Bảo trì tòa nhà văn phòng là một trong những hoạt động rất quan trọng nằm trong công tác quản lý vận hành tòa nhà. Công việc bảo trì, bảo dưỡng cần thiết được thực hiện nhằm đảm bảo mọi hoạt động của Tòa nhà được duy trì ổn định, an toàn và hiệu quả.
Công tác bảo trì Tòa nhà văn phòng thường được lập thành kế hoạch và triển khai một cách định kỳ thường xuyên. Đối tượng bao gồm toàn bộ các hệ thống thiết bị kỹ thuật cũng như hạ tầng xây dựng kiến trúc của Tòa nhà. Đối với Tòa nhà văn phòng, chủ yếu áp dụng loại hình Bảo trì phòng ngừa – là loai hình được thưc hiện định kỳ nhằm ngăn ngừa hoặc giảm khả năng xảy ra các hỏng hóc. Nội dung công việc chính của bảo trì phòng ngừa bao gồm: kiểm tra, cân chỉnh, thay thế vật tư phụ tùng có dấu hiệu xuống cấp/ đến hạn thay thế. Trong một số trường hợp, cần kết hơp với bảo trì sửa chữa / nâng cấp hệ thống thiết bị. Một chiến lược bảo trì chủ động với kế hoạch cụ thể, hợp lý sẽ bảo đảm đạt được các lợi ích/mục tiêu như sau:
- Giúp duy trì chất lượng công trình, giảm thiểu hao mòn của máy móc thiết bị, ngăn ngừa/ hạn chế hư hỏng đột xuất qua đó duy trì hiệu suất hoạt động cao của thiết bị.
- Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, tiện nghị cho Khách hàng, giảm thiểu đến mức thấp nhất các rủi ro gây gián đoạn/ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp làm việc tại Tòa nhà.
- Tối ưu chi phí vận hành cho Chủ đầu tư.
Quy trình bảo trì Tòa nhà văn phòng
Để hoạt động bảo trì được diễn ra suôn sẻ và đạt kết quả tốt nhất, các đơn vị quản lý vận hành cần đảm bảo thực hiện theo quy trình cơ bản như sau:
Bước 1. Lập danh mục các đối tượng cần được bảo trì
Lập danh sách các đối tượng cần bảo trì là bước quan trọng giúp hạn chế sự thiếu sót đối với đối tượng cần được bảo trì, các công việc cần thực hiện bao gồm:
- Lập danh sách các hệ thống thiết bị đang hoạt động, cơ sở hạ tầng xây dựng của Tòa nhà
- Xem xét phân loại các hệ thống thiết bị, tổng hợp số lượng của mỗi loại thiết bị
- Tiến hành cập nhật danh sách khi có phát sinh các thiết bị mới
- Lập phiếu lý lịch đối với các loại thiết bị
Bước 2. Kiểm tra/ đánh giá hiện trang của các hệ thống thiết bị
Căn cứ các tài liệu hướng dẫn bảo trì của nhà sản xuất / đơn vị thiết kế thi công lắp đặt, kết hợp với thực hiện khảo sát tình trạng hoạt động, hiện trạng của hệ thống thiết bị nhằm xác định được nội dung công việc, tần suất bảo trì hợp lý cho từng hệ thống thiết bị tại Tòa nhà. Bên cạnh đó cũng xem xét, đánh giá khả năng nguồn lực của bộ phận bảo trì tại chỗ có đáp ứng yêu cầu công việc hay cần phải thuê đơn vị bên ngoài để có kế hoạch chuẩn bị về nguồn lực, công dụng cụ, thiết bị, kế hoach chi phí phù hợp.
Bước 3. Xây dựng kế hoach bảo trì
Trên cơ sở thông tin có được tại bước lập danh sách và kiểm tra đánh giá, tiến hành lập kế hoach bảo trì với thông tin cụ thể về danh mục hệ thống thiết bị cần bảo trì, tần suất thực, cấp độ bảo trì, thời gian thực hiện, đơn vị thực hiện.
Bước 4. Triển khai kế họach bảo trì
Triển khai thực hiện công tác bảo trì theo kế hoach. Các nội dung công việc bảo trì cần được thực hiện đầy đủ và chính xác, kết quả kiểm tra đo đạc các thông số. các giá trị cân chỉnh, các loại phụ tùng thay thế… được thực hiện trong quá trình bảo trì sẽ được ghi nhận vào Phiếu kết quả bảo trì. Công tác bảo trì cần được kiểm tra, đánh giá và xác nhận bởi nhân sự có năng lực phù hợp trước khi hoàn tất.
Bước 5. Lưu hồ sơ, kết quả bảo trì.
Cập nhật ghi nhận thông tin bảo trì vào hồ sơ lý lịch thiết bị. Các Phiếu kết quả bảo trì cần được lưu trữ có khoa học nhằm dễ dàng cho việc truy xuất khi cần thiết.
Tại Pots Việt Nam, hoạt động bảo trì tòa nhà văn phòng được thực hiện một cách tiêu chuẩn và đầy đủ với một kế hoach bảo trì chủ động được chuẩn bị kỹ lưỡng dựa trên các tài liệu hướng dẫn của nhà sản xuất, kết hợp với kinh nghiệm kiểm tra đánh giá tình trạng hệ thống thiết bị của đội ngũ chuyên gia và việc áp dụng phần mềm trong quản lý kiểm soát chất lượng sẽ đảm bảo bảo quản tốt giá trị tài sản; vận hành an toàn, ổn định và hiệu quả các hệ thống kỹ thuật, cơ sở hạ tầng tại Tòa nhà. Qua đó mang đến cho Khách hàng một môi trường làm việc an toàn, tiện nghi cũng như tối ưu phí vận hành của Chủ đầu tư.
