hồ sơ thiết kế đã được thẩm duyệt.

Kết quả được lập thành Biên bản kiểm tra nghiệm thu PCCC (mẫu PC10 hoặc mẫu tương đương). Nếu phát hiện sai sót, cơ quan kiểm tra sẽ hướng dẫn biện pháp khắc phục và thời hạn hoàn thiện để kiểm tra lại.

4.4. Bước 4: Cấp giấy chứng nhận nghiệm thu

Nếu công trình đạt yêu cầu, cơ quan PCCC sẽ ban hành Văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu về PCCC (mẫu PC12 hoặc tương đương).
Đây chính là giấy chứng nhận nghiệm thu PCCC, có giá trị pháp lý chứng minh công trình đủ điều kiện hoạt động.

Thời hạn xử lý hồ sơ

• 7 ngày làm việc: Đối với công trình, cơ sở thông thường.
• 10 ngày làm việc: Với dự án nhóm A hoặc công trình trọng điểm quốc gia.
  Thời gian được tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
  Tuy nhiên, thực tế tổng thời gian từ khi nộp đến khi nhận kết quả thường dao động 7–20 ngày làm việc, tùy khối lượng hồ sơ và phạm vi công trình.

5. Mẫu văn bản quan trọng (PC10, PC12…) — tham khảo

Trong quy trình nghiệm thu phòng cháy chữa cháy, việc sử dụng đúng mẫu văn bản là yếu tố bắt buộc để hồ sơ được cơ quan chức năng tiếp nhận và phê duyệt. Dưới đây là hai mẫu biểu quan trọng nhất thường được sử dụng trong quá trình kiểm tra và cấp giấy chứng nhận nghiệm thu PCCC.

5.1. Mẫu PC10 – Biên bản kiểm tra kết quả nghiệm thu PCCC

Chức năng:
Là biên bản được đoàn kiểm tra của Cảnh sát PCCC và CNCH lập trong quá trình kiểm tra thực tế tại công trình.
Nội dung chính của biên bản bao gồm:

• Thông tin về chủ đầu tư, địa điểm công trình, hạng mục kiểm tra;
• Thành phần đoàn kiểm tra và người đại diện chủ đầu tư;
• Kết quả kiểm tra chi tiết của từng hệ thống PCCC (báo cháy, chữa cháy, hút khói, thoát nạn, chiếu sáng sự cố…);
• Kết luận của đoàn kiểm tra — đạt hay chưa đạt yêu cầu;
• Kiến nghị, yêu cầu khắc phục (nếu có) và thời hạn hoàn thiện.

Lưu ý:
Mẫu PC10 là tài liệu quan trọng chứng minh công trình đã được cơ quan PCCC kiểm tra thực tế. Chỉ khi biên bản PC10 đạt yêu cầu, hồ sơ mới được xem xét để cấp văn bản chấp thuận nghiệm thu (mẫu PC12).

5.2. Mẫu PC12 – Văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu về PCCC

Chức năng:
Là văn bản chính thức do Cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH ban hành, xác nhận công trình hoặc hạng mục đã đạt yêu cầu nghiệm thu PCCC theo quy định.

Giá trị pháp lý:

• Là cơ sở pháp lý bắt buộc để công trình, cơ sở hoặc phương tiện được đưa vào hoạt động;
• Là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ hoàn công, xin cấp phép hoạt động, cấp phép xây dựng hoặc cấp phép kinh doanh đối với nhiều ngành nghề có điều kiện về PCCC.

Nội dung chính:

• Căn cứ pháp lý của việc nghiệm thu;
• Danh mục hồ sơ và biên bản liên quan;
• Kết luận nghiệm thu đạt yêu cầu;
• Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền, dấu đỏ và chữ ký người đại diện.

Theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/07/2025):
Mẫu PC12 có thể được chuẩn hóa lại theo định dạng điện tử (e-PC12), cho phép ký số và cấp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Bộ Công an. Các đơn vị cần theo dõi hướng dẫn chi tiết khi nghị định chính thức áp dụng.

6. Lỗi phổ biến khi nộp hồ sơ & cách tránh

Trong thực tế, có đến 70% hồ sơ nghiệm thu PCCC bị trả lại ít nhất một lần do sai sót hoặc thiếu tài liệu. Việc hiểu rõ các lỗi thường gặp sẽ giúp chủ đầu tư chủ động phòng tránh, tiết kiệm thời gian và chi phí. Dưới đây là tổng hợp những lỗi phổ biến nhất mà POTS đã ghi nhận trong quá trình hỗ trợ khách hàng, kèm hướng dẫn cách khắc phục cụ thể.

6.1. Thiếu bản vẽ thẩm duyệt thiết kế PCCC

Đây là lỗi phổ biến nhất. Nhiều hồ sơ bị từ chối do thiếu dấu, chữ ký hoặc biên bản chấp thuận của cơ quan thẩm duyệt.
Cách tránh:

• Đảm bảo bộ bản vẽ PCCC có đóng dấu thẩm duyệt đỏ của cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH.
• Trước khi nộp, đối chiếu lại từng bản vẽ với văn bản thẩm duyệt để xác nhận tính đồng nhất (sai chi tiết nhỏ cũng có thể bị trả lại).

6.2. Thiết bị chưa có chứng nhận kiểm định

Các thiết bị như máy bơm chữa cháy, bình chữa cháy, van, đầu phun sprinkler, cảm biến báo cháy… bắt buộc phải có giấy kiểm định an toàn theo quy định.
Cách tránh:

• Kiểm tra hồ sơ kiểm định ngay khi nhà thầu bàn giao thiết bị.
• Nếu thiếu, yêu cầu đơn vị cung cấp thiết bị xuất trình giấy chứng nhận kiểm định được cấp bởi tổ chức kiểm định có thẩm quyền (theo danh sách của Cục PCCC).
• Không nên chờ đến khi nộp hồ sơ mới kiểm tra, vì việc bổ sung kiểm định có thể mất vài ngày.

6.3. Thiếu biên bản nghiệm thu từng phần

Với các công trình có nhiều hạng mục (bơm, tủ điện, hệ thống báo cháy, sprinkler, hút khói…), mỗi hạng mục cần có biên bản nghiệm thu riêng biệt trước khi nghiệm thu tổng thể.
Cách tránh:

• Lập biên bản nghiệm thu nội bộ cho từng phần công việc ngay sau khi hoàn thành.
• Có chữ ký của các bên liên quan: nhà thầu thi công, tư vấn giám sát, chủ đầu tư.
• Khi nộp hồ sơ tổng thể, sắp xếp biên bản theo thứ tự logic để thuận tiện cho cơ quan kiểm tra.

6.4. Nộp hồ sơ sai cơ quan có thẩm quyền

Một số chủ đầu tư nộp nhầm hồ sơ lên đơn vị không có thẩm quyền, dẫn đến hồ sơ bị chuyển tiếp hoặc trả lại.
Cách tránh:

• Xác định đúng nơi nộp hồ sơ:
  • Công trình thông thường, quy mô nhỏ: nộp tại Phòng Cảnh sát PCCC và CNCH Công an cấp tỉnh/thành.
  • Dự án trọng điểm, công trình nhóm A hoặc thuộc bộ ngành: nộp tại Cục Cảnh sát PCCC và CNCH (Bộ Công an).

6.5. Hồ sơ chưa theo mẫu hoặc thiếu chữ ký hợp lệ

Không ít trường hợp hồ sơ bị trả lại chỉ vì mẫu văn bản cũ, hoặc chưa có chữ ký, con dấu của người đại diện hợp pháp.
Cách tránh:

• Luôn sử dụng biểu mẫu mới nhất (PC10, PC12 hoặc tương đương theo Nghị định mới).
• Kiểm tra kỹ thông tin doanh nghiệp, mã số thuế, người đại diện pháp luật trước khi ký.
• Đối với hồ sơ điện tử, cần ký số hợp lệ theo hướng dẫn của Cổng Dịch vụ công.

7. FAQ 

7.1. Giấy chứng nhận nghiệm thu PCCC do ai cấp?

Giấy chứng nhận nghiệm thu PCCC (hay văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu về phòng cháy chữa cháy) do Phòng Cảnh sát PCCC và CNCH – Công an cấp tỉnh/thành phố nơi đặt công trình cấp.
Đối với các công trình trọng điểm, dự án nhóm A hoặc thuộc thẩm quyền bộ ngành, thẩm quyền thuộc Cục Cảnh sát PCCC và CNCH – Bộ Công an.

7.2. Hồ sơ nghiệm thu PCCC gồm những gì?

Một bộ hồ sơ nghiệm thu tiêu chuẩn thường bao gồm:

• Văn bản thẩm duyệt thiết kế PCCC (nếu thuộc diện bắt buộc);

• Bản vẽ thiết kế và bản vẽ hoàn công;

• Giấy chứng nhận kiểm định thiết bị, phương tiện PCCC;

• Biên bản nghiệm thu từng hạng mục (máy bơm, sprinkler, báo cháy…);

• Biên bản kiểm tra kết quả nghiệm thu (mẫu PC10);

• Văn bản đề nghị nghiệm thu do chủ đầu tư lập.

7.3. Thời gian xử lý hồ sơ nghiệm thu PCCC mất bao lâu?

Theo quy định:

• 7 ngày làm việc đối với công trình thông thường;
• 10 ngày làm việc với dự án nhóm A hoặc công trình trọng điểm.
  Tổng thời gian thực tế (bao gồm kiểm tra, thử nghiệm và ban hành văn bản chấp thuận) thường dao động từ 7–20 ngày làm việc, tùy quy mô công trình và tính hợp lệ của hồ sơ.
  (Nguồn: Thư Viện Pháp Luật, Cục Cảnh sát PCCC và CNCH).

7.4. Giấy chứng nhận nghiệm thu PCCC có hiệu lực bao lâu?

Văn bản nghiệm thu không có thời hạn cụ thể, tuy nhiên sẽ mất hiệu lực nếu công trình thay đổi thiết kế, cải tạo hệ thống hoặc thay đổi công năng làm ảnh hưởng đến điều kiện an toàn PCCC. Khi đó, chủ đầu tư cần nghiệm thu lại phần thay đổi theo quy định.

7.5. Có thể nộp hồ sơ nghiệm thu PCCC trực tuyến không?

Hiện nay, một số địa phương đã triển khai dịch vụ công trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Bộ Công an (dichvucong.bocongan.gov.vn) hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia (dichvucong.gov.vn).
Tuy nhiên, POTS khuyến nghị nên chuẩn bị hồ sơ bản cứng đầy đủ trước khi nộp để dễ đối chiếu khi được yêu cầu kiểm tra thực tế.

Giấy chứng nhận nghiệm thu PCCC không chỉ là thủ tục pháp lý bắt buộc mà còn là “tấm khiên an toàn” cho công trình và con người. Việc chuẩn bị đúng hồ sơ, đúng quy trình và đúng thẩm quyền giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian, tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo được phép vận hành hợp pháp. Liên hệ ngay các đơn vị có thẩm quyền để được tư vấn trọn gói – từ thẩm duyệt thiết kế, nghiệm thu hệ thống, đến xin cấp giấy chứng nhận PCCC nhanh chóng, hợp chuẩn và tiết kiệm tối đa chi phí.