Biên bản bàn giao nhà không chỉ là một tờ giấy xác nhận bạn đã nhận nhà — mà là tài liệu pháp lý có giá trị bảo vệ quyền lợi của bạn trong suốt quá trình sử dụng, từ chất lượng bàn giao, lỗi thi công, bảo hành cho đến tranh chấp sau này. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết một biên bản chuẩn phải có những gì, kiểm tra ra sao, và cần lưu ý gì khi ký kết để tránh “dở khóc dở cười”. Chính vì vậy, hãy cùng POTS tìm hiểu ngay nhé.

1. Biên bản bàn giao nhà là gì?

Biên bản bàn giao nhà là văn bản ghi nhận đầy đủ việc chuyển giao hiện trạng, quyền sử dụng, tài sản đi kèm và các hạng mục hoàn thiện từ bên giao (chủ đầu tư, chủ nhà, bên bán, chủ cho thuê…) sang bên nhận (người mua, người thuê hoặc chủ sở hữu mới).

Biên bản này được lập tại thời điểm bàn giao nhà và đóng vai trò như bằng chứng pháp lý để:

• Xác nhận tình trạng thực tế của nhà tại thời điểm nhận.
• Ghi nhận đầy đủ các thiết bị, nội thất, cam kết bàn giao.
• Làm căn cứ bảo hành nếu phát sinh lỗi kỹ thuật, chất lượng công trình.
• Hạn chế tối đa tranh chấp, mâu thuẫn trong quá trình sử dụng.

Biên bản bàn giao nhà được sử dụng trong nhiều tình huống, phổ biến nhất gồm:

• Bàn giao căn hộ chung cư: Ghi rõ diện tích thông thủy, tim tường, tiêu chuẩn hoàn thiện (sàn, tường, trần), hệ thống điện – nước – PCCC, nội thất bàn giao theo hợp đồng.
• Bàn giao nhà cho thuê: Ghi nhận đầy đủ tài sản, vật dụng sinh hoạt, nội thất, thiết bị điện tử, tình trạng trước và sau cho thuê.
• Bàn giao nhà mới xây hoặc sau thi công, cải tạo: Chủ thầu – chủ nhà cùng nghiệm thu từng hạng mục: kết cấu, hoàn thiện, hệ thống điện – nước, chống thấm, thiết bị lắp đặt…
• Bàn giao khi mua – bán – chuyển nhượng nhà đất: Giúp người mua xác thực hiện trạng nhà trước khi sang tên, giảm rủi ro tranh chấp sau này.

2. Khi nào cần lập biên bản bàn giao nhà?

Biên bản bàn giao nhà cần được lập trong tất cả các trường hợp có sự chuyển giao quyền sử dụng hoặc tài sản gắn liền với ngôi nhà. Dưới đây là các tình huống chi tiết:

2.1. Bàn giao từ chủ đầu tư cho người mua (chung cư – nhà dự án)

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Chủ đầu tư bàn giao nhà cho khách hàng theo đúng:

• Diện tích thực tế (thông thủy & tim tường)
• Chất lượng hoàn thiện: sàn, trần, tường
• Hệ thống kỹ thuật: điện – nước, PCCC, internet
• Hạng mục nội thất bàn giao theo hợp đồng

Biên bản giúp người mua có cơ sở đối chiếu giữa thực tế và cam kết của chủ đầu tư. Nếu có sai lệch, biên bản là căn cứ yêu cầu khắc phục – bồi thường – điều chỉnh nghĩa vụ tài chính.

2.2. Bàn giao khi mua bán – chuyển nhượng nhà đất

Khi sang tên sổ đỏ/sổ hồng, hai bên cần lập biên bản bàn giao để:

• Xác nhận hiện trạng nhà tại thời điểm bán.
• Liệt kê tài sản đi kèm (nếu bán nhà có nội thất).
• Bàn giao công tơ điện, nước, số tiền còn nợ dịch vụ.
• Tránh tranh chấp sau giao dịch như: hư hỏng, mất đồ, sai lệch diện tích…

Đây là tài liệu quan trọng để bảo vệ quyền lợi bên mua khi nhận nhà từ chủ cũ.

2.3. Bàn giao nhà cho thuê

Trong lĩnh vực cho thuê, biên bản là công cụ giúp:

• Ghi rõ tình trạng tài sản: tủ lạnh, máy lạnh, bếp, sofa, máy giặt…
• Chụp ảnh hoặc quay video làm kèm biên bản để minh chứng.
• Làm căn cứ khấu trừ tiền cọc nếu tài sản bị hư hỏng khi trả nhà.

Không có biên bản, mâu thuẫn giữa chủ nhà và người thuê thường dễ xảy ra.

2.4. Bàn giao nhà mới xây, sau thi công hoặc cải tạo

Khi hoàn thành công trình, chủ thầu và chủ nhà lập biên bản để nghiệm thu:

• Hạng mục thi công hoàn thiện
• Hệ thống điện – nước, điều hòa, bơm, thiết bị vệ sinh
• Mức độ hoàn thiện đúng bản vẽ, đúng vật liệu
• Kiểm tra chống thấm, khả năng vận hành, độ chắc chắn
• Thời gian bảo hành, điều kiện bảo trì

Biên bản đảm bảo trách nhiệm của đơn vị thi công và quyền lợi của chủ nhà.

3. Nội dung bắt buộc trong biên bản bàn giao nhà (Chi tiết – Chuẩn 2025)

Một biên bản bàn giao nhà chuẩn phải có đầy đủ 9 thành phần dưới đây. Đây là các mục mà mọi mẫu biên bản chuyên nghiệp đều phải đảm bảo — thiếu nội dung nào cũng có thể gây tranh chấp hoặc mất giá trị pháp lý.

3.1. Thông tin các bên

Biên bản phải ghi rõ thông tin đầy đủ của hai (hoặc nhiều) bên tham gia, bao gồm:

• Họ và tên / Tên pháp nhân của tổ chức
• Địa chỉ thường trú / trụ sở
• Số CCCD/CMND/Hộ chiếu
• Người đại diện theo pháp luật (đối với doanh nghiệp)
• Chức vụ
• Số điện thoại – Email liên hệ

Lưu ý:
Thông tin hai bên phải trùng khớp với hợp đồng mua bán / thuê / thi công. Bất kỳ sai lệch nào đều có thể làm biên bản mất hiệu lực đối với một số thủ tục pháp lý.

3.2. Căn cứ lập biên bản

Đây là phần xác định văn bản pháp lý gốc làm cơ sở cho việc bàn giao, gồm:

• Hợp đồng mua bán / hợp đồng thuê / hợp đồng thi công
• Phụ lục hợp đồng
• Biên bản nghiệm thu công trình
• Quyết định bàn giao từ chủ đầu tư

Tại sao quan trọng:
Nếu không ghi căn cứ, biên bản sẽ không thể đối chiếu được với các điều khoản về cam kết bàn giao, bảo hành và trách nhiệm.

3.3. Thông tin căn nhà/căn hộ

Các thông số bắt buộc bao gồm:

• Loại hình: nhà phố, chung cư, căn hộ thương mại, nhà ở xã hội…
• Mã căn, tầng, block (đối với chung cư)
• Diện tích thông thủy – diện tích tim tường (ghi rõ đơn vị m²)
• Số thửa – tờ bản đồ (nhà đất)
• Vị trí: hướng cửa chính, hướng ban công
• Thời điểm bàn giao thực tế

3.4. Tình trạng hiện trạng khi bàn giao

Đây là phần quan trọng nhất, vì là căn cứ để xử lý bảo hành & khiếu nại.

Phải mô tả CHI TIẾT từng hạng mục:

• Sàn

• Vật liệu: gạch, gỗ, vinyl
• Tình trạng: trầy xước, cong vênh, bọng rỗng, phồng rộp

• Tường

• Sơn có loang? Mốc? Ẩm thấm?
• Gạch ốp đúng mạch không?
• Có bong tróc hay nứt chân chim?

• Trần nhà

• Trần thạch cao phẳng hay giật cấp
• Có bị nứt – võng – thấm nước không

• Hệ thống cửa – khóa

• Cửa chính, cửa phòng, cửa vệ sinh
• Khóa cơ, khóa từ, khóa vân tay
• Hoạt động trơn tru hay khó đóng mở

• Hệ thống điện

• Ổ cắm – công tắc
• Đèn chiếu sáng
• CB/ELCB chống giật: test hoạt động

• Hệ thống nước

• Nước cấp mạnh hay yếu
• Thoát sàn có bị nghẹt?
• Vòi nước – bồn cầu – lavabo có rò rỉ?

• Thiết bị vệ sinh

• Sen tắm
• Bồn cầu
• Vòi nóng lạnh
• Gương, phụ kiện treo tường

• Nội thất đi kèm

• Tủ bếp – mặt đá
• Tủ âm tường
• Rèm cửa
• Bếp từ – máy hút mùi

Mỗi hạng mục cần ghi rõ: đạt – không đạt – cần sửa chữa.

3.5. Danh mục thiết bị đi kèm

Phải liệt kê chính xác số lượng – thương hiệu – model – serial của từng thiết bị:

• Điều hòa → Model / Công suất / Serial
• Máy nước nóng
• Thiết bị bếp: bếp từ, máy hút mùi
• Thiết bị điện: đèn, quạt, cảm biến
• Thiết bị PCCC trong căn hộ

3.6. Hạng mục tồn đọng

Ghi rõ:

• Lỗi gì?
• Mức độ: nhẹ – trung bình – nghiêm trọng
• Vị trí lỗi
• Thời hạn xử lý
• Bên chịu trách nhiệm

Nên kèm ảnh/video để tránh “chối trách nhiệm” về sau.

3.7. Cam kết của hai bên

• Cam kết tình trạng bàn giao đúng thực tế
• Cam kết thời gian khắc phục lỗi
• Cam kết bàn giao đủ tài sản
• Cam kết thanh toán (nếu còn phí)
• Cam kết bảo hành theo quy định

3.8. Phụ lục kèm theo

Phải đính kèm:

• Ảnh chụp từng hạng mục
• Video quay hiện trạng
• Bảng kê tài sản
• Biên bản nghiệm thu điện – nước – PCCC
• Sơ đồ mặt bằng

Phụ lục giúp biên bản trở nên rõ ràng – có bằng chứng – khó tranh cãi.

3.9. Chữ ký – đóng dấu

• Đại diện bên giao
• Đại diện bên nhận
• Đóng dấu (đối với doanh nghiệp/chủ đầu tư)

Biên bản chỉ có giá trị khi có chữ ký & đóng dấu hợp lệ.

4. Checklist kiểm tra nhà trước khi ký biên bản bàn giao

4.1. Pháp lý

• Hợp đồng & phụ lục: mã căn, diện tích, tiêu chuẩn bàn giao.
• Bản vẽ mặt bằng – kỹ thuật: đối chiếu vị trí tường, cửa, lô gia.
• Diện tích thực tế vs hợp đồng (đo laser).
• Số nhà – mã căn – block – tầng trùng giấy tờ.

4.2. Hoàn thiện xây dựng

• Sàn: nứt, phồng, kêu, lệch gạch.
• Tường: ẩm, mốc, nứt, loang sơn.
• Trần: nứt, thấm, khoét đèn hoàn thiện xấu.
• Cửa: xệ bản lề, kẹt, hở sáng, khóa không ăn.
• Lan can: chắc chắn, không lỏng.

4.3. Điện – nước – kỹ thuật

Điện:

• Ổ cắm – công tắc hoạt động, không lỏng.
• Đèn sáng đủ.
• CB + ELCB test OK.

Nước:

• Áp lực mạnh.
• Thoát nước nhanh, không nghẹt.
• Không rò rỉ ống.
• Bồn cầu xả mạnh.

4.4. Thiết bị đi kèm (ghi serial)

• Bếp – hút mùi: bật thử, không ồn bất thường.
• Điều hòa: test lạnh, ống thoát không rò.
• Máy nước nóng: lên nhiệt, không báo lỗi.
• Thiết bị vệ sinh: vòi – sen – gương – kính OK.
• Tủ bếp: ray kéo êm, đá bếp không nứt.

4.5. PCCC – an toàn

• Đầu báo khói/nhiệt đúng vị trí, không bị sơn.
• Sprinkler không méo.
• Bình chữa cháy (nếu có) còn hạn.
• Đường thoát hiểm thông, đèn chỉ dẫn OK.

4.6. Tài liệu nhận kèm

• Thẻ từ – chìa khóa – remote đủ số lượng.
• Sổ tay cư dân & quy định sửa chữa.
• Phiếu bảo hành thiết bị.
• Biên bản nghiệm thu điện – nước – PCCC.

5. Mẫu biên bản bàn giao nhà chuẩn nhất 2025 (Copy & dùng ngay)

MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO NHÀ – CHUẨN 2025
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————————-

BIÊN BẢN BÀN GIAO NHÀ
(Số: …../BBBG/2025)

Hôm nay, ngày … tháng … năm 2025,
Tại: ……………………………………………………………………………

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO (Bên A):
Tên/Đơn vị: ………………………………………………………………
Đại diện: ………………………… Chức vụ: ……………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………………
CCCD/CMND: …………………… Ngày cấp: ……… Nơi cấp: ………
SĐT: ………………………… Email: ……………………………………

BÊN NHẬN (Bên B):
Tên/Đơn vị: ………………………………………………………………
Đại diện: ………………………… Chức vụ: ……………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………………
CCCD/CMND: …………………… Ngày cấp: ……… Nơi cấp: ………
SĐT: ………………………… Email: ……………………………………

Căn cứ:
– Hợp đồng số: ……………… ngày …/…/…
– Phụ lục bàn giao (nếu có)

I. THÔNG TIN NHÀ/CĂN HỘ
– Địa chỉ: ……………………………………………………………………
– Diện tích: …… m2
– Tầng: ……… Số phòng: ………
– Mã căn hộ / Số thửa: …………………………………………………

II. TÌNH TRẠNG BÀN GIAO
1. Tường: ……………………………………………………………………
2. Sàn: ………………………………………………………………………
3. Trần: ………………………………………………………………………
4. Cửa – khóa: ……………………………………………………………
5. Hệ thống điện – nước: ………………………………………………
6. WC – thiết bị vệ sinh: ………………………………………………
7. Ghi chú khác: …………………………………………………………

III. DANH MỤC THIẾT BỊ BÀN GIAO
1) Tên thiết bị: …………… Số lượng: ………… Tình trạng: …………
2) Tên thiết bị: …………… Số lượng: ………… Tình trạng: …………
(Đính kèm bảng kê nếu có)

IV. HẠNG MỤC TỒN ĐỌNG (NẾU CÓ)
1) ……………………………………………………………………………
Thời hạn khắc phục: ……………………………………………………

V. CAM KẾT CỦA HAI BÊN
– Bên A bàn giao đúng hiện trạng như mô tả.
– Bên B đã kiểm tra và đồng ý nhận bàn giao.
– Hai bên cùng chịu trách nhiệm phối hợp xử lý phát sinh.

Biên bản lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A          ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký & ghi rõ họ tên)      (Ký & ghi rõ họ tên)

6. Các loại biên bản bàn giao nhà phổ biến

Việc phân loại chính xác từng mẫu biên bản giúp người tìm kiếm dễ lựa chọn đúng nhu cầu và tăng khả năng xuất hiện ở nhiều cụm từ khóa liên quan (“biên bản bàn giao chung cư”, “biên bản bàn giao nhà cho thuê”, “biên bản bàn giao nhà mới xây”…).

6.1. Mẫu biên bản bàn giao nhà cho thuê

Áp dụng cho bàn giao nhà nguyên căn, phòng trọ hoặc căn hộ cho thuê. Nội dung cần có:

• Danh sách nội thất – đồ điện tử – vật dụng kèm theo.
• Tình trạng từng thiết bị (mới, cũ, xước, hỏng).
• Chỉ số công tơ điện – nước – internet.
• Số tiền đặt cọc & điều kiện hoàn trả.
• Hai bên xác nhận hình ảnh hiện trạng trước khi bàn giao.

6.2. Mẫu biên bản bàn giao căn hộ chung cư

Loại biên bản có lượng tìm kiếm cao nhất. Cần đầy đủ:

• Tiêu chuẩn bàn giao theo hợp đồng mua bán.
• Hệ thống PCCC, điện – nước, thông gió, thang máy.
• Thẻ từ, chìa khóa, remote xe, mật khẩu cửa từ.
• Hạng mục tồn đọng & thời hạn chủ đầu tư xử lý.
• Phí bảo trì, phí quản lý bắt đầu tính từ ngày nào.

6.3. Mẫu biên bản bàn giao nhà mới xây hoặc sau thi công

Dùng trong nghiệm thu với nhà thầu. Nội dung quan trọng:

• Hạng mục hoàn thiện theo bảng dự toán.
• Bản vẽ hoàn công và biên bản nghiệm thu kỹ thuật.
• Kiểm tra chất lượng vật liệu, độ hoàn thiện, sai số.
• Lỗi thi công nếu có và thời gian bảo hành.

6.4. Mẫu biên bản bàn giao khi mua bán – chuyển nhượng

Áp dụng khi sang tên hoặc nhận lại nhà từ chủ cũ:

• Xác nhận diện tích thực tế, vị trí, mã thửa.
• Tình trạng nội thất, hệ thống điện – nước.
• Tài sản đi kèm: máy lạnh, tủ bếp, bàn ghế…
• Ghi nhận các hạng mục cũ – mới rõ ràng để tránh tranh chấp sau này.

7. Lưu ý pháp lý quan trọng khi lập biên bản bàn giao nhà

Đây là những điểm nhiều người bỏ qua nhưng lại cực quan trọng khi xảy ra tranh chấp:

• Ghi rõ từng lỗi, từng vị trí – không dùng từ chung chung như “xuống cấp”, “xây chưa đẹp”.
• Đính kèm ảnh và video để chứng minh hiện trạng.
• Ghi thời hạn sửa chữa, bảo hành (chủ đầu tư/thầu xây dựng chịu trách nhiệm).
• Ghi rõ ngày bắt đầu tính phí dịch vụ đối với chung cư.
• Ký nháy từng trang để tránh thay đổi nội dung.

8. Lợi ích của biên bản bàn giao nhà

Một biên bản bàn giao được soạn đúng – đủ – chi tiết không chỉ là thủ tục, mà là “lá chắn pháp lý” bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Dưới đây là 5 lợi ích nổi bật nhất:

• Chứng minh tình trạng ban đầu một cách rõ ràng: Biên bản ghi nhận toàn bộ hiện trạng tài sản tại thời điểm bàn giao—từ tường, sàn, điện nước đến nội thất. Nhờ đó, khi xảy ra hư hỏng, xuống cấp hoặc tranh chấp sau này, bạn luôn có căn cứ rõ ràng để đối chiếu và xử lý.
• Hạn chế tối đa tranh chấp trong quá trình sử dụng: Mọi điểm chưa hoàn thiện, khiếm khuyết hay lỗi kỹ thuật đều được thể hiện bằng văn bản và hình ảnh kèm theo. Điều này giúp hai bên tránh hiểu nhầm, đổ lỗi hoặc phát sinh mâu thuẫn về sau.
• Hỗ trợ bảo hành – bảo trì nhanh chóng: Nhiều hạng mục thuộc trách nhiệm bảo hành của chủ đầu tư hoặc nhà thầu (1–5 năm). Biên bản bàn giao giúp xác định lỗi xuất phát từ thi công hay do quá trình sử dụng, từ đó rút ngắn thời gian xử lý và bảo hành.
• Là điều kiện cần để thanh toán & nhận sổ: Ở nhiều dự án, biên bản bàn giao là tài liệu bắt buộc để: Hoàn tất nghĩa vụ thanh toán, Bàn giao sổ hồng, Chuyển giao quyền sở hữu chính thức. Không có biên bản, thủ tục pháp lý sẽ bị đình trệ.
• Hợp thức hóa quy trình quản lý tài sản: Biên bản giúp quá trình quản lý—đặc biệt là cho thuê, chuyển nhượng hoặc bàn giao lại—trở nên chuyên nghiệp và minh bạch. Đây cũng là căn cứ để xác định tài sản đi kèm và trách nhiệm của các bên.

9. FAQ – Câu hỏi thường gặp

Biên bản bàn giao nhà có bắt buộc theo luật không?

Không bắt buộc theo luật, nhưng gần như bắt buộc trong thực tế để tránh tranh chấp và chứng minh hiện trạng tài sản.

Có cần công chứng biên bản bàn giao không?

Không cần công chứng. Tuy nhiên, nếu một trong hai bên là doanh nghiệp, nên có dấu mộc hoặc chữ ký người đại diện để tăng tính pháp lý.

Biên bản có thay thế hợp đồng được không?

Không. Biên bản bàn giao chỉ mang tính xác nhận và nghiệm thu, không có hiệu lực như hợp đồng mua bán hoặc cho thuê.

Có thể ký online hoặc ký điện tử không?

Có. Ký số và ký điện tử được pháp luật công nhận và có giá trị tương đương ký trực tiếp theo Luật Giao dịch Điện tử.

Biên bản bàn giao nhà tuy chỉ là một tài liệu trong quy trình nhận nhà, nhưng lại đóng vai trò như tấm khiên pháp lý quan trọng nhất để bảo vệ quyền lợi của bạn. Một biên bản được lập đúng, đầy đủ và minh bạch sẽ giúp hạn chế tranh chấp, hỗ trợ bảo hành, đảm bảo tính pháp lý khi thanh toán và chuyển nhượng, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của cả hai bên. Dù bạn là người mua – người thuê – chủ đầu tư – chủ nhà – nhà thầu, việc hiểu và sử dụng đúng mẫu biên bản bàn giao nhà sẽ giúp toàn bộ quy trình diễn ra nhanh chóng, rõ ràng và an toàn hơn.